Was ist VMI und wie funktioniert es?
Beim Vendor Managed Inventory (VMI) übernimmt der Lieferant die Verantwortung dafür, den Lagerbestand am Standort des Kunden zu überwachen und bei Bedarf eine Nachschubbestellung anzustoßen. Der Kunde teilt Lagerbestände und Verkaufsdaten; der Lieferant nutzt diese, um zu bestimmen, was wann geliefert werden muss, und versendet die Ware, bevor dem Kunden der Bestand ausgeht.
Bei einer eher traditionellen Bestellung entscheidet der Käufer, wann nachbestellt wird. Er überwacht den Bestand, erkennt, wann der Lagerbestand niedrig wird, und sendet Ihnen dann eine Bestellung. Das kann funktionieren, wenn Nachfrage und Lieferzeiten stabil sind, doch moderne Lieferketten funktionieren nicht immer so. Zwischen den Bestellungen gibt es keine Transparenz darüber, was sich verkauft und was noch im Regal liegt.
Vendor Managed Inventory verschafft Ihnen Transparenz und mehr Kontrolle über die Nachschubsteuerung. Der Kunde teilt seine Lager- und Verkaufsdaten, in der Regel über einen automatisierten Datenfeed. Sie vergleichen diese mit den gemeinsam vereinbarten Bestandsregeln, ermitteln, was nachgefüllt werden muss, und erstellen die Bestellung selbst. Je nach Einrichtung übernimmt der Kunde die Bestellung automatisch oder genehmigt sie.
Die Entscheidung über den Nachschub verlagert sich auf den Lieferanten, der in der Regel einen besseren Überblick über Lieferzeiten, Produktionsgrenzen und Nachfrageänderungen im Jahresverlauf hat.
Wenn beide Seiten Informationen austauschen, erhalten Sie besseren Einblick in Lagerbestand und Verkäufe des Kunden, und der Kunde erhält einen besseren Überblick darüber, wie zuverlässig Sie Bestellungen erfüllen.
VMI steht für Vendor Managed Inventory. Manchmal wird es auch als supplier managed inventory, vendor inventory management oder vendor management inventory bezeichnet. Wenn einer dieser Begriffe in einem Vertrag oder einer Retailer-Scorecard auftaucht, ist die Bedeutung von VMI dieselbe.
So funktioniert ein Vendor Managed Inventory-Programm
Zunächst einigen sich beide Seiten auf die Regeln, einschließlich Mindest- und Höchstbestände für Artikel und Standorte, Liefertermine, Bestellhäufigkeit, Mindestbestellmengen, Lieferzeiten sowie den Umgang mit Aktionen und Saisonalität.
Diese Zielwerte dienen anschließend als Maßstab für Nachschubentscheidungen. VMI-Programme, die anfangs Schwierigkeiten haben, stellen häufig fest, dass die ursprünglichen Annahmen falsch waren oder dass die Zielwerte nie vollständig vereinbart wurden.
1. Der Kunde teilt Lager- und Verkaufsdaten
Der Kunde sendet Ihnen Lagerbestände und Verkaufsaktivitäten nach einem vereinbarten Zeitplan, in der Regel täglich oder wöchentlich. In einer EDI-Umgebung kommen diese Daten häufig über einen Produktaktivitätsbericht oder eine Lagerbestandsmeldung.
Sie müssen mindestens wissen, was verfügbar ist, was verkauft oder versendet wurde, was bereits bestellt ist und was sich noch im Transport befindet oder an anderer Stelle im Netzwerk des Kunden lagert. Diese Informationen sollten nach Artikel und Standort aufgeschlüsselt sein.
2. Sie prognostizieren die Nachfrage und wenden die Bestandsregeln an
Prüfen Sie Bestellhistorie und Verkaufsdaten, um zu sehen, was der Käufer beschlossen hat zu kaufen und was Kunden tatsächlich gekauft haben. Dadurch erhalten Sie in der Regel ein deutlich klareres Bild der Nachfrage. Anschließend sollten Sie die erwartete Nachfrage mit dem aktuellen Bestand sowie den bereits vereinbarten Mindest- und Höchstwerten vergleichen.
3. Sie erstellen die Nachschubbestellung
Dabei müssen Sie möglicherweise Palettenmengen, Frachtkosten, Mindestbestellgrößen und die aktuell tatsächlich verfügbare Liefermenge berücksichtigen. Je nach Vereinbarung erstellen Sie die Bestellung, und der Kunde erhält die Bestätigung. In anderen Vereinbarungen prüft und genehmigt der Kunde die Bestellung, bevor sie freigegeben wird.
4. Die Ware wird versendet, und der Kunde bestätigt den Erhalt
Sobald die Bestellung bereit ist, versenden Sie die Ware, und der Kunde bestätigt den Erhalt. Der Eigentumsübergang richtet sich nach Ihrer Vereinbarung. In vielen VMI-Programmen wechselt das Eigentum, wenn die Ware beim Kunden eingeht. Bei Konsignation oder Scan-based Trading kann es vorkommen, dass Sie weiterhin Eigentümer des Bestands bleiben, bis dieser verwendet oder verkauft wird.
5. Sie überprüfen die Leistung und passen sie an
Beide Seiten sollten die Leistung regelmäßig überprüfen. In der Regel betrachten Sie die Lieferquote, die Reichweite in Tagen, die Verfügbarkeitsquote, die Prognosegenauigkeit und die Anzahl der Eilbestellungen.
Wo VMI in der Lieferkette angesiedelt ist
VMI kann leicht mit anderen Bestandsmodellen verwechselt werden, da sie häufig gemeinsam eingesetzt werden. Die Unterschiede sind wichtig, wenn Verantwortlichkeiten definiert und Verträge erstellt werden.
Consignment inventory bezieht sich auf Eigentum. Der Lieferant bleibt Eigentümer des Bestands, bis ein Kunde ihn verkauft oder verwendet. Bei VMI geht es um die Verantwortung für den Nachschub, vor allem darum, wer entscheidet, wann und wie viel nachbestellt wird. Ein Programm kann beide Modelle zusammen nutzen, beide können aber auch unabhängig voneinander bestehen. Bevor Bedingungen vereinbart werden, lohnt es sich, den Unterschied zwischen VMI und consignment inventory zu kennen.
Just-in-time inventory konzentriert sich darauf, Bestände so niedrig wie möglich zu halten, ohne den Betrieb zu beeinträchtigen. VMI hilft dabei zu entscheiden, wann Nachschub erfolgen sollte und wie viel Bestand geliefert werden muss. Da beide Ansätze unterschiedliche Bereiche des Bestandsmanagements abdecken, können sie gut zusammenarbeiten.
Collaborative planning, forecasting and replenishment geht in der Zusammenarbeit noch einen Schritt weiter. Statt dass der Lieferant den Nachschub auf Basis geteilter Daten steuert, entwickeln beide Seiten gemeinsam die Prognose. VMI kann ein hilfreicher Schritt hin zu dieser Art gemeinsamer Planung sein.
Scan-based trading kombiniert VMI mit dem Eigentum des Lieferanten am Bestand, bis das Produkt an der Kasse verkauft wird.
Die Vorteile von Vendor Managed Inventory
Für den Lieferanten ist VMI in erster Linie ein Instrument für Wachstum und operative Effizienz. Wenn Sie direkte Transparenz darüber haben, wie sich Ihre Produkte auf Kundenebene bewegen, agieren Sie zwischen den Bestellzyklen nicht mehr im Blindflug. Sie können auf Basis von Daten handeln, statt nur darauf zu reagieren.
Zu den Ergebnissen, die Lieferanten mit VMI am häufigsten erzielen, gehören:
- Höhere Umsätze. Bessere Transparenz über Sell-through-Daten bedeutet, dass Nachschub erfolgt, bevor Stockouts entstehen, und Produkte im Regal verfügbar bleiben. Umsätze, die durch einen leeren Haken oder ein leeres Regal verloren gegangen wären, werden stattdessen realisiert.
- Stärkere Kundenbeziehungen. Wenn der Lieferant Verantwortung für das Bestandsmanagement übernimmt, positioniert er sich als strategischer Partner und nicht nur als Anbieter. Wenn ein Lieferant eine verlässliche Produktverfügbarkeit und einen proaktiven Ansatz für den Nachschub zeigt, vertieft sich diese Beziehung.
- Geringerer Aufwand im Auftragsmanagement. Die Bearbeitung eingehender Bestellungen von Dutzenden oder Hunderten Einzelhandels- oder Distributionsstandorten ist mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden. VMI bündelt dies in einem datengesteuerten Prozess und entlastet Auftragsmanagement- und Kundenserviceteams.
- Intelligentere Nachfrageinformationen. Der Zugriff auf Downstream-Bestandsdaten und Point-of-Sale-Daten verschafft Lieferanten ein klareres Bild tatsächlicher Nachfragemuster, saisonaler Veränderungen und regionaler Unterschiede. Mit der Zeit werden diese Daten zu einem Planungsinstrument.
Was Einzelhändler und Distributoren gewinnen
VMI wird manchmal fälschlicherweise als Programm verstanden, das dem Lieferanten auf Kosten des Einzelhändlers zugutekommt. Das Gegenteil ist der Fall. Der Einzelhändler oder Distributor gibt einen Teil der Bestellkontrolle ab und erhält im Gegenzug deutlich bessere Ergebnisse.
- Weniger Stockouts. Das ist der unmittelbarste Vorteil. Wenn der Lieferant den Bestand aktiv überwacht und auf Bewegungen reagiert, bleiben Produkte zuverlässiger verfügbar. Für Einzelhändler bedeutet das weniger entgangene Verkäufe und weniger enttäuschte Kunden.
- Geringerer Bestellaufwand. Das Erstellen und Verwalten von Bestellungen für Hunderte von SKUs über ein Lieferantenportfolio hinweg ist arbeitsintensiv. VMI nimmt dem Team des Einzelhändlers diese Belastung ab. Statt Zeit mit Routinebestellungen zu verbringen, können sich Mitarbeitende auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
- Niedrigere Lagerhaltungskosten. Da der Nachschub an den tatsächlichen Verbrauch und nicht an periodische Bestellzyklen gekoppelt ist, werden Bestandsniveaus in der Regel präziser abgestimmt. Einzelhändler halten weniger Überbestand vor, ohne das Risiko einzugehen, nicht lieferfähig zu sein.
- Bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten. Einzelhändler in VMI-Programmen haben in der Regel besseren Einblick in die Leistung ihrer Lieferkette, gemeinsame Dashboards, Servicekennzahlen und die Nachschubhistorie. Diese Transparenz schafft die Grundlage für eine produktivere, langfristigere Beziehung.Das VMI-Modell funktioniert, weil die Anreize aufeinander abgestimmt sind. Beide Parteien wollen dasselbe: das richtige Produkt, in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt.
Vendor Managed Inventory-Beispiele
VMI kann je nach Kundentyp und der Beziehung, die Sie zu ihm haben, unterschiedlich funktionieren. Die folgenden Beispiele zeigen, wie VMI in verschiedenen Umgebungen funktioniert: welche Daten geteilt werden, wer die Nachschubentscheidung trifft und wem der Bestand gehört, bis er verkauft wird.
Ein CPG-Lieferant, der ein Lebensmitteldistributionszentrum auffüllt
Ein Lebensmittelhersteller beliefert die regionalen Distributionszentren einer Lebensmittelkette mit mehreren Hundert SKUs. Jede Woche teilt der Einzelhändler Lagerbestände, aktuelle Filiallieferungen und offene Bestellungen nach Artikel und Standort.
Der Lieferant nutzt diese Daten zur Nachfrageprognose, vergleicht sie mit den vereinbarten Mindest- und Höchstwerten für die Reichweite in Tagen und erstellt Nachschubbestellungen in ganzen Paletten oder Lkw-Ladungen. Das Eigentum am Bestand geht auf den Einzelhändler über, wenn die Lieferung im Distributionszentrum eingeht.
Aktionen werden separat behandelt. Erwartete Nachfrageanstiege werden im Voraus vereinbart und für den Aktionszeitraum in die Nachschubregeln aufgenommen. So lassen sich Stockouts vermeiden, die entstehen würden, wenn man sich nur auf normale Nachfragemuster verlässt.
Dies ist eine gängige VMI-Konfiguration im Bereich Konsumgüter.
Ein Programm auf Filialebene mit Scan-based Trading
Ein Getränkelieferant beliefert mehrere Hundert Einzelhandelsfilialen direkt. Jeden Tag teilt der Einzelhändler Point-of-Sale-Daten nach Filiale und Artikel und verschafft dem Lieferanten so einen klaren Überblick darüber, was tatsächlich verkauft wird.
Der Lieferant bleibt Eigentümer des Bestands, bis jeder Artikel an der Kasse gescannt wird. Dieser Verkauf löst die Zahlung aus und fließt in die nächste Nachschubentscheidung ein, sodass kein traditioneller Bestell- und Wareneingangsprozess erforderlich ist.
Da der Lieferant Eigentümer des Bestands bleibt, bis dieser verkauft wird, trägt er auch das Risiko für Schwund und beschädigte Ware. Im Gegenzug erhält er direkten Zugriff auf Verkaufsdaten auf Filialebene, was eine deutlich bessere Grundlage für Nachfrageprognosen und Nachschubplanung schafft.
Ein industrieller Lieferant, der Behälterbestand vor Ort verwaltet
Ein MRO-Distributor hält häufig verwendete Artikel wie Befestigungselemente, Fittings und andere Verbrauchsmaterialien in Behältern am Standort eines Herstellers vor. Da der Bestand vor Ort verbraucht wird, basiert der Nachschub auf dem tatsächlichen Verbrauch, der in der Regel durch Scans oder regelmäßige Bestandszählungen erfasst wird.
Der Distributor überwacht jeden Behälter anhand der vereinbarten Mindest- und Höchstwerte und füllt ihn bei geplanten Servicebesuchen nach Bedarf wieder auf. Der Bestand bleibt auf Konsignation, bis er einem Arbeitsauftrag zugeordnet wird, sodass der Hersteller nur für das bezahlt, was er tatsächlich verwendet.
Für das Werksteam liegt der wichtigste Vorteil in der Einfachheit. Mitarbeitende müssen nicht jedes Mal eine Anforderung erstellen, wenn sie eine weitere Schachtel Schrauben oder Fittings benötigen.
Beispiele für Unternehmen mit Vendor Managed Inventory
Eines der bekanntesten Beispiele für VMI ist die Beziehung zwischen Walmart und Procter & Gamble, die Ende der 1980er-Jahre begann. Sie wird häufig als frühes Beispiel für modernes VMI im Einzelhandel genannt und bis heute genutzt, um zu erklären, wie das Modell in der Praxis funktioniert.
Seitdem hat sich VMI in einem deutlich breiteren Spektrum von Branchen etabliert, darunter Konsumgüter, industrielle Distribution, Gesundheitswesen und Baumaterialien.
Vor- und Nachteile von Vendor Managed Inventory
Wie Sie oben gelesen haben, sind die Vorteile von VMI klar. Es bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich. Die meisten davon lassen sich bewältigen, solange Sie sie vor dem Start des Programms klären.
Ihre Prognose hängt von der Qualität der Kundendaten ab. Wenn Bestandszählungen nicht stimmen, Daten verspätet eintreffen oder Bestand in einem Lagerraum im Feed fehlt, basieren Ihre Nachschubentscheidungen auf einem unvollständigen Bild. Definieren Sie im Voraus, wie akzeptable Daten aussehen, einschließlich der Häufigkeit der Datenübermittlung und des Umgangs mit Fehlern oder fehlenden Informationen.
Die Verantwortung für Prognosen verlagert sich auf Sie. In einem traditionellen Einkaufsmodell ist der Käufer dafür verantwortlich zu entscheiden, wie viel bestellt wird. Bei VMI verlagert sich ein großer Teil dieser Verantwortung auf den Lieferanten. Die Prognosegenauigkeit wird daher zu einem Thema, das beide Seiten gemeinsam überprüfen müssen, insbesondere wenn die Nachfrage deutlich von den Erwartungen abweicht.
Der Bedarf an Betriebskapital kann steigen. Wenn das Programm Konsignation oder Scan-based Trading umfasst, besitzen Sie den Bestand möglicherweise länger und erhalten die Zahlung später. Die möglichen Auswirkungen auf den Cashflow sollten verstanden werden, bevor die kommerziellen Bedingungen vereinbart werden.
VMI erfordert Vertrauen und klare Vereinbarungen. Der Lieferant trifft Bestandsentscheidungen im Namen des Kunden und nutzt Verkaufs- und Bestandsdaten, die der Kunde freigegeben hat. Beide Seiten benötigen klare Servicelevel, Eigentumsbedingungen, Verantwortlichkeiten und einen Prozess für den Umgang mit größeren Prognose- oder Bestandsproblemen.
Manuelle Prozesse werden mit wachsendem Programm schwieriger zu steuern. Ein kleines VMI-Programm mit wenigen Kunden und SKUs lässt sich möglicherweise noch in Tabellenkalkulationen verwalten. Sobald Sie Hunderte von Artikeln über mehrere Standorte hinweg nachfüllen, wird die manuelle Prüfung deutlich zeitaufwendiger und erhöht das Fehlerrisiko. An diesem Punkt wird Automatisierung deutlich wichtiger.
Was Sie benötigen, um VMI umzusetzen
Ein VMI-Programm hängt im Wesentlichen von zwei Dingen ab: zuverlässige Daten vom Kunden zu erhalten und den richtigen Prozess zu haben, um diese Daten in Nachschubentscheidungen umzusetzen.
Zuverlässige eingehende Daten vom Kunden.
Sie benötigen aktuelle Bestands- und Verkaufsdaten für jeden Standort, die häufig genug geteilt werden, um widerzuspiegeln, wie schnell sich das Produkt bewegt. Bei EDI kann dies über einen Produktaktivitätsbericht (SLSRPT), eine Bestandsanfrage oder –meldung (INVRT) oder einen Produkttransfer- und Wiederverkaufsbericht (SLSRPT) erfolgen. Auch die Verbindung muss überwacht werden. Wenn ein Datenfeed mehrere Tage lang ausfällt, ohne dass es jemand bemerkt, beruhen Nachschubentscheidungen schnell auf veralteten Informationen.
Automatisierung von Prognosen und Nachschub.
Der Empfang der Daten ist nur der erste Schritt. Sie müssen diese weiterhin in eine Nachfrageprognose umwandeln, diese Prognose mit Ihren Bestandsregeln vergleichen und berechnen, was nachgefüllt werden sollte. Inventory forecasting and replenishment automatisiert diesen Prozess und ermöglicht es Planern, deutlich mehr Konten zu verwalten, ohne jeden Artikel manuell zu prüfen.
Eine Möglichkeit, Ausnahmen zu verwalten.
Sobald ein VMI-Programm reibungslos läuft, sollten die meisten Nachschubentscheidungen Routine sein. Planer können sich dann auf Situationen konzentrieren, die Aufmerksamkeit erfordern, etwa neue Produkte, Aktionen, plötzliche Nachfrageänderungen oder Lieferengpässe. Automatisierte Bestandsplanung hilft dabei, diese Ausnahmen vom täglichen Nachschub zu trennen.
Klare Zuteilungsregeln, wenn das Angebot begrenzt ist.
Es wird Zeiten geben, in denen Sie nicht jede Bestellung vollständig erfüllen können. Legen Sie im Voraus fest, wie begrenzter Bestand auf Kunden oder Standorte verteilt wird, damit dieselben Regeln konsequent angewendet werden.
Wenn Sie prüfen, was erforderlich ist, um ein VMI-Programm von Anfang bis Ende zu betreiben, deckt unsere VMI Software-Übersicht die wichtigsten Komponenten ab.
Ist Vendor Managed Inventory das Richtige für Ihr Unternehmen?
Einige praktische Faktoren können Ihnen zeigen, ob VMI gut zu Ihnen passt.
Kundenkonzentration ist wichtig. VMI erfordert Zeit für die Einrichtung jedes einzelnen Handelspartners. Daher liefert es in der Regel den größten Mehrwert, wenn eine relativ kleine Anzahl von Kunden einen großen Anteil Ihres Volumens ausmacht.
Berücksichtigen Sie, wie sich Ihre Produkte verkaufen. Schnell drehende Artikel mit relativ vorhersehbarer Nachfrage lassen sich in der Regel leichter mit vereinbarten Nachschubregeln steuern. Langsamer drehende oder stark saisonale Produkte benötigen möglicherweise fortgeschrittenere Prognosen, bevor VMI gut funktioniert.
Stellen Sie sicher, dass der Kunde zuverlässige Daten teilen kann. Sie benötigen konsistente Bestands- und Verkaufsinformationen auf Standortebene, um gute Nachschubentscheidungen treffen zu können. Es lohnt sich, dies frühzeitig zu bestätigen, da schlechte oder inkonsistente Daten ein VMI-Programm stoppen können, bevor es richtig vorankommt.
Stellen Sie sicher, dass jemand intern für das Programm verantwortlich ist. VMI erfordert weiterhin aktives Management. Jemand muss die Nachschubparameter pflegen, Ausnahmen bearbeiten, die Leistung überwachen und regelmäßige Reviews mit dem Kunden leiten. Diese Verantwortung sollte von Anfang an klar zugewiesen sein.
Alles, was in diesem Blog beschrieben wird — zentrales VMI-Programmmanagement, KI-gestützte Nachfrageprognosen, Zuteilung bei begrenztem Angebot, Planungsautomatisierung und Zusammenarbeit bei Distributorbestellungen — ist in TrueCommerce Datalliance VMI verfügbar.
Datalliance VMI ist seit 1991 ein Pionier im Bereich cloudbasiertes Vendor Managed Inventory und wird von Marken wie Unilever, General Mills, Kimberly-Clark, Ocean Spray und vielen anderen vertraut. Die Plattform verwaltet mehr als 25 Millionen SKUs und 50 Milliarden US-Dollar an Bestand an über 20.000 Standorten weltweit.
Wenn Sie VMI zum ersten Mal evaluieren oder ein bestehendes Programm modernisieren möchten, freuen wir uns auf das Gespräch.
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