Top 5 EDI-Formate beim Austausch mit US-Händlern

ANSI X12 kurz erklärt

Sie stehen vor der Herausforderung mit Partnern in den USA EDI Nachrichten auszutauschen? Dann begegnen Sie automatisch dem in den USA entwickelten Standard ANSI X12.

Was ist ANSI X12 überhaupt?

ANSI ASC X12 (American National Standards Institute Accredited Standards Committee X12) ist ein Datenübertragungsstandard im Bereich elektronischer Datenaustausch (EDI), der heutzutage weltweit von mehr als 300.000 Organisationen verwendet wird.
Die Gruppe wurde 1979 gegründet und verabschiedete 1982 erstmals den ANSI X12 Standard. Der Unterschied zum in Europa hauptsächlich genutzten EDIFACT liegt in der Bezeichnung der Nachrichten. Während bei EDIFACT die Standards mit sechs Buchstaben bezeichnet werden (zum Beispiel ORDERS, ORDRSP usw.), werden bei ANSI X12 hingegen dreistellige Nummern für die Standardbezeichnung verwendet.

ANSI EDI-Transaktionen

Derzeit gibt es über 275 ANSI-EDI-Transaktionscodes/-sätze, die die gesamte Palette von Geschäftsvorgängen abdecken.
Wir möchten Ihnen die fünf wichtigsten EDI-Formate vorstellen, wenn Sie mit den USA Geschäfte machen:

• EDI 810: ANSI EDI 810 Invoice
• EDI 850: ANSI X12 EDI 850 Purchase Order
• EDI 856: ANSI EDI 856 Advance Shipping Notice
• EDI 846: ANSI EDI 846 Inventory Inquiry/Advice
• EDI 832 : ANSI EDI 832 Price Sales catalogue

EDI 810: ANSI EDI 810 Invoice

ANSI X12 EDI 810-Nachrichten stellen eine elektronische Rechnung dar, die zwischen Lieferanten und ihren Kunden ausgetauscht wird. Die 810-Nachricht wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, z. B. in der Automobilindustrie oder im Einzelhandel. Partner können die ANSI X12 EDI 810-Nachricht verwenden, um Rechnungsinformationen automatisch auszutauschen und die Rechnungen direkt mit den repräsentativen Bestellungen abzugleichen. Daher besteht die ANSI X12 EDI 810-Nachricht aus Segmenten, die Rechnungsinformationen für die ausgetauschten Materialien/Dienstleistungen und Informationen über Absender und Empfänger enthalten.

Eine typische ANSI X12 EDI 810-Nachricht enthält:
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Versandhinweis (Versanddatum der einzelnen Artikel)
• Zahlungsbedingungen
• tatsächlich berechnete Artikel
• Zuschläge/Rabatte

EDI 850: ANSI X12 EDI 850 Purchase Order

ANSI X12 EDI 850 ist die Bestellnachricht, die von einem Kunden an einen Lieferanten gesendet wird, der Dienstleistungen oder Waren anfordert. Eine elektronische Bestellnachricht ist eines der grundlegendsten Dokumente für automatisierte B2B-Transaktionen, die Teil eines EDI-Workflows (Electronic Data Interchange) sein sollten. Einkaufsorganisationen verwenden EDI-Bestellungen, um Dienstleistungen oder Waren zu bestellen, die an ein Verteilzentrum, ein Geschäft oder Endverbraucher versandt werden sollen.

Die Bestellung wird typischerweise im ERP-System des Kunden in einem ERP-spezifischen Datenformat angelegt. Mithilfe der EDI-Technologie wird dieses interne Format dann in die ANSI X12 EDI 850-Nachricht konvertiert. Nach der Konvertierung geht die Nachricht an den Lieferanten, der in seinem ERP-System eine entsprechende Waren- oder Dienstleistungsbestellung anlegt.

Eine typische ANSI X12 EDI 850-Nachricht enthält:
• Die bestellten Artikel und ihre jeweiligen Kosten
• Die jeweiligen bestellten Mengen
• Rechnungsinformationen wie Bestellnummer und -datum
• Lieferadresse (einzelne oder mehrere Lieferadressen wie bei Cross-Docking-Bestellungen)
• Zusätzliche Versandhinweise
• Angaben zum Logistikanbieter

EDI 856: ANSI EDI 856 Advance Shipping Notice

Die ANSI X12 EDI 856-Nachricht – allgemein bekannt als Advanced Shipping Notice (ASN) – ist ein Dokument, das der Lieferant an einen Kunden zur Benachrichtigung über eine bevorstehende Lieferung per EDI sendet. Die Information enthält alle relevanten Details zur Sendung.

Wenn die EDI 856 ASN beim Kunden ankommt und akzeptiert wird, werden die Sendungsinformationen automatisch in sein ERP-System gebucht. Im nächsten Schritt kann die Lieferavis-Information zur Planung des zukünftigen Bestandsverbrauchs verwendet werden und beim Wareneingang muss die physische Sendung nur noch mit den Daten aus der bereits verarbeiteten ANSI X12 856-Nachricht abgeglichen werden.

Eine typische ANSI X12 EDI 856-Nachricht enthält:
• Informationen zu gelieferten Teilen (Material-Nr., Materialbezeichnung)
• Mengen, die gesendet werden
• Versand- und Ankunftsdatum
• Lieferadresse (Werks-, Dock-/Gate-Adressen)
• Lieferbedingungen, die auf INCOTERMS basieren können. INCOTERMS steht für International Commercial Terms, bei denen es
sich um eine Reihe vordefinierter Handelsklauseln handelt, die von der Internationalen Handelskammer (ICC) bereitgestellt
werden.
• Spediteurdaten/ 3PL (Speditionsname, Transportmittel etc.)
• Verpackung (Packstück-Nr., Packstück-Typ, Serien-Nr.)

EDI 846: ANSI EDI 846 Inventory Inquiry/Advice

Eine ANSI X12 EDI 846 (Inventory Inquiry/Advice)-Nachricht wird verwendet, um Bestandsinformationen zwischen Kunden und Lieferanten zu senden, und ersetzt die frühere Papierversion dieses Dokuments. Dies wird von Kunden verwendet, um ihre Lieferanten über ihre gehaltenen Bestände und Lagerbestände zu informieren. Sie werden verwendet, um die aktuelle Verfügbarkeit von Lagerbeständen oder Waren zu beschreiben und können verwendet werden, um über Anfangsbestand, Endbestand und Warenbewegungen zwischen Lagern für einen bestimmten Zeitraum zu informieren.

Ein Warenlieferant würde die Bestandsabfrage nach ANSI X12 846 verwenden, um die Daten über aktuelle und zukünftige Lagerbestände im System seiner Kunden zu aktualisieren. Auf diese Weise können Kunden ihre zukünftigen Bestellungen planen, und der Lieferant kann mit dem Verkauf seiner Waren beginnen, bevor sie produziert oder am Standort eingetroffen sind. Diese Nachrichten werden auch verwendet, um Kunden darüber zu informieren, dass Artikel nicht vorrätig sind, und sie über zukünftige Produkte zu informieren, die zu ihrem Bestand hinzugefügt werden.

Ein Kunde eines Lieferanten würde die ANSI X12 846-Bestandsabfrage verwenden, um dem Lieferanten mitzuteilen, wie viel Bestand er derzeit von einem zuvor bestellten Artikel hat, und eine solche 846-Nachricht könnte verwendet werden, um eine sofortige Lieferung von Materialien auszulösen, wenn eine automatische Auffüllungs-Vereinbarung (Kanban) zwischen ihnen getroffen wurde.

Die EDI 846-Nachricht ist ein obligatorischer Nachrichtentyp in einigen Branchen, wie z. B. VMI (Vendor-Managed Inventory) und Dropshipping im Einzelhandel. Obwohl es in anderen Branchen möglicherweise nicht als verpflichtend gilt, wird die EDI 846-Nachricht dennoch überall verwendet.

Eine typische ANSI X12 EDI 846-Nachricht enthält:
• Name und Adresse sowohl des Lieferanten als auch des Kunden
• Artikelreferenznummern und -beschreibungen
• Menge oder Waren
• Aktuell bestellte Menge und zukünftige Bestellverpflichtungen
• Lager- und Lieferort
• Rückgabe

EDI 832 : ANSI EDI 832 Price Sales catalogue

Ein ANSI X12 EDI 832 (Price Sales Catalog) ist eine Nachricht, die verwendet wird, um die Waren- und Dienstleistungskatalogdaten zwischen einem Lieferanten und seinen Kunden zu verteilen und die Preise der von ihnen angebotenen Waren und/oder Dienstleistungen zu aktualisieren. Diese Datei ersetzt die Notwendigkeit eines traditionelleren Katalogs auf Papierbasis, der aktualisiert und an den Kundenstamm eines Lieferanten gesendet werden muss. Theoretisch könnte die Papierversion dieser Datei zum Zeitpunkt ihrer Generierung veraltet sein. Ein elektronischer Ersatz kann so oft wie der Lieferant es benötigt erneut gesendet und aktualisiert werden. Es ist ein entscheidender Nachrichtentyp für den elektronischen Einkaufsprozess des Einzelhandels.
Eine EDI 832-Nachricht wird vom Lieferanten generiert und elektronisch an seine Kunden gesendet. Nach Erhalt können diese Informationen dann in ihre Unternehmenssoftware importiert werden. So wird das ERP automatisch aktualisiert und die Einkaufsabteilungen informiert. Die 832-Nachricht definiert eine Vielzahl von Informationen über die Dienstleistungen des Lieferanten, zusammen mit Artikelmerkmalen und der zukünftigen Lieferung dieser Waren. Diese können neben Produktbeschreibungen und Preisen auch weitere kundenspezifische Daten enthalten, die zwischen dem Anbieter und diesem konkreten Kunden individuell vereinbart werden.

Wenn diese Daten empfangen werden, kann der Kunde dann eine EDI 850-Bestellung basierend auf diesen Informationen mit größerer Genauigkeit erstellen.

Eine typische ANSI X12 EDI 832-Nachricht enthält:
• Name, Adresse und Kontaktdaten des Lieferanten
• Artikeldetails, Beschreibung, Spezifikation und Maßeinheit
• Verpackungsinformationen
• Aktueller und zukünftiger Preis
• Mindestbestellmenge
• Verkaufsbedingungen und
• Aktionsrabatte

Eine Übersicht zu allen weiteren ANSI X12 EDI-Nachrichten finden Sie hier.

ANSI X12 ein Standard der sich stetig weiterentwickelt

ANSI-EDI-Standards werden nicht nur einmal festgelegt. Das Leitungsgremium des ASC X12 kommt dreimal im Jahr zusammen, um die ANSI-EDI-Standards in ihrer aktuellen Form zu überprüfen und sicherzustellen, dass Aktualisierungen in der EDI-Technologie und Probleme, die in den vergangenen Monaten/Jahr in Bezug auf ANSI-EDI-Standards aufgetreten sind, berücksichtigt werden. Das Hauptziel des ASC X12-Verwaltungsgremiums bei der Diskussion von ANSI-EDI-Standards ist die Entwicklung, Verbesserung und Eliminierung (falls erforderlich) von ANSI-EDI-Standards zur Unterstützung der EDI-Kommunikation, um Geschäftstransaktionen und letztendlich Praktiken zu rationalisieren.

Eines der größten Missverständnisse vieler Kunden ist, dass sie immer über aktuelle Updates des EDI ANSI X12-Standards verfügen müssen, um mit ihren Handelspartnern konform zu sein. Die EDI ANSI X12-Standarddokumente werden durch Versionen abgedeckt, die normalerweise in numerischer Form wie 4030 oder 5010 vorliegen.

Bevor Sie Ihren Softwareanbieter bitten, Ihnen ein Update auf die neueste EDI ANSI X12-Version zu verkaufen, sollten Sie sich bei allen Ihren Handelspartnern erkundigen. Stellen Sie sicher, dass sie diese neueste EDI ANSI X12-Version benötigen. Sie werden überrascht sein, dass sogar einige der größeren Einzelhändler und Handelspartner immer noch Versionen von EDI ANSI X12 verwenden, die bis zur Version 4030 zurückreichen!

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