Arten von EDI-Dokumenten und ihre Verwendung im Geschäftsleben 

Electronic Data Interchange (EDI) ist eine standardisierte Methode für den digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten, die den Bedarf an papierbasierten Transaktionen reduziert. Unternehmen in allen Branchen nutzen EDI-Dokumenttypen, um Prozesse wie Auftragserteilung, Rechnungsstellung und Versandbenachrichtigungen zu optimieren. 

Das Verständnis der Liste der EDI-Dokumenttypen und ihrer Funktionen kann Unternehmen dabei helfen, die Effizienz zu verbessern, die EDI-Compliance sicherzustellen und die Datengenauigkeit zu verbessern. Unabhängig davon, ob Sie es mit EDI-Transaktionen im Gesundheitswesen, im Supply Chain Management oder im Finanzwesen zu tun haben, ist es wichtig zu wissen, welche EDI-Standards für Ihre Branche gelten. 

Überblick über wichtige EDI-Dokumente 

EDI ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen Handelspartnern. Verschiedene Branchen nutzen spezifische EDI-Transaktionen, um ihre Prozesse zu automatisieren. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die am häufigsten verwendeten EDI-Dokumenttypen und wie Unternehmen davon profitieren. 

Einen vollständigen Leitfaden zu EDI-Standards wie ANSI und EDIFACT finden Sie in unserem Artikel über EDI-Standards. 

5 Schlüsseltypen von EDI-Dokumenten und ihre Funktionen 

Jede EDI-Belegart spielt eine eigene Rolle im Geschäftsverkehr. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten EDI-Transaktionen, die branchenübergreifend verwendet werden. 

1. Bestellung (EDI 850) 

Eine Bestellung (PO) ist eine der am häufigsten verwendeten EDI-Belegarten. Es ermöglicht Einkäufern, Bestellungen elektronisch aufzugeben, manuelle Eingabefehler zu reduzieren und die Beschaffung zu beschleunigen. 

• Zweck: Initiiert eine Bestellung vom Einkäufer an den Lieferanten. 

• Wichtige Informationen: Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise und Liefertermine. 

• Branchenverwendung: Häufig im Einzelhandel, in der Fertigung und im Gesundheitswesen zur Automatisierung von Kaufanfragen. 

Weitere Informationen zu EDI im Einzelhandel finden Sie unter EDI im Einzelhandel: Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und Omnichannel-Strategien. 

2. Vorankündigung (ASN) (EDI 856) 

Der Lieferavis informiert den Käufer darüber, dass eine Sendung unterwegs ist. Es enthält Details wie Paketinhalt, Sendungsverfolgungsinformationen und voraussichtliche Ankunftszeiten. 

• Zweck: Stellt vor der Ankunft Sendungsdetails bereit. 

• Wichtige Informationen: Angaben zum Spediteur, Sendungsverfolgungsnummern, voraussichtliches Lieferdatum. 

• Verwendung in der Industrie: Wird im Lieferkettenmanagement, in der Logistik und im Vertrieb für eine bessere Bestandsplanung verwendet. 

Wenn Sie erfahren möchten, wie EDI die Bestandsverwaltung verbessert, lesen Sie unseren Blogpost über die Rolle von EDI bei der Teal-Time-Bestandsverwaltung. 

3. EDI-Rechnung (EDI 810) 

Eine EDI-Rechnung ist ein digitales Abrechnungsdokument, das von einem Lieferanten gesendet wird, um die Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen anzufordern. 

• Zweck: Fordert die Zahlung vom Käufer an. 

• Wichtige Informationen: Artikeldetails, Mengen, Preise, Zahlungsbedingungen. 

• Verwendung in der Branche: Wird in verschiedenen Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Einzelhandel verwendet. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die EDI-Rechnungsverarbeitung die finanzielle Genauigkeit verbessert, lesen Sie über die Vorteile von EDI für die Finanzberichterstattung und -buchhaltung. 

4. Auftragsbestätigung (EDI 855) 

Die Auftragsbestätigung bestätigt den Eingang einer Bestellung und gibt an, ob diese wie gewünscht ausgeführt werden kann. 

• Zweck: Bestätigt oder ändert Bestelldetails. 

• Wichtige Informationen: Akzeptierte, geänderte oder abgelehnte Werbebuchungen, Lieferfristen. 

• Branchenverwendung: Wird in der Fertigung, im Einzelhandel und im Lieferantenmanagement verwendet, um Bestellabweichungen zu vermeiden. 

Wenn Sie sich für ein EDI-System entscheiden, lesen Sie unseren Leitfaden zur Auswahl der richtigen EDI-Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen.  

5. Bestandsanfrage/-beratung (EDI 846) 

Dieses Dokument bietet Bestandsaktualisierungen in Echtzeit und hilft Unternehmen, ihre Lagerbestände effizienter zu planen. 

• Zweck: Kommuniziert die Verfügbarkeit von Lagerbeständen zwischen Lieferanten und Käufern. 

• Wichtige Informationen: Verfügbarer Bestand, Lagerstandorte, Lagerbestände. 

• Verwendung in der Industrie: Wird in der Lagerhaltung, im Vertrieb und im Einzelhandel zur Bestandsprognose verwendet. 

Um die Auswirkungen von EDI auf die Abläufe in der Lieferkette zu untersuchen, lesen Sie Wie EDI die Effizienz der Lieferkette und das Lieferantenmanagement verbessert. 

EDI-Transaktionen im Gesundheitswesen 

Das Gesundheitswesen verlässt sich auf EDI für sichere und genaue Transaktionen. Zu den am häufigsten verwendeten EDI-Dokumenttypen im Gesundheitswesen gehören: 

• EDI 837 (Healthcare Claims) – Wird für die elektronische Einreichung von Versicherungsansprüchen verwendet. 

• EDI 270/271 (Eligibility & Benefit Inquiry/Response) – Hilft Gesundheitsdienstleistern bei der Überprüfung des Versicherungsschutzes von Patienten. 

• EDI 835 (Payment/Remittance Avis) – Details zur Versicherungszahlung und zum Anspruchsstatus. 

EDI-Rechnungsverarbeitung und -automatisierung 

Die manuelle Verwaltung von Rechnungen kann zu Verzögerungen und Fehlern führen. Die EDI-Rechnungsverarbeitung automatisiert die Abrechnung, verbessert das Cashflow-Management und reduziert Streitigkeiten. 

• Das EDI-Rechnungsformat folgt standardisierten Strukturen (ANSI X12, EDIFACT), um die Kompatibilität zwischen den Systemen zu gewährleisten. 

• EDI-Automatisierungstools optimieren die Rechnungsvalidierung, Genehmigungen und den Zahlungsabgleich. 

Häufig gestellte Fragen 

Das Verständnis der EDI-Dokumenttypen ist für Unternehmen, die Transaktionen automatisieren und die Effizienz verbessern möchten, von entscheidender Bedeutung. 

Im Folgenden beantworten wir einige der häufigsten Fragen zu EDI-Transaktionen, Rechnungsformaten und ihrer Rolle in verschiedenen Branchen, einschließlich des Gesundheitswesens. 

Was sind EDI-Dokumenttypen? 

Unter EDI-Dokumenttypen versteht man strukturierte Formate, die für den elektronischen Austausch von Geschäftsvorfällen verwendet werden. Zu den gängigen Typen gehören Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine. 

Wie unterscheidet sich eine Bestellung von einer Rechnung in EDI? 

Eine Bestellung (EDI 850) initiiert eine Transaktion, indem sie eine Bestellung aufgibt, während eine Rechnung (EDI 810) die Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen anfordert. 

Was ist das Standardformat für eine EDI-Rechnung? 

Ein EDI-Rechnungsformat folgt Industriestandards wie ANSI X12 oder EDIFACT und stellt so die Kompatibilität zwischen verschiedenen EDI-Systemen sicher. 

Welche Vorteile bietet EDI für Transaktionen im Gesundheitswesen? 

EDI-Transaktionen im Gesundheitswesen automatisieren die Schadenbearbeitung, verbessern die Genauigkeit und erhöhen die Datensicherheit und helfen Anbietern und Versicherern, Informationen nahtlos auszutauschen. 

Für einen vollständigen Überblick über EDI und seine Vorteile beginnen Sie mit Was ist EDI? Ein Leitfaden für Anfänger.