Warum das Warten auf die Implementierung von EDI-Software Sie mehr kosten kann, als Sie denken

„Können Sie mir sagen, wie schnell Sie EDI für mein Unternehmen an REWE anbinden können? EDI ist eine Voraussetzung, dass wir weiter an REWE liefern können. Wir würden eine Menge Umsatz verlieren, wenn wir die Anbindung nicht in den nächsten vier Wochen umsetzen!“ Diese oder ähnliche Aussagen hören wir regelmäßig in Erstgesprächen mit potenziellen Kunden.

Häufig kommen Interessenten zu uns, wenn es eigentlich schon fast zu spät ist. Sie haben das Thema EDI einfach immer nach hinten verschoben und jetzt sagen die Handelspartner, entweder wir können per EDI mit Euch kommunizieren oder wir werden Euch aus dem Sortiment nehmen.

Die Erkenntnis, dass die Implementierung von EDI mehr als sinnvoll ist, geht bereits aus einer Studie von Gartner® hervor: Die Studie aus dem Jahr 2022 ergab, dass 29 % der Führungskräfte im Supply-Chain-Management Technologie als „entscheidend für den Erfolg und das Wachstum ihres Unternehmens“ ansehen. Hinsichtlich der einzusetzenden Technologien nennt Gartner „Automatisierung (d. h. die Ergänzung, Verbesserung oder der Ersatz von Menschen durch Systeme, die Aufgaben selbstständig ausführen können), künstliche Intelligenz (d. h. die Nutzung von Technologie für bessere, schnellere und fundiertere Entscheidungen) und schließlich Resilienz (d. h. die Nutzung von Technologien zur Bewältigung der zunehmenden Komplexität der Lieferkette).¹ ^“

Angesichts zunehmend komplexer globaler Logistik, sich rasch wandelndem Konsumverhalten und anhaltendem Arbeitskräftemangel sollte man meinen, dass Unternehmen die Integration und Automatisierung ihrer Systeme so schnell wie möglich vorantreiben würden. Dennoch zögern viele Betriebe weiterhin mit der Implementierung oder Modernisierung ihrer Systeme. Manche befürchten die kurzfristigen Auswirkungen großer Technologieinvestitionen, insbesondere bei begrenzter Liquidität.

Andere wiederum fürchten Störungen und eine erhöhte Arbeitsbelastung. Der Markt ist bereits stark ausgelastet – was, wenn die Implementierung wichtige Geschäftsabläufe unterbricht? Und für ein ohnehin schon kleines Team wirkt die Vorstellung, zusätzlich Implementierungsmanagement einzuführen, abschreckend.

Die Bedenken sind zwar berechtigt, aber kurzsichtig. Denn wenn Sie einen erfahrenen Anbieter mit den passenden Services wählen, können Sie Störungen minimieren, ohne Ihr Team zusätzlich zu belasten. Noch wichtiger ist jedoch, dass die Angst vor Integrationskosten Sie nicht nur Geld kosten, sondern oft auch die Zusammenarbeit mit großen und wichtigen Handelspartnern unmöglich machen.

Die Kosten des internen Managements? 

Selbst wenn Ihr Unternehmen bereits Systeme wie EDI nutzt, bremst eine nicht reibungslose Integration (oder die Verwendung nicht integrierter Lösungen) nicht nur das Wachstum. Ineffizienzen in Ihrer Lieferkette können Ihrem Unternehmen unmittelbar Kosten verursachen.

Manche Lösungen erfordern zudem hohe Investitionen in die interne Verwaltung – insbesondere solche, die lokale Server nutzen oder bei denen Ihr Unternehmen Transaktionen selbst abbilden muss. In einem Markt, in dem 50 % der Unternehmen Personal abbauen, um andere Kosten der Lieferkette zu senken, könnte Ihr Team am Ende nicht mehr mithalten können.

Unser Kunde Ölmühle Moog nutze lange Zeit eine eigene EDI-Software, die von einem externen Berater betreut wurde. Um REWE zentral zu beliefern, mussten die Nachrichten (ODER, ODERSV, INVOIC etc) zwischen REWE und Ölmühle Moog per EDI ausgetauscht werden. Das war die Voraussetzung, dass die Waren nicht an jeden einzelnen Markt sondern zentral angeliefert werden konnten . Durch den Wechsel zu einer cloudbasierten, Fully Managed-Lösung von TrueCommerce konnte das Unternehmen manuelle Prozesse stark reduzieren und Versandkosten sparen.

Wenn EDI plötzlich dringend wird ? 

„EDEKA nimmt nur noch Bestellungen via EDI an. Ich muss mit EDEKA EDI anbinden. Wie schnell können Sie das für mich implementieren?“

Gerade gestern hat ein potentieller Kunde, sich bei uns bedankt, dass wir so schnell einen ersten Beratungstermin angeboten haben. Er war gerade auf dem Weg zu einem Kunden und hat mit dem Auto angehalten. Das Thema EDI brannte ihm wirklich unter den Nägeln. Aber warum kam er nicht früher? Denn nicht nur der Einzelhandel fordert EDI, auch Marktplätze wie Amazon setzen EDI voraus.

Bei fast allen unserer Gespräche mit potentiellen Kunden hören wir solche Sätze: „EDI ist Voraussetzung, damit wir weiter an REWE liefern können. Wie schnell können Sie das umsetzen?“

Potentielle Kunden melden sich oftmals dann, wenn der Zeitdruck bereits hoch ist. Viele Unternehmen beschäftigen sich erst mit EDI, wenn Handelspartner klare Vorgaben machen.

Das Problem:
Zu diesem Zeitpunkt bleibt kaum Spielraum für Planung oder Alternativen.

Beschädigte Beziehungen zum Handel vermeiden 

Große Handelsunternehmen wie REWE, EDEKA oder dm passen ihre Anforderungen regelmäßig an. Das bedeutet, wenn Ihr Handelspartner Änderungen oder Aktualisierung vornimmt, müssen diese auch in Ihrem System vorgenommen werden. Denn ohne aktuelle EDI-Standards entstehen schnell:

• fehlerhafte Bestellungen
• Verzögerungen bei Lieferung & Abrechnung
• Rückfragen und Mehraufwand auf beiden Seiten

TrueCommerce übernimmt diese Aktualisierungen für Sie, Sie müssen sich um nichts kümmern. Darüber hinaus können Sie auch immer aktuell einsehen, wo sich Ihr Auftrag gerade befindet und ob sich die Nachfrage ändert. Sie haben zu jedem Zeitpunkt eine exakte Übersicht und können somit besser planen. Zusammengefasst kann man sagen; Moderne EDI-Integration ermöglicht:

• schnellere Auftragsverarbeitung
• bessere Bestandsübersicht
• fundierte Entscheidungen in Echtzeit

So reagieren Unternehmen flexibler auf Nachfrageschwankungen, saisonale Spitzen oder kurzfristige Änderungen im Handel.

Unser Kunde Sportler, Anbieter von Sportartikeln war besonders auf eine immer aktuelle Übersicht der vorrätigen Waren im Outlet angewiesen. Wenn der Kunde die Ware nicht in seiner Größe oder in der gewünschten Farbe vorfindet, ist er meist ein verlorener Kunde und das bedeutet weniger Umsatz. Sportler war es wichtig, end mit uns zusammenzuarbeiten, um optimale Ergebnisse schnelle Anbindung neuer Handelspartner und genauer Datenüberblick zu erreichen.

„Wir arbeiten sehr gut mit dem Projektteam von TrueCommerce zusammen. Alle zwei Wochen stimmen wir uns im Team ab und wir wissen immer genau, wer wann im Urlaub ist und wer vertritt. Der Support und die Zusammenarbeit sind perfekt. Die Anbindung der Handelspartner läuft schneller und problemlos. Darüber hinaus haben wir einen kompletten Überblick über alle Daten. Seit wir auf OneTime migriert sind ist alles Wow! “ –  Sara Luppi, Planning & Buying Operations Director Sportler

Was sollten Sie bei der Auswahl Ihres EDI-Providers beachten?

Gerade wenn die Zeit drängt, werden Entscheidungen vorschnell getroffen. Allerdings ist zentral, dass Ihre zukünftige EDI-Software alle, die für Ihr Unternehmen zentralen Anliegen erfüllt. Aus unserer Erfahrung gibt es wichtige Fragen, die Sie Ihrem EDI-Provider stellen sollten, bevor Sie sich für den passenden Anbieter entscheiden. Diese finden Sie auch in unserem Whitepaper „Sieben Fragen, die Sie Ihrem EDI-Provider stellen sollten“

Zentrale Punkte, die bei der Entscheidung vorab überprüft werden sollten sind:

Sicherheit

• DSGVO-konform
• zertifizierte Sicherheitsstandards
• klare Zugriffskontrollen

Zukunftsfähigkeit

• Cloud-Architektur
• ERP-unabhängige Integration
• mitwachsend bei neuen Anforderungen

Erprobter Implementierungsprozess

• klare Projektstruktur
• feste Ansprechpartner
• minimale Belastung interner Teams

Jetzt handeln statt später reagieren

EDI ist keine technische Kür mehr, sondern eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit. Wer zu lange wartet, zahlt doppelt – mit Geld, Zeit und Geschäftsbeziehungen.

Der beste Zeitpunkt für EDI war gestern. Der zweitbeste ist heute kontaktieren Sie uns .

¹ Gartner, Prognosen 2023: Supply Chain Technology, Dwight Klappich, Christian Titze, Tim Payne, Amber Salley, Simon Tunstall, 28. November 2022

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