Optimering af forretningsprocesser med EDI

EDI står for Electronic Data Interchange og består i, at to eller flere virksomheder udveksler dokumenter elektronisk mellem hinanden – fra computer til computer.

Med EDI er det muligt for din virksomheds forretningssystemer at tale sammen med dine samhandelspartneres forretningssystemer, således der nemt, hurtigt og sikkert kan udveksles dokumenter såsom ordrer, følgesedler, fakturaer og andre forretningsdokumenter digitalt.
Hvor man tidligere har været vant til, at dokumentudvekslingen kunne tage længere tid, fordi dokumenterne skulle sendes manuelt, kan der med elektronisk dokumentudveksling (EDI) udveksles dokumenter på et splitsekund.

Hvordan foregår det?

EDI er en løsning, der integreres til din virksomheds ERP- og regnskabssystem.

Med den integrerede EDI-løsning kan din virksomhed blive koblet op til f.eks. kunder og/eller leverandører og derved sende dokumenter i de specifikke formater, som hver af dine samhandelspartnere ønsker at modtage i. Når dokumenterne bliver udvekslet, sikrer EDI-løsningen, at data i dokumenterne bliver valideret efter virksomhedens forretningsregler. Opstår der f.eks. fejl i data eller i placering af data i selve dokumentet, i forhold til de stillede forretningsregler, vil overførslen blive stoppet. På den måde undgås det, at der sker fejl.

Hvad er fordelene?

Anvender du EDI i dine forretningsprocesser, opnår du optimering og effektivisering af arbejdsgange, fordi de administrative processer, som du hidtil har været vant til, kan elimineres enten delvist eller helt.

I og med at dokumentudvekslingen er elektronisk, er der heller ikke længere behov for de fysiske papirdokumenter og PDF-filer. Der vil derfor ikke være behov for manuel indtastning af informationer fra forretningsdokumenter såsom f.eks. PDF-filer til ERP-systemet.

Fordelene ved den elektroniske dokumentudveksling kontra papirdokumenter:

• Du har ikke udgifter til papir og kuverter
• Det er ikke nødvendigt at vedligeholde scannere, printere eller indkøbe blækpatroner
• Du skal ikke findes et sikkert sted til opbevaring af de fysiske dokumenter
• Du skal ikke spekulere på, om der er gået dokumenter tabt et sted
• Du har ikke længere udgifter til porto

Fordelene ved en EDI-integration i dine arbejdsprocesser:

• Du opnår et styrket samarbejde med dine samhandelspartnere (kunder og leverandører)
• Du får frigivet tid til at fokusere på andre vigtige områder i forretningen.
• Systemet aflæser og verificerer data i dokumenter, hvilket medfører færre fejl i arbejdsprocesser.
• Mindre behov for manuelle arbejdsgange, fordi dokumentudvekslingen automatiseres.

Hvilke virksomheder har behov for en EDI-løsning?

Generelt anvendes EDI i de fleste brancher og er specielt udbredt blandt detail- og produktionsvirksomheder, grossister samt offentlige virksomheder, hvor en stor del af dokumentudvekslingen er tidskritisk. Den kritiske del består i, at det er afgørende, at bl.a. ordrer modtages til tiden, og at data er korrekte og i overensstemmelse med virksomhedens forretningsregler. I dag stilles der oftest krav fra større virksomheder til, at deres forhandlere og leverandører er koblet op til EDI.
I det offentlige er EDI et krav, og her anvendes der branchespecifikke EDI-formater til dokumentudvekslingen.

Vil du gerne blive endnu klogere på, hvordan EDI kan gavne din forretning?

Hent vores whitepaper her