3 zentrale Herausforderungen bei der Integration eines neuen ERP-Systems

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems können Unternehmen am besten auf Basis eines Plans und unter Berücksichtigung der folgenden drei Herausforderungen vorgehen.

Herausforderung #1: Zeitaufwändige ERP-Integrationsprojekte

Der Launch und die Integration eines neuen ERP-Systems kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und oftmals reicht die vorab geplante Projektlaufzeit nicht aus.
Laut der vorliegenden Daten der Panorama Consulting Solutions müssen 57 % die vorgesehene Projektlaufzeit verlängern. Durchschnittlich werden für die Einführung eines neuen ERP-Systems 21 Monate benötigt.
Der Umfang der anfallenden Aufgaben bei der Einführung eines ERP-Systems kann entmutigend sein, vor allem wenn es sich um die eines neuen ERP-Systems handelt. Die kundenspezifischen Anpassungen und notwendige Schulungen der Anwender fallen besonders ins Gewicht.
Erfolgreiche Unternehmen nehmen sich die Zeit für eine Feinplanung des Implementierungsprozesses. Laut dem amerikanischen CIO Magazin bietet „die Implementierung eines neuen ERP-Systems, die perfekte Möglichkeit Geschäftsprozesse zu überprüfen und zu optimieren. Schlechte Prozesse zu automatisieren verstärkt und beschleunigt eben nur diese schlechten Prozesse.“
Lösung: Ein agiles Mindset
G2 beschreibt den Launch eines neuen ERP-Systems als kontinuierlichen Prozess, bei dem ständiges Monitoring notwendig ist: für die erfolgreiche Fusion von Daten, Workflows, Abteilungen und sogar Individuen in eine neue institutionalisierte Norm, die eben durch die Einführung oder den Wechsel des ERP-Systems im Unternehmen erreicht werden soll.
Vor diesem Hintergrund ist es ratsam, wie bei jedem großen Projekt, eine agile Herangehensweise anzuwenden:“How to eat an elephant“. Die Implementierung eines ERP-Systems sollte in kleine Schritte heruntergebrochen werden: jeder Schritt mit der aktiven Beteiligung der Endnutzer und der klaren Definition von Anforderungen, Tests, Lücken-finden und diese schließen.
Gewinner gehen langsam, aber stetig voran. Geben Sie sich genügend Zeit für Ihr neues ERP. Je durchdachter und reifer die Entscheidungen gemeinsam mit dem Team getroffen werden, um so kosteneffizienter und langlebiger ist dann die Lösung für die unternehmerischen Prozesse.

Herausforderung #2: Zielführende Kommunikation

Die genannten Herausforderungen können Effekte, ob positiv oder negativ, potenziell verstärken. Sollte zum Beispiel keine konkrete Kommunikation über das Warum, Wie, Was und Wann der ERP-Integration zwischen dem Team, das für den Launch des ERP-Systems zuständig ist, und den Endnutzern stattfinden, hat das negativen Einfluss auf das Projekt. Die Dauer für die Einführung verlängert sich und es kommt zu einer Verzögerung, bis sich die geplanten Resultate einstellen.
Wenn ein Unternehmen ein neues ERP-System kauft und einführt, aber nicht alle beteiligten Abteilungen miteinbezieht, kann es zu Verzögerungen und Spannungen kommen, die sich negativ auf die Implementierung auswirken. Gleichzeitig führt ein fehlender Austausch mit dem ERP-Hersteller ebenfalls zu Problemen in der Kommunikation. Unternehmen müssen unbedingt alle wichtigen Informationen zu den notwendigen Daten einholen und Fragen zu möglichen Roadblockern vorab stellen.
Lösung: Einführung des ERP-Systems durch ein verantwortliches Team
Ein Abbruch der Kommunikation kann vermieden werden, in dem vorab ein Kommunikationsplan entwickelt wird und ein internes Team verantwortlich für dessen Umsetzung ist. Der Kommunikationsplan kann verschiedene Formate nutzen (ein Projektportal, ein allen zur Verfügung stehendes FAQ-Dokument), allerdings muss ein Team sich klar für dessen Umsetzung verantwortlich fühlen.
Je detaillierter der Plan zur Implementierung und Kommunikation ist, desto geschmeidiger wird der Prozess ablaufen. Laut einer Studie von Deloitte können fünf der Top zehn Hindernisse für eine erfolgreiche ERP-Einführung mit Hilfe eines geplanten und strukturierten Managements vermieden werden.
Deloitte erklärt wie wichtig die Unterstützung der Unternehmensleitung bei einer ERP- Einführung ist.
• Bestimmung eines Projektsponsors/Leiter der Implementierung und Kommunikation innerhalb des Teams
• Identifikation eines Leaders, dessen Unterstützung und Verständnis entscheidend sind
• Erstellung einer Präsentation für alle Entscheider, damit diese die Projektlaufzeit und die Vorteile der ERP-Implementierung kennen
• Incentivierung der Zielerreichung
• Planung von abteilungsübergreifenden Sessions mit den jeweiligen Abteilungsleitern. Definition von gemeinsamen Zielen, möglichen Roadblockern und Klarstellung wer sich in welchem Maße beteiligen muss.

Herausforderung #3: Mangelndes Fachwissen oder Erfahrung

Unternehmen benötigen ein Verständnis der internen Zusammenhänge eines ERP-Systems und dessen Integrationsschnittstellen – wie u.a. EDI, Cloud-Lösungen und SaaS-Anwendungen – um die Investitionen in das ERP-System umfangreich zu nutzen.
Allerdings fehlt in vielen Unternehmen das nötige Fachwissen, um ERP-Funktionalitäten anzupassen und richtig zu implementieren. Unternehmen, die Ihre Mitarbeiter nicht entsprechend weitergebildet haben, wird es nicht gelingen zu wachsen und positive Ergebnisse zu erzielen. Dies zeigt sich vor Allem dann, wenn die Kommunikation im Unternehmen schlecht oder gar nicht mehr funktioniert.
Diese Herausforderung verschärft sich, wenn es den Unternehmen an Erfahrung und Methoden bei der Planung und bei der Umsetzung der Integrationsprojekte fehlt. Wird ein ERP-System oder eine neue ERP-Funktionalität an unvorbereitete Nutzer oder Prozesse übergeben, kann es sich auswirken, als würde man eine Kettensäge in ein Auto einbauen. Es handelt sich um ein nützliches Werkzeug, aber eben für eine andere Abteilung oder ein anderes Tätigkeitsfeld.
„Leider ist es überraschend einfach, wenn man sich im Wirbelwind des Implementierungsprozesses eines ERP-Systems befindet, die Bedürfnisse der Endnutzer komplett außer Acht zu lassen“ betont G2. „Für einen erfolgreichen Implementierungsprozess müssen Sie und Ihr Team ein umfangreiches Verständnis für das Konzept und das System, mit dem sie arbeiten entwickeln.“
Lösung: Schulung, Outsourcing und Zusammenarbeit
Umfangreiche Schulungen der Mitarbeiter ist Grundvoraussetzung, damit das neue ERP-System möglichst gewinnbringend eingesetzt wird. Die Schulungen können auch von Dritten übernommen werden – wie zum Beispiel dem Anbieter, der für die Implementierung und Integration des ERP-Systems verantwortlich ist. Natürlich können auch interne Ressourcen für die Schulungen und Verteilung der Informationen an alle betroffenen Abteilungen verantwortlich sein.
G2 erklärt allerdings ausführlich: „Dieser Schritt ist mehr als eine simple technische Schulung. Sie müssen sich einlassen auf einen längeren Prozess, bei dem Know-how geteilt wird, Change-Management stattfindet und die Entscheider überzeugt werden müssen, diesen Schritt zu unterstützen und mitzugehen.“ Auch hier sind die Schnittstellen bei der Implementierung und Integration eines neuen ERP-Systems in die vorhandene Unternehmensstruktur, die zentralen Faktoren und der Erfolg des Unternehmens hängt davon ab.

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