Aktualisiert am: 04.05.2026
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B in Deutschland. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Weitere Pflichten – insbesondere für den Versand – folgen schrittweise bis 2028.
Das Wichtigste in Kürze
- E-Rechnung seit 2025 Pflicht im B2B – Empfang bereits vorgeschrieben
- Versandpflicht kommt schrittweise ab 2027
- Ab 2028 gilt E-Rechnung für alle Unternehmen verpflichtend
- PDF & Papierrechnungen werden vollständig abgeschafft
- Nur noch strukturierte Formate wie XRechnung & ZUGFeRD erlaubt
- Unternehmen müssen Prozesse jetzt umstellen
E-Rechnung Pflicht seit 2025 – Das gilt aktuell
Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz sowie im Wachstumschancengesetz verankert. Aktuell gelten folgende Regelungen:
- Empfangspflicht seit 2025
Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können
- Noch kein verpflichtendes Meldesystem
Derzeit gibt es keine Pflicht zur zentralen Meldung von Rechnungsdaten
- Papier- und PDF-Rechnungen eingeschränkt
Nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig
- Standard EN16931 verpflichtend
E-Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein
- EDI weiterhin übergangsweise erlaubt
Bestehende Verfahren (z. B. EDIFACT) können bis 2028 genutzt werden
- Gilt aktuell nur für inländische B2B-Rechnungen
Grenzüberschreitende Rechnungen sind derzeit noch ausgenommen
- Übertragungsweg frei wählbar
z. B. E-Mail, EDI oder Plattformlösungen
Übergangsfristen zur E-Rechnung (2025–2028)
| Versandart |
2025 |
2026 |
2027 |
2028 |
| Papier / PDF |
erlaubt (mit Zustimmung) |
erlaubt (mit Zustimmung) |
stark eingeschränkt (v. a. große Unternehmen) |
nicht mehr zulässig |
| E-Rechnung (EN16931) |
Standard |
Standard |
verpflichtend für viele Unternehmen |
verpflichtend für alle |
| EDI (z. B. EDIFACT) |
erlaubt (mit Zustimmung) |
erlaubt (mit Zustimmung) |
erlaubt (Übergangsphase) |
nur EN16931-konform erlaubt |
Was bedeutet der Standard EN16931?
EN16931 ist ein europäischer Standard für elektronische Rechnungen. Er definiert strukturierte, maschinenlesbare Datenformate und ist die Grundlage für die gesetzliche E-Rechnungspflicht.
In Deutschland sind insbesondere folgende Formate relevant:
- XRechnung
- ZUGFeRD (ab Version 2.x, Profil EN16931)
- PEPPOL BIS (ab Version 3 mit deutschen Erweiterungen)
- Weitere Formate, sofern sie EN16931-konform sind
Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und sind die Grundlage für die gesetzliche E-Rechnungspflicht.
Was Unternehmen jetzt konkret tun müssen
- E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können (Pflicht seit 2025)
- Systeme auf EN16931-konforme Formate umstellen
- Rechnungsprozesse digitalisieren und automatisieren
- EDI- und ERP-Systeme prüfen und anpassen
- Prozesse frühzeitig auf Versandpflicht vorbereiten
Unternehmen sollten jetzt handeln, da ab 2027 erste Versandpflichten greifen und ab 2028 keine Alternative zur E-Rechnung mehr besteht.
Ausblick: E-Rechnung und ViDA
Aktuell existiert in Deutschland noch kein verpflichtendes Meldesystem für Rechnungsdaten.
Im Zuge der EU-Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ wird jedoch eine Standardisierung und Digitalisierung auf europäischer Ebene erwartet.
Zukünftig könnten auch grenzüberschreitende Rechnungen sowie Meldepflichten in Echtzeit verpflichtend werden. Ein möglicher Start wird ab 2028 diskutiert.
Wie geht es weiter? (2027–2028)
Ab 01.01.2027
Unternehmen mit > 800.000 € Jahresumsatz:
- müssen E-Rechnungen versenden
- E-Rechnungen dürfen nicht mehr abgelehnt werden
- PDF/Papier nur noch eingeschränkt zulässig
- EDI weiterhin übergangsweise möglich
Unternehmen mit < 800.000 € Umsatz:
- müssen E-Rechnungen empfangen können
- dürfen weiterhin Rechnungen versenden (z. B. PDF mit Zustimmung)
- EDI bleibt vorübergehend erlaubt
Ab 01.01.2028
Alle Unternehmen:
- müssen E-Rechnungen senden und empfangen
- Pflicht zur Nutzung von EN16931-konformen Formaten
- PDF- und Papierrechnungen sind nicht mehr zulässig
- EDI nur noch erlaubt, wenn EN16931-konform
Jetzt auf E-Rechnung umstellen
Unternehmen sollten jetzt handeln, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig ihre Prozesse zu optimieren.
Eine frühzeitige Umstellung bietet klare Vorteile:
- reduziert Kosten
- erhöht Effizienz
- sorgt für Rechtssicherheit
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Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung in Deutschland
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Weitere Pflichten folgen bis 2028.
Was gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung gemäß EN16931. PDFs zählen nicht dazu.
Sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?
Ja, aber nur mit Zustimmung. Ab 2028 nicht mehr zulässig.
Wer ist betroffen?
Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich in Deutschland.
Welche Formate sind zulässig?
XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS sowie weitere EN16931-konforme Formate.