Rechnungen als PDF-Dateien zu versenden, war jahrelang Standard. Das hat sich ge\u00e4ndert: Die E-Rechnung wird in Deutschland nun schrittweise Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 m\u00fcssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen k\u00f6nnen. Ab dem 1. Januar 2027 m\u00fcssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz auch E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt diese Pflicht f\u00fcr alle Unternehmen.<\/p>\n
Dieser Artikel erl\u00e4utert den Zeitplan f\u00fcr die E-Rechnung in Deutschland, die zul\u00e4ssigen Formate und was Sie jetzt vorbereiten sollten.<\/p>\n
2026 kamen keine neuen Anforderungen hinzu. F\u00fcr Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze ist es das letzte Jahr, um sich auf die Ausstellung von E-Rechnungen in Deutschland vorzubereiten.<\/p>\n
In Deutschland ist eine E-Rechnung<\/a> eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, \u00fcbermittelt und empfangen wird. Ihr System kann sie automatisch verarbeiten. Sie entspricht der europ\u00e4ischen Norm EN 16931<\/a>.<\/p>\n Folgende Dokumente gelten nicht als E-Rechnungen:<\/p>\n Diese Dokumente gelten weiterhin als \u201esonstige Rechnungen\u201c, auch wenn sie digital versendet werden.<\/p>\n F\u00fcr E-Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, ben\u00f6tigen Sie keine Zustimmung des Empf\u00e4ngers. Eine Zustimmung ist w\u00e4hrend der \u00dcbergangsfristen nur f\u00fcr Papier, PDF und nicht konforme elektronische Formate erforderlich.<\/p>\n Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingef\u00fchrt. Die konkreten Anforderungen sind im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Das Bundesministerium der Finanzen hat sie seitdem in mehreren Schreiben pr\u00e4zisiert, unter anderem die Definition einer E-Rechnung und die Anforderungen an die Zustimmung des Empf\u00e4ngers.<\/p>\n Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen<\/a>.<\/p>\n Die E-Rechnungspflicht in Deutschland gilt f\u00fcr alle Unternehmen, die in Deutschland ans\u00e4ssig sind oder hier eine Niederlassung betreiben. Sie umfasst inl\u00e4ndische B2B-Rechnungen. Grenz\u00fcberschreitende Rechnungen sind derzeit ausgenommen.<\/p>\n Der wichtigste Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD besteht darin, dass XRechnung ausschlie\u00dflich auf XML basiert, w\u00e4hrend ZUGFeRD eine lesbare PDF-Datei mit XML-Daten kombiniert. Andere Formate k\u00f6nnen verwendet werden, wenn die Gesch\u00e4ftspartner dies vereinbaren und das Format der Norm EN 16931 entspricht.<\/p>\n Wenn Sie die elektronische Rechnungsstellung bereits \u00fcber EDI abwickeln, m\u00fcssen Sie nicht von vorn beginnen. EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 zul\u00e4ssig, wenn beide Gesch\u00e4ftspartner zustimmen. Ab 2028 m\u00fcssen die Nachrichten der Norm EN 16931 entsprechen. Sie k\u00f6nnen Ihre bestehenden Verbindungen daher Schritt f\u00fcr Schritt anpassen, statt sie zu ersetzen.<\/p>\n Eine Schritt-f\u00fcr-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Praxisleitfaden zur E-Rechnung<\/a>.<\/p>\n Die EU-Initiative \u201eVAT in the Digital Age\u201c (ViDA) soll die elektronische Rechnungsstellung und die Anforderungen an Echtzeitmeldungen europaweit vereinheitlichen. Grenz\u00fcberschreitende B2B-Rechnungen k\u00f6nnten dann ebenfalls erfasst werden. 2028 wird als m\u00f6glicher Starttermin diskutiert.<\/p>\n Sie m\u00f6chten wissen, welches Format zu Ihren Systemen passt und wie Sie vor Ablauf der Frist live gehen? Wir begleiten Sie dabei \u2013 von der Auswahl des Formats \u00fcber die Anbindung Ihres ERP-Systems bis zum Livegang.<\/p>\n Beratung anfragen<\/a> oder laden Sie unser Whitepaper zur Rechnungsstellung in Deutschland herunter<\/a>.<\/p>\n Seit dem 1. Januar 2025 m\u00fcssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen k\u00f6nnen. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz m\u00fcssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen; alle anderen Unternehmen folgen ab dem 1. Januar 2028.<\/p>\n Ja, mit Zustimmung des Empf\u00e4ngers und nur w\u00e4hrend der \u00dcbergangsfrist. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ab 2028 ist sie f\u00fcr die inl\u00e4ndische B2B-Rechnungsstellung nicht mehr zul\u00e4ssig.<\/p>\n Alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen, zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0 und Peppol BIS.<\/p>\n Ja, w\u00e4hrend der \u00dcbergangsfrist bis Ende 2027. Ab 2028 m\u00fcssen sie der Norm EN 16931 entsprechen.<\/p>\n Alle in Deutschland ans\u00e4ssigen Unternehmen und deutsche Niederlassungen ausl\u00e4ndischer Unternehmen, wenn sie inl\u00e4ndische B2B-Rechnungen ausstellen.<\/p>\n Derzeit nicht. ViDA ebnet den Weg f\u00fcr einen EU-weiten Rahmen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Rechnungen als PDF-Dateien zu versenden, war jahrelang Standard. Das hat sich ge\u00e4ndert: Die E-Rechnung wird in Deutschland nun schrittweise Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 m\u00fcssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen k\u00f6nnen. Ab dem 1. Januar 2027 m\u00fcssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz auch E-Rechnungen ausstellen. 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Rechtliche Grundlage<\/h2>\n
Wer ist betroffen?<\/h3>\n
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Was gilt f\u00fcr bestehende EDI-Verfahren?<\/h2>\n
Was Sie jetzt tun sollten<\/h3>\n
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Ausblick: ViDA und grenz\u00fcberschreitende Rechnungen<\/h2>\n
Wissen, was f\u00fcr Ihr Unternehmen gilt<\/h2>\n
H\u00e4ufig gestellte Fragen<\/h2>\n
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?<\/h3>\n
Sind PDF-Rechnungen weiterhin zul\u00e4ssig?<\/h3>\n
Welche Formate sind zul\u00e4ssig?<\/h3>\n
Sind EDI-Verfahren wie EDIFACT weiterhin zul\u00e4ssig?<\/h3>\n
Wer ist betroffen?<\/h3>\n
Gilt die Pflicht auch f\u00fcr grenz\u00fcberschreitende Rechnungen?<\/h3>\n