Im Oktober 2026 upgedated
Am 22. März 2024 hat der Bundesrat das sogenannte Wachstumschancengesetz verabschiedet – mit tiefgreifenden Konsequenzen für deutsche Unternehmen. Eine der wichtigsten Neuerungen: Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen handeln, um compliant und zukunftsfähig zu bleiben.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.
- Zulässig sind nur strukturierte Rechnungen nach EU-Standard EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD.
- Am 01.01. 2026 ist der Versand verpflichtend: Das gilt für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 € und für alle Unternehmen ab dem 01.01.2027
- EDI bleibt erlaubt, wenn Rechnungsdaten in ein EN-16931-konformes Format überführt werden.
- Lösungen wie TrueCommerce helfen Unternehmen, EDI und E-Invoicing zu integrieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Was kommt auf Unternehmen zu?
Seit Januar 2025 müssen inländische B2B-Rechnungen als strukturierte elektronische Rechnungen empfangen werden können. Klassische PDF- oder Papierrechnungen genügen nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen.
Zulässig sind nur Rechnungen, die dem EU-Standard EN 16931 entsprechen – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD (Profil EN16931-konform).
Das ist allerdings nur der erste Schritt: Auch der verpflichtende Versand sowie die Integration der Steuerbehörden (sog. Clearance-Verfahren) sind bereits beschlossen und werden etappenweise eingeführt.
EDI und E-Invoicing – ein starkes Zusammenspiel
Viele Unternehmen nutzen bereits EDI (Electronic Data Interchange) für den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten. Die gute Nachricht: EDI kann weiterhin genutzt werden – sofern die Daten in ein EN-konformes Format (z. B. XRechnung) überführt werden können.
Warum EDI und E-Invoicing so gut zusammenpassen:
- EDI ermöglicht hochautomatisierte, standardisierte Abläufe
- E-Invoicing bringt rechtliche Sicherheit und Steuerkonformität
- Gemeinsam schaffen sie eine durchgängige digitale Prozesskette – von Bestellung bis Zahlung
Wer bereits eine EDI-Schnittstelle setzt, ist also bestens aufgestellt – und kann die E-Rechnungspflicht mit TrueCommerce einfach umsetzen.
Was ist eine EDI-Rechnung?
Eine EDI-Rechnung ist eine elektronisch ausgetauschte Rechnung, die über das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) übertragen wird. Dabei werden Rechnungsdaten in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format – etwa EDIFACT oder ANSI X12 – direkt zwischen den ERP-Systemen von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung oder einem Scan enthält eine EDI-Rechnung strukturierte Daten, die ohne manuelle Eingabe automatisch weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt den gesamten Order-to-Cash-Prozess.
Wann kann ein EDI-Verfahren als E-Rechnung gelten?
Nicht jede EDI-Rechnung erfüllt automatisch die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung im Sinne des deutschen Wachstumschancengesetzes. Damit ein EDI-Verfahren als gesetzeskonforme E-Rechnung gilt, müssen die übertragenen Rechnungsdaten dem EU-Standard EN 16931 entsprechen oder in ein konformes Format – wie XRechnung oder ZUGFeRD – überführt werden können. Entscheidend ist also nicht der Übertragungsweg, sondern das Datenformat: Lässt sich aus den EDI-Daten eine EN-16931-konforme Rechnung ableiten, bleibt EDI weiterhin zulässig und gesetzeskonform.
Welche Teile der EDI-Infrastruktur können weitergenutzt werden?
Unternehmen, die bereits auf EDI setzen, müssen ihre bestehende Infrastruktur nicht aufgeben – im Gegenteil. Kommunikationswege wie AS2, SFTP oder VAN-Netzwerke, bestehende ERP-Anbindungen sowie etablierte Handelspartnerverbindungen bleiben vollständig nutzbar. Was ergänzt werden muss, ist ein Konvertierungsschritt: Die EDI-Daten werden in ein EN-16931-konformes Format transformiert, bevor sie als E-Rechnung versendet oder empfangen werden. Lösungen wie TrueCommerce übernehmen genau diese Brückenfunktion – nahtlos, automatisiert und ohne Unterbrechung laufender Prozesse.
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Was ist sonst noch wichtig?
Nicht betroffen von der Pflicht sind u. a.:
- Kleinbetragsrechnungen (unter 250 €)
- Umsatzsteuerbefreite Transaktionen ohne Vorsteuerabzug
- Fahrscheine und B2C-Verkäufe
Die Übermittlung an die Finanzbehörden (Clearance) ist aktuell noch nicht verpflichtend – aber bereits konkret geplant.
B2G bleibt gesondert zu prüfen
Für Geschäfte mit Bundesbehörden (Business-to-Government, B2G) gilt bereits heute:
Rechnungen müssen elektronisch über das ZRE-Portal oder das OZG-RE eingereicht werden – bevorzugt im Format XRechnung, alternativ auch ZUGFeRD.
So unterstützt TrueCommerce EDI- und E-Rechnungsprozesse
Als erfahrener Anbieter im Bereich EDI, E-Invoicing-Software und digitaler B2B-Prozesse ist TrueCommerce der ideale Partner für Unternehmen, die jetzt auf die neue Gesetzeslage reagieren möchten.
TrueCommerce bietet Ihnen:
- Eine zukunftssichere Plattform, die EDI, E-Rechnung und weitere digitale Prozesse integriert
- Unterstützung bei der konformen Umsetzung der E-Rechnungspflicht nach EN 16931
- Nahtlose Anbindung an Ihre bestehenden ERP-Systeme
- Zugriff auf ein erfahrenes Team, das Sie bei Einführung, Umstellung und Betrieb begleitet
Mit TrueCommerce automatisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse, steigern Ihre Effizienz, reduzieren Fehler – und senken Ihre Kosten.
Fazit – EDI-Verfahren jetzt auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
Die E-Rechnungspflicht ist da – und sie ist der Startschuss für ein neues digitales Zeitalter im Rechnungswesen.
Unternehmen, die frühzeitig umstellen und auf TrueCommerce setzen, sind klar im Vorteil.
Sie müssen Ihr aktuelles EDI-System nicht aufgaben. Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre internen Prozesse und erarbeiten einen Projektplan und begleiten Sie in jedem Schrit der Implemnetierung.
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Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht
Sind EDI-Rechnungen auch nach 2028 zulässig?
Ja, EDI-Rechnungen bleiben auch nach 2028 zulässig – vorausgesetzt, die übertragenen Daten entsprechen dem EU-Standard EN 16931 oder können in ein konformes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD überführt werden. Das Wachstumschancengesetz schreibt kein bestimmtes Übertragungsverfahren vor, sondern lediglich ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat. Unternehmen, die frühzeitig ihre EDI-Prozesse um eine konforme Formatkonvertierung ergänzen, sind also auch langfristig auf der sicheren Seite.
Was ist der Unterschied zwischen einer EDI-Rechnung und einer PDF-Rechnung?
Der entscheidende Unterschied liegt in der Maschinenlesbarkeit: Eine EDI-Rechnung überträgt strukturierte Daten direkt zwischen den ERP-Systemen von Sender und Empfänger und das ohne manuelle Eingabe, ohne Medienbruch. Eine PDF-Rechnung hingegen ist primär für den Menschen lesbar, nicht für die automatische Weiterverarbeitung durch Softwaresysteme. Seit dem 1. Januar 2025 erfüllt eine einfache PDF-Rechnung im B2B-Bereich nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung, strukturierte Formate nach EN 16931 sind Pflicht.
Muss ein EDI-Format EN 16931 entsprechen?
Nicht direkt, aber die Daten müssen in ein EN-16931-konformes Format überführt werden können. EDI-Formate wie EDIFACT oder ANSI X12 sind nicht per se EN-16931-konform, können aber durch eine zwischengeschaltete Konvertierung in XRechnung oder ZUGFeRD transformiert werden. Gelingt diese Transformation vollständig und korrekt, gilt die Rechnung als gesetzeskonforme E-Rechnung. Wichtig ist daher, dass die eingesetzte EDI-Lösung diese Konvertierung zuverlässig und automatisiert unterstützt.
Welche Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein?
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung nach EN 16931 muss alle steuerlich und handelsrechtlich relevanten Pflichtangaben enthalten, darunter: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Menge und Einzelpreis, angewandter Steuersatz sowie Netto- und Bruttobetrag. Diese Angaben müssen im maschinenlesbaren Datenteil vollständig vorhanden sein. Eine rein visuelle Darstellung im PDF-Teil (z. B. bei ZUGFeRD) reicht allein nicht aus.