{"id":49476,"date":"2026-04-17T06:15:34","date_gmt":"2026-04-17T06:15:34","guid":{"rendered":"https:\/\/www.truecommerce.com\/?p=49476"},"modified":"2026-04-16T08:00:55","modified_gmt":"2026-04-16T08:00:55","slug":"elektronische-rechnungsstellung-in-polen-leitfaden-zum-ksef-mandat","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.truecommerce.com\/de\/blog\/elektronische-rechnungsstellung-in-polen-leitfaden-zum-ksef-mandat\/","title":{"rendered":"Elektronische Rechnungsstellung in Polen: Leitfaden zum KSeF- Mandat"},"content":{"rendered":"<p>Polen f\u00fchrt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im Rahmen eines Modells der <a href=\"https:\/\/www.truecommerce.com\/de\/blog\/was-ist-der-unterschied-zwischen-ctc-und-post-audit\/\">kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC)<\/a> ein. Ab 2026 m\u00fcssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen Rechnungen \u00fcber die nationale Plattform KSeF ( Krajowy System e- Faktur ) ausstellen.<\/p>\n<p>Das Mandat gilt f\u00fcr inl\u00e4ndische B2B-Transaktionen und wird schrittweise bestehende Prozesse ersetzen, einschlie\u00dflich Teilen des Rechnungsstellungsrahmens des \u00f6ffentlichen Sektors.<\/p>\n<p>Dieser Blog erl\u00e4utert den Zeitplan, den Umfang, die Formate, die \u00dcbergangsregeln, die Strafen, die KSeF 2.0-Aktualisierungen und worauf sich Unternehmen vorbereiten sollten.<\/p>\n<h2>Warum Polen die obligatorische elektronische Rechnungsstellung einf\u00fchrt<\/h2>\n<p>Wie einige andere europ\u00e4ische L\u00e4nder hat sich auch Polen f\u00fcr ein CTC-Modell entschieden, um die Mehrwertsteuerberichterstattung zu st\u00e4rken und Betrug zu reduzieren.<\/p>\n<p>CTC steht f\u00fcr Continuous Transaction Controls (Kontinuierliche Transaktionskontrolle). Das bedeutet, dass Rechnungen vor ihrer G\u00fcltigkeit \u00fcber eine staatliche Plattform genehmigt werden m\u00fcssen.<\/p>\n<p>Der Zweck ist:<\/p>\n<ul class=\"check-circle\">\n<li>Mehr Transparenz<\/li>\n<li>Effizienz der Umsatzsteuermeldung verbessern<\/li>\n<li>Mehrwertsteuerbetrug reduzieren<\/li>\n<li>Sicherstellen, dass die Mehrwertsteuereinnahmen korrekt und zeitnah erfasst werden<\/li>\n<\/ul>\n<p>Bei diesem System werden Rechnungen mit einem Zeitstempel versehen und zentral vom Finanzministerium kontrolliert.<\/p>\n<h2>Was ist KSeF ?<\/h2>\n<p>KSeF steht f\u00fcr Krajowy System e- Faktur , was \u00fcbersetzt Nationales E-Rechnungssystem bedeutet.<\/p>\n<p>Es handelt sich um Polens zentrale Plattform f\u00fcr elektronische Rechnungsstellung, die f\u00fcr Folgendes genutzt wird:<\/p>\n<ul class=\"check-circle\">\n<li>Rechnungen genehmigen<\/li>\n<li>B2B-Rechnungen austauschen<\/li>\n<li>Rechnungsstellung im \u00f6ffentlichen Sektor bearbeiten<\/li>\n<\/ul>\n<p>KSeF arbeitet im Rahmen des CTC-Systems, das hei\u00dft, Rechnungen m\u00fcssen zur Freigabe auf der Plattform eingereicht werden.<\/p>\n<p>KSeF geforderte Rechnungsformat ist FA_VAT, ein XML-basiertes strukturiertes Format.<\/p>\n<h2>Zeitplan f\u00fcr die obligatorische elektronische Rechnungsstellung in Polen<\/h2>\n<p>Am 26. April 2024 gab das polnische Finanzministerium den Zeitplan f\u00fcr die Einf\u00fchrung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung bekannt, die seit dem 1. Februar 2026 gilt.<\/p>\n<h3>1. Februar 2026 \u2013 Gro\u00dfunternehmen<\/h3>\n<p>Verpflichtend f\u00fcr umsatzsteuerpflichtige Unternehmen mit einem Umsatz von \u00fcber 200 Millionen PLN (ca. 46 Millionen Euro).<\/p>\n<p>KSeF ausstellen .<\/p>\n<h3>1. April 2026 \u2013 Alle verbleibenden Unternehmen<\/h3>\n<p>Verpflichtend f\u00fcr alle anderen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Polen.<\/p>\n<p>Ab diesem Datum gilt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung f\u00fcr alle inl\u00e4ndischen B2B-Transaktionen.<\/p>\n<div class=\"table table-auto w-full pb-5\"><div class=\"table-header-group  bg-light-20 text-brand-140 uppercase\">\n                                    <div class=\"table-row font-semibold \"><div class=\"table-cell px-4 py-3 border-brand-40 border-y whitespace-nowrap align-middle text-left\" >Datum <\/div><div class=\"table-cell px-4 py-3 border-brand-40 border-y whitespace-nowrap align-middle text-left\" >Wer ist betroffen? <\/div><div class=\"table-cell px-4 py-3 border-brand-40 border-y whitespace-nowrap align-middle text-left\" >Verpflichtung <\/div><\/div>\n                                <\/div><div class=\"table-row-group\"><div class=\"table-row\"><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >1. Februar 2026 <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Unternehmen mit einem Umsatz von \u00fcber 200 Millionen PLN (48 Millionen Euro)  <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich \u00fcber KSeF <\/div><\/div><\/div><div class=\"table-row-group\"><div class=\"table-row\"><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >1. April 2026 <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Alle \u00fcbrigen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich \u00fcber KSeF <\/div><\/div><\/div><div class=\"table-row-group\"><div class=\"table-row\"><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >2026 (\u00dcbergangsjahr) <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Alle Unternehmen <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Durchsetzungszeitraum mit Schwerpunkt auf Bildung <\/div><\/div><\/div><div class=\"table-row-group\"><div class=\"table-row\"><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >1. Januar 2027 <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Alle Unternehmen <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Es gelten KSeF-spezifische Sanktionen. <\/div><\/div><\/div><\/div>\n<h2>Wer muss elektronische Rechnungen in KSeF registrieren ?<\/h2>\n<p>Die neuen Regeln gelten f\u00fcr umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen in Polen, einschlie\u00dflich bestimmter ausl\u00e4ndischer Unternehmen.<\/p>\n<ol class=\"number-circle\">\n<li><strong>Polnische Unternehmen stellen Inlandsrechnungen aus \u2013 JA<\/strong><br \/>\nWenn ein polnisches Unternehmen einem anderen polnischen Unternehmen eine Rechnung ausstellt und beide \u00fcber eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verf\u00fcgen, muss die Rechnung im KSeF registriert werden .<\/li>\n<li><strong>Ausl\u00e4ndischer Hauptsitz mit polnischer Niederlassung \u2013 JA<\/strong><br \/>\nWenn ein ausl\u00e4ndisches Unternehmen eine Niederlassung in Polen mit polnischer Umsatzsteuerregistrierung hat und Rechnungen an ein anderes polnisches Unternehmen ausstellt, m\u00fcssen diese Rechnungen im KSeF registriert werden .<\/li>\n<li><strong>Polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer f\u00fcr beliefernde ausl\u00e4ndische Unternehmen \u2013 JA<\/strong><br \/>\nBesitzt ein Unternehmen eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und ist in Polen t\u00e4tig, und liefert es Waren oder Dienstleistungen an ein ausl\u00e4ndisches Unternehmen ohne polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, muss die Rechnung dennoch im KSeF registriert werden .<\/li>\n<li><strong>Ausl\u00e4ndisches Unternehmen ohne polnische Umsatzsteuerregistrierung \u2013 NEIN<\/strong><br \/>\nWenn ein ausl\u00e4ndisches Unternehmen ohne polnische Umsatzsteuerregistrierung Rechnungen an ein in Polen umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen ausstellt, m\u00fcssen diese Rechnungen nicht im KSeF registriert werden .<\/li>\n<\/ol>\n<div class=\"table table-auto w-full pb-5\"><div class=\"table-header-group  bg-light-20 text-brand-140 uppercase\">\n                                    <div class=\"table-row font-semibold \"><div class=\"table-cell px-4 py-3 border-brand-40 border-y whitespace-nowrap align-middle text-left\" >Szenario <\/div><div class=\"table-cell px-4 py-3 border-brand-40 border-y whitespace-nowrap align-middle text-left\" >Polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer <\/div><div class=\"table-cell px-4 py-3 border-brand-40 border-y whitespace-nowrap align-middle text-left\" >KSeF erforderlich? <\/div><\/div>\n                                <\/div><div class=\"table-row-group\"><div class=\"table-row\"><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Polnisches Unternehmen stellt einem anderen polnischen Unternehmen eine Rechnung. <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Ja <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Ja <\/div><\/div><\/div><div class=\"table-row-group\"><div class=\"table-row\"><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Ausl\u00e4ndischer Hauptsitz mit polnischer Niederlassung, die Inlandsrechnungen ausstellt <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Ja <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Ja <\/div><\/div><\/div><div class=\"table-row-group\"><div class=\"table-row\"><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Polnisches, umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen stellt ausl\u00e4ndischen Unternehmen Rechnungen aus <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Ja <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Ja <\/div><\/div><\/div><div class=\"table-row-group\"><div class=\"table-row\"><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >Ausl\u00e4ndisches Unternehmen ohne polnische Umsatzsteuerregistrierung <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >NEIN <\/div><div class=\"table-cell  px-4 py-3 border-b border-dark-20 align-middle [&_*]:inline text-left\" >NEIN <\/div><\/div><\/div><\/div>\n<h2>\u00dcbergangszeitraum und Strafen<\/h2>\n<p>Polen hat bei der elektronischen Rechnungsstellung (KSeF) ein \u00dcbergangsjahr eingef\u00fchrt.<\/p>\n<h3>\u00dcbergangsjahr \u2013 2026<\/h3>\n<p>Obwohl die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im Februar und April 2026 beginnt, wird das Jahr 2026 als \u00dcbergangszeitraum betrachtet. Kleinunternehmen d\u00fcrfen bis zum 30. September 2026 weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Rechnungen verwenden. Der Offline-Modus ist bis zum 31. Dezember 2026 zul\u00e4ssig , falls keine Verbindung zu KSeF verf\u00fcgbar ist. Die Beh\u00f6rden legen im Jahr 2026 besonderen Wert auf das \u00dcben des richtigen Einsatzes und den \u00dcbergang zur neuen L\u00f6sung.<\/p>\n<h3>Strafen ab 2027<\/h3>\n<p>Ab dem 1. Januar 2027 gelten KSeF -spezifische Sanktionen. Die genauen Bu\u00dfgelder sind in den Durchf\u00fchrungsgesetzen festgelegt.<\/p>\n<h2>B2G-E-Rechnung in Polen<\/h2>\n<ul class=\"check-circle\">\n<li><strong>Seit 2019<\/strong>: Alle Rechnungen des \u00f6ffentlichen Sektors (B2G) m\u00fcssen \u00fcber PEF ( Peppol ) ausgestellt werden.<\/li>\n<li><strong>Vollst\u00e4ndige Einf\u00fchrung im Jahr 2026<\/strong>: Ab 2026 wird KSeF die prim\u00e4re Plattform f\u00fcr die Rechnungsstellung im \u00f6ffentlichen Sektor sein. Die PEF-Plattform bleibt weiterhin verf\u00fcgbar, KSeF wird jedoch der bevorzugte Kanal sein.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Anforderungen an Archivierung und Aufbewahrung<\/h2>\n<p>In Polen gibt es klare Archivierungsvorschriften f\u00fcr elektronische Rechnungen.<\/p>\n<ul class=\"check-circle\">\n<li>Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre<\/li>\n<li>Lagerung: EU-weit zul\u00e4ssig, sofern die Steuerbeh\u00f6rden Online-Zugriff haben.<\/li>\n<li>KSeF bewahrt Rechnungen automatisch 10 Jahre lang ohne zus\u00e4tzliche Kosten auf.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre internen Compliance-Prozesse mit diesen Anforderungen \u00fcbereinstimmen.<\/p>\n<h2>Offizieller KSeF 2.0-Zeitplan<\/h2>\n<p>Das <a href=\"https:\/\/www.gov.pl\/web\/finance\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">polnische Finanzministerium<\/a> hat folgenden Implementierungsplan f\u00fcr KSeF 2.0 ver\u00f6ffentlicht:<\/p>\n<ul class=\"check-circle\">\n<li>30. September \u2013 KSeF 2.0-Testumgebung ge\u00f6ffnet<\/li>\n<li>Oktober \u2013 Vorproduktionsumgebung ( Demo ) verf\u00fcgbar<\/li>\n<li>1. November \u2013 KSeF -Zertifikate stehen zum Download bereit<\/li>\n<li>26. Januar \u2013 Die Produktion von KSeF 1.0 wird eingestellt (technische Unterbrechung)<\/li>\n<li>1. Februar \u2013 Die Produktion von KSeF 2.0 startet<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vollst\u00e4ndige End-to-End-Tests in der Produktion k\u00f6nnen nicht vor dem 1. Februar abgeschlossen werden, da die Produktionsumgebung vorher nicht existiert.<\/p>\n<h2>Was Unternehmen jetzt tun sollten<\/h2>\n<ul class=\"check-circle\">\n<li>Unternehmen, die in Polen t\u00e4tig sind, sollten:<\/li>\n<li>Pr\u00fcfen Sie, ob Sie in den Geltungsbereich fallen.<\/li>\n<li>Stellen Sie sicher, dass die Systeme FA_VAT-XML-Rechnungen generieren k\u00f6nnen.<\/li>\n<li>Vorbereitung der Integration mit KSeF<\/li>\n<li>\u00dcberpr\u00fcfung der Genehmigungsprozesse im Rahmen von KSeF 2.0<\/li>\n<li>\u00dcbergangsregeln und Sanktionsfristen verstehen<\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"col-span-12\"><div class=\"flex flex-col gap-4\"><h2 class=\"text-dark-100 font-normal text-5xl\">H\u00e4ufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung in Polen<\/h2><\/div><div\n            class=\"col-span-12 py-6 lg:py-10\">\n            <div class=\"w-full overflow-hidden rounded-radius border-t border-outline border-dark-20\"><div x-data=\"{ isExpanded: true }\"\n                                class=\"flex flex-col items-start self-stretch py-5 pl-[14px] gap-6 border-dark-20 border-b \">\n                                <button id=\"controlsAccordionItem1\" type=\"button\"\n                                    class=\"flex w-full items-center justify-between gap-4 text-left font-medium\"\n                                    aria-controls=\" accordionItem1\" x-on:click=\"isExpanded = ! isExpanded\"\n                                    x-bind:class=\"isExpanded ? 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Es ist seit Februar 2026 verpflichtend.<\/p>\n<\/div>\n                                    <\/div>\n                                <\/div>\n                            <\/div><div x-data=\"{ isExpanded: false }\"\n                                class=\"flex flex-col items-start self-stretch py-5 pl-[14px] gap-6 border-dark-20 border-b \">\n                                <button id=\"controlsAccordionItem1\" type=\"button\"\n                                    class=\"flex w-full items-center justify-between gap-4 text-left font-medium\"\n                                    aria-controls=\" accordionItem3\" x-on:click=\"isExpanded = ! isExpanded\"\n                                    x-bind:class=\"isExpanded ? 'font-medium'  : 'font-medium'\"\n                                    x-bind:aria-expanded=\"isExpanded ? 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April 2026 f\u00fcr alle \u00fcbrigen Unternehmen. <\/p>\n<\/div>\n                                    <\/div>\n                                <\/div>\n                            <\/div><div x-data=\"{ isExpanded: false }\"\n                                class=\"flex flex-col items-start self-stretch py-5 pl-[14px] gap-6 border-dark-20 border-b \">\n                                <button id=\"controlsAccordionItem1\" type=\"button\"\n                                    class=\"flex w-full items-center justify-between gap-4 text-left font-medium\"\n                                    aria-controls=\" accordionItem4\" x-on:click=\"isExpanded = ! isExpanded\"\n                                    x-bind:class=\"isExpanded ? 'font-medium'  : 'font-medium'\"\n                                    x-bind:aria-expanded=\"isExpanded ? 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TrueCommerce unterst\u00fctzt Unternehmen bei der Vorbereitung auf und der Einhaltung der polnischen KSeF- Anforderungen. <\/p>\n<p>Wir helfen dabei, sicherzustellen, dass die Rechnungsdaten im erforderlichen FA_VAT-Format generiert und fristgerecht \u00fcber die KSeF -Plattform \u00fcbermittelt werden. <\/p>\n<p>Wenn Sie erfahren m\u00f6chten, wie TrueCommerce Ihr Unternehmen unterst\u00fctzen kann , k\u00f6nnen Sie sich f\u00fcr weitere Informationen an unser Team wenden. <\/p>\n<\/div>\n                                    <\/div>\n                                <\/div>\n                            <\/div><div x-data=\"{ isExpanded: false }\"\n                                class=\"flex flex-col items-start self-stretch py-5 pl-[14px] gap-6 border-dark-20 border-b \">\n                                <button id=\"controlsAccordionItem1\" type=\"button\"\n                                    class=\"flex w-full items-center justify-between gap-4 text-left font-medium\"\n                                    aria-controls=\" accordionItem5\" x-on:click=\"isExpanded = ! isExpanded\"\n                                    x-bind:class=\"isExpanded ? 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Januar 2027 nach dem \u00dcbergangsjahr 2026 in Kraft. <\/p>\n<\/div>\n                                    <\/div>\n                                <\/div>\n                            <\/div>    <\/div>\n                <\/div>\n            <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Polen f\u00fchrt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im Rahmen eines Modells der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) ein. Ab 2026 m\u00fcssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen Rechnungen \u00fcber die nationale Plattform KSeF ( Krajowy System e- Faktur ) ausstellen. Das Mandat gilt f\u00fcr inl\u00e4ndische B2B-Transaktionen und wird schrittweise bestehende Prozesse ersetzen, einschlie\u00dflich Teilen des Rechnungsstellungsrahmens des \u00f6ffentlichen Sektors. 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