E-Rechnung und Mehrwertsteuer: Was Unternehmen steuerlich beachten müssen

Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur ein IT-Thema – sie hat direkte steuerliche Konsequenzen. Wer eine Rechnung nicht ordnungsgemäß als E-Rechnung erstellt oder empfängt, riskiert den Vorsteuerabzug. Dieser Artikel beleuchtet die Schnittstelle zwischen E-Rechnung und Mehrwertsteuer: Welche Pflichtangaben müssen drin sein, wie wirkt sich die E-Rechnung auf die Umsatzsteuervoranmeldung aus, und was kommt mit ViDA auf Unternehmen zu?

Aktualisiert: Mai 2026

Das Wichtigste in Kürze

• Eine fehlerhafte oder nicht-konforme E-Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug
• Alle USt-Pflichtangaben nach §14 UStG müssen auch in der E-Rechnung enthalten sein
• Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre – die strukturierten XML-Daten müssen archiviert werden, nicht die PDF-Visualisierung
• Mit ViDA kommt ab 2028 ein Echtzeit-Meldesystem für Rechnungsdaten
• Steuerberater und Buchhaltung müssen bei der E-Rechnungs-Einführung zwingend eingebunden werden
• Die Umsatzsteuervoranmeldung wird durch E-Rechnung mittelfristig automatisierbar

E-Rechnung und Vorsteuerabzug: Worauf es ankommt

Der Vorsteuerabzug ist der größte steuerliche Hebel der E-Rechnungspflicht. Eine Rechnung, die nicht den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht, berechtigt den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug – das gilt für Papierrechnungen ebenso wie für elektronische Rechnungen.

Konkret bedeutet das: Wer ab 2027 als großes Unternehmen verpflichtet ist, E-Rechnungen zu versenden, und stattdessen weiterhin PDFs verschickt, stellt seine Geschäftspartner vor ein Problem. Diese können die Vorsteuer nicht ziehen und werden die fehlerhafte Rechnung reklamieren oder ablehnen.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen

• Die Rechnung entspricht der EN16931-Norm
• Alle Pflichtangaben nach §14 UStG sind vollständig enthalten
• Die Rechnung wurde elektronisch übermittelt und empfangen
• Die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts ist gewährleistet
• Die Rechnung ist GoBD-konform archiviert

USt-Pflichtangaben in der E-Rechnung

Die Pflichtangaben aus §14 UStG gelten für E-Rechnungen genauso wie für Papierrechnungen. Der Unterschied: In strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD müssen diese Angaben in den dafür vorgesehenen XML-Feldern stehen, nicht nur als Fließtext.

Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie fehlerhaft, ist die Rechnung formell nicht ordnungsgemäß. Bei automatischer Validierung wird ein Fehler ausgelöst – ein Vorteil gegenüber Papierrechnungen, wo solche Fehler oft erst bei der Betriebsprüfung auffallen.

Aufbewahrung und GoBD: Was ist zu beachten?

E-Rechnungen unterliegen den GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Konkret heißt das:

• Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde
• Originalformat: Die strukturierten XML-Daten müssen archiviert werden, nicht nur eine PDF-Visualisierung
• Unveränderbarkeit: Die Rechnung darf nach Eingang nicht mehr verändert werden
• Maschinelle Auswertbarkeit: Das Finanzamt muss die Daten bei einer Prüfung auswerten können
• Lesbarkeit: Eine bildliche Darstellung der Rechnung muss jederzeit möglich sein

Wer die Rechnung nur als PDF speichert und das XML wegwirft, verletzt die GoBD. Bei einer Betriebsprüfung kann das zu erheblichen steuerlichen Konsequenzen führen.

Auswirkungen auf die Umsatzsteuervoranmeldung

Die E-Rechnung ist die Grundlage für eine zunehmend automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung. Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen direkte Übernahmen in die Buchhaltung – ohne manuelles Erfassen oder OCR-Auslesen.

Vorteile in der Praxis:

• Automatische Zuordnung von Steuersätzen und Steuerbeträgen
• Reduzierte Fehlerquoten bei der USt-Voranmeldung
• Schnellere Vorsteuer-Rückerstattung durch zeitnahe Verbuchung
• Bessere Auswertungsmöglichkeiten für die Steuerberatung
• Geringerer Aufwand bei Betriebsprüfungen durch lückenlose digitale Belegkette

Steuerberater empfehlen daher, die E-Rechnungs-Einführung frühzeitig mit der Buchhaltungssoftware abzustimmen. DATEV, Lexware, Sage und andere Anbieter haben ihre Systeme auf E-Rechnung erweitert – die Umstellung ist meist mit dem laufenden Update möglich.

ViDA: Das Echtzeit-Meldesystem ab 2028

Mit der EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) kommt ein verpflichtendes Meldesystem für Rechnungsdaten in Echtzeit. Statt monatlicher oder quartalsweiser Umsatzsteuervoranmeldungen sollen Unternehmen ihre Rechnungsdaten direkt nach Ausstellung an die Finanzverwaltung übermitteln.

Geplante Eckpunkte für Deutschland:

• Übermittlung der Rechnungsdaten innerhalb weniger Tage nach Ausstellung
• Standardisiertes Format für die Datenübermittlung
• Fokus zunächst auf grenzüberschreitende B2B-Rechnungen
• Schrittweise Ausweitung auf inländische Transaktionen
• Erwarteter Start: 2028, abhängig von der finalen EU-Richtlinie

Wer heute auf E-Rechnung umstellt, ist für ViDA bereits gut vorbereitet. Die strukturierten XML-Daten lassen sich mit überschaubarem Aufwand für die Echtzeit-Meldung aufbereiten.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Die E-Rechnungs-Einführung sollte nicht ohne Einbindung des Steuerberaters erfolgen. Typische Themen, die im Vorfeld geklärt werden sollten:

• Welche Buchhaltungssoftware ist bereits E-Rechnungs-fähig?
• Wie werden Eingangsrechnungen an den Steuerberater übergeben (DATEV-Schnittstelle, Cloud, Direktzugriff)?
• Wer ist für die GoBD-konforme Archivierung verantwortlich – das Unternehmen oder der Steuerberater?
• Wie wird mit Sonderfällen wie Gutschriften, Anzahlungen oder Rechnungskorrekturen umgegangen?
• Welche Auswirkungen hat die E-Rechnung auf die Honorarabrechnung des Steuerberaters?

Häufig gestellte Fragen zu E-Rechnung und Mehrwertsteuer

Berechtigt jede E-Rechnung zum Vorsteuerabzug?

Nein. Eine E-Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthält, der EN16931-Norm entspricht und elektronisch übermittelt sowie GoBD-konform archiviert wurde. Fehlerhafte oder unvollständige E-Rechnungen sind genauso problematisch wie fehlerhafte Papierrechnungen.

Reicht es, eine E-Rechnung als PDF zu archivieren?

Nein. GoBD-konform müssen die strukturierten XML-Daten archiviert werden, nicht nur die PDF-Visualisierung. Wer ausschließlich das PDF speichert und das XML löscht, verletzt die GoBD und riskiert bei einer Betriebsprüfung den Verlust des Vorsteuerabzugs.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

10 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Frist ist identisch mit der für Papierrechnungen, die technischen Anforderungen an die Aufbewahrung sind jedoch strenger – insbesondere bei Unveränderbarkeit und maschineller Auswertbarkeit.

Was bedeutet ViDA für die Umsatzsteuer?

ViDA bringt voraussichtlich ab 2028 ein Echtzeit-Meldesystem für Rechnungsdaten. Statt monatlicher oder quartalsweiser USt-Voranmeldungen werden Rechnungsdaten direkt nach Ausstellung an die Finanzverwaltung übermittelt. Die heutige E-Rechnung ist die technische Grundlage dafür.

Muss ich meinen Steuerberater einbinden?

Dringend zu empfehlen. Der Steuerberater muss die neuen Eingangsrechnungs-Formate verarbeiten können – meist über DATEV-Schnittstellen oder andere Buchhaltungs-Plattformen. Auch Aufbewahrung, Sonderfälle und Honorarabrechnung sollten gemeinsam geklärt werden, bevor die Umstellung live geht.