Neue Informationen und Zeitplan zur Einfuehrung der E-Rechnung in Deutschland

Aktualisiert am: 04.05.2026

Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bis 2028 folgen weitere Stufen, in denen auch der Versand verpflichtend wird. Dieser Artikel zeigt den vollständigen Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung, die wichtigsten Fristen und worauf Unternehmen jetzt achten müssen.

Das Wichtigste in Kürze

• Seit 01.01.2025: Empfangspflicht für E-Rechnungen für alle Unternehmen in Deutschland
• Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz
• Ab 01.01.2028: Vollständige Versand- und Empfangspflicht für alle Unternehmen
• Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD ab V2.0 sowie weitere EN16931-konforme Standards
• PDF-Rechnungen sind nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers zulässig
• Die Regelungen gelten für inländische B2B-Rechnungen in Deutschland

Rechtliche Grundlage: Das Wachstumschancengesetz

Die Pflicht zur E-Rechnung wurde in Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen. Es ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung und schreibt den elektronischen Versand von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) verbindlich vor. Die konkreten Vorgaben sind im Umsatzsteuergesetz verankert.

Wichtig: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht jede digitale Rechnung. PDFs gelten nicht als E-Rechnung. Vorgeschrieben sind strukturierte, maschinenlesbare Formate nach der europäischen Norm EN16931.

Zeitplan der Einführung: Alle Fristen im Überblick

1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen

Der Vorrang von Papierrechnungen ist aufgehoben. Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben übergangsweise zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.

1. Januar 2026: Übergangsphase

2026 ist ein Übergangsjahr ohne neue Pflichten. Unternehmen können Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF versenden, sofern der Empfänger einverstanden ist. Wer noch nicht umgestellt hat, sollte spätestens jetzt mit der Implementierung beginnen, um die Frist 2027 zu erfüllen.

1. Januar 2027: Versandpflicht für große Unternehmen

Ab diesem Stichtag müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Papier- und PDF-Rechnungen sind für diese Unternehmen nicht mehr zulässig. Kleinere Unternehmen profitieren noch ein Jahr länger von den Übergangsregelungen.

1. Januar 2028: Vollständige Pflicht für alle

Spätestens zu diesem Datum gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Zulässig sind ausschließlich Formate, die der Norm EN16931 entsprechen. EDI-Verfahren wie EDIFACT bleiben erlaubt, sofern sie EN16931-konform sind. Auch die Anforderungen aus der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) sollen ab diesem Zeitpunkt erfüllt werden.

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E-Rechnung Zeitplan: Übersicht in Tabellenform

Welche Formate sind für die E-Rechnung zulässig?

Eine E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar sein. In Deutschland sind insbesondere folgende Formate verbreitet:

• XRechnung: Reines XML-Format, Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern
• ZUGFeRD (ab Version 2.0): Hybrides Format mit PDF und eingebetteten XML-Daten
• PEPPOL BIS: Internationaler Standard mit deutschen Erweiterungen
• EDIFACT: Etabliertes EDI-Format, übergangsweise erlaubt, ab 2028 nur EN16931-konform

Auch andere Formate sind zulässig, sofern sie der Norm EN16931 entsprechen. PDF-Dateien ohne strukturierten Datenanteil zählen nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Aktuelle Entwicklung: ZUGFeRD und Factur-X

Das deutsche E-Invoicing-Format ZUGFeRD und sein internationales Pendant Factur-X teilen sich Format und Spezifikation. Die jeweils aktuellen Versionen unterstützen das französische B2B-Mandat und enthalten Verbesserungen bei der Validierung sowie eine Toleranz für geringfügige Rundungsunterschiede – ein wichtiger Aspekt zur Vermeidung von Fehlern bei der Mehrwertsteuerberechnung.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind oder hier eine Niederlassung betreiben. Erfasst sind ausschließlich inländische B2B-Rechnungen – also Rechnungen zwischen Unternehmen, die innerhalb Deutschlands ausgestellt werden.

• Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, unabhängig von der Größe
• Niederlassungen ausländischer Unternehmen in Deutschland
• Konzerne, Mittelstand und Kleinunternehmen gleichermaßen

Grenzüberschreitende Rechnungen sind aktuell noch ausgenommen. Im Zuge der EU-Initiative ViDA werden diese voraussichtlich ab 2028 ebenfalls reguliert.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Auch wenn die vollständige Versandpflicht erst 2028 greift, ist Abwarten keine Option. Die Implementierung der E-Rechnung ist ein Projekt mit mehreren Wochen bis Monaten Vorlauf:

• Empfangsfähigkeit prüfen und sicherstellen (Pflicht seit 2025)
• Geeignetes Format auswählen (XRechnung, ZUGFeRD oder Mix)
• ERP- und Buchhaltungssysteme auf E-Rechnung umstellen
• Übertragungswege mit Geschäftspartnern abstimmen
• Mitarbeiter schulen und Verfahrensdokumentation erstellen

Eine Übersicht der konkreten Umsetzungsschritte findest du in unserem Praxis-Guide zur E-Rechnung Implementierung.

Ausblick: ViDA und grenzüberschreitende E-Rechnungen

Die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) wird den E-Rechnungs-Markt in den kommenden Jahren weiter prägen. Geplant sind unter anderem ein verpflichtendes Meldesystem für Rechnungsdaten in Echtzeit sowie einheitliche Vorgaben für grenzüberschreitende B2B-Rechnungen innerhalb der EU. Deutschland wird voraussichtlich ab 2028 die ViDA-Anforderungen erfüllen.

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TrueCommerce unterstützt Unternehmen bei der vollständigen Umsetzung der E-Rechnungspflicht – von der Format-Entscheidung über die ERP-Anbindung bis zum Live-Betrieb. Als EDI-Spezialist mit langjähriger Erfahrung im internationalen E-Invoicing decken wir auch komplexe Anforderungen über mehrere Länder hinweg ab.

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Häufig gestellte Fragen zum E-Rechnung Zeitplan

Ab wann ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht greift ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle Unternehmen.

Sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?

Aktuell ja, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ab 2028 sind reine PDF-Rechnungen für inländische B2B-Geschäfte nicht mehr zulässig.

Welche Formate sind für die E-Rechnung zulässig?

Zulässig sind alle Formate, die der europäischen Norm EN16931 entsprechen. In Deutschland verbreitet sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0. Auch PEPPOL BIS und EN16931-konforme EDI-Verfahren sind erlaubt.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen sowie Unternehmen mit deutscher Niederlassung. Die Pflicht gilt für inländische B2B-Rechnungen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Grenzüberschreitende Rechnungen sind derzeit noch ausgenommen.

Sind EDI-Verfahren wie EDIFACT weiterhin erlaubt?

EDI-Verfahren bleiben übergangsweise zulässig. Ab 1. Januar 2028 müssen sie der Norm EN16931 entsprechen. Bestehende EDI-Beziehungen können daher schrittweise an die neuen Anforderungen angepasst werden, ohne komplett ersetzt werden zu müssen.