Was ist E-Invoicing und wie funktioniert es?

Was ist E-Invoicing im Vergleich zur herkömmlichen Rechnungsstellung?

Unter E-Invoicing versteht man die Erstellung, den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen vollständig in einem strukturierten digitalen Format, typischerweise XML, UBL oder Peppol, und nicht nur als PDF-Anhang. 

Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen, die manuell eingegeben und genehmigt werden müssen, ist eine elektronische Rechnung so konzipiert, dass sie automatisch von einer Software gelesen und verarbeitet werden kann. Diese Struktur ermöglicht den direkten Austausch der Rechnungsdaten zwischen Systemen, was Zeit, Kosten und Fehler reduziert. 

Darüber hinaus können Unternehmen damit die wachsenden Compliance-Anforderungen in Regionen erfüllen, in denen die elektronische Rechnungsstellung mittlerweile vorgeschrieben ist.

B2B vs. B2G vs. B2C E-Invoicing

Während die Kerntechnologie dieselbe ist, variiert die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung je nach Transaktionstyp leicht:

• B2C (Business-to-Consumer): Die elektronische Rechnungsstellung im B2C-Bereich ist weniger verbreitet, nimmt aber zu, insbesondere in den Bereichen Abonnement- und digitale Dienste, in denen die automatisierte Rechnungsstellung von entscheidender Bedeutung ist.
• B2B (Business-to-Business): Bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich geht es um die Automatisierung der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen des privaten Sektors, häufig als Teil einer umfassenderen EDI- oder ERP-Integration.
• B2G (Business-to-Government): Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich unterliegt zunehmenden Vorschriften. Behörden verlangen von Lieferanten, Rechnungen über zugelassene digitale Plattformen einzureichen.

Wie funktioniert der E-Invoicing-Prozess?

Der E-Invoicing-Prozess folgt typischerweise einem strukturierten und automatisierten Ablauf:

1. Rechnungserstellung: Eine Rechnung wird von Ihrem ERP-System (oder Buchhaltungssystem) in einem strukturierten digitalen Format erstellt.
2. Übertragung: Die E-Rechnung wird sicher über ein zertifiziertes Netzwerk (z. B. Peppol) an den Käufer oder die entsprechende Regierungsplattform gesendet.
3. Validierung: Format und Inhalt der Rechnung werden automatisch anhand länderspezifischer Anforderungen oder der Anforderungen des Handelspartners überprüft.
4. Annahme: Nach der Validierung wird die Rechnung vom Empfänger oder der Steuerbehörde akzeptiert.
5. Integration: Die Rechnungsdaten werden zur Abstimmung und Zahlung automatisch in die Buchhaltungs- oder ERP-Systeme beider Parteien erfasst.

Weitere Informationen zum Verbinden der elektronischen Rechnungsstellung mit Ihren Back-End-Plattformen finden Sie in unserem Leitfaden zur Integration von E-Rechnung in ERP-Systeme.

Die Entwicklung der E-Invoicing: vom Papier zur Echtzeitorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Die Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung hat mehrere wichtige Phasen durchlaufen:

• Papierbasierte Rechnungsstellung: Manuelle Erstellung, Drucken, Versenden und Dateneingabe.
• PDF-Rechnung: Digitalisiert, aber immer noch unstrukturiert und oft manuell bearbeitet.
• Strukturierte elektronische Formate: Die Einführung der Formate XML, UBL und EDI ermöglichte maschinenlesbare Rechnungsstellung und Integration in interne Systeme.
• Vernetzter Austausch (4-Corner-Modelle): Sicherer Datenfluss zwischen Sender, Empfänger und Dienstanbietern durch Frameworks wie Peppol.
• Echtzeit-Steuerplattformen: Immer mehr Regierungen (z. B. Frankreich und Polen) verlangen, dass Rechnungsdaten vor oder während der Lieferung an den Käufer in Echtzeit an die Steuerbehörden übermittelt werden, damit diese sie validieren können.

Warum E-Invoicing nutzen? 4 Vorteile für Ihr Unternehmen

Bei der E-Rechnung geht es nicht nur um die Digitalisierung, sondern auch darum, Geschäfte schneller, intelligenter und mit weniger Risiken abzuwickeln. 

Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein multinationaler Konzern sind, die Vorteile einer strukturierten digitalen Rechnungsstellung sind sowohl unmittelbar als auch langfristig.

Finden Sie heraus was TrueCommerce von anderen Anbietern im Markt unterscheidet.

1. Zeit sparen und Kosten senken

Durch den Ersatz manueller Prozesse wie Dateneingabe, Drucken und Versenden trägt die elektronische Rechnungsstellung dazu bei, den Verwaltungsaufwand zu senken und jeden Schritt des Rechnungszyklus zu beschleunigen. 

Ihr Unternehmen kann:

• Papier-, Porto- und Scan-Kosten einsparen
• Die Bearbeitungszeit von Rechnungen deutlich verkürzen
• Teams entlasten, damit sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können

2. Genauigkeit und Sichtbarkeit verbessern

Bei der manuellen Rechnungsstellung kommt es häufig zu menschlichen Fehlern, Tippfehlern, verlorenen Unterlagen oder nicht übereinstimmenden Bestellungen. Die elektronische Rechnungsstellung reduziert diese Risiken, indem sie sicherstellt, dass die Daten von Anfang an korrekt formatiert, validiert und übermittelt werden. 

Durch die Automatisierung gewinnen Sie außerdem:

• Weniger Ausnahmen und Streitigkeiten
• Echtzeit-Statusaktualisierungen zur Rechnungszustellung und -annahme
• Bessere Transparenz bei ausstehenden Zahlungen und Cashflow

3. Compliance und Auditbereitschaft stärken

Die staatlichen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung nehmen zu, insbesondere in Regionen wie der EU und Lateinamerika. 

Mit E-Invoicing bleibt Ihr Unternehmen den sich ändernden Vorschriften immer einen Schritt voraus. Sie bietet:

• Automatisierte Einhaltung regionaler Formate und Regeln (z. B. Peppol, XML, UBL)
• Integrierte Validierungsschritte zur Vermeidung von Ablehnungen
• Sichere Prüfpfade für Steuerberichte und interne Kontrollen

4. Einen besseren Cashflow und schnellere Zahlungen ermöglichen

Einer der größten operativen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung ist die verbesserte Zahlungsabwicklung. Durch die Automatisierung der Rechnungszustellung und -validierung reduzieren Unternehmen Verzögerungen und beschleunigen ihre Zahlungszyklen. 

Dies führt zu:

• Besserer Außenstandsdauer (Days Sales Outstanding)
• Verbesserter finanzieller Vorhersehbarkeit
• Weniger Zahlungsverzug und Nachverfolgungen

Um einen genaueren Einblick in die Anwendung dieser Vorteile auf wachsende Unternehmen zu erhalten, lesen Sie unseren Artikel über die 10 Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für kleine und mittlere Unternehmen.

Compliance und E-Invoicing-Vorschriften

Warum Compliance jetzt entscheidend ist

Der Trend zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung nimmt weltweit zu, allerdings gibt es keine Einheitslösung. 

Zwar gibt es weltweit einen klaren Trend zur Digitalisierung der Rechnungsstellung und zur Betrugsbekämpfung, doch jedes Land legt seine eigenen technischen Standards, Fristen und gesetzlichen Anforderungen fest.

E-Invoicing in Europa, Großbritannien und Lateinamerika

In Europa wird die elektronische Rechnungsstellung für die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften immer wichtiger. Im Rahmen der EU-Initiative „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ führen viele Länder verbindliche Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung ein, um die Transparenz zu erhöhen, Betrug zu reduzieren und die Steuerberichterstattung zu vereinfachen.

Frankreich

Frankreich wird ab 2026 die E-Invoicing und Berichterstattung im B2B-Bereich unter Verwendung eines CTC-Modells (Continuous Transaction Controls) verlangen. Dabei müssen Rechnungen in Echtzeit über staatliche Plattformen gemeldet oder freigegeben werden.

Polen

Polen führt im Jahr 2026 sein nationales KSeF-System ein, das ebenfalls auf dem CTC-Modell basiert und eine Echtzeitmeldung an die Steuerbehörde erfordert.

Deutschland und Belgien

Deutschland und Belgien haben sich für einen standardisierten Ansatz zur elektronischen Rechnungsstellung entschieden, der strukturierte Formate (wie XRechnung oder Peppol BIS) und die definierten Austauschkanäle vorschreibt, jedoch ohne Echtzeit-Freigabe durch die Steuerbehörden.

Das Vereinigte Königreich

Großbritannien befindet sich nach dem Brexit in einer Überprüfungsphase. Zwar gibt es derzeit keine Vorschriften für die E-Invoicing im inländischen B2B-Bereich, doch prüft die britische Steuerbehörde HMRC Reformen zur digitalen Mehrwertsteuerberichterstattung. 

Derzeit sollten sich britische Unternehmen über die Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung in anderen Ländern im Klaren sein, in denen sie steuerpflichtig sind, da die lokalen Vorschriften auf Grundlage der Steuerregistrierung und nicht aufgrund grenzüberschreitender Aktivitäten gelten.

Lateinamerika (Brasilien, Mexiko und Chile)

In Lateinamerika ist die E-Invoicing in Ländern wie Brasilien, Mexiko und Chile seit Jahren vorgeschrieben, mit strikter Beteiligung der Steuerbehörden und Echtzeit-Validierungssystemen.

Eine detaillierte Aufschlüsselung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung nach Regionen (einschließlich Europa, Großbritannien und Lateinamerika) finden Sie in unserem Leitfaden zur Einhaltung der E-Rechnungsvorschriften: Ein Leitfaden zu regionalen Vorschriften.

6 Wichtige Anforderungen an die E-Invoicing

Zur Einhaltung der lokalen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung gehört mehr als nur das elektronische Versenden von Rechnungen. 

Zu den wichtigsten Anforderungen gehören häufig:

1. Strukturierte Formate: E-Rechnungen müssen maschinenlesbare Formate wie XML, UBL oder länderspezifische Standards verwenden (z. B. FatturaPA in Italien, Factur-X in Frankreich).
2. Authentifizierung: In vielen Regionen sind digitale Zertifikate, sicherer Zugriff oder staatlich ausgestellte Anmeldeinformationen erforderlich.
3. Digitale Signaturen: Sie werden verwendet, um die Integrität und Authentizität des Dokuments zu bestätigen.
4. Archivierung: Unternehmen müssen Rechnungen für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahren – oft 6 bis 10 Jahre, abhängig von den lokalen Steuervorschriften.
5. Datenaufbewahrung und -zugriff: Archivierte Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich und überprüfbar bleiben.
6. Plattformen und Netzwerke: Einige Länder schreiben den Rechnungsaustausch über genehmigte Kanäle wie Peppol oder über Plattformen zentraler Steuerbehörden vor (z. B. KSeF in Polen, Chorus Pro in Frankreich).

Angesichts der länderspezifischen Unterschiede und sich ändernden Fristen ist es wichtig, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der sich mit den lokalen Vorschriften auskennt und sich an Ihre internationalen Geschäftsanforderungen anpassen kann.

Wie sich E-Invoicing in ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren lässt

Was ist ERP-eInvoicing-Integration?

Damit die E-Invoicing einen echten Mehrwert bietet, muss sie harmonisch mit Ihren vorhandenen Systemen zusammenarbeiten. 

Durch die ERP-eInvoicing-Integration werden Rechnungsdaten automatisch mit Plattformen wie Ihrer ERP-, CRM- oder Buchhaltungssoftware synchronisiert. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Neueingabe und das Fehlerrisiko wird reduziert.

Eine gut integrierte Lösung ermöglicht den nahtlosen Ablauf von der Rechnungserstellung bis zur Genehmigung und Abstimmung und bietet Vorteile wie eine schnellere Validierung, einen besseren Cashflow und finanzielle Transparenz in Echtzeit.

Bei TrueCommerce lassen sich unsere E-Invoicing-Lösungen in alle wichtigen Plattformen integrieren, darunter:

• Microsoft Dynamics 365 , einschließlich älterer Versionen wie NAV und AX
• SAP (einschließlich SAP S/4HANA)
• Orakel
• NetSuite
• Salbei (100, Intacct, X3)
• Andere benutzerdefinierte oder ältere ERP-Systeme

Durch die direkte Anbindung der E-Invoicing an diese Systeme erhalten Unternehmen einen rationalisierten, konformeren und skalierbareren Rechnungsprozess.

Integrationsmethoden

Es gibt verschiedene technische Möglichkeiten, E-Invoicing in Ihre Backend-Systeme zu integrieren. Der richtige Ansatz hängt von Ihrer Infrastruktur, Ihren IT-Ressourcen und Ihren Geschäftszielen ab.

API-Integration

Dies ist die flexibelste und skalierbarste Methode. Durch die Verwendung der API für E-Invoicing ermöglicht Ihr Unternehmen einen sicheren Datenaustausch in Echtzeit zwischen Ihrer Rechnungsplattform und Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem. 

Dies ist ideal für Unternehmen, die schnelle, automatisierte Arbeitsabläufe mit dynamischer Datensynchronisierung suchen.

Verwaltete Dienste

Anstatt Ihre eigenen Integrationen zu erstellen und zu pflegen, übernimmt ein Anbieter wie TrueCommerce alles für Sie. Dazu gehören Mapping, Dokumentenübersetzung, Partner-Onboarding, Compliance-Updates und tägliches Monitoring. 

Es handelt sich um einen praktischen Ansatz, der die IT-Belastung reduziert und die Wertschöpfungszeit verkürzt.

Middleware

Middleware fungiert als Bindeglied oder Übersetzer zwischen Systemen, erfordert aber oft noch interne IT-Unterstützung. Während einige Legacy-Systeme Middleware verwenden, entscheiden sich moderne Unternehmen aufgrund ihrer Flexibilität, des geringeren Aufwands und der einfacheren Wartung zunehmend für vollständig verwaltete Dienste.

Mit TrueCommerce liefern wir mit unserem Managed-Services-Modell nicht nur Software – wir liefern Ergebnisse. 

Sie erhalten eine Cloud-basierte, konforme und skalierbare E-Invoicing-Lösung, die eng in Ihr ERP-System integriert ist und Sie bei jedem Schritt durch Experten unterstützt.

Häufige Herausforderungen bei der E-Invoicing (und wie man sie löst)

Die digitale Transformation bringt zahlreiche Hürden mit sich, und die elektronische Rechnungsstellung bildet da keine Ausnahme. Von technischen Kompatibilitätsproblemen über den Widerstand der Benutzer bis hin zur Komplexität der Compliance können Unternehmen bei der Einführung einer E-Invoicing-Lösung auf zahlreiche Hindernisse stoßen.

Nachfolgend erläutern wir sechs der häufigsten Herausforderungen und wie TrueCommerce Ihnen hilft, diese zu überwinden.

1. Kompatibilitätsprobleme zwischen Systemen

Viele Unternehmen arbeiten mit einer Mischung aus Altsystemen, ERPs und Tools von Drittanbietern, was die Integration ohne die richtige Unterstützung schwierig macht.

Unsere E-Invoicing-Plattform ist für die Integration mit allen führenden ERP- und Buchhaltungssystemen konzipiert, darunter Microsoft Dynamics, SAP, Oracle, NetSuite und mehr. 

Die Cloud-basierte Lösung umfasst flexible API- und Managed-Service-Optionen, die selbst den komplexesten Systemumgebungen gerecht werden und einen reibungslosen Datenfluss in Ihrem Unternehmen gewährleisten.

2. Einhaltung regionaler E-Invoicing-Vorschriften

Die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung unterscheiden sich erheblich von Land zu Land. Was in Deutschland funktioniert, ist in Frankreich, Polen oder Lateinamerika nicht akzeptabel. 

Regionale Formate, Mandate und Zeitpläne einzuhalten, kann eine Herausforderung sein. Wir beobachten kontinuierlich die Entwicklung lokaler Vorschriften und passen unsere Lösung entsprechend an. 

Unser Managed-Services-Modell sorgt dafür, dass Ihre E-Invoicing-Prozesse länderspezifischen Standards wie Peppol, XML/UBL-Formaten und Archivierungsanforderungen entsprechen, ohne dass Ihr Team einen Finger rühren muss.

3. Schulung und Einführung des Personals 

Neue Systeme können Widerstand gegen Veränderungen auslösen, insbesondere wenn die Mitarbeiter an manuelle Rechnungsstellung oder PDF-Workflows gewöhnt sind.

Wir bieten eine vollständig verwaltete, benutzerfreundliche E-Invoicing-Lösung , die Störungen minimiert. Unser Onboarding-Prozess umfasst Schulungen, Dokumentation und praktische Unterstützung, damit Ihre Teams das neue System sicher und problemlos einführen können. 

Darüber hinaus automatisieren wir die meisten Schritte, sodass weniger Personal eingreifen muss.

4. Angebotserstellung und Rechnungsstellung

Fehler bei der Angebots- und Rechnungserstellung können zu Streitigkeiten, Verzögerungen oder abgelehnten Zahlungen führen, insbesondere wenn die Formate oder Erwartungen der Partner unterschiedlich sind.

Unsere Plattform stellt sicher, dass alle E-Rechnungen vor dem Versand das korrekte Format und die Validierungskriterien erfüllen. Automatisierte Prüfungen, vorkonfigurierte Regeln und Tools zur Dokumentenvalidierung verhindern Fehler und reduzieren die Anzahl abgelehnter Rechnungen. So wird der Zyklus vom Angebot bis zur Zahlung optimiert.

5. Kosten der Umsetzung 

Einige Unternehmen befürchten, dass die Einführung einer E-Invoicing-Lösung mit kostspieligen Einrichtungs- und Entwicklungskosten sowie langen Bereitstellungszeiträumen verbunden wäre.

Mit TrueCommerce benötigen Sie weder interne Entwickler noch benutzerdefinierten Code. Unsere cloudbasierte, vollständig verwaltete Plattform reduziert die Anfangsinvestitionen und sorgt für eine schnellere Wertschöpfung. 

Für KMU bieten wir auch skalierbare, größengerechte Lösungen an, die auf Ihr Budget abgestimmt sind.

6. Rechnungsbetrug und Sicherheitsbedenken

Herkömmliche Rechnungsstellungsmethoden können Unternehmen Risiken wie Abfangen, Manipulation oder Identitätsbetrug aussetzen, insbesondere wenn sie manuell oder über unsichere Kanäle erfolgen.

Unsere E-Invoicing-Plattform bietet robuste Sicherheitsfunktionen wie End-to-End-Verschlüsselung, digitale Signaturen und automatisierte Validierungsprüfungen. Wir bieten außerdem Dokumentenverfolgung und Warnmeldungen in Echtzeit, damit Sie immer wissen, wo sich Ihre Rechnungen befinden und ob sie akzeptiert wurden.

Und wenn Ihr Unternehmen weiterhin auf E-Mail-basierte Rechnungsstellung angewiesen ist, bieten wir sichere, abwärtskompatible Optionen, die den Schutz Ihrer Daten gewährleisten und gleichzeitig Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe unterstützen.

Weitere Informationen zum Umgang mit den oben genannten sechs Herausforderungen finden Sie in unserem Leitfaden zu den sechs häufigsten Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung. Dort erfahren Sie auch, wie Sie diese bewältigen können.

Wie E-Invoicing die Sicherheit verbessert und Betrug verhindert

Die Rechnungsstellung mag wie ein Routinevorgang erscheinen, ist aber in Wirklichkeit ein beliebtes Ziel für Betrug. Von gefälschten Rechnungen bis hin zu abgefangenen Zahlungen – traditionelle Methoden wie E-Mail, PDF und Papier setzen Unternehmen einem erheblichen Risiko aus. 

Aus diesem Grund steigen immer mehr Unternehmen auf E-Invoicing um – nicht nur aus Effizienzgründen, sondern auch, um sich keine Sorgen machen zu müssen.

Risiken der traditionellen Rechnungsstellung 

Manuelle Rechnungsstellungsmethoden bieten zahlreiche Schwachstellen:

• Rechnungsbetrug: Kriminelle versenden gefälschte oder manipulierte Rechnungen, die legitim erscheinen, was zu nicht autorisierten Zahlungen führt.
• Abfangen: Papierrechnungen oder E-Mail-Anhänge können abgefangen und verändert werden, bevor sie den beabsichtigten Empfänger erreichen.
• Fehlende Validierung: Ohne Automatisierung können menschliche Fehler oder böswillige Akteure leichter unkontrolliert durchkommen.

Diese Risiken führen nicht nur zu finanziellen Verlusten, sie schädigen auch die Lieferantenbeziehungen und können zu Problemen mit den Aufsichtsbehörden oder Audits führen.

Wie E-Invoicing Betrug bekämpft

Die E-Invoicing stärkt Ihre Abwehrmaßnahmen erheblich, indem manuelle Schritte durch eine sichere, nachvollziehbare Automatisierung ersetzt werden:

• Digitale Signaturen authentifizieren den Ursprung und die Integrität jeder Rechnung und tragen dazu bei, sicherzustellen, dass sie nicht manipuliert wurde.
• Automatisierte Validierungsprüfungen stellen sicher, dass die Rechnung vordefinierten Regeln und Formaten entspricht, bevor sie in Ihr System aufgenommen wird.
• Durch die durchgängige Rückverfolgbarkeit können Sie jede Rechnung von der Erstellung bis zur Zustellung und Annahme verfolgen. Dies reduziert Streitigkeiten und vereinfacht Prüfungen.

Mit TrueCommerce ist Sicherheit in jedem Schritt integriert. Unsere E-Invoicing-Plattform nutzt verschlüsselte Verbindungen, rollenbasierten Zugriff und Echtzeit-Benachrichtigungen, um Ihre Finanzdaten zu schützen und Ihnen volle Transparenz über den Dokumentenstatus zu geben.

Um mehr darüber zu erfahren, wie die elektronische Rechnungsstellung die Sicherheit erhöht, lesen Sie unseren Leitfaden „Wie E-Rechnung Betrug reduziert und die Sicherheit erhöht”.

E-Invoicing und Supply Chain Effizienz

Bei der elektronischen Rechnungsstellung handelt es sich nicht nur um das Versenden digitaler Rechnungen, sondern sie ist auch ein wichtiger Faktor für die Leistung der Lieferkette. 

Durch die Automatisierung zentraler Finanzabläufe und die Verbesserung der Kommunikation zwischen Partnern hilft die elektronische Rechnungsstellung Ihrem Unternehmen, schneller zu agieren, Fehler zu reduzieren und intelligentere Entscheidungen in der gesamten Lieferkette zu treffen.

Rolle bei der Automatisierung von Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird häufig durch manuelle Verarbeitung, nicht übereinstimmende Daten und Genehmigungsverzögerungen verlangsamt.

E-Invoicing-Software rationalisiert diese Prozesse durch:

• Automatisierte Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen und Wareneingängen, um Genehmigungen zu beschleunigen
• Automatisches Auslösen von Zahlungen, sobald definierte Validierungsregeln erfüllt sind – zur Reduzierung von Engpässen und Mahngebühren
• Minimierung manueller Eingriffe, sodass sich Finanzteams auf Ausnahmen statt auf Dateneingabe konzentrieren können

Durch die Integration der E-Invoicing in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem gewährleisten Sie einen nahtlosen Fluss der Finanzdaten von der Bestellung bis zur Zahlung.

Verbesserte Lieferanten-/Kundenkommunikation

Eine gut funktionierende Lieferkette ist auf klare und zeitnahe Kommunikation angewiesen. E-Invoicing unterstützt dies durch:

• Automatische Validierungs- und Ablehnungsbenachrichtigungen, die Lieferanten helfen, Fehler frühzeitig zu beheben, bevor sie zu Verzögerungen führen
• Standardisierte Formate, die für Konsistenz sorgen und das Risiko von Missverständnissen zwischen Systemen verringern
• Echtzeit-Datenübertragung, die schnellere Aktualisierungen in nachgelagerten Systemen wie Lagerverwaltung, Logistik oder Analyseplattformen ermöglicht
• Weniger menschliche Fehler, was zu weniger Streitfällen und reibungsloseren Geschäftsbeziehungen führt

Die vollständig verwalteten E-Invoicing-Lösungen von TrueCommerce lassen sich in Ihr Lieferketten-Ökosystem integrieren und bieten Ihnen die Transparenz, Geschwindigkeit und Genauigkeit, die Sie brauchen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Um einen genaueren Blick darauf zu werfen, wie die elektronische Rechnungsstellung die Leistung von der Beschaffung bis zur Zahlung steigert, lesen Sie unseren Leitfaden zur Rolle der elektronischen Rechnungsstellung für die Effizienz der Lieferkette .

E-Invoicing und Nachhaltigkeit

Da Unternehmen ihren Fokus zunehmend auf Nachhaltigkeit und ESG-Ziele (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) legen, bietet E-Invoicing eine praktische und wirkungsvolle Möglichkeit, umweltfreundlichere Abläufe zu unterstützen, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen.

Wie die digitale Rechnungsstellung ESG-Ziele unterstützt

Der Ersatz papierbasierter Rechnungen durch vollständig digitale Arbeitsabläufe reduziert direkt Ihren ökologischen Fußabdruck:

• Papierreduzierung: Durch den Wegfall gedruckter Rechnungen, Umschläge und Postzustellung wird der Papierverbrauch im gesamten Finanzwesen durch die elektronische Rechnungsstellung erheblich gesenkt.
• Energieeinsparungen: Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung werden weniger Drucker, Scanner und Lieferwagen genutzt, was zu einer Reduzierung des Energieverbrauchs und der CO2-Emissionen führt.
• CO2-Berichterstattung und Nachverfolgung: Digitale Prozesse generieren saubere, strukturierte Daten, die die Verfolgung und Berichterstattung über CO2-Reduktionen und ESG-Leistungen erleichtern.

Mit TrueCommerce helfen Ihnen unsere Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung nicht nur dabei, Ihre Abläufe zu optimieren, sondern auch, sich an umfassenderen CSR- und Nachhaltigkeitszielen auszurichten. 

Ob Sie Netto-Null-Ziele verfolgen oder eine ESG-Zertifizierung anstreben – die digitale Rechnungsstellung ist ein einfacher, messbarer Schritt in die richtige Richtung. Erfahren Sie in unserem Leitfaden mehr darüber, wie Rechnungssoftware die Nachhaltigkeit und das Umweltmanagement Ihres Unternehmens unterstützt .

Die richtige E-Invoicing-Lösung auswählen

Die Wahl der richtigen E-Invoicing-Lösung hängt von der Größe Ihres Unternehmens, Ihren Systemen, Compliance-Anforderungen und Wachstumsplänen ab. 

Ganz gleich, ob Sie gerade erst mit der Digitalisierung beginnen oder international expandieren: Die richtige Plattform sollte sowohl unmittelbare Vorteile als auch langfristige Flexibilität bieten. 

4 Wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten

Priorisieren Sie bei der Bewertung von Anbietern Plattformen, die Folgendes bieten:

1. Compliance-Unterstützung: Bleiben Sie auf dem Laufenden mit nationalen und regionalen Vorschriften wie der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie oder den Peppol-Standards.
2. ERP-Integration: Sorgen Sie für einen nahtlosen Datenaustausch mit Systemen wie Microsoft Dynamics, SAP, Oracle und NetSuite.
3. Automatisierung: Reduzieren Sie die manuelle Eingabe mit integrierten Workflows zur Rechnungsvalidierung, -übermittlung und Antwortverfolgung.
4. Analyse und Transparenz: Greifen Sie auf Dashboards und Berichtstools zu, um Cashflow, Rechnungsstatus und Compliance-Kennzahlen in Echtzeit zu überwachen.

Der richtige Funktionsumfang kann den Verwaltungsaufwand verringern und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie für Prüfungen bereit bleiben und auf regulatorische Änderungen reagieren können.

Der richtige Funktionsumfang kann den Verwaltungsaufwand verringern und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie für Prüfungen bereit bleiben und auf regulatorische Änderungen reagieren können.

Cloudbasierte vs. On-Premise-E-Invoicing-Software

Cloudbasierte E-Invoicing-Plattformen	On-Premise-Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung
Einfacher zu implementieren, schnell skalierbar und mit automatischen Updates und Sicherheitspatches. Ideal für Unternehmen mit begrenzten internen IT-Ressourcen oder solche, die mehrere Regionen mit unterschiedlichen Compliance-Anforderungen verwalten.	Bieten Ihnen mehr Kontrolle, erfordern jedoch eine interne Infrastruktur, regelmäßige Wartung und höhere Vorlaufkosten.

TrueCommerce ist einer der führenden Anbieter von E-Invoicing-Lösungen und bietet End-to-End-Support sowie sichere, Cloud-basierte, vollständig verwaltete elektronische Rechnungssoftware für Unternehmen.

Dies gibt Ihnen Sicherheit durch Zuverlässigkeit auf Unternehmensniveau und automatische Compliance-Updates.

Beste Optionen für KMU im Vergleich zu Großunternehmen

KMU	Große Unternehmen
KMU profitieren von flexiblen, benutzerfreundlichen Plattformen, die den Einrichtungsaufwand minimieren und gleichzeitig wichtige Compliance- und Automatisierungsfunktionen bieten. Kostengünstiges Onboarding und Support sind entscheidend.	Große Unternehmen benötigen robuste Skalierbarkeit, länderübergreifende Compliance-Unterstützung und die Integration mit mehreren ERP-Systemen oder Handelsplattformen. Ein Anbieter mit globaler Infrastruktur und umfassender technischer Expertise ist daher unerlässlich.

TrueCommerce unterstützt beide Enden des Spektrums und bietet maßgeschneiderte Lösungen, die sich Ihren Anforderungen anpassen, unabhängig davon, ob Sie Dutzende oder Tausende von Rechnungen pro Monat bearbeiten.

Ist E-Invoicing das Richtige für Sie?

E-Invoicing ist mehr als nur eine gesetzliche Vorschrift – es ist eine intelligentere Geschäftsabwicklung. Ob Sie ein wachsendes KMU oder ein multinationales Unternehmen sind, die Vorteile liegen auf der Hand:

• Geringere Kosten und schnellere Durchlaufzeiten
• Höhere Genauigkeit und Echtzeit-Sichtbarkeit
• Einfachere Einhaltung nationaler Vorschriften
• Verbesserter Cashflow durch schnellere Zahlungen
• Bessere Betriebseffizienz durch weniger manuelle Aufgaben

Wer profitiert am meisten?

Die E-Invoicing bietet einen messbaren ROI für Unternehmen jeder Größe, ist aber besonders wertvoll für:

• Schnell wachsende KMU, die ihre Verwaltung rationalisieren und ihre Skalierbarkeit verbessern möchten
• Unternehmen in regulierten Märkten, in denen die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch ist oder bald sein wird
• Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen, vielen Handelspartnern oder länderübergreifenden Compliance-Anforderungen

Wenn Sie derzeit manuelle oder PDF-basierte Rechnungen verwenden, ist es jetzt an der Zeit, Ihren Prozess zu überprüfen. Selbst wenn Sie bereits EDI-Systeme einsetzen, muss die Einführung elektronischer Rechnungen nicht kompliziert sein und kann Ihre umfassende Integrationsstrategie sogar verbessern.

Wie E-Invoicing und EDI zusammenarbeiten

Trotz der Unterschiede in Format und Anwendungsfall handelt es sich bei EDI und E-Invoicing im Grunde um ähnliche Technologien. Beide ermöglichen einen strukturierten, automatisierten Datenaustausch zwischen Geschäftssystemen.

Anstatt sie als separate Systeme zu behandeln, können Sie beide in eine einzige ERP-verbundene Plattform integrieren, um alles von der Bestellung bis zum Zahlungseingang und von der Beschaffung bis zur Bezahlung zu verwalten. 

Zum Beispiel:

• Eine Bestellung kann per EDI ausgetauscht werden (z. B. EDI 850 oder EDIFACT ORDERS ).
• Die Rechnung für diese Bestellung kann als E-Rechnung im XML- oder Peppol BIS-Format gesendet werden.
• Beide Dokumente durchlaufen dasselbe ERP-System mit Echtzeittransparenz und -verfolgung über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Mit TrueCommerce müssen Sie keine separaten Tools oder Integrationen verwalten. 

Unsere Plattform verbindet EDI und E-Invoicing in einer einheitlichen Lösung und lässt sich mühelos mit führenden ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics, SAP, Oracle und NetSuite synchronisieren.

Dieser Ansatz bedeutet:

• Weniger Komplexität für IT-Teams und Finanzabteilungen
• Einfachere Compliance für alle Dokumenttypen und Regionen
• Bessere Transparenz in der Lieferkette, vom Einkauf bis zur Zahlung

Und wenn Sie in die elektronische Rechnungsstellung investieren, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, können Sie diese Dynamik nutzen, um andere wichtige Prozesse wie EDI, Auftragsabwicklung oder Bestandsaktualisierungen zu verbessern.

Wenn Sie neugierig auf EDI-Lösungen sind , erfahren Sie in unserem Leitfaden zum elektronischen Datenaustausch alles, was Sie wissen müssen . 

Nächste Schritte: Buchen Sie eine kostenlose Beratung mit unseren Experten

Für viele ist E-Invoicing eine Voraussetzung, für zukunftsorientierte Unternehmen ist sie jedoch auch eine Chance zur Modernisierung, Integration und Skalierung.

Sie fragen sich, ob E-Invoicing für Ihr Unternehmen geeignet ist? Hier erfahren Sie, wo Sie anfangen können:

• Analysieren Sie Ihre aktuelle Rechnungsstellung und EDI-Struktur: Wo treten Verzögerungen, Fehler oder manuelle Arbeitsschritte auf?
• Sprechen Sie mit unseren Expert:innen: Wir helfen Ihnen, Potenziale zur Vereinheitlichung und Optimierung Ihrer Strategie für Rechnungs- und Dokumentenaustausch zu erkennen.
• Buchen Sie eine kostenlose Demo oder Beratung: Erleben Sie, wie TrueCommerce die elektronische Rechnungsstellung, EDI und ERP-Integration an einem Ort vereinfacht.

FAQs zum E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung)

Egal, ob Sie gerade erst mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen oder wissen möchten, wie sie in Ihre Systeme passt, hier finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen von Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen E-Invoicing und PDF-Rechnungen?

Eine PDF-Rechnung kann zwar digital versendet werden, erfordert aber manuelle Bearbeitung. Echte E-Invoicing bedeutet, dass die Rechnung automatisch in einem strukturierten, softwarelesbaren Format erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird, ohne dass menschliches Zutun erforderlich ist.

Ist die elektronische Rechnungsstellung Deutschland obligatorisch?

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.

In welche Systeme lässt sich E-Invoicing integrieren?      

E-Invoicing lässt sich in die meisten ERP-, CRM- und Buchhaltungsplattformen integrieren, darunter Microsoft Dynamics, SAP, Oracle, Sage und NetSuite. Durch die Integration werden Rechnungsdaten direkt in Ihre Systeme übertragen und automatisiert verarbeitet und ausgewertet.

Wie funktioniert E-Invoicing?

Bei E-Invoicing wird eine strukturierte elektronische Rechnung (z. B. XML oder UBL) erstellt, sicher über ein Netzwerk oder Portal übermittelt, anhand lokaler Standards validiert und automatisch in das Finanzsystem des Empfängers importiert. Manuelle Eingaben oder PDF-Anhänge sind somit nicht mehr erforderlich.

Was ist der Unterschied zwischen E-Invoicing und E-Billing?

E-Invoicing bezeichnet typischerweise den B2B- oder B2G-Rechnungsaustausch über strukturierte Datenformate und die Integration mit Finanzsystemen. E-Billing ist ein weiter gefasster Begriff, der auch digitale Rechnungen für Verbraucher oder per E-Mail versendete PDF-Dateien umfassen kann und nicht immer Automatisierungs- oder Compliance-Funktionen beinhaltet.

Wann ist E-Invoicing verpflichtend?

Die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung variieren je nach Land und Branche. In der EU führen mehrere Länder (darunter Frankreich, Deutschland, Polen und Belgien) ab 2024–2026 schrittweise Vorschriften ein. Viele lateinamerikanische Länder verlangen bereits für die meisten Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung. In vielen EU-Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich bereits Pflicht.

In welchen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch?

In Ländern wie Italien, Mexiko, Brasilien, Chile und Indien ist die elektronische Rechnungsstellung bereits verpflichtend. In EU-Ländern wie Frankreich, Polen und Deutschland werden die Vorschriften bald umgesetzt, während sich andere Länder (z. B. Belgien und Spanien) in der Übergangsphase befinden. Die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung variieren je nach Land, Branche und Unternehmensgröße.