Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides, elektronisches Rechnungsformat, das seit dem 25.06.2017 kostenlos für Unternehmen und Behörden verfügbar ist.

Hintergrund und Entwicklung von ZUGFeRD?

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, unterstützt durch Ministerien, Wirtschaftsverbände und Unternehmen, mit dem Ziel, ein einheitliches und interoperables Format für die deutsche Wirtschaft zu schaffen.

ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3-Standard und kombiniert:

• eine visuell lesbare PDF-Rechnung
• mit einer maschinenlesbaren XML-Datei, die direkt eingebettet ist

Diese Kombination ermöglicht es, Rechnungen gleichzeitig für Menschen und Maschinen lesbar zu machen. Die XML-Daten können automatisiert ausgelesen und z. B. in ERP-Systemen weiterverarbeitet werden, ganz ohne manuelle Datenerfassung oder Einscannen.

Dank PDF/A-3 bleibt die Rechnung unveränderbar, was rechtliche Anforderungen erfüllt. ZUGFeRD ist offen, lizenzfrei und konform zur EU-Norm EN 16931, was es besonders attraktiv für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung und im internationalen Geschäftsverkehr macht.

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine elektronische Rechnung im Hybridformat. Sie kombiniert:

• ein PDF/A-3-Dokument zur visuellen Prüfung und
• eine strukturierte XML-Datei, die alle Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält.

Beide Komponenten sind technisch miteinander verknüpft: Die XML-Datei ist direkt im PDF eingebettet. Dadurch eignet sich ZUGFeRD ideal für die automatisierte Rechnungsverarbeitung – sowohl im B2B-Bereich als auch im öffentlichen Sektor (B2G).

Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?

Optisch unterscheidet sich eine ZUGFeRD-Rechnung kaum von einer klassischen PDF-Rechnung. Der Unterschied liegt im Hintergrund: Sie enthält eine eingebettete XML-Datei, die maschinenlesbare Rechnungsdaten bereitstellt.

Diese XML-Datei kann über einen PDF-Viewer sichtbar gemacht werden – z. B. als Anhang in der Dateiansicht.
Zum Auslesen der Daten wird jedoch ein geeignetes Tool oder eine Software mit ZUGFeRD-Unterstützung benötigt.

Typische Inhalte der XML-Datei sind:

• Rechnungsnummer, Datum, Empfänger
• Einzelpositionen mit Mengen und Preisen
• Umsatzsteuer
• Zahlungsbedingungen

Die XML-Datei bildet alle Informationen strukturiert und standardisiert ab – gemäß der zugrunde liegenden Version (z. B. ZUGFeRD 2.1.1 entspricht EN 16931).

Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD-Rechnungen liegen in der Regel als PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Anhang vor. Typische Merkmale sind:

• Dateiendung: .pdf

• PDF-Typ: PDF/A-3
• Inhalt: Eingebettete XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten

Ob es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt, erkennen Sie u. a. an folgenden Punkten:

• • PDF-Eigenschaften im Viewer prüfen (z. B. mit Adobe Acrobat)
• Anhang mit Dateityp .xml sichtbar in der Dateiansicht
• Metadaten mit Verweis auf ZUGFeRD-Profile (z. B. BASIC, EN 16931, EXTENDED)

Was kostet ZUGFeRD?

Das ZUGFeRD-Format ist kostenfrei nutzbar, sowohl für Rechnungssteller als auch für Empfänger.
Die Spezifikation ist offen zugänglich und wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland gepflegt.
Es fallen keine Lizenzgebühren an.

Mögliche Kosten entstehen nur für:

• Software zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen (z. B. Buchhaltungsprogramme, Tools)
• Integration in bestehende IT-Systeme (z. B. ERP, DMS)
• Beratung, Schulung oder individuelle Anpassungen bei komplexen Anwendungsfällen

TrueCommerce unterstützt ZUGFeRD in verschiedenen Versionen.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung wird eine geeignete Software benötigt, die das Format unterstützt. Der Ablauf erfolgt in vier einfachen Schritten:

1. Rechnungsdaten erfassen
   (z. B. Kunde, Artikel, Steuersätze)
2. ZUGFeRD-Profil auswählen
   (z. B. BASIC, COMFORT, EN 16931)
3. Rechnung im PDF/A-3-Format exportieren
   inklusive eingebetteter XML-Datei
4. Rechnung elektronisch übermitteln
   (z. B. per E-Mail, über eine E-Invoicing-Plattform oder via Peppol)

Softwarelösungen wie TrueCommerce ermöglichen die automatische Erstellung und den Versand ZUGFeRD-konformer E-Rechnungen – vollständig integriert in Ihre bestehenden Prozesse.

Was ist das ZUGFeRD-Format?

Das ZUGFeRD-Format ist ein Hybridstandard für elektronische Rechnungen, der auf internationalen Vorgaben basiert. Es verbindet:

• PDF/A-3 – für Archivierung und die visuelle Darstellung der E-Rechnung
• XML-Datei – nach UN/CEFACT und der europäischen Norm EN 16931

Mit der Version 2.x erfüllt ZUGFeRD vollständig die europäische E-Rechnungsrichtlinie (2014/55/EU). Dadurch ist es auch für die E-Rechnung in Deutschland und den Versand an öffentliche Auftraggeber in der gesamten EU zugelassen.

Profile innerhalb des ZUGFeRD-Standards:

• Basic – für einfache Rechnungen ohne Umsatzsteuer
• EN 16931 – standardkonform für den Austausch mit Behörden (B2G)
• Extended – für komplexe Rechnungen, z. B. mit Skonto, Rabatten oder Zuschlägen

Vorteile von ZUGFeRD auf einen Blick

• Keine Zusatzvereinbarungen nötig: Rechnungen können ohne vorherige Absprachen elektronisch versendet und empfangen werden.
• Einfache Nutzung: E-Rechnungen lassen sich so unkompliziert handhaben wie Papierrechnungen.
• Flexibilität: Rechnungen können als reines PDF oder mit strukturierten XML-Daten genutzt werden.
• Automatisierte Verarbeitung: strukturierte Daten ermöglichen die direkte Weiterverarbeitung in ERP- oder Buchhaltungssystemen.
• Besonders geeignet für KMU: kleine und mittlere Unternehmen profitieren, da auch wenige Rechnungen pro Jahr problemlos digital verarbeitet werden können.
• Rechtssicherheit: vollständig konform mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 und der europäischen E-Rechnungsrichtlinie (2014/55/EU).
• Zukunftssicher: fördert die Digitalisierung und reduziert langfristig den Aufwand für Papier- und Verwaltungsprozesse.

Welche Pflichten haben Unternehmen beim Einsatz von ZUGFeRD?

Seit der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Auftragswesen (B2G) in Deutschland gilt: Lieferanten der öffentlichen Hand müssen Rechnungen in einem standardisierten strukturierten Format übermitteln. Hier ist ZUGFeRD ab Version 2.1.1 zulässig, sofern es der Norm EN 16931 entspricht.

Für Unternehmen im B2B-Bereich besteht aktuell noch keine Pflicht, ZUGFeRD zu verwenden. Dennoch wächst der Druck durch Gesetzgebung, Automatisierung und Digitalisierung stetig. Immer mehr Firmen setzen deshalb freiwillig auf ZUGFeRD, um ihre Rechnungsprozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Wie lange müssen ZUGFeRD-Rechnungen aufbewahrt werden?

ZUGFeRD-Rechnungen unterliegen wie alle Rechnungsdokumente den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in Deutschland:

• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO und § 14b UStG
• Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen
• Sowohl das PDF/A-3 als auch die eingebettete XML-Datei müssen während der gesamten Frist unverändert lesbar und auswertbar bleiben

Elektronische Archivierungssysteme (z. B. DMS-Lösungen) müssen diese Anforderungen erfüllen.
Wichtig: Auch bei rein digital erzeugten Rechnungen entfällt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht.

Gibt es Übergangsfristen oder wichtige Stichtage?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gelten je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen. Die wichtigsten Stichtage im Überblick:

• Seit 27.11.2020: Pflicht zur elektronischen Rechnung im Bund (für Aufträge über 1.000 € netto)
• ZUGFeRD 2.x (EN 16931): neben XRechnung als Standard anerkannt
• Ab 2025–2028: schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland (geplant durch das Wachstumschancengesetz). ZUGFeRD wird dabei voraussichtlich eine zentrale Rolle übernehmen.

Unternehmen sollten ihre Prozesse und Systeme frühzeitig vorbereiten, um rechtskonform zu bleiben und eine reibungslose Interoperabilität sicherzustellen.

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