E-Rechnung einführen: Schritt-für-Schritt zur erfolgreichen Implementierung

Die Einführung der E-Rechnung kann Ihre Geschäftsprozesse transformieren, die Effizienz verbessern, Kosten senken und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten. Eine erfolgreiche E-Rechnung Implementierung erfordert jedoch sorgfältige Planung. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die E-Rechnung Umstellung und sorgt für einen einfachen Übergang von herkömmlichen Methoden.

Aktualisiert: Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

• Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen.
• Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung, weil ihr strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten fehlen.
• Die Einführung betrifft Rechnungseingang und Rechnungsausgang sowie Systeme, Daten, Rollen, Prüfungen und Archivierung.
• XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile sind gängige Formate; Übertragungswege wie E-Mail, Portal, Schnittstelle oder Peppol sind gesondert zu bewerten.
• Testen Sie Format, Pflichtangaben, Validierung, Übertragung, Verbuchung, Freigabe, Fehlerfälle und Aufbewahrung vor dem vollständigen Rollout.
• Wie lange die Einführung dauert, hängt unter anderem von Systemlandschaft, Rechnungsvolumen, Ländern, Formaten und Geschäftspartnern ab.
• Ab dem 1. Januar 2028 stellen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen aus.
• Formate, Ausnahmen und Details finden Sie auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen.

Schritt 1: Geschäftsanforderungen bewerten

Bevor Sie die E-Rechnung einführen, sollten Sie Ihre aktuellen Abrechnungsprozesse bewerten, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

• Welche Gesellschaften, Standorte und inländischen B2B-Umsätze sind betroffen?
• Wie viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden über welche Kanäle verarbeitet?
• Welche ERP-, Buchhaltungs-, Beschaffungs-, DMS- und Archivsysteme sind beteiligt?
• Welche Formate und Übertragungswege verlangen Kunden, Lieferanten oder öffentliche Auftraggeber?
• Wer prüft Pflichtangaben, Kontierung, Freigabe, Ausnahmen und Korrekturen?
• Welche Sonderfälle gibt es, zum Beispiel Gutschriften, Anzahlungen, Sammel- oder Schlussrechnungen?
• Welche Anforderungen bestehen in weiteren Ländern oder für B2G-Rechnungen?

Das Ergebnis dieses Schritts sollte eine dokumentierte Ist-Prozesskarte mit Risiken, Verantwortlichen und priorisierten Anforderungen sein.

Schritt 2: Die richtige E-Rechnung-Lösung wählen

Die Wahl der richtigen Plattform ist entscheidend, um die E-Rechnung umzusetzen. Achten Sie auf Lösungen, die zur Größe, Branche und zum Budget Ihres Unternehmens passen.

• Unterstützung für eingehende und ausgehende Rechnungen
• Unterstützte Formate, Profile, Länder und Übertragungswege
• Integration in ERP-, Buchhaltungs-, Beschaffungs- und Archivsysteme
• Technische und inhaltliche Validierung sowie nachvollziehbare Fehlermeldungen
• Rollen, Freigaben, Protokollierung und Berechtigungen
• Verarbeitung von Anhängen, Gutschriften, Korrekturen und Sonderfällen
• Updates bei rechtlichen, länderspezifischen und technischen Änderungen
• Support, Service-Level, Skalierbarkeit und Gesamtkosten

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Schritt 3: Team und Projektorganisation vorbereiten

Die E-Rechnung Einführung betrifft weit mehr als die IT. Binden Sie von Beginn an Buchhaltung, Einkauf und Finanzabteilung ein, dazu Steuerabteilung, Recht und Compliance, Stammdatenverantwortliche, Informationssicherheit, Archivierung und Records Management sowie den Kundenservice. Je nach Unternehmen gehören auch die betroffenen Fachbereiche dazu.

• Projektverantwortung und fachliche Freigabe festlegen
• Verantwortliche für Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Stammdaten, Integration und Archivierung benennen
• Entscheidungs- und Eskalationswege dokumentieren
• Schulungen nach Rolle und Prozessschritt planen
• Geschäftspartnerkommunikation vorbereiten

Kommunikation allein führt noch nicht zur Akzeptanz: Jedes Team braucht Anleitungen für die eigene Rolle und getestete Rückfallprozesse für den Fall, dass eine E-Rechnung nicht wie geplant verarbeitet wird.

Schritt 4: Daten, Formate und Schnittstellen vorbereiten

Ein sorgfältiger Datentransfer ist beim E-Rechnung umstellen Schritt für Schritt unverzichtbar: Fehler hier wirken sich direkt auf den laufenden Betrieb aus.

• Kunden-, Lieferanten-, Steuer- und Zahlungsstammdaten prüfen und bereinigen
• Pflichtfelder und interne Datenfelder den jeweiligen E-Rechnungsfeldern zuordnen
• XRechnung, geeignete ZUGFeRD-Profile und weitere benötigte Formate festlegen
• Eingangs- und Ausgangskanäle definieren, zum Beispiel E-Mail, Portal, Schnittstelle, EDI oder Peppol
• ERP-, Buchhaltungs-, Beschaffungs-, DMS- und Archivschnittstellen konfigurieren
• Festlegen, wie Anhänge, Korrekturen, Gutschriften und nicht valide Rechnungen behandelt werden

Als E-Rechnung zählt nur eine strukturierte Rechnung nach EN 16931, zum Beispiel im Format ZUGFeRD. Ein einfaches PDF genügt nicht, für den Austausch können Sie auch das Peppol-Netzwerk nutzen.
Details zu Formaten und Ausnahmen finden Sie in den BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Schritt 5: Ende-zu-Ende testen und optimieren

Bevor Sie die E-Rechnung vollständig implementieren, sollten Sie das System testen, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Es ist wichtig, dass Sie Test-E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten und an interne und externe Stakeholder senden.

Nutzen Sie realistische Test-Cases:

• Eingang und Ausgang in jedem benötigten Format und Übertragungsweg
• vollständige Pflichtangaben im strukturierten Datensatz
• technische Validierung und verständliche Fehlerbehandlung
• Abgleich mit Bestellung, Vertrag oder Lieferschein
• Freigabe, Kontierung, Buchung und Zahlungsprozess
• Gutschriften, Korrekturen, Dubletten, Anhänge und Sonderfälle
• Archivierung des strukturierten Originals und spätere Lesbarkeit

Nicht zuletzt sollten Sie Format, Geschäftsregeln und Pflichtangaben validieren: Prüfen Sie, ob die XML-Struktur dem vorgesehenen Format entspricht (Format), ob die Regeln der Norm EN 16931 eingehalten werden, etwa bei Summen und Steuerkategorien (Geschäftsregeln), und ob alle Angaben nach § 14 UStG vorhanden sind, zum Beispiel Rechnungsdatum, Steuernummer und Leistungsbeschreibung (Pflichtangaben). Wir empfehlen diese Validierung vor jedem Versand. Sie ersetzt aber keine steuerliche Beurteilung: Ob eine Rechnung steuerlich anerkannt wird, hängt nicht allein vom Validierungsergebnis ab.

Schritt 6: Kontrolliert live gehen und überwachen

Starten Sie nicht mit einem einzigen Stichtag für alle. Führen Sie die E-Rechnung schrittweise ein und wählen Sie den Zuschnitt, der zu Ihrer Organisation passt: nach Gesellschaft, Prozess, Format, Land oder ausgewählten Geschäftspartnern. Ein typischer Start sind eine Gesellschaft, ein Rechnungsprozess und wenige Partner, die bereits ein Format wie ZUGFeRD oder XRechnung verarbeiten können. Weiten Sie den Umfang erst aus, wenn die Pilotphase stabil läuft.

Eine Liste, der Punkte die Sie dabei bedenken sollten, sind:

• Anteil erfolgreich verarbeiteter Rechnungen
• Validierungsfehler und häufige Ablehnungsgründe
• manuelle Ausnahmen und Medienbrüche
• Durchlaufzeiten und offene Vorgänge
• Rückfragen von Kunden, Lieferanten und internen Teams
• Änderungen an Gesetzen, Formaten, Profilen und Validierungsregeln

Checkliste für den Go-live

Hier finden Sie noch eine Liste aller Punkte, die Sie überprüfen und bedenken sollten:

• Betroffenheit und Fristen geprüft
• Eingangs- und Ausgangsprozesse dokumentiert
• Formate und Übertragungswege festgelegt
• Stammdaten, Pflichtfelder und Schnittstellen geprüft
• Validierung und Ausnahmeprozesse getestet
• Rollen, Schulungen und Support festgelegt
• Originalformat und Aufbewahrung berücksichtigt
• Pilot abgeschlossen und Freigabe dokumentiert

Wenn Sie überall mit ja antworten, sind Sie bereit die elektronische Rechnungsstellung einzuführen.

Fazit: E-Rechnung strukturiert einführen

Die Einführung der E-Rechnung gelingt in sechs Schritten: Anforderungen bewerten, Lösung auswählen, Teams vorbereiten, Daten, Formate und Schnittstellen vorbereiten, System testen und optimieren, kontrolliert live gehen und überwachen. Wer die Schritte nacheinander abarbeitet und Verantwortlichkeiten sowie Rückfallroute vorab festlegt, reduziert manuellen Aufwand und verbessert die Datenqualität. Wie schnell Sie live gehen, hängt von Ihren Systemen, Ihren Prozessen und Ihren Geschäftspartnern ab.

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Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Einführung einer E-Rechnungslösung?

Die Dauer hängt von Ihren Systemen, Prozessen und Geschäftspartnern ab und reicht von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten. Eine einzelne Gesellschaft mit einem ERP-System und wenigen Partnern geht in der Regel schneller live als eine Gruppe mit mehreren Systemen und Ländern. Zeit kosten vor allem Datenbereinigung, Tests und die Abstimmung mit Geschäftspartnern. Eine schrittweise Einführung mit Pilotphase macht den Zeitplan besser planbar.

Benötigen kleine Unternehmen eine spezielle E-Rechnungslösung?

Nein, eine spezielle Lösung ist nicht vorgeschrieben, sie muss aber zu Ihrem Rechnungsvolumen und Ihren Systemen passen. Die gesetzlichen Pflichten gelten auch für kleine Unternehmen: Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, für das Ausstellen gilt bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, aber nicht ausstellen. Bei wenigen Rechnungen reicht oft eine Lösung, die sich an Ihre Buchhaltungssoftware anbinden lässt. Die genauen Regeln finden Sie in den BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Welche Systeme sollten in die E-Rechnung integriert werden?

Mindestens Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem, weil dort Rechnungen entstehen und verbucht werden. Ergänzen Sie je nach Prozess den Rechnungseingang oder Workflow, das Archiv oder Dokumentenmanagementsystem und die Stammdatenpflege. Auch Shop-, CRM- oder Warenwirtschaftssysteme gehören dazu, wenn sie Rechnungsdaten liefern. Klären Sie außerdem, auf welchem Weg Sie senden und empfangen, zum Beispiel per E-Mail, EDI oder Peppol.

Welche Formate müssen Unternehmen unterstützen?

Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD sind nur Versionen ab 2.0.1 zulässig, die Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht. Andere Formate wie EDI sind erlaubt, wenn Sender und Empfänger das vereinbaren und sich die Daten ohne Informationsverlust in ein EN-16931-Format überführen lassen. Die aktuellen Vorgaben stehen in den BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Wie sollten Unternehmen E-Rechnungen vor dem Go-live testen?

Testen Sie mit Beispielrechnungen aus Ihren echten Prozessen, und zwar in jedem Format, das Sie senden oder empfangen. Validieren Sie jede Testrechnung auf Format, Geschäftsregeln und Pflichtangaben, zum Beispiel mit einem Validator. Senden Sie danach Testrechnungen an ausgewählte Geschäftspartner und prüfen Sie, ob sie dort verarbeitet und verbucht werden. Testen Sie auch Fehlerfälle, die Archivierung und Ihre Rückfallroute. Die Validierung ist empfohlen, garantiert aber keine steuerliche Anerkennung.

Wie werden E-Rechnungen aufbewahrt?

E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen strukturierten Format aufbewahrt werden, eine PDF-Ansicht allein genügt nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. Die Archivierung muss unveränderbar und maschinell auswertbar sein und die GoBD erfüllen. Bei ZUGFeRD ist der eingebettete XML-Datensatz der maßgebliche Teil. Die Vorgaben finden Sie in den BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Ist Peppol ein E-Rechnungsformat?

Nein, Peppol ist ein Netzwerk für den Austausch von Dokumenten und kein Rechnungsformat. Über Peppol werden Rechnungen in definierten Formaten wie Peppol BIS Billing 3.0 übertragen, das auf der EN 16931 basiert. Sender und Empfänger sind über zertifizierte Zugangspunkte (Access Points) verbunden. Peppol regelt damit den Übertragungsweg, die Wahl des Formats bleibt davon unberührt. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite zum Peppol-Netzwerk.

Bereit, die E-Rechnung einzuführen?

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Weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung finden Sie unter:

https://www.truecommerce.com/de/blog/auswahl-e-rechnung-loesung/

https://www.truecommerce.com/de/produkte/e-invoicing-software/

https://www.truecommerce.com/de/faq/zugferd/

https://www.truecommerce.com/de/faq/en-16931/