95 % der Unternehmen stehen vor Herausforderungen im Auftragsmanagement – die ERP-Integration ist die Lösung Nr.1 

Greg Bellis 

Das Auftragsmanagement wirkt sich direkt auf Vertrieb, Umsatz, betriebliche Effizienz und Kundenerfahrung aus. Eine kürzlich durchgeführte TrueCommerce-Studie unter Führungskräften in der Lieferkette ergab jedoch, dass 95 % mit Hindernissen für das Auftragsmanagement konfrontiert sind, was dies zu einem Bereich mit höchster Priorität für Verbesserungen macht.  

In diesem Blog erklären wir die häufigsten Probleme bei der Auftragsverwaltung, mit denen Hersteller, Händler, Einzelhändler und andere Lieferkettenpartner konfrontiert sind, und teilen einen sehr effektiven Ansatz zur Verbesserung der Effizienz der Auftragsverwaltung. 

Was versteht man unter Auftragsmanagement? 

Das Auftragsmanagement ist die End-to-End-Abwicklung von Aufträgen, von der Zuweisung bis zum Erhalt durch den Kunden, einschließlich etwaiger Rücksendungen. Dieser Prozess umfasst die Erfassung, Verfolgung, Kommissionierung und den Versand von Aufträgen, während alle zugehörigen Daten verwaltet werden.  
 
Die vier grundlegenden Schritte im Auftragsmanagementzyklus, die alle von der Automatisierung profitieren können, umfassen: 

1. Auftragseingang: Wenn ein Kunde auf „Kaufen“ klickt. 

2. Abwicklung der Bestellung: Dazu gehören Kommissionierung, Verpackung und Versand. 

3. Lagerbestandsverwaltung: Nach dem Versand von Artikeln werden die Lagerbestände entsprechend reduziert.  

4. Follow-up nach dem Verkauf: Dazu gehören die Verwaltung von Rücksendungen, Rückerstattungen und Umtauschvorgängen sowie die Kontaktaufnahme mit Kunden, um Feedback zu erhalten und deren Einkaufserlebnis zu optimieren. 

Ein Order Management System (OMS) ist ein automatisierter, einheitlicher Ansatz zur Verwaltung des Order Lifecycle. Es bietet nahezu Echtzeit-Transparenz für Bestands-, Fulfillment-, Versand- und sogar Post-Sales-Kundeninteraktionen – einschließlich der Möglichkeit, den Bestellstatus zu überprüfen und zu verfolgen, wann die Bestellung eintrifft. Für E-Commerce-Unternehmen kann ein OMS wichtige Bestelldaten mit der E-Commerce-Plattform synchronisieren, um Kunden, 3PLs und andere Mitarbeiter in der Lieferkette des Einzelhandels zu aktualisieren. 

Warum ist das Auftragsmanagement so wichtig? 

Das Auftragsmanagement ist vielleicht der wichtigste Aspekt, um ein wettbewerbsfähiges, differenziertes Kundenerlebnis zu bieten. Es steigert auch die Betriebseffizienz, indem es den manuellen Aufwand und Fehler reduziert.  
 
Zum Beispiel verlangen Online- und In-Store-Käufer genaue Informationen darüber, welche Produkte Sie auf Lager haben, und benötigen genaue, verfügbare Bestandsdaten. Ihre Markentreue hängt auch davon ab, das richtige Inventar am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zu haben und es ihnen schnell und in einwandfreiem Zustand zukommen zu lassen.   

Je mehr Aufträge ein wachsendes Unternehmen bearbeitet, desto kritischer wird die Automatisierung der Auftragsverwaltung. Einige Skalierbarkeitsprobleme, die ein effizientes Auftragsmanagement lösen oder reduzieren kann, sind: 

• Pflegen Sie genaue Bestandsdaten, um das richtige Gleichgewicht zwischen Über- und Unterbeständen zu finden, auch wenn Sie saisonalen oder anderen Nachfrageschwankungen ausgesetzt sind. 
• Minimierung menschlicher Fehler im Fulfillment-Prozess, um Rücksendungen, Rückerstattungen und Reputationsschäden zu reduzieren. 
• Verbesserung der Auftragsgenauigkeit, um Verzögerungen und andere gewinnschädigende Erfüllungsprobleme zu reduzieren. 
• Unterstützung bei der Optimierung der Gesamteffizienz des Unternehmens, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, und weniger manuelle Aktivitäten erforderlich sind, z. B. die Eingabe von Daten über eigenständige Systeme hinweg. 
• Zeitnaher Zugriff auf genaue Daten, die Ihre Führungskräfte für die Analyse und Entscheidungsfindung benötigen. 
• Einsparung von Betriebskosten durch verbesserte Arbeitseffizienz, optimierte Lagerbestände und weniger Versandfehler. 

Was sind die größten Herausforderungen im Auftragsmanagement? 

Komplexe oder Ad-hoc-Geschäftsprozesse, mangelnde systemübergreifende Integration und vielfältige Kundenanforderungen tragen zu Ineffizienzen im Auftragsmanagement bei. Im Supply Chain Trends Report 2024 von TrueCommerce stellten wir fest, dass die Befragten am meisten mit diesen Problemen beim Auftragsmanagement zu kämpfen hatten: 

• Bestandsabweichungen (47 %). Ineffiziente Prozesse, menschliches Versagen, Nachfragespitzen und Komplexität der Lieferkette können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die erfassten Bestände und Bestandszahlen nicht übereinstimmen. 
• Retouren/Reverse-Logistik-Probleme (46 %). Das Wachstum von E-Commerce und Omnichannel-Einzelhandel führt zu mehr Retouren sowie höheren Kundenerwartungen an die Art und Weise, wie Marken mit Retouren umgehen.  
• Auftragsvolumenschwankungen (39%). Unternehmen, die nicht in der Lage sind, ihre Auftragsabwicklung zu skalieren, um Nachfragespitzen zu bewältigen, sehen sich häufig erhöhten Rücksendungen, mehr Umsatzverlusten und mehr Bestandsungenauigkeiten ausgesetzt.  

Einige der anderen häufigen Herausforderungen, über welche die Studienteilnehmer berichten, sind: 
 

Kommunikation mit Einzelhändlern	36 %
Effizienz bei der Kommissionierung/Verpackung	34 %
Abwicklung über mehrere Kanäle	31 %
Langsame Bearbeitungszeiten	27 %
Zusammenarbeit mit 3PLs	12 %

Bestandsinkonsistenzen aufgrund fehlender Daten 

Probleme mit dem Inventar können auf eine schlechte Kommunikation und mangelnde Integration mit 3PL-Systemen zurückzuführen sein. Da immer mehr Unternehmen bei der Verwaltung ihres Inventars und der Ausführung von Bestellungen auf 3PLs angewiesen sind, erfordert die Synchronisierung des Inventars eine Automatisierung.  

Sie können Bestellungen nur ausführen, wenn Sie wissen, was Sie auf Lager haben. Um diese Hürde zu überwinden, müssen Unternehmen in Integrationen mit ERP- oder Partner-Fulfillment-Systemen investieren, in der Regel über EDI.  
 
Eine weitere häufige Ursache für Bestandsinkonsistenzen ist die erhöhte Nachfrage der Einzelhändler nach Echtzeit-Bestandsdaten, die den Druck auf die Verkäufer erhöht, den Bestand genau zu verfolgen. 
 
So oder so, das Letzte, was ein Verkäufer tun möchte, ist, ein Produkt verkaufen, das er nicht auf Lager hat und nicht pünktlich versenden kann. Das wäre eine schlechte Kauferfahrung und ist einer der Hauptgründe, warum Verbraucher Marken aufgeben.  

Warum investieren so viele Lieferkettenunternehmen in die ERP/EDI-Integration? 

ERP und andere Geschäftssysteme bieten Transparenz in den Bereichen Finanzen, Planung, Einkauf, Inventar, Vertrieb und Marketing. Während einige Unternehmen über ein separates OMS verfügen, das sie in ERP integrieren müssen, verfügen viele bereits in ihrem ERP-System über Auftragsverwaltungsfunktionen.  
 
Für Lieferkettenunternehmen ist eine nahezu Echtzeit-Transparenz kritischer Datenelemente wie Lagerbestände, Bestellungen, Rechnungen und Versandbenachrichtigungen für das Überleben des Wettbewerbs unerlässlich – wobei die Priorisierung der ERP-Integration betont wird.  

Viele Lieferkettenunternehmen erkennen dies. Tatsächlich planen 91 % der Befragten in der TrueCommerce-Umfrage, in neue ERPs zu investieren, wobei 70 % diese Investitionen im Jahr 2024 tätigen und 21 % dies bis 2027 tun. Fast 60 % konzentrieren sich auch auf die Implementierung oder Aktualisierung von EDI.  

 Die Implementierung und Integration dieser Lösungen ist eine wettbewerbsfähige Notwendigkeit für jede Marke, deren Erfolg von einem robusten Auftragsmanagement abhängt. EDI bietet Ihnen eine standardisierte, digitale Möglichkeit, verschiedene Anforderungen an die Kommunikation mit Handelspartnern im Frontend zu erfüllen, während das ERP Auftragsdaten und andere Geschäftsdaten im Backend verwaltet. 

Viele Kunden suchen nach vorintegrierten, webbasierten ERP- und EDI-Angeboten, die schnell einen erheblichen Mehrwert bieten können. Durch den Wegfall der systemübergreifenden erneuten Erfassung von Bestell-, Kunden- und Nachverfolgungsdaten steigert die ERP/EDI-Integration die Effizienz des Auftragsmanagements, verbessert die Datengenauigkeit, beschleunigt die Erfüllung und bietet ein wettbewerbsfähigeres Kundenerlebnis.  

In vielen Fällen verlassen sich Kunden, die keine Integration zwischen EDI und ERP haben, für alle ihre Bestands- und Auftragsverwaltungsdaten auf ihre 3PL(s). Dies macht es schwierig, den Bestand zu verfolgen oder sogar zu wissen, welche Aufträge gerade bearbeitet werden. Oft gibt es kaum Integration, was bedeutet, dass die 3PL-Daten neu eingegeben werden müssen. Wenn die Systeme der 3PL ausfallen, geht der Zugriff auf Auftragsdaten verloren und die Wiederherstellung liegt außerhalb der Kontrolle des Kunden. 

Mit der EDI- und ERP-Integration zur Automatisierung des Datenaustauschs können Sie den Produktstandort, die Auftragserfüllung und etwaige Auftragsverzögerungen identifizieren. 

Automatisierter Auftragsdatenaustausch steigert das Endergebnis 

Zu viele Lieferkettenunternehmen konzentrieren sich ausschließlich auf den Verkauf von mehr Produkten. Ein besserer erster Schritt besteht darin, die Effizienz der aktuellen Prozesse, mit Hilfe der Transparenz der Auftragsdaten zu verbessern, Lücken in der Auftragsabwicklung zu schließen und die Betriebs- und Reputationskosten von Fehlern und Rücksendungen zu senken.   

Was ist das Endergebnis? Wenn die EDI-Integration in Ihre ERP-Umgebung noch nicht auf der Liste Ihrer geplanten Technologieinvestitionen steht, sollten Sie sie jetzt priorisieren. Das Ergebnis ein besseres Einkaufserlebnis für Ihre Kunden, das zu einer stärkeren Kundenbindung, mehr Neukunden und einem höheren Umsatz führt. 

Wie geht es weiter? 

Integrationsherausforderungen zu lösen bedeutet in der Regel, interne Systeme und Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen. Eine reibungslose, zuverlässige Automatisierung ist mehr als nur die Bereitstellung einer neuen Lösung. Es kann jedoch den Unterschied im heutigen Geschäftsumfeld ausmachen, und TrueCommerce kann Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen.  

Um Ihre Entscheidungsfindung mit den neuesten Erkenntnissen zur wettbewerbsfähigen Lieferkette zu unterstützen, laden Sie den Supply Chain Trends Report 2024 herunter.