Den ultimative guide til EDI (Electronic Data Interchange)

Elektronisk dataudveksling (EDI) er den digitale rygrad i globale forsyningskæder. Med EDI kan virksomheder udveksle vigtige dokumenter som indkøbsordrer og fakturaer direkte mellem systemer i et standardiseret format – helt uden manuel indtastning.

Fra detail og logistik til sundhedssektoren og produktioner EDI med til at reducere omkostninger, fremskynde processer og øge nøjagtigheden på tværs af hele forsyningskæden.

I denne guide gennemgår vi, hvad EDI er, hvordan det fungerer, hvorfor det er vigtigt, og hvordan du vælger den rette løsning til din virksomhed.

Hvad er EDI?

Elektronisk dataudveksling (EDI) er en grundlæggende teknologi, der automatiserer og effektiviserer forretningskommunikation mellem virksomheder.

Hvad står EDI for, og hvordan fungerer det?

EDI står for Electronic Data Interchange – altså elektronisk data/dokumentudveksling. Det er den digitale udveksling af strukturerede forretningsdokumenter direkte mellem systemer, helt uden manuel indtastning.

I stedet for at sende papirfakturaer, PDF’er eller e-mails bruger virksomheder EDI til at overføre data som indkøbsordrer, forsendelsesbeskeder og fakturaer direkte mellem handelspartneres systemer. Det kan for eksempel være ERP-systemer, lagerstyringssystemer (WMS) eller selvstændige EDI-platforme.

I de fleste danske virksomheder er EDI integreret med interne systemer som ERP (Enterprise Resource Planning) eller WMS (Warehouse Management System) for at automatisere arbejdsprocesserne. Det kaldes EDI-integration, og det dykker vi mere ned i længere nede.

Ved at fjerne manuelle arbejdsgange og gøre det muligt at kommunikere direkte mellem systemer, gør EDI forretningstransaktioner hurtigere, mere præcise og langt nemmere at håndtere i stor skala.

Hvilke problemer løser EDI?

Før EDI betød ordre- og fakturahåndtering ofte bunker af papir, e-mails, telefonopkald og manuel indtastning – alt sammen processer, der øger risikoen for fejl, forsinkelser og høje omkostninger ved administration.

EDI erstatter disse manuelle arbejdsgange med automatiseret, standardiseret dataudveksling, hvilket hjælper virksomheder med at:

• Fjerne dobbeltindtastning på tværs af systemer
• Mindske menneskelige fejl og dyre misforståelser
• Fremskynde ordre- og fakturabehandling
• Give bedre overblik over transaktioner
• Styrke samarbejdet med partnere gennem hurtigere og mere pålidelig kommunikation

Det har også betydning, hvilke dokumenttyper man udveksler via EDI. For eksempel kan en indkøbsordre sendes som EDI 850 (ANSI X12) eller en ORDERS-meddelelse (EDIFACT). Fakturaer kan være i formatet EDI 810 (X12) eller INVOIC (EDIFACT), og forsendelsesbeskeder som EDI 856 eller DESADV. Hvert format spiller en central rolle i automatiseringen af virksomhedens arbejdsgange.

Er du ny til disse dokumenttyper? Så kan du læse mere i vores guide til EDI-dokumenter og EDIFACT-meddelelser og deres anvendelse.

EDI-integration: Hvad er det, og hvordan fungerer det?

EDI-integration er afgørende for at udnytte det fulde potentiale af EDI. Her ser vi nærmere på, hvad integration betyder, hvordan det fungerer, og hvorfor det er så vigtigt.

Hvad er EDI-integration?

For at få mest muligt ud af EDI skal løsningen kunne forbindes til de systemer, din virksomhed allerede bruger – typisk dit ERP-, WMS- eller supply chain-system.

Denne forbindelse kaldes EDI-integration.

Det sikrer, at dokumenter som indkøbsordrer, forsendelsesmeddelelser og fakturaer, der udveksles via EDI, automatisk bliver behandlet i dine interne systemer – helt uden manuel indtastning eller forsinkelser.

Typer af EDI-integration

Der er flere måder at integrere EDI på, alt efter hvilke systemer, partnere og forretningsmål du har.

Direkte integration

Her kobles EDI direkte op til dine interne systemer (f.eks. ERP eller WMS) via protokoller som AS2 eller FTP. Denne model giver dig mere kontrol og hurtigere databehandling, men kræver ofte flere interne IT-ressourcer.

Netværksintegration

Her bruges et Value-Added Network (VAN) eller en ekstern EDI-leverandør, som håndterer udveksling og oversættelse af EDI-meddelelser for dig. Hvis din virksomhed ønsker en enkel og outsourcet løsning, er det ofte den bedste integrationsmodel.

Hybrid integration

Mange danske virksomheder kombinerer direkte forbindelser til nøglepartnere med netværksintegration for at opnå større netværksdækning og fleksibilitet.

Hos TrueCommerce tilbyder vi fuldt administrerede, cloud-baserede EDI-integrationer, der fungerer med alle førende ERP-systemer, inklusiv SAP, Microsoft Dynamics, NetSuite, Sage og flere. Vores ERP-specifikke certificeringer betyder, at vi kan understøtte både standardiserede workflows og realtidssynkronisering – uden behov for tunge, tilpassede udviklingsprojekter.

Er du i gang med at undersøge dine muligheder? Se vores guide til EDI- og ERP-integration for tips og best practices.

Sådan fungerer EDI-integration – trin for trin

Her er de typiske trin i en EDI-integration:

1. Dataudtræk: Virksomhedsdata hentes fra dit interne system (ERP, WMS osv.).

2. EDI-oversættelse: Dataene konverteres til det korrekte EDI-format (f.eks. ANSI X12, EDIFACT).

3. Afsendelse: EDI-dokumentet sendes sikkert til din handelspartner via protokoller som AS2, FTP eller gennem et Value-Added Network (VAN).

4. Dataintegration: Din partners system modtager EDI-filen og integrerer den i egne interne systemer.

5. Kvittering: En bekræftelse (f.eks. en funktionel kvittering) fortæller, at dokumentet er modtaget og behandlet.

Alle disse trin skal foregå hurtigt og sikkert for at undgå forsinkelser eller fejl i forsyningskæden.

4 typiske udfordringer med EDI-integration

Selv med den rigtige strategi kan EDI-integration støde på udfordringer – især hvis der stadig bruges ældre systemer eller manuelle arbejdsgange.

Fire tegn på, at integrationen ikke fungerer optimalt:

1. Hyppige manuelle løsninger eller dobbeltindtastning
2. Forsinkelser i ordrebehandling eller partnerkommunikation
3. Fejl i scripts eller datamapping under udveksling
4. Manglende overblik over dokumentstatus eller fejl

Med TrueCommerce undgår du disse udfordringer. Vores platform er cloud-baseret med indbygget overvågning, alarmer og realtidsoverblik.

Det betyder færre supportsager, hurtigere problemløsning og en mere gnidningsfri hverdag for dit team.

Typiske anvendelser: ERP, WMS og cloud-løsninger

EDI-integration understøtter en bred vifte af forretningsprocesser, herunder:

• EDI til ERP: Automatisk synkronisering af ordrer, fakturaer og leveringsopdateringer med dit forretningssystem.

• EDI til WMS: Effektiv lagerstyring med opdaterede data om lager og ordrer.

• EDI til cloud/SaaS: Integration med e-handelsplatforme, markedspladser og netværk gennem fleksible, skalerbare løsninger.

Sådan fungerer EDI – Grundprincipperne

Helt overordnet gør EDI det muligt for to virksomhedssystemer at udveksle strukturerede dokumenter, som ordrer, fakturaer og forsendelsesmeddelelser, helt uden manuel indgriben.

Denne nemme kommunikation muliggøres af globale standarder, transmissionsprotokoller og en trinvis proces, der sikrer nøjagtighed og kompatibilitet på tværs af forskellige platforme.

Hvad er EDI-standarder og protokoller?

EDI bygger på standardiserede formater, der sikrer, at forskellige systemer taler samme sprog. Formaterne fastlægger, hvordan data skal struktureres, og hvilke felter der kræves for hver dokumenttype.

Nogle af de mest anvendte EDI-standarder er:

• ANSI X12: Mest brugt i Nordamerika, både inden for detailhandel og sundhedsvæsen
• EDIFACT: Bredt anvendt i Europa og globale forsyningskæder – også den mest almindelige standard i Danmark
• TRADACOMS: Primært brugt i britisk detailhandel
• Peppol: Vinder frem som ramme for e-fakturering og indkøb på tværs af EU

Ved at følge disse standarder kan din virksomhed trygt udveksle dokumenter, selv om I bruger forskellige systemer, platforme eller interne formater.

Du kan læse mere i vores uddybende guide til EDI-standarder som ANSI, EDIFACT m.fl.

Sådan udveksles data mellem handelspartnere

Udveksling af EDI-data foregår gennem en række sikre trin – ofte på få sekunder:

1. Et forretningssystem (f.eks. et ERP) genererer et dokument, fx en indkøbsordre.

2. Dokumentet oversættes til det rigtige EDI-format ved hjælp af mapping- og værktøjer til datatransformation.

3. EDI-filen sendes sikkert videre via protokoller som:
   • AS2: Direkte, krypteret forbindelse over internettet
   • FTP/SFTP: Filoverførsel via en sikker kanal
   • VAN (Value-Added Network): Et tredjepartsnetværk, der håndterer levering og routing

4. Handelspartneren modtager og behandler filen i sit eget system, hvilket ofte automatisk udløser næste skridt, f.eks. plukning, forsendelse eller fakturering.

Eksempel: EDI-dokumentflow i fire trin

Her er et typisk EDI-flow mellem en kunde og en leverandør – vist både med ANSI X12 og EDIFACT-meddelelser:

• Indkøbsordre (EDI 850) / EDIFACT ORDERS: Kunden afgiver en elektronisk ordre
• Forsendelsesmeddelelse (EDI 856) / EDIFACT DESADV: Leverandøren bekræfter forsendelsen og giver trackinginformation
• Faktura (EDI 810) / EDIFACT INVOIC: Leverandøren sender fakturaen digitalt
• Funktionel kvittering (EDI 997) / EDIFACT CONTRL: Kunden bekræfter modtagelse og gyldighed af EDI-meddelelserne

Dette standardiserede og automatiserede flow mindsker forsinkelser, giver bedre overblik og holder alle parter opdaterede gennem hele transaktionen.

Hvorfor bruge EDI? Tre fordele for din virksomhed

For mange virksomheder er EDI en forudsætning for at være konkurrencedygtig, leve op til krav fra samarbejdspartnere og indgå i den digitale forsyningskæde. Uanset om du er detailhandler, leverandør eller producent, rækker fordelene ved EDI langt ud over blot at slippe for papirarbejde.

Her gennemgår vi de vigtigste fordele ved EDI, og hvordan det hjælper med at effektivisere driften, reducere omkostninger og skabe grundlag for vækst.

1. Besparelser på tid og omkostninger

En af de største grunde til, at danske virksomheder vælger EDI, er øget effektivitet. Ved at automatisere udvekslingen af ordrer, fakturaer og forsendelsesmeddelelser hjælper EDI med at:

• Fremskynde transaktioner ved at fjerne manuel indtastning og godkendelser
• Lette det administrative arbejde, så medarbejdere kan fokusere på mere værdiskabende opgaver
• Minimere fejl og ekstraarbejde som følge af manuelle processer
• Sænke driftsomkostningerne ved at erstatte papir, porto og telefonsamtaler

Kort sagt: EDI fjerner unødvendige flaskehalse i det daglige arbejde og sparer både tid og penge – i alle led af forretningen.

2. Strategiske forretningsfordele

EDI bidrager også til større og mere langsigtede forretningsmål:

• Bedre datakvalitet, der styrker beslutningsgrundlaget
• Realtidskommunikation med samarbejdspartnere og platforme
• Stærkere leverandør- og kunderelationer, baseret på hurtighed og pålidelighed
• Overholdelse af lovgivning, med revisionsspor og datastandarder

Med en solid EDI-løsning står din virksomhed bedre rustet til at skalere, reducere risici i forsyningskæden og imødekomme kundernes forventninger.

3. Branche-specifikke fordele

EDI giver også unikke fordele afhængigt af branche – og i mange tilfælde er det et krav fra større samarbejdspartnere:

Detailhandel

Store detailkæder kræver ofte, at leverandører bruger EDI for at effektivisere ordre- og lagerstyring. For detailbranchen betyder EDI færre udsolgte varer, mere præcis levering og bedre mulighed for omnichannel-løsninger.

Produktion

I industrien muliggør EDI just-in-time produktion, lageropdateringer i realtid og tættere koordinering på tværs af globale forsyningskæder. Det reducerer nedetid og holder produktionen kørende.

Fødevarer og drikkevarer

Inden for dagligvarehandel og fødevarebranchen er EDI ofte et krav for at blive leverandør – især til større kæder. Det øger sporbarheden, sikrer friskhed og letter tilbagekaldelser samt rettidig levering.

e-handel og logistik

EDI understøtter realtidssporing af ordrer, automatiseret opfyldelse og hurtigere levering – alt sammen afgørende for nutidens onlinehandel.

Sundhedssektoren

EDI forbedrer datasikkerhed og compliance i sundhedsbranchen, samtidig med at det muliggør hurtigere behandling af patientjournaler, recepter og indkøbsordrer.

Hvis du vil læse mere om, hvordan EDI skaber værdi i specifikke brancher, kan du finde guides om EDI til e-handel, sundhed og logistik, forsyningskædeeffektivitet og order-to-cash processer.

EDI på tværs af brancher

Selvom EDI’s kernefunktion altid er at automatisere udvekslingen af forretningsdokumenter, varierer både anvendelsen og værdien fra branche til branche.

Fra realtids-overblik i logistik til lovkrav om elektronisk dataudveksling i detail- og fødevarebranchen – EDI tilpasses hver virksomheds behov.

Detailhandel: Omnichannel, leverandørsynkronisering og lagerflow

I detailbranchen spiller EDI en nøglerolle for at muliggøre omnichannel-løsninger, synkronisere leverandørdata og automatisere lagerstyringen. Det er ofte et krav for at kunne handle med de store detailkæder – især inden for dagligvare, hvor leverandører forventes at sende ordrer, forsendelsesmeddelelser og fakturaer elektronisk.

Disse muligheder hjælper butikker og kæder med at sikre varer på hylderne, minimere manuelt arbejde og undgå udsolgte varer. Læs mere i vores guide til EDI i detailbranchen.

Fødevarer og drikkevarer: Compliance, friskhed og tilbagekaldelse

I fødevarebranchen er EDI afgørende for at leve op til detailkædernes krav, styre holdbarhed og reagere hurtigt ved tilbagekaldelser.

EDI muliggør ordrebehandling i realtid, forsendelsessporing og batch-baseret sporbarhed – alt sammen vigtigt for at sikre friskhed og overholde myndighedernes krav.

Produktion: Lagerstyring og global forsyningskæde

Producenter bruger EDI til at automatisere hele processen fra ordre til levering og synkronisere arbejdsgange på tværs af internationale forsyningskæder.

Uanset om det gælder indkøb af råvarer eller distribution af færdigvarer, reducerer EDI behovet for manuel koordinering og muliggør intelligent lagerstyring, så virksomheder kan arbejde mere effektivt uden at gå på kompromis med fleksibilitet.

Sundhedssektoren: Hastighed, compliance og patientsikkerhed

Inden for sundhed forbedrer EDI transaktionshastigheden, sikrer overholdelse af lovgivning (f.eks. GDPR og nationale standarder) og bidrager til patientsikkerheden.

EDI bruges til sikker udveksling af fakturaer, recepter og afregninger mellem hospitaler, apoteker og forsikringsselskaber. Læs mere i vores introduktion til EDI’s rolle i sundhedssektoren.

Bilindustrien: Effektiv produktion og just-in-time-levering

Bilindustriens forsyningskæder er dybt afhængige af EDI for just-in-time produktion, strømlinet leverandørsamarbejde og præcis logistik. EDI mindsker ordrefejl og holder produktionslinjerne kørende – især i Tyskland, hvilket du kan læse mere om her.

Logistik og e-handel: Hurtigere levering og overblik

Uanset om du driver et logistikcenter eller sender direkte til forbrugere, hjælper EDI dig med at rykke hurtigere. EDI automatiserer ordreflowet mellem e-handelsplatforme, 3PL-udbydere og transportører, hvilket fremskynder forsendelser og giver bedre overblik.

Du finder flere eksempler i vores oversigt over fordelene ved EDI i e-handel, sundhed og logistik.

Typer af EDI-dokumenter og transaktionskoder

EDI bygger på strukturerede dokumenttyper, kaldet EDI-transaktionskoder eller transaktionssæt. Disse koder gør det muligt for forskellige systemer – på tværs af brancher og lande – at udveksle standardiserede oplysninger hurtigt og præcist.

De konkrete formater varierer alt efter region og handelspartnere, men funktionen er den samme: effektiv, automatiseret kommunikation.

Almindelige EDI-transaktionskoder

I Nordamerika er de mest anvendte EDI-standarder baseret på ANSI X12-formatet, herunder:

• EDI 850: Indkøbsordre
• EDI 810: Faktura
• EDI 856: Forsendelsesmeddelelse (ASN)

I Europa og mange internationale markeder bruges som regel UN/EDIFACT-standarden, fx:

• ORDERS: Indkøbsordre
• INVOIC: Faktura
• DESADV: Leveringsmeddelelse / ASN

Selvom ANSI X12-meddelelser stadig anvendes globalt (især i samhandel med amerikanske partnere), er EDIFACT det mest udbredte format i EU.

De fleste globale EDI-platforme, herunder TrueCommerce, understøtter både ANSI og EDIFACT, så du let kan handle på tværs af grænser og sikre compliance.

Du kan se en komplet oversigt over almindelige dokumenter i vores guide om EDI-dokumenttyper og deres anvendelse.

Sådan bruger virksomheder EDI-dokumenter i hverdagen

EDI-dokumenter understøtter centrale forretningsprocesser såsom:

• Order-to-Cash (O2C): Automatiserer hele processen fra ordreafgivelse til fakturering og betaling
• Procure-to-Pay (P2P): Gør indkøb, varemodtagelse og fakturakontrol mere smidig
• Ship-to-Receive: Koordinerer afsendelse, leveringsstatus og lagerregistrering

Ved at automatisere disse processer med EDI kan din virksomhed forkorte leveringstider, øge præcisionen og gøre forsyningskæden mere agil og effektiv.

API vs EDI: Hvad er forskellen – og hvornår bruger man hvad?

Selvom både EDI og API’er muliggør digital kommunikation mellem systemer, tjener de forskellige formål. Ofte handler det ikke om at vælge enten det ene eller det andet – men at forstå, hvor de hver især er stærkest.

Når du kender styrkerne ved begge teknologier, kan du skabe en mere fleksibel og skalerbar integrationsstrategi for din virksomhed.

EDI’s styrker – standardisering og pålidelighed

EDI har i årtier været rygraden i B2B-kommunikation. 

Løsningen bygger på globale standarder (som ANSI X12 og EDIFACT), hvilket betyder, at virksomheder på tværs af brancher og lande kan stole på strukturerede og validerede dataudveksling.

• Standardisering: EDI-formater er universelt anerkendte i hele forsyningskæden

• Pålidelighed: Dokumenter behandles i batches med indbyggede kvitteringer og fejlhåndtering

• Partnerkrav: Mange store detailkæder, producenter og logistikvirksomheder kræver stadig EDI, især inden for dagligvare, sundhed og bilindustrien

Hvis din virksomhed arbejder i en reguleret eller compliance-tung branche, er EDI ofte uundværlig i det daglige arbejde.

Hvornår bør du overveje API-integration?

API’er (Application Programming Interfaces) giver en mere fleksibel og realtidsbaseret integration mellem systemer. 

I stedet for at vente på batch-opdateringer, kan API’er overføre data øjeblikkeligt – ideelt til moderne e-handel, kundeselvbetjening og cloud-baserede processer:

API’er er særligt velegnede til:

• Opdateringer af ordrestatus eller lagerbeholdning i realtid
• Integration med kundespecifikke platforme eller mobilapps
• Dynamisk prissætning eller fragtberegninger
• Letvægts, eventbaserede integrationer på tværs af cloud-tjenester

TrueCommerce understøtter både EDI og moderne API-integration, så du kan forbinde dig med kunder og partnere på den måde, der passer dem bedst.

Hvorfor vælger moderne virksomheder ofte begge dele?

Flere og flere virksomheder kombinerer EDI og API’er i en hybrid løsning. Det giver mulighed for at:

• Vedligeholde etablerede EDI-integrationer til vigtige partnere
• Samtidig integrere med cloud-apps, ERP-systemer eller e-handelsplatforme via API’er

For eksempel kan en leverandør sende fakturaer via EDI til en stor detailkæde, men hente live ordredata fra sit ERP-system via en API. Eller en 3PL kan sende forsendelsesbekræftelser via EDI, men opdatere tracking-portaler med API-endpoints.

Vil du vide mere om, hvordan teknologierne kan kombineres? Læs vores guide til EDI- og API-integration – hvornår og hvorfor du bør bruge begge dele.

Sådan vælger du den rette EDI-løsning

Uanset om du skal implementere EDI fra bunden eller udskifte et ældre system, kan valget af EDI-leverandør få stor betydning for både drift, skalerbarhed og relationen til dine kunder og partnere.

Her er de vigtigste faktorer at overveje, når du sammenligner EDI-løsninger – og hvordan TrueCommerce hjælper virksomheder med at træffe det rigtige valg.

5 ting du skal kigge efter hos en EDI-leverandør

Ikke alle EDI-platforme tilbyder samme grad af funktionalitet og support. Når du vurderer forskellige udbydere, bør du især fokusere på følgende:

1. Automatisering: Vælg en løsning, der minimerer behovet for manuel håndtering i ordre-, leverings- og faktureringsprocesser.

2. Skalerbarhed: Din EDI-løsning skal kunne vokse med din virksomhed og understøtte nye handelspartnere og markeder.

3. Partner onboarding: Hurtig og nem onboarding af partnere er afgørende for hurtigt at få værdi ud af din investering.

4. Compliance: Sørg for, at løsningen understøtter globale standarder som ANSI, EDIFACT og branchekrav.

5. Kundesupport: Vælg en leverandør med hurtig, kompetent support og branchekendskab – helst på dansk.

Disse kriterier uddyber vi i vores guide til valg af den bedste EDI-løsning.

On-premise, cloud eller managed EDI?

Det er også vigtigt at overveje, hvordan EDI-systemet leveres og vedligeholdes:

On-premise EDI	Giver fuld kontrol og mulighed for tilpasning, men kræver interne IT-ressourcer til installation og løbende drift
Cloud-baseret EDI	Gør det lettere at opdatere systemet, giver adgang uanset lokation og gør det nemt at skalere – især for virksomheder uden stort IT-setup
Managed EDI-tjenester	Her håndterer leverandøren alt – fra mapping og onboarding til opdateringer og fejlretning – så dit team kan fokusere på driften

TrueCommerce tilbyder fuldt administrerede, cloud-baserede EDI-løsninger, der kombinerer høj driftssikkerhed med enkel betjening.

Budget og interne ressourcer

Når du lægger budget for EDI, skal du tage højde for både opstartsomkostninger og løbende support eller vedligeholdelse. Managed services kan umiddelbart virke dyrere, men giver ofte højere ROI, fordi de minimerer internt tidsforbrug, nedetid og risici i forhold til compliance.

Vurder også dit teams tekniske kompetencer. Hvis du ikke har egne integrationseksperter eller IT-udviklere, kan en managed EDI-udbyder hjælpe der.

Er du en mindre eller voksende virksomhed? Vi har samlet en guide med prisvenlige og skalerbare EDI-løsninger til små virksomheder.

Når ERP-migrering er det perfekte tidspunkt at revurdere EDI

Planlægger din virksomhed at skifte til et nyt ERP-system? Så er det det oplagte tidspunkt at vurdere, om din nuværende EDI-løsning stadig matcher behovene. ERP-migreringer er komplekse, og forældede EDI-værktøjer kan give unødvendige problemer og ekstraomkostninger.

TrueCommerce er officielt certificeret til førende ERP-platforme som Microsoft Dynamics, NetSuite, Sage, SAP m.fl.

Vores mangeårige erfaring med ERP-integration gør det nemmere at implementere EDI sideløbende med ERP-skiftet – uanset om du ønsker standardløsninger eller skræddersyede workflows.

Implementering af EDI i din virksomhed

En vellykket EDI-implementering handler ikke kun om at vælge den rette leverandør – det handler også om at få mennesker, processer og systemer til at arbejde sammen mod et fælles mål: en mere effektiv, automatiseret kommunikation med dine samarbejdspartnere.

Uanset om du tager hul på EDI for første gang eller opgraderer en ældre løsning, er det vigtigt at forstå implementeringsprocessen.

5 nøglefaser i EDI-implementering

De fleste EDI-projekter følger en struktureret plan, der minimerer risiko og sikrer en smidig overgang:

1. Planlægning: Fastlæg dine forretningsmål, vurder organisationens parathed, og identificer nøglepartnere.

2. Valg af leverandør: Vurder EDI-udbydere på funktioner, branchespecifikke løsninger, support og integrationsmuligheder.

3. Onboarding: Opret brugere, workflows og forbindelser til ERP- eller økonomisystemer.

4. Test: Test dataudveksling med både interne systemer og eksterne partnere.

5. Gå live: Sæt løsningen i drift, og følg nøje op på performance.

Det er mindst lige så vigtigt at sikre intern opbakning, som det er at vælge den rette teknologi. Sørg for, at alle relevante afdelinger – fra IT og økonomi til kundeservice og drift – er med fra starten. Få nøglepersoner med tidligt for at undgå forsinkelser og uforudsete udfordringer.

Du kan læse en mere detaljeret gennemgang i vores guide til implementering af EDI i organisationen.

Integration med interne systemer (ERP, WMS osv.)

En af de mest komplekse dele af EDI-implementeringen er integrationen med virksomhedens back-end-systemer – typisk ERP, WMS eller økonomisystem.

Største udfordringer	Best practices
Mapping af EDI-dokumenter til interne datastrukturer	At vælge en EDI-leverandør med erfaring i netop din ERP-platform
Håndtering af undtagelser og valideringsregler	At starte med en gradvis udrulning (fx med de vigtigste partnere først)
Sikring af, at opdateringer i ét system overføres korrekt til andre	At sikre klar kommunikation mellem IT og forretningen

Med TrueCommerce’s certificerede ERP-integrationer bliver processen markant lettere – med færdige connectors og eksperthjælp tilpasset netop dine systemer.

Test og onboarding af handelspartnere

Før du går live, skal du teste hver enkelt partner for:

• Format- og standardoverholdelse af dokumenter
• Korrekt kommunikationsprotokol (fx AS2, FTP, VAN)
• Dataintegration på tværs af systemer fra ende til anden

Onboarding af partnere er ofte det punkt, hvor EDI-projekter trækker ud – især hvis du selv skal stå for processen manuelt.

Derfor vælger mange virksomheder en partner som TrueCommerce, der håndterer både onboarding og test for dig. Så får du en mere smidig opstart og hurtigere værdi af din EDI-investering.

EDI-compliance og datasikkerhed

Når det kommer til EDI, er præcision og effektivitet kun en del af billedet. 

For at beskytte din virksomhed og sikre overholdelse af gældende lovgivning, skal din EDI-løsning også leve op til skrappe krav om compliance og datasikkerhed – især i regulerede brancher som sundhed, detail og logistik.

Overholdelse af lovkrav

Globale regler udvikler sig løbende, og compliance handler ikke kun om at udveksle de rigtige data – men også om, hvordan data håndteres, opbevares og deles.

Eksempler på vigtige EDI-complianceområder:

• GDPR: Korrekt håndtering af personoplysninger i EDI-transaktioner
• EU-krav til e-fakturering: Overholdelse af myndighedernes standarder for elektroniske forretningsdokumenter
• Branchestandarder: F.eks. HL7 i sundhedssektoren og ODETTE i bilindustrien, hvor hver branche har egne krav til dokumentstandarder og partnerprotokoller

Uanset om din virksomhed kun opererer i Danmark, i EU eller internationalt, skal din EDI-leverandør kunne understøtte relevante lov- og branchestandarder.

Du kan læse mere i vores guide om EDI-compliance og datasikkerhed.

Dataprotokoller, kryptering og revisionsspor

Compliance handler også om datasikkerhed hele vejen – fra afsender til modtager og alle systemer undervejs.

Moderne EDI-løsninger beskytter dine data med:

• Krypteringsprotokoller (fx HTTPS, TLS, AS2) til sikker dataoverførsel
• Adgangskontrol og autentificering, herunder stærke adgangskoder og brugerrettigheder
• Digitale signaturer, så du er sikker på afsender og dokumentintegritet
• Revisionsspor og logning, som gør det muligt at spore og dokumentere al udveksling for compliance og kontrol

TrueCommerce er SOC 2 Type 2-certificeret og tilbyder 99,9 % oppetid på platformen, så du får driftssikkerhed og datasikkerhed på højt niveau.

EDI og bæredygtighed

EDI handler ikke kun om effektivitet og automatisering – det kan også hjælpe virksomheder med at nå deres ESG- (Environmental, Social & Governance) og CSR-mål (Corporate Social Responsibility).

Ved at digitalisere dokumentudveksling kan din virksomhed reducere spild, energiforbrug og driftsomkostninger væsentligt.

Sådan bidrager EDI til bæredygtighed og social ansvarlighed

At erstatte papirbaserede arbejdsgange med elektronisk dataudveksling giver markante fordele for miljøet:

• Mindre papirforbrug: Ingen fysiske ordrer, fakturaer eller følgesedler – det reducerer både papir- og printbehovet markant.

• Energibesparelser: Automatisering betyder færre manuelle processer og dermed mindre brug af kontorudstyr samt lavere afhængighed af post og fragt.

• Bedre ressourceplanlægning: Realtidsoverblik og automatisering gør det lettere at forudsige efterspørgsel og undgå overproduktion og unødvendigt lager.

For mange danske virksomheder er EDI et nemt og effektivt skridt på vejen mod mere bæredygtig drift og opfyldelse af globale krav til ansvarlighed.

Du kan læse mere i vores guide om EDI og bæredygtighed, hvor vi viser, hvordan elektronisk dataudveksling understøtter grøn forretningspraksis.

EDI og forecasting: Smartere og datadrevet planlægning

Udover at effektivisere transaktioner, giver EDI også adgang til værdifulde, realtidsbaserede data, som kan styrke forecast, planlægning og beslutningstagning på tværs af hele din forsyningskæde.

Når EDI er rigtigt integreret, kan din virksomhed gå fra reaktive processer til proaktive, databaserede strategier.

Realtidsdata til bedre beslutninger

EDI giver øjeblikkeligt overblik over forretningskritiske hændelser – lige fra nye ordrer og aktuelle lagertal til svartider fra leverandører. Det betyder:

• Hurtigere reaktion på salgsudvikling og sæsonudsving
• Automatiske lageralarmer, når grænseværdier nås
• Indsigt i leverandørers leveringstider, så du kan tilpasse dine indkøbsrutiner

I stedet for at basere dig på manuelle opdateringer eller gæt, kan du træffe beslutninger ud fra nøjagtige, live-data direkte fra dine samhandelspartnere.

Efterspørgselsplanlægning og lageroptimering

Præcise data sikrer en mere effektiv lagerstyring. Når EDI-data integreres med dine planlægningssystemer, kan du:

• Undgå overfyldte lagre og udsolgte varer
• Minimere spild af varer, der forældes eller ikke bliver solgt
• Tilpasse indkøbscyklusser til det faktiske forbrug

Det er især vigtigt i brancher som detail, produktion og fødevarer, hvor små marginaler og skiftende efterspørgsel stiller høje krav til forecast og planlægning.

Vil du dykke dybere, kan du læse mere om, hvordan EDI styrker forecasting og lagerplanlægning.

3 trends for fremtidens EDI

Forretningslandskabet udvikler sig, og det samme gør EDI. Det, der startede som et værktøj til udveksling af dokumenter, er nu fundamentet for digitale forsyningskæder. 

Her er tre tendenser, der tegner fremtiden for EDI:

Trend 1: Cloud-first og managed services

Overgangen fra lokale (on-premise) systemer til cloud-baserede EDI-løsninger accelererer. Flere virksomheder vælger fuldt administrerede EDI-tjenester for at slippe for teknisk kompleksitet og i stedet fokusere på resultater frem for drift.

Fordelene er blandt andet:

• Lavere IT-omkostninger fra start
• Hurtigere implementering og nem skalering
• Løbende support og vedligeholdelse inkluderet

Ved at outsource EDI til en betroet leverandør som TrueCommerce opnår virksomheder større fleksibilitet – især i takt med, at deres netværk af samhandelspartnere vokser.

Trend 2: Sammenfletning af EDI og API’er

Selvom EDI stadig er uundværligt til standardiserede, partnerstyrede processer, har mange virksomheder brug for realtidsdata – og her kommer API’er ind i billedet.

Når EDI og API-teknologier kombineres, får du:

• Hurtigere beslutningsprocesser via øjeblikkelige dataopdateringer
• Mere fleksibel integration med cloud-løsninger og specialiserede platforme
• En samlet platform, der understøtter både EDI og API alt efter partner og behov

Du kan læse mere om denne hybride model i vores guide til EDI- og API-integration.

Trend 3: Øget kompleksitet i e-handel

E-handel vokser fortsat – og det samme gør kravene til de bagvedliggende systemer. EDI spiller en nøglerolle i forhold til:

• Højere ordrevolumen og hurtigere leveringstider
• Styring af lager på tværs af flere kanaler
• Automatiske opdateringer på tværs af platforme og lagre

Uden en stærk EDI-løsning risikerer din virksomhed forsinkelser, udsolgte varer og dårlige kundeoplevelser. Læs mere om fordelene ved EDI inden for e-handel, sundhedssektoren og logistik for at se flere eksempler.

Er EDI det rigtige valg for din virksomhed?

Hvis du ønsker at skalere din forretning, øge effektiviteten eller styrke relationerne til dine samarbejdspartnere, er EDI ofte det oplagte valg.

For mange brancher – især dem, der samarbejder med store detailkæder eller arbejder i globale forsyningskæder – er EDI ikke længere bare en fordel, men et krav.

Opsummering: 4 centrale fordele ved EDI

Når EDI implementeres rigtigt, bliver det ikke bare et støttesystem – det bliver en drivkraft for din forretning. Som vi har gennemgået i denne guide, kan EDI forvandle dine forretningsgange markant.

Kort fortalt hjælper EDI dig med at:

1. Automatisere manuelle processer og fjerne gentaget, administrativt arbejde
2. Minimere fejl og forsinkelser gennem præcis, realtidsbaseret dataudveksling
3. Styrke samarbejdet med dine handelspartnere ved at leve op til både compliance og systemkrav
4. Understøtte strategisk vækst med skalerbare, integrerede løsninger

Hvornår bør du overveje EDI?

Hvis du stadig bruger regneark, e-mailvedhæftninger eller manuel indtastning til at udveksle information med kunder eller leverandører, mærker du sikkert allerede udfordringerne.

EDI er især relevant, når:

• Transaktionsvolumen stiger, og der er behov for mere effektivitet
• Dine handelspartnere stiller krav om EDI
• Du ønsker at integrere dine systemer (ERP, WMS, CRM) i én samlet forsyningskæde

Hvis det lyder bekendt, er det et godt tidspunkt at undersøge dine muligheder.

Sådan kommer du videre

Hos TrueCommerce hjælper vi tusindvis af virksomheder – uanset størrelse, branche eller IT-platform – med at gøre EDI nemt og overskueligt. Vores fuldt administrerede løsninger integrerer direkte med de mest udbredte ERP-systemer og tilbyder support fra start til slut, lige fra opsætning til onboarding af samarbejdspartnere.

Sådan kan du komme videre:

1. Lav et internt tjek: Hvor opstår flaskehalse, og hvor vil automatisering gøre en forskel?

2. Tal med en ekspert: Vi hjælper dig med at afdække behov, anbefale løsninger og støtte dig i forbindelse med fx ERP-migrering.

3. Vælg en skalerbar løsning: TrueCommerce tilpasser sig din virksomhed og vokser med den.

Vil du vide mere om implementering og organisatorisk alignment? Se vores guide til EDI-implementering.

Er du klar til næste skridt, kan du booke en gratis demo eller kontakte vores specialister – vi hjælper dig gerne videre.

Ofte stillede spørgsmål om EDI

EDI kan virke komplekst i starten, men det bliver hurtigt mere overskueligt, når man forstår grundprincipperne. Her får du svar på nogle af de mest almindelige spørgsmål:

Hvad betyder EDI?

EDI betyder elektronisk dataudveksling og dækker over den automatiske, digitale udveksling af forretningsdokumenter mellem virksomheder.

Hvad står EDI for?

EDI står for Electronic Data Interchange, som på dansk kaldes elektronisk dataudveksling. Det betegner den standardiserede, digitale udveksling af forretningsdokumenter mellem virksomheder og deres samarbejdspartnere.

Hvordan fungerer EDI?

EDI fungerer ved at konvertere forretningsdokumenter til standardiserede formater, overføre dem sikkert (fx via AS2, FTP eller VAN) og integrere dem direkte i virksomhedens back-end-systemer som ERP eller WMS. Med EDI slipper du for papirarbejde og får i stedet hurtig, struktureret digital kommunikation.

Hvad er et EDI-system?

Et EDI-system er den software eller platform, der gør det muligt for virksomheder at sende, modtage og behandle elektroniske dokumenter – såsom ordrer, fakturaer og leveringsbeskeder – direkte mellem egne og partneres IT-systemer. EDI-systemet kan enten være integreret i dit ERP eller fungere som en selvstændig løsning (on-premise eller cloud-baseret).

Hvad koster EDI?

Hos TrueCommerce tilpasses prisen på EDI-løsningen altid efter din virksomheds behov, antal samhandelspartnere, dokumenttyper og valg af løsning – fx om du ønsker cloud-baseret, on-premise eller en fuldt administreret service. Vi tilbyder både fleksible startpakker til mindre virksomheder og mere avancerede løsninger til større organisationer med komplekse krav.