Unternehmen, die externe Lager, 3PL-Anbieter und Dropshipping-Lieferanten nutzen, verbringen oft viel Zeit mit der manuellen Dokumentenverwaltung. Von der Neueingabe von Versandupdates bis hin zur Pflege von Lagerkalkulationen können diese Aufgaben mit wachsendem Betrieb schnell zeitaufwendig werden.
EDI hilft dabei, den Dokumentenaustausch zwischen ERP-Systemen, Lagern, Lieferanten, Kunden und Logistikpartnern zu automatisieren, wodurch die manuelle Verwaltung reduziert und die Sichtbarkeit in der gesamten Lieferkette verbessert wird.
Warum werden Lagerprozesse manuell?
Viele Unternehmen beginnen mit einem Lager, das sich in der Nähe des eigenen Standortes befindet, was Kommunikation und Bestandsmanagement relativ einfach macht.
Mit dem Wachstum der Unternehmen führen sie oft externe Lagerhäuser, 3PL-Anbieter oder Dropshipping-Lieferanten ein. Während diese Änderungen die Skalierbarkeit verbessern, können sie auch getrennte Prozesse schaffen, die auf E-Mails, PDFs, Tabellenkalkulationen und manueller Dateneingabe angewiesen sind.
1. Geben Sie Versandratschläge in Ihr ERP neu ein
Wenn ein Lager Sendungsinformationen manuell sendet, müssen Mitarbeiter die Daten oft erneut in ihr ERP-System eingeben. EDI automatisiert dies mithilfe der 945 Warehouse Shipping Advice-Transaktion, die bestätigt, dass die Waren vom Lager abgeholt und verschickt wurden.
Das schafft zusätzliche Arbeit und erhöht das Fehlerrisiko. Der automatisierte Dokumentenaustausch ermöglicht es, dass Versanddokumente direkt den Bestand im System aktualisieren.
2. Nachtippen von Überweisungsbelegen
Übertragungsbelege bestätigen, dass Waren in ein externes Lager eingegangen sind.
Ohne Integration könnten Lagerteams diese Updates separat senden, sodass jemand die Informationen manuell in das ERP-System eingeben muss. Der EDI 944 Warehouse Stock Transfer Receipt ist das Standarddokument zur Automatisierung dieser Bestätigung. EDI hilft, diesen Prozess zu automatisieren und hält die Bestandsaufzeichnungen aktuell.
3. PDFs hin und her an Lagerhäuser senden
Viele Unternehmen tauschen weiterhin Lagerdokumente über PDFs und E-Mail-Anhänge aus.
Zum Beispiel kann ein Unternehmen ein PDF für das Lager erstellen und dann ein weiteres PDF mit Updates zurückerhalten. Natürlich funktioniert es, schafft aber zusätzliche Verwaltung und schränkt die Sichtbarkeit in den Lagerabläufen ein.
4. Manuelle Überprüfung von Versandaufträgen und Transferberatung
Bevor sie Fulfillment-Anweisungen oder Lagerbenachrichtigungen versenden, überprüfen Mitarbeiter Dokumente oft manuell, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind. Lagerhäuser erhalten diese typischerweise als EDI 940 Lagerversandbestellungen, die direkt aus einem ERP ohne manuelle Überprüfung fließen können.
Mit steigenden Bestellmengen können diese Kontrollen zu einer erheblichen administrativen Belastung werden. Der automatisierte Dokumentenaustausch hilft sicherzustellen, dass Informationen direkt zwischen den Systemen fließen.
5. Verwaltung von Lagerkalkulationen über mehrere Lagerhäuser hinweg
Die Bestandstransparenz ist eine der größten Herausforderungen bei der Nutzung externer Lagerhäuser.
Viele Unternehmen verlassen sich auf Tabellenkalkulationen, um Lagerbestände an verschiedenen Lagerstandorten zu verfolgen. Die manuelle Pflege dieser Tabellen kostet Zeit und führt oft zu veralteten Informationen, besonders wenn ein Lager eine Aufnahme nach der letzten Synchronisierung der Tabelle aktualisiert. Das EDI-Bestandsmanagement ermöglicht automatische Lagerbestandsupdates zwischen Lagern und ERP-Systemen, wodurch die Verzögerung beseitigt wird.
Automatisierte Bestandsupdates können Unternehmen helfen, eine genauere Übersicht auf Lagerebene zu behalten.
6. Manuelle Aktualisierung von Verkaufs- und Lagerberichten
Einige Unternehmen erhalten wöchentliche Verkaufsberichte und Lagerbestände von Partnern und Lagern.
Diese Berichte werden oft manuell in Tabellenkalkulationen eingetragen, bevor sie intern geteilt werden. Mit zunehmender Anzahl von Produkten, Standorten und Partnern wird es immer schwieriger, eine genaue Berichterstattung aufrechtzuerhalten.
7. Verwaltung der Kommunikation mit externen Lagern
Wenn ein Lager nicht mehr in der Nähe des Unternehmens liegt, wird die Kommunikation oft komplizierter.
Informationen, die früher persönlich geteilt wurden, können nun per E-Mail, Tabellenkalkulation und manuellen Updates ausgetauscht werden. Dies kann zu Verzögerungen führen und die Sichtbarkeit in die Lagerabläufe verringern.
Wie hilft EDI, diese manuellen Aufgaben zu beseitigen?
EDI automatisiert den Dokumentenaustausch zwischen Ihrem ERP-System, Lagern, Lieferanten, Kunden und Logistikpartnern.
Anstatt Informationen manuell zu teilen, können Dokumente automatisch zwischen Systemen wechseln, was Unternehmen hilft:
- Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe
- Beseitigung von sich wiederholenden administrativen Aufgaben
- Verbesserung der Bestandssichtbarkeit
- Reduzieren Sie Dokumentfehler
- Beschleunigung der Lagerkommunikationskommunikation
- Wachstum über mehrere Lagerstandorte hinweg unterstützen
- Automatisieren Sie Warehouse-EDI-Transaktionen einschließlich 940-, 944- und 945-Dokumenten
- Pflegen Sie eine digitale Audit-Spur über alle Warehouse-Dokumentenaustausche hinweg
Viele Unternehmen kennen diese Lagerprozesse bereits. Die Herausforderung besteht oft darin, dass sie sie weiterhin manuell verwalten. EDI hilft, den Informationsaustausch zu automatisieren und gleichzeitig die Systeme verbunden zu halten.
Wichtige Erkenntnisse
- Viele Lagerprozesse werden weiterhin manuell über PDFs, E-Mails und Tabellenkalkulationen verwaltet.
- Das Tippen von Lagerdokumenten kann Verzögerungen verursachen und das Fehlerrisiko erhöhen.
- Die Bestandsübersicht wird oft schwieriger, wenn externe Lagerhäuser genutzt werden.
- EDI automatisiert den Dokumentenaustausch zwischen Systemen und Handelspartnern.
- Unternehmen können weniger Zeit für die Verwaltung und mehr für die Kundenbetreuung aufwenden.