ZUGFeRD

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (=Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen und wird seit 25.06.2017 allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt.
ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per E-Mail zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist.
Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, unterstützt durch Ministerien, Wirtschaftsverbände und Unternehmen. Das Ziel: Ein einheitliches, interoperables Rechnungsformat für die gesamte deutsche Wirtschaft. ZUGFeRD wird seit 25.06.2017 allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt.

ZUGFeRD kombiniert:

• eine visuelle Darstellung im PDF/A‑3-Format
• mit einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei

Durch PDF/A-3 wird die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. So lassen sich Rechnungen direkt weiterverarbeiten – z. B. in ERP-Systemen – ohne manuelle Datenerfassung. Das Format ist offen, lizenzfrei und konform zur EU-Norm EN 16931.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine elektronische Rechnung im Hybridformat. Sie besteht aus einem:

• PDF/A‑3-Dokument für die manuelle Sichtprüfung
• und einer strukturierten XML-Datei, die alle Rechnungsdaten maschinenlesbar abbildet

Beide Komponenten sind technisch miteinander verbunden: Die XML-Datei wird direkt in das PDF eingebettet. Dadurch eignet sich das Format besonders gut für automatisierte Rechnungsverarbeitung und den Einsatz im B2B- sowie im öffentlichen Sektor (B2G).

Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?

Optisch unterscheidet sich eine ZUGFeRD-Rechnung kaum von einer klassischen PDF-Rechnung. Allerdings enthält sie im Hintergrund die eingebettete XML-Datei.
Diese kann über einen PDF-Viewer sichtbar gemacht werden – beispielsweise in der Dateiansicht als Anhang. Wer die XML auslesen will, benötigt ein geeignetes Tool oder eine Softwarelösung mit ZUGFeRD-Unterstützung.

Beispielhafte Inhalte:

• Rechnungsnummer, Datum, Empfänger
• Einzelpositionen mit Mengen und Preisen
• Umsatzsteuer
• Zahlungsbedingungen

Die XML-Datei spiegelt alle Inhalte strukturiert und standardisiert wider – gemäß der zugrundeliegenden Version (z. B. ZUGFeRD 2.1.1 entspricht EN 16931).

Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD-Rechnungen sind meist als PDF mit eingebettetem Anhang gestaltet. Merkmale:

• Datei-Endung: .pdf
• Typ: PDF/A‑3
• Enthält einen eingebetteten XML-Anhang mit strukturierter Rechnungsinformation

Erkennbar ist das u. a. durch:

• Prüfung der PDF-Eigenschaften im PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat)
• Anzeige eines Anhangs mit Dateityp *.xml
• Metadaten mit Verweis auf ZUGFeRD-Profile (z. B. BASIC, EN 16931, EXTENDED)

Was kostet ZUGFeRD?

Das ZUGFeRD-Format ist kostenfrei nutzbar – sowohl für Rechnungssteller als auch für Empfänger.
Die Spezifikation ist offen und wird durch das Forum elektronische Rechnung Deutschland gepflegt. Es fallen keine Lizenzgebühren an.

Kosten können jedoch entstehen für:

• Softwarelösungen zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen (z. B. Buchhaltungssysteme, Tools)
• Integration in bestehende IT-Systeme (z. B. ERP, DMS)
• Beratung oder Anpassung für komplexe Anwendungsfälle

TrueCommerce unterstützt ZUGFeRD in verschiedenen Versionen.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung wird eine Software benötigt, die das Format unterstützt. Die gängigen Schritte:

1. Rechnungsdaten eingeben (z. B. Kunde, Artikel, Steuersätze)
2. ZUGFeRD-Profil auswählen (z. B. BASIC, COMFORT, EN16931)
3. Rechnung als PDF/A‑3 exportieren mit eingebetteter XML-Datei
4. Elektronisch übermitteln (z. B. per E-Mail, E-Invoicing-Plattform oder Peppol)

Softwarelösungen von TrueCommerce bieten eine nahtlose Integration und ermöglichen die automatische Generierung und den Versand von ZUGFeRD-konformen E-Rechnungen.

Was ist das ZUGFeRD-Format?

ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das auf etablierten internationalen Standards basiert:

• PDF/A‑3 zur Archivierung und visuellen Darstellung
• XML-Datei basierend auf UN/CEFACT und der europäischen Norm EN 16931

Version 2.x des Formats ist vollständig konform zur europäischen E-Rechnungsrichtlinie (2014/55/EU) und daher auch für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und der EU zulässig.

Profile innerhalb von ZUGFeRD:

• Basic – einfache Rechnungen, ohne USt
• EN 16931 – Standardkonform für B2G
• Extended – für komplexe Rechnungen (z. B. mit Skonto, Rabatten, Zuschlägen)

Nutzen von ZUGFeRD

Im Gegensatz zu anderen Verfahren wie EDIFACT stellt die ZUGFeRD-Spezifikation keinerlei Anforderungen an die Übertragung der Rechnungen. Die ZUGFeRD-Rechnungen können so ausgetauscht werden, wie es für die beiden Vertragspartner am sinnvollsten ist.

Anders als bei EDI Verfahren muss bei ZUGFeRD zwischen den beiden Parteien im Vorfeld des Rechnungsaustausches keine Vereinbarung getroffen werden. Aufgrund der Änderungen im Steuervereinfachungsgesetz 2011 darf ein Rechnungssender bis auf Widerruf elektronische Rechnungen versenden.
Ein Ziel von FeRD ist es, dass in Zukunft elektronische Rechnungen genauso einfach empfangen und versandt werden können wie Papierrechnungen. Dies bedeutet auch, dass der Austausch elektronischer Rechnungen ohne vorherige Absprache möglich ist, was der Unterschied zu EDI-Verfahren und Branchenlösungen ist, die zweifache Vereinbarungen voraussetzen.
Die Zielgruppe von ZUGFeRD sind demnach insbesondere kleine und kleinste Unternehmen, die sowohl Rechnungssender als auch -empfänger sein können und die nur wenige Rechnungen pro Jahr an verschiedene Geschäftspartner stellen.

Wenn die Partner aber strukturierte Rechnungsdaten verlangen, um sie automatisiert weiterverarbeiten zu können, erfährt man mit ZUGFeRD spürbare Erleichterungen. Nicht unerwähnt bleiben soll allerdings, dass die Nutzung der strukturierten Daten optional ist: werden sie nicht benötigt, hat man das PDF als Rechnungsbild.

Welche Pflichten bestehen für Unternehmen beim Einsatz von ZUGFeRD?

Seit der verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Auftragswesen (B2G) in Deutschland müssen Lieferanten der öffentlichen Hand Rechnungen in einem standardisierten strukturierten Format übermitteln – ZUGFeRD (ab Version 2.1.1) ist hier zulässig, wenn es der Norm EN 16931 entspricht.

Unternehmen, die im B2B-Umfeld tätig sind, unterliegen (noch) keiner Verpflichtung, ZUGFeRD zu verwenden – allerdings steigt der Druck durch Automatisierung, Gesetzgebung und Digitalisierung. Immer mehr Unternehmen setzen ZUGFeRD ein, um Prozesse zu beschleunigen und manuelle Fehler zu vermeiden.

Wie lange müssen ZUGFeRD-Rechnungen aufbewahrt werden?

ZUGFeRD-Rechnungen unterliegen wie alle Rechnungsdokumente den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten:

• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist gemäß § 147 AO und § 14b UStG
• Archivierung muss revisionssicher erfolgen
• Sowohl die PDF/A-3 als auch die eingebettete XML-Datei müssen unverändert lesbar und auswertbar bleiben

Systeme zur elektronischen Archivierung (z. B. DMS) müssen diese Anforderungen erfüllen. Wichtig: Auch bei rein digital erzeugten Rechnungen entfällt keine Aufbewahrungspflicht.

Gibt es Übergangsfristen oder wichtige Stichtage?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gelten bundeslandabhängig unterschiedliche Regelungen. Die wichtigsten Fristen:

• Seit 27.11.2020: Verpflichtung zur elektronischen Rechnung im Bund (für Aufträge > 1.000 € netto)
• ZUGFeRD 2.x (EN 16931) wird neben XRechnung anerkannt
• Ab 2025–2028: Stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B in Deutschland (geplant durch Wachstumschancengesetz) – ZUGFeRD wird voraussichtlich eine zentrale Rolle spielen

Unternehmen sollten frühzeitig ihre Prozesse und Systeme vorbereiten, um rechtskonform und interoperabel zu bleiben.

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