Gode råd om digitalisering og EDI

Står din virksomhed overfor et større digitaliseringsprojekt? 

Verden er gået ind i en digital tidsalder, og der er derfor mange fordele ved at kigge ind i, hvor man kan digitalisere sin forretning. Mange virksomheder vælger at implementere EDI, fordi en EDI-løsning kan automatisere og effektivisere virksomhedens samhandel med kunder og leverandører.

Vi er altid interesserede i at opnå ny viden og erfaringer og derfor har vi spurgt en række af vores kunder om, hvilke råd de ville give andre virksomheder, der står overfor et digitaliseringsprojekt med EDI. 

Vi har samlet nogle af de vigtigste pointer nedenfor, hvor du kan blive klogere på de erfaringer, som andre virksomheder har gjort sig, når de har haft et større IT-projekt i forbindelse med EDI.

Kommunikation med kunder og leverandører 

Når en virksomhed vælger at investere i EDI, er det ikke kun virksomheden selv, der bliver involveret i projektet, men også virksomhedens samhandelspartnere. Derfor er det vigtigt, at man kommunikerer med sine kunder og leverandører både før, under og efter EDI-implementeringen. Ved at bruge EDI kan virksomheden forbedre sin effektivitet og automatisere mange af sine forretningsprocesser, hvilket kan føre til en mere glidende og effektiv samhandel med andre virksomheder. 

Når man skal begynde at onboarde kunder og leverandører, er der ofte forskellige afdelinger hos leverandøren og kunden, som skal indgå i projektet. En erfaring fra tidligere implementeringsprojekter er, at processen blev hurtigere for virksomhederne, når de kommunikerede med de forskellige afdelinger hos de enkelte kunder og leverandører samtidig. Det kan ydermere være en fordel at kommunikere med alle afdelinger allerede fra starten af onboardingen, da de forskellige afdelinger typisk vil have forskellige behov og opgaver under denne del af processen og fremadrettet.

Data er nøglen

Det er vigtigt at forstå kompleksiteten af de data, der skal udveksles med ens samhandelspartnere. Det er nemlig ikke kun data, der udveksles, men det handler i virkeligheden om fysiske produkter, der skal flyttes fra ét sted til et andet. Derfor kan forkerte eller mangelfulde data også have store konsekvenser, i form af manglende eller forkerte leveringer. 

EDI-systemer er afhængige af korrekte og ensartede data for at kunne fungere effektivt. Hvis data er unøjagtige, ufuldstændige eller inkonsistente, kan dette føre til fejl og forsinkelser i EDI-processen.

Derfor anbefaler virksomhederne, at man starter EDI-implementeringen med at sikre og definere den nødvendige data. Hvis man har styr på sin data og har den på plads, oplever virksomhederne, at de får det største udbytte af deres EDI-løsning. Når dette arbejde er på plads, er der betydelige gevinster at opnå med EDI. 

Virksomhederne siger samtidig, at det er vigtigt, at man baserer sine beslutninger på data frem for formodninger og mavefornemmelser. Når man har defineret sine vigtigste master data, kan man nemlig sikre, at det også er denne data, der bliver sendt korrekt ind til EDI-platformen. Samtidig er et godt råd også, at man med fordel kan starte med at strukturere sine master data, der er i ens ERP-system, da der allerede er en del data at finde der.

For at undgå problemer med datakvalitet er det vigtigt at have styr på sin data og sikre, at den er ensartet, korrekt og opfylder relevante krav, før man går i gang med at implementere EDI. Dette kan hjælpe med at sikre en effektiv og pålidelig EDI-proces samt minimere risikoen for fejl og forsinkelser.

Formuler standarder 

Et ord der går igen, når vi snakker med vores kunder om deres implementeringsforløb, er standarder. Og det giver rigtig god mening, at standarder spiller en så stor rolle, når virksomheder står overfor et EDI-projekt. Standarder hjælper med at sikre, at kommunikationen mellem de forskellige systemer er ensartet og struktureret, og at der ikke opstår fejl eller misforståelser.

Der anvendes flere standarder inden for EDI, herunder EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS, og XML. Det er vigtigt at vælge en standard, der passer til virksomhedens behov og specifikationer, og som også er almindeligt anvendt i industrien.

At have standarder på plads kan bidrage til at minimere risikoen for fejl og forbedre effektiviteten og pålideligheden af EDI-kommunikationen, hvilket kan resultere i besparelser samt forbedret kundetilfredshed og samarbejde med leverandører.

Outsourcing

Mange af vores kunder vælger at outsource deres EDI helt eller delvist. Grunden til dette er, at de ikke vil bruge interne ressourcer på at stå for deres EDI. En af de største fordele, som vores kunder oplever ved at outsource deres EDI-løsning, er, at de sparer en masse arbejdstid. Hele processen bliver automatiseret, strømlinet og overvåget af TrueCommerce. Vi overvåger din løsning, så du kan stole på, at dine dokumenter når sikkert og rettidigt frem til modtageren. TrueCommerce håndterer eventuelle fejl på dine vegne – ofte uden, at du når at opdage dem.

En anden grund til, at mange vælger at outsource deres EDI-løsning er, at de ikke er eksperter på området. Ved at outsource deres løsning slipper de for at skulle holde sig opdateret om avanceret teknologi, og hvad der er nyt inden for EDI. Når du outsourcer din EDI-løsning til TrueCommerce, er det eksperter, der står for at drive, vedligeholde og overvåge løsningen.  EDI er vores kerneforretning. Derfor fokuserer vi på vores kunders EDI, så de kan koncentrere sig om andre vigtige IT-projekter og deres kerneforretning.

Derfor kan det være en god idé at overveje, hvor mange interne ressourcer man er villig til at bruge på EDI. Hvis ikke man har eller vil bruge interne ressourcer på EDI, kan man derfor med fordel se på de forskellige muligheder, der er for at outsource sin EDI. Hos TrueCommerce har vi bygget vores EDI Managed Service ud fra tre forskellige niveauer af outsourcing. På den måde kan du vælge netop det niveau, der passer bedst til din virksomhed. 

Hvor skal man begynde?

Når man skal starte med at udveksle EDI med kunder og leverandører, kan det være svært at finde ud af, hvor det er bedst at starte. Der er ikke noget gyldent svar på, hvor det er bedst at starte for netop din virksomhed, da det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed. 

Mange virksomheder oplever, at EDI er et krav fra deres kunder, hvorfor de vælger at starte med netop disse.

Der er flere faktorer, der kan komme i spil, når man skal beslutte, hvor man skal påbegynde sin onboarding. En af dem kan være at se på, hvilke af ens kunder eller leverandører, der er tættest på standarden som muligt, og som samtidig er klar til at udveksle via EDI. 

Der er tale om en balancegang, hvor man skal vurdere, hvor det er nemmest at starte, og hvor der samtidig er den største gevinst ved at udveksle via EDI. Hvis man er i tvivl om dette, er det altid en mulighed at spørge sin EDI-leverandør til råds. Hos TrueCommerce har vi mere end 30 års erfaring med EDI-projekter, så vi kan hjælpe vores kunder med at planlægge og udføre overgangen til EDI på den bedst mulige måde.

At digitalisere en virksomhed og implementere EDI kan have en stor indvirkning på virksomhedens effektivitet, produktivitet og konkurrenceevne. Det er vigtigt at tage sig tid til at undersøge og planlægge digitaliserings- og EDI-projekter grundigt. Ved at tage disse skridt og investere i digitalisering og EDI, kan du opnå store fordele og positionere din virksomhed til succes i den digitale tidsalder.

Vi håber, at dette blogindlæg har givet dig nogle nyttige råd og værktøjer til at komme i gang med digitalisering og EDI i din virksomhed.

Skal vi hjælpe dig i gang med dit næste digitaliseringsprojekt?