Warum die Verzögerung einer EDI-Integration Sie viel kosten kann

Die versteckten Kosten der Verzögerung: Warum das Warten auf die Implementierung von EDI-Software Sie mehr kosten kann, als Sie denken

In einer kürzlich durchgeführten Studie stellte Gartner® fest, dass 29 % der führenden Supply Chain Unternehmen die Technologie als „entscheidend für den Erfolg und das Wachstum ihres Unternehmens“ betrachten. Wenn es um die Art der zu implementierenden Technologie geht, identifiziert Gartner „Automatisierung (d. h. Ergänzung, Verbesserung oder Ersetzen von Menschen durch Dinge, die Aufgaben selbstständig ausführen können), Intelligenz (d. h. Nutzung von Technologie, um bessere, schnellere und aufgeklärtere Entscheidungen zu treffen) und schließlich Widerstandsfähigkeit (d. h. Nutzung von Technologien zur Bewältigung der wachsenden Lieferkomplexität¹„ als die zentralen Aspekte.

In Anbetracht der immer komplexeren globalen Logistik, des sich rasch ändernden Verbraucherverhaltens und des anhaltenden Arbeitskräftemangels sollte man meinen, dass die Unternehmen die Integration und Automatisierung so schnell wie möglich umsetzen sollten. Und doch zögern viele Unternehmen noch immer mit der Implementierung oder Aufrüstung ihrer Systeme. Einige machen sich Sorgen über die kurzfristigen Auswirkungen großer Technologieinvestitionen, insbesondere wenn das Budget begrenzt ist.

Bei anderen ist es die Angst vor Unterbrechungen und Arbeitsüberlastung. Was, wenn der Implementierungsprozess wichtige Geschäftsaktivitäten unterbricht? Und wenn Sie mit einem bereits kleinen Team arbeiten, ist der Gedanke an ein zusätzliches Implementierungsmanagement entmutigend.
Die Bedenken sind berechtigt, aber auch kurzsichtig. Wenn Sie sich für einen erfahrenen Anbieter mit den richtigen Dienstleistungen entscheiden, können Sie Unterbrechungen minimieren, ohne Ihr Team zusätzlich zu belasten. Noch wichtiger ist jedoch, dass die Angst vor den Ausgaben für Integrationen Sie möglicherweise tatsächlich etwas kostet.

Die Kosten des In-House-Managements

Die Realität ist, dass Ineffizienzen in Ihrer Lieferkette Ihrem Unternehmen bereits jetzt echte Kosten verursachen können. Eine interne EDI-Lösung, die nicht nahtlos an alle relevanten Prozesse im Unternehmen angebunden ist, bedeutet manuellen Aufwand und ist somit ein Wachstumshemmnis.
Einige Lösungen erfordern zudem hohe Investitionen in die interne Verwaltung – insbesondere solche, die mit lokalen Servern arbeiten oder bei denen Ihr Unternehmen Transaktionen selbst abbilden muss.

Sportsman’s Supply sah sich mit diesem Problem konfrontiert, als sie feststellten, dass der von ihnen gewählte EDI-Anbieter zu langsam war, um Änderungen vorzunehmen oder auf ihre Anforderungen zu reagieren. Die Aktualisierung der Kataloge dauerte zu lange, und die ASN-Transaktionen (Advanced Shipping Notice) der Marke waren inkonsistent. Diese Probleme verursachten Kosten für das Unternehmen.

Durch den Wechsel zu einer cloudbasierten, Fully Managed Service Lösung von TrueCommerce kann die Marke bestehende Probleme lösen und neue Effizienzgewinne erzielen. Ihr Team verbringt nun weniger Zeit mit der Fehlersuche und profitiert von einer höheren Transaktionsgenauigkeit. Einem Sprecher des Unternehmens zufolge sollte sich der Wechsel der Lösungen „in weniger als einem Jahr amortisieren“.

Geschädigte Beziehungen zum Einzelhandel

Eine weitere Folge ineffizienter Systeme können längerfristige Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften sein. Wenn Sie z. B. ein älteres EDI-System verwenden, verfügen Sie möglicherweise nicht über automatisch aktualisierte Handelspartnermappings. Führende Einzelhändler ändern ihre EDI-Anforderungen regelmäßig, und wenn Ihre Transaktionen das falsche Format haben oder fehlende oder falsche Informationen enthalten, können Sie mit erheblichen Strafen rechnen. Walmart zum Beispiel verlangt 200 Dollar pro nicht konformer Bestellung, plus 1 Dollar für jede Position in der Bestellung.

Möglicherweise arbeiten Sie auch mit Einzelhändlern zusammen, die ihre Lieferanten nach deren Erfüllungszeiten bewerten. Amazon verlangt zum Beispiel von allen Amazon Prime-Verkäufern, die am Seller-Fulfilled Prime-Programm teilnehmen, dass sie Bestellungen noch am selben Tag ausliefern, an dem sie eingehen. Außerdem müssen sie eine Liefertreue von 99 % erreichen.

Der Amazon-Lieferant Pearhead konnte nicht an dem Programm teilnehmen, weil seine bestehenden Abwicklungsprozesse zu langsam waren und zu viele manuelle Eingriffe erforderten. Die Marke implementierte eine integrierte EDI-Lösung, um die Vorlaufzeiten zu verkürzen, und war fast sofort in der Lage, die strengen Anforderungen von Amazon zu erfüllen.

Ineffiziente Lieferkettenprozesse können sich nicht nur auf Ihre Berechtigung für wichtige Händlerprogramme auswirken oder zu Rückbuchungen führen. Diese Probleme können die Beziehungen zu Ihren Einzelhändlern irreparabel schädigen, was die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Ihre Käufer die Partnerschaft mit Ihnen ausbauen, und sie sogar zu Ihrer Konkurrenz treibt.

Im Gegensatz dazu kann eine nahtlose Kommunikation in Echtzeit die Handelsbeziehungen stärken. Ein Vertreter von Pearhead drückt es so aus: „Große Einzelhändler wie Walmart, Bed Bath & Beyond und Amazon bilden ihre Anforderungen in Scorecards ab. Dank der EDI-Integration haben sich unsere Scorecards in allen Bereichen verbessert.“

Verlust des Wettbewerbsvorteils

Im Gartner-Bericht heißt es: „Supply Chain-Führungskräfte bezeichnen Technologie häufig als eine wichtige Quelle für Wettbewerbsvorteile.¹„ Diese Einschätzung wird durch eine Studie von SAP bestätigt, die ergab, dass 74 % der Führungskräfte im Jahr 2023 die Einführung neuer Technologien für die Lieferkette planen.
Was die Technologie zu einem solchen Unterscheidungsmerkmal macht, ist die Möglichkeit, Echtzeitentscheidungen in den Bereichen Beschaffung, Fertigung, Bestandsmanagement und anderen wichtigen Teilen Ihrer Lieferkette zu treffen. Cloud-basierte Integrationen können beispielsweise die Transparenz der Lieferkette erheblich verbessern, indem sie Einblicke in Produktbewegungen und Nachfragetrends bieten. Diese Daten können Ihrem Unternehmen helfen, kostspielige Fallstricke wie den Bullwhip-Effekt zu vermeiden. Sie ermöglichen eine bessere Rückverfolgbarkeit, um die Auswirkungen von Rückrufaktionen und anderen Störungen abzumildern. Sie können Ihnen auch helfen, wichtige Handelsbeziehungen zu schützen, indem sie einen besseren Überblick über die Bestandsverfügbarkeit für eine strategische Zuweisung bieten.
Laut Gartner gab „fast die Hälfte der Befragten an, dass die Netzwerkkomplexität ihre größte externe Herausforderung ist und sie Technologien identifizieren müssen, die ihre Anforderungen an Flexibilität und Widerstandsfähigkeit unterstützen können¹„. In ähnlicher Weise gab der Bericht an, „dass die Geschwindigkeit und Qualität der Entscheidungsfindung ebenfalls als eine der größten internen Herausforderungen für Unternehmen genannt wurde. Das veranlasst sie dazu, in Technologien zu investieren, die die Entscheidungsfindung verbessern können.“ Mit der richtigen Technologie können Sie schneller bessere Entscheidungen treffen und so eine agilere, widerstandsfähigere Lieferkette schaffen, mit der Ihr Unternehmen der Konkurrenz einen Schritt voraus ist.

Quelle: Gartner, Predicts 2023: Supply Chain Technology, Dwight Klappich, Christian Titze, Tim Payne, Amber Salley, Simon Tunstall, 28 November 2022

Geringerer ROI (Return on investment) der Lieferkette

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre EDI-Integration zu beschleunigen, anstatt sie zu verzögern, bleibt Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig. Darüber hinaus kann sich die Einführung von EDI auch positiv auf das künftige Wachstum und die Rentabilität Ihres Unternehmens auswirken.

Wenn Sie in eine neue Technologie investieren, ist der ROI immer ein wichtiges Kriterium. Doch wie der Customer Lifetime Value hängt auch der Gesamt-ROI davon ab, wann Sie mit der Investition beginnen. Der Bekleidungshersteller Trau & Loevner konnte durch die Umstellung auf EDI nicht nur bestehende Kosten einsparen, sondern auch eine größere Flexibilität während der weltweiten Pandemie erreichen. Zunächst verzeichnete die Marke zahlreiche Stornierungen von stationären Einzelhändlern, während gleichzeitig die Verkäufe über Amazon eCommerce in die Höhe schnellten. Dank der EDI-Integration war Traun & Loevner in der Lage, die Stornierungen zu verarbeiten und die Bestände problemlos für Amazon-Bestellungen umzuverteilen.

Als die Einzelhandelsstandorte wieder geöffnet wurden, gingen noch mehr Bestellungen ein. Laut Produktionskoordinator Ken Schnur „öffneten alle ihre Läden zur gleichen Zeit und brauchten Produkte für die Regale. Wir wurden mit Aufträgen geradezu überhäuft. EDI machte es möglich, sie alle zu verarbeiten.“
Da Trau & Loevner frühzeitig in die Integration investierte, war das Unternehmen auf unvorhergesehene Unterbrechungen der Lieferkette vorbereitet und konnte gleichzeitig vermeidbare Kosten einsparen. Die langfristigen Auswirkungen dieser Entscheidung haben die Gesamtrendite des Unternehmens erhöht und tun dies auch weiterhin.

Starten Sie die EDI-Integration und positionieren Sie Ihre Marke für den Erfolg

Die Nachteile eines Aufschubs der EDI-Implementierung liegen auf der Hand, aber das reicht vielleicht nicht aus, um Ihre Bedenken hinsichtlich des Zeit- und Arbeitsaufwands für den Implementierungsprozess auszuräumen. Diese Befürchtung könnte noch größer sein, wenn Sie in der Vergangenheit bereits Rückschläge erlitten haben, weil Sie entweder versucht haben, den Prozess intern zu bewältigen, oder sich auf einen Partner verlassen haben, der nicht geliefert hat. Um Ihre neue EDI-Integration auf den Weg zu bringen und gleichzeitig die Risiken zu minimieren, sollten Sie Folgendes beachten:

– Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Sicherheitsrisiken. Die BSI Group hat herausgefunden, dass in 73 % der Unternehmen der Chief Risk Officer „erheblich über die Risiken besorgt ist, die die Digitalisierung der Lieferkette mit sich bringt.“ Datensicherheit ist für viele ein zentrales Anliegen, weshalb es wichtig ist, nur Anbieter in Betracht zu ziehen, die auf erstklassige Information-Security-Praktiken Wert legen. Dazu können SOC 2 Typ II-Berichte, DSGVO-Konformität, Benutzerauthentifizierung, Datenverschlüsselung und andere Techniken gehören. 
– Denken Sie an die Zukunft. Eine Verzögerung Ihrer EDI-Investition könnte Ihr Unternehmen langfristig schädigen, ebenso wie die Implementierung einer unpassenden Lösung. Wenn Sie sich beispielsweise für eine lokale Lösung entscheiden, während ERP- und andere Systeme hauptsächlich in der Cloud laufen, könnten Sie mit veralteter Technologie arbeiten, die in ein paar Jahren ausgetauscht werden muss. Die Wahl eines Anbieters, der nur ein bestimmtes ERP-System anbietet, könnte Sie dazu zwingen, eine neue Integration zu implementieren, wenn Sie ein Upgrade oder einen Systemwechsel vornehmen. Da Sie bereits langfristig denken, sollten Sie sich für einen Integrationspartner entscheiden, der so konzipiert ist, dass er mit Ihnen mitwachsen kann, auch wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen im Laufe der Jahre ändern.
– Planen Sie sinnvoll. Ein einfacher Weg, um Hindernisse und Rückschläge zu umgehen, ist die Auswahl eines Integrationsanbieters mit einem bewährten Implementierungsprozess. Sobald Sie sich für einen Partner mit umfassender Erfahrung entschieden haben, steht ein Team bereit, das die nächsten Schritte übernimmt. Da der Aufbau einer Integration Ihren Einführungsprozess verlängern kann, sollten Sie Anbietern mit vorgefertigten, zertifizierten Integrationen für Ihr bestehendes ERP-System und weitere Geschäftssysteme den Vorzug geben.

Vollständige End-to-End-Integration von TrueCommerce

Die Integration und Automatisierung Ihrer Lieferkette mag entmutigend sein, aber die Auswirkungen sind die Mühe wert. Durch die Implementierung von ERP-Integrationslösungen haben unsere Kunden folgende Vorteile erfahren:

– Verdreifachung des durch Automatisierung verwalteten Auftragsvolumens – New Sega Home Textiles
– Senkung der EDI-Kosten um 75 % im ersten Jahr – Leatherman Tools Group
– Verarbeitung von Dokumentenstapeln in 15-20 Sekunden – Oppenheimer
– Verkürzung der Erfüllungsdauer der Forderungen von 36 auf 23 Tage – Vital Farms
Chad Coffman, Director of Business Systems and IT bei Cali Bamboo, sagt: „TrueCommerce EDI unterstützt das gesamte Unternehmen. Es ermöglicht uns, weiter zu wachsen und trotzdem die SLAs mit unseren strategischen Kunden und Partnern pünktlich einzuhalten. Und es gibt uns die Möglichkeit, uns strategisch auf neue  Geschäftsbeziehungen zu konzentrieren, die uns in den kommenden Jahren ein noch stärkeres Wachstum ermöglichen werden.“
Wenn Sie mehr über unsere Angebote erfahren oder mit Ihrer EDI-Implementierung beginnen möchten, damit Sie einen höheren ROI in der Lieferkette erzielen können, kontaktieren Sie uns noch heute.
¹Gartner, Vorhersagen 2023: Supply Chain Technology, Dwight Klappich, Christian Titze, Tim Payne, Amber Salley, Simon Tunstall, 28. November 2022
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