ZUGFeRD

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (=Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen und wird seit 25.06.2017 allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt.
ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per E-Mail zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Wie funktioniert das?

Bei der Entwicklung von ZUGFeRD wurden Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie sowie auch die öffentliche Verwaltung einbezogen. Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten. Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturierten Daten im XML-Format.
Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt. Viele Anbieter unterstützen bereits ZUGFeRD und bieten entsprechende Lösungen an.

Nutzen von ZUGFeRD

Im Gegensatz zu anderen Verfahren wie EDIFACT stellt die ZUGFeRD-Spezifikation keinerlei Anforderungen an die Übertragung der Rechnungen. Die ZUGFeRD-Rechnungen können so ausgetauscht werden, wie es für die beiden Vertragspartner am sinnvollsten ist. Anders als bei EDI Verfahren muss bei ZUGFeRD zwischen den beiden Parteien im Vorfeld des Rechnungsaustausches keine Vereinbarung getroffen werden. Aufgrund der Änderungen im Steuervereinfachungsgesetz 2011 darf ein Rechnungssender bis auf Widerruf elektronische Rechnungen versenden.
Ein Ziel von FeRD ist es, dass in Zukunft elektronische Rechnungen genauso einfach empfangen und versandt werden können wie Papierrechnungen. Dies bedeutet auch, dass der Austausch elektronischer Rechnungen ohne vorherige Absprache möglich ist, was der Unterschied zu EDI-Verfahren und Branchenlösungen ist, die zweifache Vereinbarungen voraussetzen.
Die Zielgruppe von ZUGFeRD sind demnach insbesondere kleine und kleinste Unternehmen, die sowohl Rechnungssender als auch -empfänger sein können und die nur wenige Rechnungen pro Jahr an verschiedene Geschäftspartner stellen. Wenn die Partner aber strukturierte Rechnungsdaten verlangen, um sie automatisiert weiterverarbeiten zu können, erfährt man mit ZUGFeRD spürbare Erleichterungen. Nicht unerwähnt bleiben soll allerdings, dass die Nutzung der strukturierten Daten optional ist: werden sie nicht benötigt, hat man das PDF als Rechnungsbild.