Die eigentliche Definition von EDI besteht darin, dass es sich um den Austausch elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen oder Handelspartnern in einem standardisierten Format handelt.
Es ist das standardisierte Format, das EDI-Dokumente von anderen elektronischen Dokumenten wie PDFs unterscheidet, die per E-Mail versendet werden. Obwohl EDI-Dokumente ein strukturiertes Format haben, das es Computersystemen ermöglicht, direkt miteinander zu kommunizieren, werden mehrere EDI-Standards verwendet, die das genaue Format und die Struktur der Nachrichten vorschreiben.
Einige EDI-Standards sind in bestimmten Regionen oder Branchen stärker verbreitet und wurden typischerweise als Reaktion auf einen bestimmten Bedarf in dieser Region oder diesem vertikalen Markt entwickelt.