Was ist Peppol: Der vollständige Leitfaden zu Peppol

Einführung 

Die elektronische Rechnungsstellung wird in immer mehr Ländern zur Pflicht. Regierungen führen Anforderungen ein, um sicherzustellen, dass Rechnungen digital, standardisiert und häufig in Echtzeit übermittelt werden. 

Unter den verschiedenen verfügbaren Formaten und Netzwerken ist Peppol eines der am schnellsten wachsenden und am weitesten verbreiteten. Es bietet eine zentrale Verbindung, über die Unternehmen Rechnungen und andere Geschäftsdokumente mit Handelspartnern auf der ganzen Welt austauschen können. 

Bei Peppol geht es nicht nur um Compliance. Es geht auch um Effizienz, Interoperabilität und die Vereinfachung des grenzüberschreitenden Handels für öffentliche und private Organisationen. 

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Peppol ist und wie es entstand, wie das Netzwerk funktioniert und warum die 4-Corner- und 5-Corner-Modelle wichtig sind, wo Peppol heute eingesetzt wird und welche Länder als nächstes beitreten, welche Vorteile Peppol bietet und wie die Zukunft für Peppol aussieht. 

Was ist Peppol 

Peppol ist sowohl eine Organisation als auch ein Netzwerk. Die Organisation Peppol wird von OpenPeppol verwaltet, einem gemeinnützigen Verein, der für die Verwaltung der Standards, technischen Spezifikationen und des allgemeinen Governance-Modells verantwortlich ist. 

Das Netzwerk selbst ist eine sichere Umgebung, in der Mitglieder elektronische Geschäftsdokumente anhand vereinbarter Spezifikationen austauschen können. Dadurch wird die vollständige Interoperabilität zwischen allen Teilnehmern gewährleistet, unabhängig von der von ihnen verwendeten Software oder dem von ihnen verwendeten Dienstanbieter. 

Peppol ist sowohl für öffentliche Einrichtungen als auch für private Unternehmen konzipiert. 

PEPPOL in Zahlen 

• 1,4 Millionen Mitglieder im Peppol-Netzwerk 

• 20 Länder mit einer Peppol-Behörde 

• 45 Länder mit OpenPeppol-Mitgliedern 

• 567 OpenPeppol-Mitglieder insgesamt 

Sobald Sie mit dem Netzwerk verbunden sind, können Sie über eine einzige Verbindung mit allen anderen Mitgliedern Daten senden und von ihnen empfangen. 

Geschichte und Zweck von PEPPOL 

Peppol startete 2008 als ein von der Europäischen Kommission gemeinsam mit einer Gruppe von Konsortiumsmitgliedern finanziertes Projekt. 

Das Hauptziel bestand darin, eine gemeinsame, sichere und standardisierte Infrastruktur für den Austausch digitaler Geschäftsdokumente in ganz Europa zu schaffen. 

Handelspartner anbinden war vorher eine schwierige Angelegenheit. Peppol beseitigte diese Barriere, indem es ein Netzwerk schuf, in dem alle die gleichen Regeln für Transport und Dokumentformate befolgen. 

Im Laufe der Zeit wurde das Netzwerk über Europa hinaus erweitert und ist heute weltweit tätig. 

Mit der zunehmenden Verbreitung von Peppol fragen sich viele Unternehmen, wie es im Vergleich zu herkömmlichem EDI abschneidet. Beide zielen zwar auf einen effizienteren Dokumentenaustausch ab, die Art und Weise, wie sie Handelspartner miteinander verbinden und Standards handhaben, ist jedoch sehr unterschiedlich.

Wichtige Peppol-Begriffe 

Bei der Arbeit mit Peppol stoßen Sie möglicherweise auf viele verschiedene Begriffe. Um Ihnen ein besseres Verständnis zu ermöglichen, haben wir eine Liste der wichtigsten Konzepte und Begriffe zusammengestellt, die Sie im Zusammenhang mit Peppol kennen sollten. 

Begriff	Beschreibung
Peppol	Eine globale digitale Infrastruktur für den sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften.
OpenPeppol	Die gemeinnützige Organisation, die die Peppol-Standards, technischen Spezifikationen und Governance verwaltet.
Peppol-Zugangspunkt	Ein zugelassener Dienstleister, der Organisationen an das Peppol-Netzwerk anbindet und den Dokumentenaustausch übernimmt.
Peppol-Behörde	Die lokale Behörde oder Organisation, die für die Genehmigung und Regulierung von Access Points innerhalb eines Landes zuständig ist.
UBL (Universal Business Language)	Ein standardisiertes XML-Format für elektronische Geschäftsdokumente, auf dem Peppol aufbaut.
BIS (Business Interoperability Specifications)	Eine Reihe von Standards, die hauptsächlich in Europa verwendet werden und definieren, wie Dokumente in Peppol strukturiert und validiert werden sollten.
PINT (Peppol International)	Ein globaler Standard basierend auf UBL oder CII, angepasst für die Verwendung außerhalb Europas.
Peppol-ID	Eine eindeutige Kennung, die jedem Teilnehmer im Peppol-Netzwerk zugewiesen wird und zur Identifizierung sowohl der Organisationen als auch ihrer Zugriffspunkte dient, um sicherzustellen, dass Dokumente korrekt gesendet werden.
Service-Metadaten-Publisher (SMP)	Ein digitales Verzeichnis, in dem die Peppol-IDs von Organisationen und ihre technischen Details zum Empfang von Dokumenten registriert sind, um die Weiterleitung von Dokumenten an den richtigen Empfänger zu erleichtern.
Service Metadata Locator (SML)	Ein zentraler Dienst, der eine Verbindung zu mehreren SMPs herstellt und dabei hilft, den richtigen SMP für eine bestimmte Peppol-ID zu finden.
CII (Cross Industry Invoice)	Ein internationales Rechnungsformat, das innerhalb von Peppol als Alternative zu UBL verwendet werden kann.

Peppol-Zugangspunkte 

Um Dokumente über Peppol zu senden und zu empfangen, muss Ihre Organisation eine Verbindung über einen Peppol-Zugangspunkt herstellen . 

Was ist ein Peppol Access Point? 

• Ein von der lokalen Peppol-Behörde zugelassener Dienstanbieter. 

• Verantwortlich dafür, dass Dokumente dem richtigen Format und den Validierungsregeln entsprechen. 

• Verwaltet den sicheren Transport von Dokumenten in das und aus dem Peppol-Netzwerk. 

Wenn Sie sich mit einem Access Point verbinden, können Sie alle anderen Teilnehmer im Netzwerk erreichen, unabhängig davon, wer deren Access Point-Anbieter ist. 

Warum Sie TrueCommerce als Ihren Peppol-Zugangspunkt wählen sollten 

Als zertifizierter Peppol Access Point bietet TrueCommerce eine zuverlässige und sichere Anbindung an das Peppol-Netzwerk. Wir unterstützen Unternehmen nicht nur europaweit, sondern weltweit und gewährleisten einen reibungslosen Dokumentenaustausch unabhängig vom Standort. Obwohl Peppol ein wichtiger Bestandteil unserer Dienstleistungen ist, liegt unsere Kernkompetenz weiterhin im Bereich EDI. So können wir umfassende Integrationslösungen anbieten, die alle Ihre digitalen Handelsanforderungen abdecken. 

TrueCommerce ist zudem aktives Mitglied von Branchenverbänden wie Geena, wo wir die Zukunft und Weiterentwicklung digitaler Dokumentenstandards mitgestalten. Dank unserer umfassenden Erfahrung mit Peppol-Standards, insbesondere im öffentlichen Sektor, kennen wir die besonderen Anforderungen und unterstützen Sie bei der sicheren Einhaltung der Compliance. 

So funktioniert Peppol 

Wenn Dokumente über Peppol versendet werden, durchlaufen sie einen bestimmten Ablauf vom Absender zum Empfänger. Der genaue Ablauf hängt von den Regeln des Landes ab, in dem die Transaktion stattfindet. Die meisten Länder verwenden das 4-Corner-Modell, während andere das 5-Corner-Modell mit staatlicher Beteiligung für die Echtzeit-Genehmigung oder Berichterstattung verlangen. 

Das Peppol 4-Corner-Modell 

Dies ist das gängigste Modell und wird in Ländern ohne Echtzeit-Rechnungsgenehmigung durch die Regierung verwendet. 

Absender (Sie) > Zugangspunkt des Absenders > Zugangspunkt des Empfängers > Empfänger 

Dieses Modell stellt sicher, dass sowohl Absender als auch Empfänger mit ihrem bevorzugten Anbieter arbeiten können und gleichzeitig Dokumente auf standardisierte Weise austauschen. 

Das Peppol 5-Corner-Modell 

Einige Länder schalten zwischengeschaltete staatliche Plattformen für die Echtzeit-Genehmigung oder Berichterstattung ein. Dies ist in Ländern mit Continuous Transaction Controls (CTC) üblich. 

Absender (Sie) > Zugangspunkt des Absenders > Regierungsplattform > Zugangspunkt des Empfängers > Empfänger 

Peppol-Formate und Dokumentstandards 

Peppol basiert, genau wie EDI, auf vereinbarten Standards. Diese Standards regeln sowohl die Strukturierung von Dokumenten als auch die für den Austausch verwendeten Formate. Dies erleichtert den Dokumentenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Unternehmen. 

Die gängigsten Standards in Peppol sind BIS und PINT . 

• BIS ist für Europa optimiert und berücksichtigt häufig Anforderungen im Zusammenhang mit den EU-Steuervorschriften. Es basiert auf dem UBL-Format. Die neueste Version ist Peppol BIS 3.0.

• PINT ist ein neuer, globaler Standard, der es Ländern außerhalb der EU ermöglicht, ein ähnliches Modell zu verwenden und gleichzeitig ihre eigenen lokalen Anforderungen zu erfüllen. PINT basiert auf UBL oder CII. 

Obwohl auch andere Formate über Peppol ausgetauscht werden können, gibt die folgende Liste einen Überblick über die BIS- und PINT-Dokumenttypen: 

Standard	Unterstützte Dokumenttypen
BIS	Rechnung, Gutschrift, Bestellung, Lieferschein, Katalog
PINT	Rechnung, Gutschrift

Peppol in verschiedenen Ländern 

Obwohl Peppol in Europa begann, hat sich die Einführung auf andere Teile der Welt ausgeweitet. 

Globale Highlights: 

• Über 1,2 Millionen Unternehmen sind im Peppol-Netzwerk registriert 

• 20 Länder haben ihre eigene Peppol-Behörde 

• Länder außerhalb Europas wie Australien, Neuseeland, Singapur, Malaysia und Japan sind bereits beigetreten 

Peppol wird je nach Land unterschiedlich eingesetzt. In vielen Ländern ist es als bevorzugtes Netzwerk und Format Teil der nationalen E-Invoicing-Vorschriften. In anderen Ländern ist es optional, wird aber häufig verwendet, insbesondere bei Business-to-Government-Transaktionen (B2G). 

Zu diesen nationalen Unterschieden können Abweichungen bei den Dokumenttypen und Validierungsregeln gehören sowie die Frage, ob Peppol für den öffentlichen Sektor oder auch für Business-to-Business-Transaktionen (B2B) erforderlich ist. 

Peppol-Integration mit ERP-Systemen 

Peppol ist so konzipiert, dass es nahtlos mit bestehenden ERP-Systemen zusammenarbeitet und Unternehmen den Austausch von Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften direkt in ihrer eigenen Software automatisiert. Typischerweise verbinden Unternehmen ihre ERP-Systeme mit einer Zwischenlösung oder einem Dienstanbieter, auch bekannt als Peppol Access Point, der die Kommunikation mit dem Peppol-Netzwerk verwaltet. 

Dieses Setup reduziert manuelle Arbeit, minimiert Fehler und beschleunigt die Dokumentenverarbeitung. Viele ERP-Systeme verfügen entweder über integrierte Peppol-Unterstützung oder können über Add-ons oder Integrationsplattformen mit Peppol verbunden werden. Dies erleichtert Unternehmen den Beitritt zum Netzwerk und den schnellen und sicheren Austausch standardisierter Dokumente. 

Vorteile von Peppol 

Peppol erfreut sich zunehmender Beliebtheit, unter anderem weil es viele Vorteile mit sich bringt. Peppol bietet sowohl Regierungen als auch Unternehmen erhebliche Vorteile. 

Peppol-Vorteile für Unternehmen: 

• Einfache Anbindung an viele bereits im Netzwerk vorhandene Handelspartner 

• Es ist nicht erforderlich, mehrere Eins-zu-Eins-Integrationen zu erstellen 

• Standardisierte Formate und Validierungsregeln 

• Schnellere und zuverlässigere Dokumentenlieferung 

• Reduzierter manueller Aufwand und weniger Fehler durch Automatisierung 

• Automatisierte Verarbeitung, die die Order-to-Cash-Zyklen beschleunigt 

• Schnellere Anbindung an Handelspartner, die ebenfalls Teil des Netzwerks sind 

Vorteile von Peppol für Regierungen: 

• Verbesserte Einhaltung von Steuer- und Meldevorschriften 

• Eine sichere Infrastruktur, die den nationalen und internationalen Handel unterstützt 

• Möglichkeit zur Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung ohne die Schaffung isolierter lokaler Systeme 

Peppol und grenzüberschreitende Transaktionen 

Die meisten E-Invoicing-Vorschriften konzentrieren sich auf den Binnenhandel, also Rechnungen zwischen Unternehmen, die im selben Land für die Mehrwertsteuer registriert sind. Grenzüberschreitender Handel ist in der Regel nicht inbegriffen, obwohl einige Länder, wie Italien, Anforderungen für bestimmte internationale Rechnungen eingeführt haben. 

Da Peppol ein von mehreren Ländern übernommener Standard ist, können damit Dokumente auf sichere und einheitliche Weise grenzüberschreitend gesendet und empfangen werden. Dies erleichtert international tätigen Unternehmen die Erfüllung der Anforderungen in verschiedenen Märkten. 

Peppol und die ViDA-Initiative 

„Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) der Europäischen Kommission zielt darauf ab, die Mehrwertsteuerberichterstattung und die elektronische Rechnungsstellung in der gesamten EU zu modernisieren. Ein Teil des Plans besteht darin, den grenzüberschreitenden Handel transparenter und effizienter zu gestalten. 

Peppol gehört zu den Standards, die in der Pilotphase von ViDA getestet werden . Dabei erproben Länder und Anbieter, wie die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung in der Praxis funktionieren könnte. Die Ergebnisse werden den künftigen Ansatz der EU mitgestalten. 

Sicherheit im Peppol-Netzwerk 

Beim Peppol-Netzwerk steht Sicherheit an erster Stelle. Ein wichtiger Grund dafür ist, dass alle Access Points vor ihrer Inbetriebnahme von der lokalen Peppol-Behörde genehmigt werden müssen. Dieser Genehmigungsprozess stellt sicher, dass sich nur zuverlässige und konforme Dienstanbieter mit dem Netzwerk verbinden können. 

Jede mit Peppol verbundene Organisation erhält eine eindeutige Peppol-ID, die innerhalb des Netzwerks wie ein digitaler Pass fungiert. Diese ID hilft, Absender und Empfänger jedes Dokuments zu verifizieren, Betrug zu verhindern und sicherzustellen, dass Geschäftsdokumente korrekt und sicher weitergeleitet werden. 

Da Peppol standardisierte Protokolle und verschlüsselte Kommunikation zwischen den Zugriffspunkten verwendet, sind Dokumente während der Übertragung vor Manipulation oder Abfangen geschützt. Dies macht Peppol zu einer sicheren und effizienten Möglichkeit, sensible Geschäftsinformationen über Grenzen und Branchen hinweg auszutauschen. 

Peppol in verschiedenen Branchen 

Peppol wird häufig im Business-to-Government-Bereich (B2G) eingesetzt. In vielen Ländern ist es im Handel mit öffentlichen Organisationen vorgeschrieben, was es insbesondere in Branchen wie dem Gesundheitswesen seit vielen Jahren wichtig macht. 

Heute sorgen die Vorteile von Peppol – von der sicheren Bereitstellung bis hin zur großen Netzwerkreichweite – dafür, dass es zunehmend von Unternehmen in den unterschiedlichsten Branchen und nicht nur im öffentlichen Sektor eingesetzt wird. 

Die Zukunft von Peppol 

Das Netzwerk wächst schnell. Immer mehr Länder treten bei, immer mehr Mitglieder vernetzen sich und die Zahl der unterstützten Dokumenttypen steigt. 

Peppol-Trends, die Sie im Auge behalten sollten: 

• Immer mehr Länder integrieren Peppol in ihre verpflichtenden E-Rechnungsrahmen 

• Weitere Dokumenttypen über Rechnungen hinaus, wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Gutschriften und Kataloge 

• Integration mit Steuerberichtssystemen zur Erfüllung der CTC-Anforderungen 

• Kontinuierliche Expansion außerhalb Europas, insbesondere im asiatisch-pazifischen Raum 

Peppol hat gute Chancen, das führende globale Framework für den digitalen Dokumentenaustausch zu werden.

Abschließende Gedanken zu Peppol 

Ganz gleich, ob Sie sich auf eine nationale E-Rechnungspflicht vorbereiten oder nach einer effizienteren Möglichkeit zum Dokumentenaustausch mit Handelspartnern suchen: Peppol bietet eine bewährte, skalierbare und sichere Lösung. 

Indem Sie sich einmal mit dem Netzwerk verbinden, öffnen Sie die Tür zu einer riesigen globalen Community von Organisationen, die dieselben Standards verwenden. 

Wenn Sie erfahren möchten, wie Peppol für Ihr Unternehmen funktionieren könnte, kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns über die Möglichkeiten sprechen.