Was ist eine EDI Mapping Software?

Obwohl es verschiedene technisch praktikable Möglichkeiten gibt, EDI-Daten an Back-End-Systeme zu senden, bietet eine EDI-Mapping-Software die einfachste und schnellste Möglichkeit für diesen Datenaustausch und gleichzeitig den höchsten Durchsatz für Unternehmen, die diese Technologie einsetzen. EDI-Mapping-Software ist bereits seit Jahren verfügbar, aber es gibt jetzt neue Versionen, die sich sowohl an kleine und mittelständische Unternehmen als auch an Großkonzerne richten.

Was bedeutet EDI Mapping?

EDI-Mapping ist der Prozess, bei dem EDI-Daten in ein Format übersetzt werden, das von einem System, beispielsweise einer ERP-Lösung, einfacher verwendet werden kann. EDI-Mapping besteht aus zwei Hauptbestandteilen:

Erstens die Abbildung des EDI-Standards, die von einem Handelspartner bereitgestellt wird. Viele Einzelhändler und Distributoren haben spezifische EDI-Richtlinien erstellt, die die für alle Transaktionen benötigten Informationen darlegen. Um diese EDI-Vorgaben zu erfüllen, benötigen Sie eine Abbildung, die dem gewünschten Datenformat Ihres Handelspartners entspricht.

Zweitens ist die Fähigkeit wichtig, EDI-Dokumente in das richtige interne Format für Systeme wie Ihr ERP zu übersetzen. Verschiedene ERP-Systeme verwenden eine Vielzahl von Datenformaten. Beispielsweise akzeptieren die ERP-Systeme von Microsoft Dynamics, Sage und NetSuite unter anderem die Dateiformate CSV, TXT und XML. SAP verwendet den Dateityp IDoc für den Datentransfer zwischen seinem System und externen Systemen. Andere Systeme verwenden möglicherweise proprietäre Dateitypen oder Flatfiles.

EDI-Mapping kann auch EDI-Rohdaten in ein menschenlesbares Format umwandeln, um die Details einer EDI-Transaktion leichter verständlich zu machen. Ihre EDI-Integration sollte über EDI-Übersetzungsmapping-Tools verfügen, die eingehende EDI-Dokumente Ihrer Lieferkettenpartner in ERP-freundliche Dateiformate und menschenlesbare Versionen umwandeln können. Außerdem sollte die Integration in der Lage sein, ausgehende Daten aus Ihrem ERP-System in ein standardisiertes EDI-Transaktionsformat wie EDIFACT oder in den USA ANSI X12 zu übersetzen.

Vorteile einer EDI Mapping Software

Der Einsatz von EDI-Lösungen, die Daten aus verschiedenen Quellen in das passende Dateiformat übertragen können, ist für eine reibungslose Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern unerlässlich. Mit integrierter EDI-Mapping-Software profitiert Ihr Unternehmen außerdem von:

• Datenautomatisierung, die Ihrem Unternehmen Zeit spart und interne Ressourcen entlastet.
• Höhere Datengenauigkeit durch direkte Dateiformatkonvertierung, wodurch manuelle Dateneingabe entfällt.
• Verbesserte EDI-Compliance für stärkere Handelspartnerbeziehungen und weniger Rückbuchungen und andere Strafen.
• Automatisierte Datenanreicherung transformiert Informationen von einem Format in ein anderes, z. B. durch den Abgleich einer eingehenden UPC mit einer internen Artikelnummer in Ihrem ERP.

Herausforderungen beim EDI Mapping

Ursprünglich erforderte EDI-Mapping eine maßgeschneiderte, interne Software, die Verknüpfungen zwischen nicht integrierter EDI-Software und internen ERP- oder Buchhaltungssystemen herstellte. Dieser teure und komplexe Prozess führte zur Entwicklung von EDI-Mapping-Software, die das Mapping vereinfacht.

Auch die Aktualität Ihrer EDI-Maps kann ein Hindernis darstellen. Aktualisieren Ihre Lieferkettenpartner ihre EDI-Richtlinien, müssen Ihre EDI-Maps aktualisiert werden, um die Konformität zu gewährleisten. Ebenso müssen Sie bei einem Wechsel Ihres ERP-Systems möglicherweise die Dateiformate ändern, in die Ihr EDI-System Daten konvertiert.

Die Wahl eines EDI-Mapping-Softwareanbieters, der auch EDI-Managed Services anbietet, ist eine hervorragende Möglichkeit, diese Probleme zu lösen. Durch das Outsourcing Ihres EDI-Map-Managements stellen Sie die kontinuierliche Einhaltung der Kundenanforderungen und der Anforderungen Ihres ERP-Systems sicher – ohne Ihr IT-Team zusätzlich zu belasten.

Vergleich von EDI Mapping Software

Beim Vergleich verschiedener EDI-Lösungen und Anbieter sind zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen. Stellen Sie sich vor dem Kauf einer EDI-Lösung folgende Fragen:

• Ist die EDI-Software flexibel? Bietet die Lösung Mapping-Software mit ausreichender Flexibilität für die Zukunft und ist gleichzeitig benutzerfreundlich? Oftmals sind manche Programme zwar benutzerfreundlich, aber schwer zu aktualisieren.
• Ist die Lösung cloudbasiert? Lokale EDI-Mapping-Software ist mit einem hohen Wartungsaufwand verbunden. Die Wahl einer cloudbasierten EDI-Lösung kann die Wartung von Mappings und das Wachstum Ihres Unternehmens erleichtern. Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer cloudbasierten EDI-Lösung. 
• Bietet der Anbieter Managed Service EDI-Mapping an? Wie viel Erfahrung hat das von Ihnen in Betracht gezogene Unternehmen mit EDI-Mapping? Sind diese Services in den Gesamtkosten der Lösung enthalten? Und arbeitet der von Ihnen in Betracht gezogene Anbieter mit Ihren Handelspartnern zusammen?

Weitere Hilfe beim Kauf der richtigen EDI-Lösung für Ihr Unternehmen finden Sie in unserem EDI-Käuferleitfaden.