Polen bereitet sich auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung vor

Letzte Aktualisierung: 24. Januar 2024

Polen verschiebt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auf unbestimmte Zeit

Am 19. Januar 2024 gab das polnische Finanzministerium bekannt, dass die Anforderung zur elektronischen Rechnungsstellung verschoben wird. Ursprünglich sollte die Anforderung im Juli 2024 in Kraft treten, nun wurde sie jedoch auf unbestimmte Zeit verschoben. Grund hierfür sind erhebliche Fehler im KSEF-Portal. Ein neues Implementierungsdatum hängt davon ab, wann diese Fehler behoben werden können.

Ab dem 1. Juli 2024 ist es für größere Unternehmen in Polen verpflichtend, Rechnungen elektronisch auszutauschen.

Im Zuge dieser Änderung wird es auch für diese Unternehmen verpflichtend, das KSEF-Portal zu nutzen. Dieses Portal dient der Genehmigung und dem Austausch von B2G- und B2B-Rechnungen. Das beim Versenden von Rechnungen über das polnische KSeF-Portal zu verwendende Format ist FA_VAT, ein XML-basiertes Format.

Es ist wichtig, dass Unternehmen mit Niederlassungen in Polen sich auf diesen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten und sich mit den Anforderungen des FA_VAT-Formats vertraut machen.

Da wir uns dem Umsetzungsdatum nähern, stellen wir fest, dass immer noch Zweifel bestehen, welche Unternehmen tatsächlich von diesen neuen Regeln betroffen sein werden. Deshalb haben wir diesen Blogbeitrag verfasst, um Ihnen Klarheit darüber zu verschaffen, wer E-Rechnungen im KSeF-Portal registrieren muss.

Verstehen Sie die neuen Anforderungen in Polen: Wer muss E-Rechnungen in KSeF registrieren?

1. Intern in Polen ausgestellte Rechnungen: JA an KSEF
   
   Wenn Sie intern in Polen Rechnungen von einem polnischen Unternehmen an ein anderes polnisches Unternehmen ausstellen und beide Unternehmen über eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, müssen Sie E-Rechnungen in KESF registrieren.
   
2. Unternehmen mit ausländischem Hauptsitz und einer Niederlassung in Polen: JA zu KESF
   
   Unternehmen, die ihren Hauptsitz in einem anderen Land haben, aber gleichzeitig eine Niederlassung in Polen mit einer polnischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben und Rechnungen an ein anderes polnisches Unternehmen ausstellen, müssen E-Rechnungen ebenfalls in KESF registrieren. Dies ist relevant, wenn die polnische Niederlassung eines ausländischen Unternehmens an Geschäftsaktivitäten in Polen beteiligt ist.
   
3. Unternehmen mit polnischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Standort in Polen: JA zu KESF
   
   Wenn Ihr Unternehmen über eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und ein Büro oder eine Fabrik in Polen verfügt und Sie Rechnungen an ein ausländisches Unternehmen senden, das keine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, muss dieses auch E-Rechnungen in KESF registrieren. Dies gilt für Situationen, in denen Unternehmen in Polen tätig sind und Waren oder Dienstleistungen an ausländische Unternehmen ohne polnische Umsatzsteuerregistrierung liefern.
   
4. Ausländische Unternehmen ohne polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: NEIN zu KESF
   
   Wenn schließlich ein ausländisches Unternehmen ohne polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Rechnungen an ein Unternehmen in Polen sendet, das über eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt, müssen Sie keine elektronischen Rechnungen in KESF registrieren.

Die neuen Regeln für E-Rechnungen in Polen sollen den Rechnungsstellungsprozess verbessern und Mehrwertsteuerbetrug reduzieren. Wenn Sie wissen, wer E-Rechnungen im KESF registrieren muss, kann Ihr Unternehmen die Einhaltung dieser wichtigen Änderungen sicherstellen.

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19. Juni 2023

Wie mehrere andere Länder in Europa hat sich Polen für die Einführung eines CTC-Modells als Teil seiner Anforderungen an einen Umsatzsteuer-Meldeprozess entschieden.
CTC steht für Continuous Transaction Controls und bedeutet, dass Rechnungen zur Genehmigung über eine Plattform an eine Behörde weitergeleitet werden müssen. Der Zweck des CTC besteht darin, die Transparenz und Effizienz der Umsatzsteuermeldung zu erhöhen. Gleichzeitig können die Steuerbehörden des Landes auch sicherstellen, dass die Umsatzsteuereinnahmen korrekt und zeitnah erfolgen. Auf diese Weise haben die Finanzbehörden die Möglichkeit, mögliche Betrugsfälle und Fehler im Zusammenhang mit der Umsatzsteuermeldung zu erkennen.
In Polen nutzen sie das KSEF-Portal, das für Krajowy System e-Invoice steht. Dieses Portal dient der Genehmigung und dem Austausch von B2B-Rechnungen. Das beim Versenden von Rechnungen über das polnische KSeF-Portal zu verwendende Format ist FA_VAT, ein XML-basiertes Format.

Die von diesen Anforderungen betroffenen Unternehmen sind alle in Polen umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen. Dies gilt daher auch für ausländische Unternehmen mit Gesellschaften in Polen.
Derzeit befindet sich Polen in einem Teil des Prozesses, in dem es für Unternehmen freiwillig ist, ob sie das KSeF-Portal für den Versand ihrer Rechnungen nutzen möchten. Ab Juli 2024 tritt die Pflichtphase in Kraft und ist nicht mehr freiwillig. Daher müssen in Polen tätige Unternehmen ab Juli 2024 bereit sein, Rechnungen elektronisch zu erhalten.

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