Globale Entwicklungen im E-Invoicing – Neue Regularien und Chancen für Unternehmen

Expertenkommentar von Gustav Lantz

Im Zuge der weltweiten Digitalisierung von Steuer- und Buchhaltungsprozessen rücken E-Invoicing-Initiativen zunehmend in den Fokus nationaler Steuerbehörden. Für international agierende Unternehmen ist es entscheidend, rechtzeitig auf regulatorische Änderungen vorbereitet zu sein. Gustav Lantz, Experte für E-Invoicing und digitale Steuerprozesse bei TrueCommerce, analysiert die jüngsten Entwicklungen aus Malaysia, Polen, China, der EU, Griechenland, Serbien und Schweden.

Malaysia: Neue zweisprachige Leitlinien für das verpflichtende E-Invoicing

Die malaysische Steuerbehörde (IRB) hat aktualisierte, zweisprachige Leitlinien (Malaiisch und Englisch) veröffentlicht, die die verpflichtende Einführung des E-Invoicing-Systems regeln. Der Anwendungsbereich umfasst nationale und grenzüberschreitende Transaktionen, E-Commerce-Geschäfte und den Nachweis beschäftigungsbezogener Ausgaben.

Zeitplan der Einführung:

• 1. Januar 2026: Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen RM 1 Mio. und RM 5 Mio.
• 1. Juli 2026: Für Unternehmen mit einem Umsatz unter RM 1 Mio.

Ausnahmen gelten für Privatpersonen ohne unternehmerische Tätigkeit, Steuerpflichtige mit Umsatz unter RM 500.000 sowie bestimmte Selbstfakturierungsszenarien. E-Rechnungen können über das MyInvois-Portal oder per API übermittelt werden.

Polen: Kostenlose Schulungen zum KSeF-System

Die polnische Finanzverwaltung in Małopolska bietet im Juli und August 2025 kostenlose Informationsveranstaltungen für Unternehmer zur Vorbereitung auf das nationale E-Invoicing-System (KSeF) an. Inhalte sind unter anderem:

• Einführung in KSeF
• Authentifizierungsverfahren
• Erstellung strukturierter Rechnungen
• Nutzung der KSeF-Anwendung

Die Veranstaltungen finden sowohl vor Ort als auch online statt. Erste Termine waren am 14. und 15. Juli angesetzt.

China: Standardisierung elektronischer Belegformate

Das chinesische Finanzministerium hat neue Richtlinien veröffentlicht, um einheitliche Standards für elektronische Buchhaltungsbelege zu etablieren. Diese umfassen Dokumente wie elektronische Mehrwertsteuerrechnungen, Transportbelege oder Quittungen – in Formaten wie XML, OFD oder PDF.

Ziel ist die Förderung der digitalen Transformation, die Reduzierung von Papierverbrauch und die Verbesserung der Datenqualität und Kontrolle.

EU: Aktualisierte Länderdatenblätter zum E-Invoicing 2025

Die Europäische Kommission hat die neuesten Country Factsheets 2025 veröffentlicht. Sie bieten:

• Überblick über nationale Regelungen in Europa
• Prognosen zur B2B- und B2C-Rechnungsstellung
• Informationen zum Zusammenspiel mit dem VAT Real-Time Reporting

Ein wichtiges Tool zur Orientierung im komplexen europäischen E-Invoicing-Geflecht. Factsheet hier abrufen.

Griechenland: Gesetzesentwurf zur verpflichtenden E-Rechnung eingebracht

Das griechische Parlament prüft aktuell einen Gesetzesentwurf zur verpflichtenden Nutzung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich und für Exporte außerhalb der EU. Der Vorschlag sieht die Nutzung strukturierter Formate gemäß der EN-Norm vor. Unternehmen können entweder zertifizierte Anbieter (Υ.ΠΑ.Η.Ε.Σ.) oder das Portal der Steuerbehörde nutzen.

Frühzeitige Anwender profitieren von Steuervergünstigungen ab dem Steuerjahr 2025.

Serbien: Übergangsfrist bei SEF-Systemfehlern

Serbien hat das Regelwerk für das elektronische Rechnungssystem SEF angepasst: Bis 31. Dezember 2025 wird auf Bußgelder bei fehlerhaften Umsatzsteuerdaten verzichtet, wenn diese bei Systemprüfungen entdeckt werden. Danach gelten wieder die vollen Sanktionen.

Schweden: Nationale Untersuchung zur E-Rechnung gefordert

Im Zuge der EU-Initiative “VAT in the Digital Age (ViDA)” hat die schwedische Steuerdelegation (NSD) die Regierung zur Einleitung einer öffentlichen Untersuchung zur Umsetzung auf nationaler Ebene aufgefordert. Im Mittelpunkt stehen dabei:

• Notwendige gesetzliche Anpassungen
• Einbindung von Expertenpanels
  Parallel läuft eine Online-Umfrage zur Unternehmensmeinung zum Thema E-Invoicing.

Fazit von Gustav Lantz

„Die aktuellen Entwicklungen zeigen, wie stark das Thema E-Invoicing weltweit an Bedeutung gewinnt“, betont Gustav Lantz. „Unternehmen sollten sich nicht nur rechtzeitig auf neue Anforderungen vorbereiten, sondern die Gelegenheit nutzen, ihre Prozesse zu digitalisieren und dadurch effizienter zu gestalten. Besonders im internationalen Kontext ist strategische Vorbereitung entscheidend.“

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