Die E-Rechnung ist in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 Pflicht. Grundlage ist das vom Bundesrat am 23. März 2024 beschlossene Gesetz. Betroffen sind alle Unternehmen im B2B-Bereich, die Rechnungen austauschen. Seitdem gilt: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können und ihre Prozesse entsprechend anpassen.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 01.01.2025 ist die E-Rechnung im B2B verpflichtend
- Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Papier- und PDF-Rechnungen sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers erlaubt
- E-Rechnungen müssen dem Standard EN16931 entsprechen
- EDI (z. B. EDIFACT) ist noch bis 01.01.2028 übergangsweise erlaubt
- Ab 2027 gilt die Versandpflicht für viele Unternehmen
- Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen senden und empfangen
- Papier- und PDF-Rechnungen entfallen vollständig ab 2028
E-Rechnung Pflicht seit 2025 – Das gilt jetzt für Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Die gesetzlichen Vorgaben sind im Umsatzsteuergesetz sowie im Wachstumschancengesetz verankert. Daraus ergeben sich folgende zentrale Regelungen:
Daraus ergeben sich folgende zentrale Regelungen:
Noch kein verpflichtendes Meldesystem
Aktuell besteht keine Pflicht zur zentralen Meldung von Rechnungsdaten.
E-Rechnung ist im B2B verpflichtend
Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können.
Papierrechnungen verlieren ihre Bedeutung
Digitale, strukturierte Formate sind der neue Standard.
Standard: EN16931
E-Rechnungen müssen einem strukturierten, maschinenlesbaren Format entsprechen.
Übergangsregelung für bestehende Prozesse
Bestehende EDI-Verfahren können übergangsweise weiter genutzt werden – sofern der Empfänger zustimmt.
Gilt aktuell für inländische B2B-Rechnungen
Betroffen sind Unternehmen mit Sitz in Deutschland bei rein inländischen Rechnungen.
Grenzüberschreitende Rechnungen (noch) ausgenommen
EU- und internationale Rechnungen sind derzeit nicht betroffen.
Übertragungsweg frei wählbar
Der Austausch kann individuell vereinbart werden, z. B. per E-Mail, EDI oder Plattformlösungen.
Übergangsregelungen im Überblick (2025–2028)
| Versandart | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
|---|
| Papier / PDF | erlaubt (mit Zustimmung) | erlaubt (mit Zustimmung) | stark eingeschränkt (v. a. große Unternehmen) | nicht mehr zulässig |
| E-Rechnung (EN16931) | erlaubt (Standard) | erlaubt (Standard) | verpflichtend für viele Unternehmen | verpflichtend für alle |
| EDI (z. B. EDIFACT) | erlaubt (mit Zustimmung) | erlaubt (mit Zustimmung) | erlaubt (Übergangsphase) | nur EN16931-konform erlaubt |
EN16931 ist ein europäischer Standard für elektronische Rechnungen, der strukturierte und maschinenlesbare Datenformate definiert.
In Deutschland sind insbesondere folgende Formate relevant:
- XRechnung
- ZUGFeRD (ab Version 2.x, Profil EN16931)
- PEPPOL BIS (ab Version 3 mit deutschen Erweiterungen)
- Weitere Formate, sofern sie EN16931-konform sind
Diese Standards ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und sind die Grundlage für die gesetzliche E-Rechnungspflicht.
Was müssen Sie seit dem 1.1.2025 beachten?
- Sicherstellen, dass E-Rechnungen empfangen werden können
- Bestehende Rechnungsprozesse prüfen und digitalisieren
- Systeme auf EN16931-konforme Formate umstellen
- EDI- und ERP-Systeme entsprechend anpassen
- Frühzeitig auf digitale Rechnungsprozesse umsteigen
Unternehmen sollten bereits jetzt vollständig auf elektronische Rechnungen umstellen, um langfristig Kosten zu sparen und gesetzliche Anforderungen frühzeitig zu erfüllen.
Ausblick: E-Rechnung und ViDA (EU-Standardisierung)
Aktuell gibt es in Deutschland noch kein verpflichtendes Meldesystem für Rechnungsdaten.
Perspektivisch wird jedoch eine Anpassung an die EU-Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ erwartet. Diese sieht eine standardisierte, digitale Meldung von grenzüberschreitenden B2B-Rechnungen vor.
Ein möglicher Start für diese Regelungen wird ab 2028 erwartet.
Wie geht es weiter im Bereich E-Rechnungen in Deutschland?
Ab dem 01.01.2027
Größere Unternehmen (Jahresumsatz > 800.000 €)
- müssen B2B-Rechnungen elektronisch versenden
- E-Rechnungen dürfen vom Empfänger nicht mehr abgelehnt werden
- PDF- und Papierrechnungen nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig
- EDI (z. B. EDIFACT) weiterhin bis zum 01.01.2028 möglich (mit Zustimmung)
Kleinere Unternehmen (Jahresumsatz <800.000€ )
- müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
- können weiterhin Rechnungen versenden (auch PDF mit Zustimmung)
- EDI weiterhin übergangsweise zulässig (bis 01.01.2028)
Ab dem 1.1.2028
Alle Unternehmen
- müssen B2B-Rechnungen elektronisch senden und empfangen
- Pflicht zur Nutzung von EN16931-konformen Formaten
- Papier- und PDF-Rechnungen sind nicht mehr zulässig
- EDI nur noch erlaubt, wenn EN16931-konform
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Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung in Deutschland
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Weitere Pflichten folgen schrittweise bis 2028.
Was gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format gemäß EN16931. Reine PDF-Dateien zählen nicht dazu.
Sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?
Ja, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2028 sind PDF- und Papierrechnungen nicht mehr zulässig.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Alle Unternehmen in Deutschland, die B2B-Rechnungen im Inland austauschen.
Zulässig sind alle EN16931-konformen Formate, insbesondere:
- XRechnung
- ZUGFeRD (ab Version 2.x)
- PEPPOL BIS