Was ist EDI? Ein Leitfaden für Einsteiger zum elektronischen Datenaustausch

17 Oktober 2024

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Der elektronische Datenaustausch (EDI) ist eine Technologie, die den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen in einem standardisierten elektronischen Format ermöglicht. EDI ist branchenübergreifend weit verbreitet und spielt eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung von Transaktionen, der Erhöhung der Genauigkeit und der Reduzierung manueller Prozesse beim Dokumentenaustausch.

Elektronischer Datenaustausch (EDI) bildet das digitale Rückgrat globaler Lieferketten. Er ermöglicht Unternehmen den direkten Austausch wichtiger Dokumente wie Bestellungen und Rechnungen zwischen Systemen in einem Standardformat und ohne manuelle Eingabe.

Vom Einzelhandel und der Logistik bis hin zum Gesundheitswesen und der Fertigung senkt EDI Kosten, beschleunigt Prozesse und verbessert die Genauigkeit in allen Bereichen.

In diesem Leitfaden erklären wir, was EDI ist, wie es funktioniert, warum es wichtig ist und wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Definition und Geschichte von EDI

Der elektronische Datenaustausch (EDI) wurde in den 1960er Jahren eingeführt, um den Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen zu vereinfachen. Im Laufe der Zeit hat es sich von einer Technologie, die ausschließlich von großen Unternehmen genutzt wird, zu einem Standard-B2B-Tool entwickelt, das Unternehmen jeder Größe zur Verfügung steht. Eine EDI-Software ist heute unverzichtbar für Unternehmen, die ihre Abläufe rationalisieren und die Genauigkeit ihrer Daten verbessern möchten.

Was ist die Bedeutung von EDI und wie funktionniert es?

EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den digitalen Austausch strukturierter Geschäftsdokumente zwischen Systemen ohne manuelle Eingabe.

Anstatt Papierrechnungen, PDFs oder E-Mails zu versenden, nutzen Unternehmen EDI Prozesse, um Daten wie Bestellungen, Lieferbenachrichtigungen und Rechnungen direkt zwischen den Systemen ihrer Handelspartner zu übertragen. Dies kann ERP-Systeme, Lagerverwaltungssysteme oder eigenständige EDI-Plattformen umfassen.

In den meisten Fällen wird EDI in interne Systeme wie Ihr ERP (Enterprise Resource Planning) oder WMS (Warehouse Management System) integriert, um Prozesse zu automatisieren. Diese sogenannte EDI-Integration wird im Folgenden näher erläutert.

Durch den Wegfall manueller Eingaben und die Möglichkeit der System-zu-System-Kommunikation beschleunigt EDI-Anbindung Geschäftstransaktionen, macht sie präziser und einfacher zu verwalten.

Welche Probleme kann EDI lösen?

Vor EDI war die Verwaltung von Bestellungen und Rechnungen mit viel Papier, E-Mails, Telefonaten und manueller Dateneingabe verbunden – allesamt anfällig für Fehler, Verzögerungen und hohe Verwaltungskosten.

EDI-Software ersetzt manuelle Prozesse durch automatisierten, standardisierten Datenaustausch und unterstützt Unternehmen dabei:

Doppelte Dateneingabe in verschiedenen Systemen vermeiden
Mannuelle Fehler und kostspielige Irrtümer reduzieren
Die Auftrags- und Rechnungsbearbeitung beschleunigen
Die Transparenz von Transaktionen verbessern
Die Partnerbeziehungen durch schnellere und zuverlässigere Kommunikation stärken

Auch die Art der per EDI-Schnittstelle ausgetauschten Dokumente spielt eine Rolle. Beispielsweise kann eine Bestellung als ORDERS-Nachricht (EDIFACT) oder als EDI 850 (ANSI X12) gesendet werden. Rechnungen können als INVOIC (EDIFACT) oder EDI 810 (X12) und Versandbenachrichtigungen als DESADV oder EDI 856 formatiert sein. Jedes Format spielt eine Rolle bei der Automatisierung von Geschäftsabläufen.

Wenn Sie mit diesen Dokumenttypen noch nicht vertraut sind, finden Sie weitere Informationen in unserem Leitfaden zu EDI-Dokumenten und EDIFACT-Nachrichten und deren Verwendung.

EDI-Integration- Was ist das und wie funktionniert es?

Um den vollen Nutzen von EDI zu erschließen, ist die EDI-Integration unerlässlich. Im Folgenden erläutern wir, was Integration bedeutet, wie sie funktioniert und warum sie so wichtig ist.

Was bedeutet EDI-Integration?

Damit EDI den größtmöglichen Nutzen bringt, muss es mit Ihren bereits genutzten Systemen verknüpft werden – sei es Ihr ERP-, WMS- oder Ihre Supply-Chain-Plattform. Diese EDI-Schnittstelle zu anderen internen Systemen ist sehr relevant.

Diese Verbindung nennen wir EDI-Integration. Sie stellt sicher, dass die per EDI ausgetauschten Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen automatisch und ohne manuelle Dateneingabe oder Verzögerungen in Ihre internen Systeme gelangen.

Arten der EDI-Integration

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur EDI-Integration, abhängig von Ihren Systemen, Partnern und Geschäftszielen. Folgende Möglichkeit der EDI-Schnittstellen sind möglich.

Direkte Integration

EDI bietet eine direkte Schnittstelle mit Ihren internen Systemen (z. B. ERP oder WMS) über Protokolle wie AS2 oder FTP. Diese Konfiguration bietet Ihnen mehr Kontrolle und Geschwindigkeit, erfordert aber möglicherweise mehr internen IT-Support.

Indirekte Integration

Hierbei handelt es sich um ein Value-Added Network (VAN) oder einen Managed Service Provider, der den Austausch und die Übersetzung von EDI-Nachrichten für Sie übernimmt. Wenn Ihr Unternehmen einen vereinfachten, ausgelagerten Ansatz wünscht, ist dies die ideale Integrationslösung für Sie.

Hybride Integration

Viele Unternehmen nutzen eine Kombination aus direkten Anbindungen für wichtige Handelspartner und indirekter Integration für eine breitere Netzwerkabdeckung und Skalierbarkeit.

TrueCommerce bietet cloudbasierte Managed Services EDI-Integrationen, die mit allen führenden ERP-Systemen kompatibel sind, darunter SAP, Microsoft Dynamics, NetSuite, Sage und mehr. Dank unserer ERP-spezifischen Zertifizierungen können wir native Workflows und Echtzeitsynchronisierung ohne aufwändige individuelle Entwicklung unterstützen.

Wenn Sie gerade über ein neues ERP nachdenken, sehen Sie sich unsere 5 Tips für ein erfolgreiches ERP-Upgrade an.

Wie funktionniert die EDI-Integration?

So funktioniert die EDI-Integration typischerweise im Hintergrund:

Datenextraktion: Geschäftsdaten werden aus Ihrem internen System (ERP, WMS usw.) abgerufen.
EDI-Konvertierung: Die Daten werden in das korrekte EDI-Format (z. B. ANSI X12, EDIFACT) konvertiert.
Nachrichtenübermittlung: Das EDI-Dokument wird sicher über Protokolle wie AS2, FTP oder ein Value-Added Network (VAN) an Ihren Handelspartner übermittelt.
Datenintegration: Das System Ihres Partners empfängt die EDI-Datei und integriert sie in seine internen Systeme.
Bestätigung: Eine Bestätigungsnachricht (z. B. eine Funktionsbestätigung) informiert Sie über den Empfang und die Verarbeitung des Dokuments.

Jeder dieser Schritte muss schnell und sicher erfolgen, um Verzögerungen oder Fehler in Ihrer Lieferkette zu vermeiden.

4 häufige Herausforderungen bei der EDI-Integration

Selbst mit der richtigen Strategie kann die EDI-Integration auf Hindernisse stoßen, insbesondere wenn Altsysteme oder manuelle Prozesse noch im Einsatz sind.

Vier Anzeichen dafür, dass Ihre Integration möglicherweise nicht optimal funktioniert, sind:

Häufige manuelle Workarounds oder erneute Dateneingabe
Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung oder der Partnerkommunikation
Skript- oder Mapping-Fehler beim Datenaustausch
Mangelnde Transparenz über den Dokumentenstatus oder Fehler

Mit TrueCommerce werden diese Herausforderungen von vornherein vermieden. Unsere Plattform nutzt einen einheitlichen, Cloud-basierten Ansatz mit integriertem Monitoring, Warnmeldungen und Echtzeit-Transparenz.

Das bedeutet weniger Support-Tickets, schnellere Problemlösungszeiten und einen reibungsloseren Arbeitsalltag für Ihr Team.

Mögliche EDI-Schnittstellen

Die EDI-Integration unterstützt eine Vielzahl von Geschäftsabläufen, darunter:

EDI-zu-ERP: Automatische Synchronisierung von Bestellungen, Rechnungen und Versandaktualisierungen mit Ihrem zentralen Geschäftssystem.

EDI-zu-WMS: Optimierung des Lagerbetriebs mit präzisen und aktuellen Bestands- und Fulfillment-Daten.

EDI-zu-Cloud-SaaS: Anbindung an eCommerce-Plattformen, Marktplätze und Handelsnetzwerke durch flexible, skalierbare Integrationen.

Wie funktionniert EDI? Wichtiges Basiswissen!

Eine EDI-Lösung ermöglicht es zwei Geschäftssystemen, strukturierte Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Versandbenachrichtigungen ohne menschliches Eingreifen auszutauschen.

Diese nahtlose Kommunikation wird jedoch durch globale Standards, Übertragungsprotokolle und einen schrittweisen Prozess ermöglicht, der Genauigkeit und Interoperabilität zwischen verschiedenen Plattformen gewährleistet.

EDI Standards und EDI Protokolle

EDI basiert auf standardisierten Formaten, um sicherzustellen, dass verschiedene Systeme dieselbe Sprache sprechen. Diese Formate definieren, wie Daten strukturiert sein sollten und welche Felder für jeden Dokumenttyp erforderlich sind.

Zu den am häufigsten verwendeten EDI-Standards gehören:

EDIFACT: Weit verbreitet in Europa und globalen Lieferketten.
ANSI X12: Wird häufig in Nordamerika für alle Bereiche vom Einzelhandel bis zum Gesundheitswesen verwendet.
TRADACOMS: Wird hauptsächlich im britischen Einzelhandel verwendet.
Peppol: Entwickelt sich zu einem zentralen Rahmenwerk für elektronische Rechnungsstellung und Beschaffung in der gesamten EU.

Durch die Einhaltung dieser Standards kann Ihr Unternehmen Dokumente sicher austauschen, auch wenn Sie unterschiedliche Software, Plattformen oder interne Formate verwenden.

Weitere Informationen finden Sie in unserem ausführlichen Informationen zu EDI-Standards wie ANSI, EDIFACT und anderen.

EDI-Prozesse: Wie werden die Daten zwischen Handelspartnern ausgetauscht?

Der Prozess des EDI-Datenaustauschs umfasst mehrere sichere Schritte, die im Hintergrund und oft innerhalb von Sekunden ablaufen. So läuft es bei einer klassischen EDI-Anbindung ab:

Ein Geschäftssystem (z. B. ein ERP-System) generiert ein Dokument, beispielsweise eine Bestellung.
Dieses Dokument wird mithilfe von Mapping- und Datentransformationstools in das korrekte EDI-Format konvertiert.
Die EDI-Datei wird dann sicher übertragen. Dazu werden Protokolle wie folgende verwendet:
- AS2: Direkte, verschlüsselte Verbindung über das Internet
- FTP/SFTP: Dateiübertragung über einen sicheren Kanal
- VAN (Value-Added Network): Ein Drittanbieternetzwerk, das die Zustellung und das Routing verwaltet.
Der Handelspartner empfängt und verarbeitet die Datei in seinem eigenen System und löst dabei häufig automatisierte Aktionen wie die Auftragsabwicklung oder Rechnungserstellung aus.

EDI-Prozess: Beispiel eines EDI Dokumentenflow in vier Schritten

Um dies in der Praxis zu verstehen, sehen Sie hier einen typischen EDI-Fluss zwischen einem Käufer und einem Lieferanten – dargestellt mit den Nachrichtentypen ANSI X12 und EDIFACT:

Bestellung (EDI 850) / EDIFACT-ORDERS: Der Käufer gibt elektronisch eine Bestellung auf.
Versandvoranzeige (EDI 856) / EDIFACT-DESADV: Der Lieferant bestätigt den Versand und stellt Tracking-Informationen bereit.
Rechnung (EDI 810) / EDIFACT-INVOIC: Der Lieferant sendet die Rechnung.
Funktionsbestätigung (EDI 997) / EDIFACT CONTRL: Der Käufer bestätigt den Empfang und die Gültigkeit der EDI-Nachrichten.

Dieser standardisierte, automatisierte Ablauf reduziert Verzögerungen, verbessert die Transparenz und sorgt dafür, dass alle Parteien während des gesamten Transaktionslebenszyklus auf dem gleichen Stand bleiben.

Die drei wichtigsten Vorteile einer EDI-Anbindung

Für viele Unternehmen ist EDI eine Voraussetzung, um wettbewerbsfähig, konform und vernetzt in einer digital geprägten Lieferkette zu bleiben. Ob Einzelhändler, Lieferant oder Hersteller – die Vorteile von EDI gehen weit über den papierlosen Umgang mit Dokumenten hinaus.

Im Folgenden erläutern wir die Vorteile von EDI und wie es dazu beiträgt, Abläufe zu optimieren, Kosten zu senken und langfristiges Wachstum zu ermöglichen.

Sparen Sie Zeit und Geld

Einer der wichtigsten Gründe für die Einführung von EDI-Software ist die Effizienz. Durch die Automatisierung des Austauschs von Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen unterstützt EDI Unternehmen bei Folgendem:

Beschleunigen Sie Transaktionen durch den Verzicht auf manuelle Eingaben und Genehmigungen.
Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand, damit sich Ihre Teams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Minimieren Sie Fehler und Nacharbeit durch manuelle Dateneingabe.
Senken Sie die Betriebskosten durch den Verzicht auf Papier, Porto und Telefonkommunikation.

Kurz gesagt: EDI beseitigt Reibungsverluste im täglichen Arbeitsablauf und spart Ihnen in jeder Phase Zeit und Geld.

Strategische Geschäftsergebnisse

Über die grundlegende Effizienz hinaus unterstützt eine EDI-Lösung auch übergeordnete Geschäftsziele:

Verbesserte Datengenauigkeit für bessere Entscheidungen
Echtzeitkommunikation mit Partnern und Plattformen
Stärkere Lieferanten- und Kundenbeziehungen, basierend auf Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, einschließlich Prüfprotokollen und Datenstandards

Mit der richtigen EDI-Anbindung ist Ihr Unternehmen besser aufgestellt, um den Betrieb zu skalieren, Risiken in der Lieferkette zu reduzieren und die steigenden Kundenerwartungen zu erfüllen.

Branchenspezifische Vorteile

EDI bietet branchenabhängig einzigartige Vorteile und ist in vielen Fällen unverzichtbar.

Einzelhandel

Große Einzelhändler verlangen häufig EDI-Konformität von ihren Lieferanten, um Bestell- und Lagerprozesse zu optimieren. Für Einzelhändler reduziert EDI Lagerbestände, verbessert die Liefergenauigkeit und unterstützt die Omnichannel-Abwicklung.

Fertigung

In der Fertigungsindustrie ermöglicht EDI Just-in-Time-Produktion (JIT), Echtzeit-Bestandsaktualisierungen und die Koordination über globale Lieferketten hinweg. Es reduziert Ausfallzeiten und sorgt für einen reibungslosen Produktionsablauf.

Lebensmittel und Getränke

Im Lebensmittel- und Gastronomiebereich ist EDI oft obligatorisch für die Lieferantenanbindung, insbesondere bei großen Ketten. Es verbessert die Rückverfolgbarkeit, unterstützt Frische- und Rückrufprotokolle und gewährleistet pünktliche Lieferungen.

eCommerce und Logistik

EDI unterstützt Echtzeit-Auftragsverfolgung, automatisierte Auftragsabwicklung und schnelleren Versand – alles unerlässlich für den heutigen Online-Einkauf.

Gesundheitswesen

EDI verbessert die Datensicherheit und Compliance im Gesundheitswesen und ermöglicht gleichzeitig eine schnellere Bearbeitung von Patientenakten, Rezepten und Materialbestellungen.

Branchenübergreifendes EDI

Die Kernfunktion von EDI ist überall gleich: die Automatisierung des Geschäftsdokumentenaustauschs. Anwendungsfälle und Nutzen variieren jedoch je nach Branche.

Von Echtzeittransparenz in der Logistik bis hin zu Compliance-Vorgaben im Einzelhandel und Lebensmittelbereich – EDI passt sich den Anforderungen jeder Branche an.

Einzelhandel: Omnichannel, Lieferantensynchronisierung, Warenfluss

Im Einzelhandel spielen EDI-Schnittstellen eine entscheidende Rolle bei der Ermöglichung von Omnichannel-Abläufen, der Synchronisierung von Lieferantendaten und der Automatisierung von Warenflüssen. Es ist oft Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit großen Ketten, insbesondere im Lebensmittelbereich, wo Lieferanten Bestellungen, Lieferbenachrichtigungen und Rechnungen elektronisch übermitteln müssen.

Diese Funktionen helfen Einzelhändlern, die Verfügbarkeit aufrechtzuerhalten und gleichzeitig den manuellen Arbeitsaufwand und Lagerbestände zu reduzieren, wie in unserem Leitfaden zu EDI im Einzelhandel beschrieben.

Lesen Sie auch unsere Kundenreferenz: Cloud statt OnPremises: EDI-Neustart bei Ölmühle Moog und erfahren Sie welche Anforderungen der Einzelhandel stellte und wie wir diese gemeinsam mit dem Kunden in der EDI-Lösung umgesetzt haben.

Lebensmittel und Getränke: Compliance, Frische und Rückrufbereitschaft

Im Lebensmittel- und Getränkebereich sind EDI-Lösungen unerlässlich, um die Vorgaben des Einzelhandels einzuhalten, die Haltbarkeit zu verwalten und im Falle von Rückrufen schnell reagieren zu können.

EDI unterstützt die Echtzeit-Auftragsabwicklung, Sendungsverfolgung und chargengenaue Rückverfolgbarkeit – alles entscheidend für die Erhaltung der Frische und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Fertigung: Bestandskontrolle und globale Lieferkettensynchronisation

Hersteller nutzen EDI, um Arbeitsabläufe von der Bestellung bis zur Lieferung zu automatisieren und Abläufe über globale Lieferketten hinweg zu synchronisieren.

Von der Rohstoffbeschaffung bis zur Auslieferung der Fertigwaren reduziert EDI den manuellen Koordinationsaufwand und ermöglicht eine intelligentere Bestandskontrolle. So können Teams schlank arbeiten, ohne an Reaktionsfähigkeit einzubüßen.

Gesundheitswesen: Geschwindigkeit, Compliance und Patientensicherheit

Im Gesundheitswesen verbessert EDI die Transaktionsgeschwindigkeit, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und trägt zur Patientensicherheit bei.

Es unterstützt den HIPAA-konformen Austausch von Rechnungen, Rezepten und Abrechnungen zwischen Krankenhäusern, Versicherern und Apotheken. Erfahren Sie mehr in unserem Überblick über die Rolle von EDI im Gesundheitswesen.

Automobilindustrie: Optimierte Fertigung und JIT

Die Lieferketten der Automobilindustrie sind auf EDI angewiesen, um Just-in-Time-Produktion (JIT), reibungslose Lieferantenkoordination und präzise Logistik zu gewährleisten. EDI reduziert Bestellfehler und sorgt für effiziente Produktionsabläufe – ein Thema, das wir in unserem Leitfaden zu EDI in der britischen Automobilindustrie näher beleuchten.

Logistik und eCommerce: Schnellere Auftragsabwicklung

Ob Sie ein Fulfillment-Center verwalten oder direkt an Verbraucher versenden – EDI hilft Ihnen, schneller zu agieren. Es automatisiert den Auftragsfluss zwischen eCommerce-Plattformen, 3PLs und Spediteuren, beschleunigt den Versand und verbessert die Transparenz.

EDI Dokumente und Transaktionscodes

In Europa und vielen internationalen Märkten folgen die entsprechenden Standards typischerweise dem UN/EDIFACT-Format, beispielsweise:

ORDERS: Bestellung
INVOIC: Rechnung
DESADV: Lieferavis
ASN: Versandvorabmitteilung

Diese Dokumente sind für die Arbeitsabläufe in Einzelhandel, Logistik und Fertigung von zentraler Bedeutung und tragen dazu bei, die manuelle Dateneingabe in Ihrer Lieferkette zu vermeiden.

In Nordamerika folgen die am weitesten verbreiteten EDI-Standards dem ANSI-X12-Format. Dazu gehören:

EDI 850: Bestellung
EDI 810: Rechnung
EDI 856: Lieferavis (ASN)

Während ANSI-X12-Nachrichten weltweit weiterhin relevant sind (insbesondere im Handel mit US-amerikanischen Partnern), ist EDIFACT in der EU das gängigere Framework.

Die meisten globalen EDI-Plattformen, einschließlich TrueCommerce, unterstützen sowohl ANSI- als auch EDIFACT-Standards und ermöglichen so einen reibungslosen grenzüberschreitenden Handel und Compliance.

Eine vollständige Liste gängiger Dokumente finden Sie in unserem Leitfaden zu EDI-Dokumenttypen und deren Verwendung.

Wie Unternehmen EDI-Dokumente im Tagesgeschäft nutzen

EDI-Dokumente steuern zentrale Geschäftszyklen wie:

Order-to-Cash (O2C): Automatisiert alles vom Auftragseingang über die Rechnungsstellung bis hin zum Zahlungseinzug.
Procure-to-Pay (P2P): Optimiert Einkauf, Wareneingang und Rechnungsabgleich.
Ship-to-Receive: Koordiniert Versand, Sendungsstatus und Lagereingang.

Durch die Automatisierung dieser Prozesse mittels EDI kann Ihr Unternehmen Durchlaufzeiten verkürzen, die Genauigkeit erhöhen und die Agilität Ihrer gesamten Lieferkette verbessern.

EDI vs. API: Was ist der Unterschied und wann wird was verwendet?

Obwohl EDI und APIs die digitale Kommunikation zwischen Systemen erleichtern, dienen sie unterschiedlichen Zwecken, und die Wahl zwischen beiden ist nicht immer eine Entweder-oder-Entscheidung.

Das Verständnis der jeweiligen Stärken hilft Unternehmen, reaktionsschnellere und skalierbarere Integrationsstrategien zu entwickeln.

Stärken von EDI für die Standardisierung

EDI ist seit Jahrzehnten das Rückgrat der B2B-Kommunikation.

Es basiert auf globalen Standards (wie ANSI X12 und EDIFACT), sodass Unternehmen branchen- und regionenübergreifend auf einen strukturierten, wiederholbaren und validierten Dokumentenaustausch vertrauen können.

Standardisierung: EDI-Formate werden in Lieferketten universell anerkannt.

Zuverlässigkeit: Dokumente werden stapelweise verarbeitet, mit integrierter Bestätigungs- und Fehlerbehandlung.

Partnermandate: Viele große Einzelhändler, Hersteller und Logistikdienstleister verlangen weiterhin EDI-Compliance, insbesondere im Lebensmittel-, Gesundheits- und Automobilsektor.

Auch wenn Ihr Unternehmen in einer regulierten oder stark Compliance-intensiven Branche tätig ist, ist EDI für den täglichen Betrieb unverzichtbar.

Wann API-Integration sinnvoll ist

APIs (Application Programming Interfaces) bieten eine flexiblere Möglichkeit zur Echtzeit-Systemanbindung. Anstatt auf Batch-Updates zu warten, ermöglichen APIs den sofortigen Datenaustausch zwischen Plattformen – ideal für modernen eCommerce, Kundenportale und Cloud-basierte Workflows.

Anwendungsfälle, in denen APIs überzeugen, sind:

Echtzeit-Updates zu Bestellstatus oder Lagerbeständen
Integrationen mit kundenspezifischen Plattformen oder mobilen Apps
Dynamische Preis- oder Versandberechnungen
Leicht ereignisgesteuerte Interaktionen über Cloud-Dienste hinweg

TrueCommerce unterstützt sowohl EDI als auch moderne API-Integration, sodass Sie mit Kunden und Partnern ganz nach Wunsch kommunizieren können.

Moderne Unternehmen benötigen oft beides

Unternehmen entscheiden sich zunehmend nicht mehr zwischen EDI und APIs, sondern kombinieren beides. Dieser hybride Ansatz ermöglicht Ihrem Unternehmen:

Unterstützung etablierter EDI-Partner bei gleichzeitiger Integration mit Cloud-Apps, ERP-Systemen oder eCommerce-Plattformen über APIs.

Beispielsweise kann ein Lieferant Rechnungen per EDI an einen großen Einzelhändler senden und gleichzeitig Live-Bestelldaten aus seinem ERP-System über eine API abrufen. Oder ein 3PL kann Versandbestätigungen per EDI übermitteln und gleichzeitig Tracking-Portale über API-Endpunkte aktualisieren.

Auswahl der richtigen EDI-Software

Egal, ob Sie bei Null anfangen oder ein bestehendes System ersetzen – die Wahl des richtigen EDI-Anbieters kann sich nachhaltig auf Ihre Betriebsabläufe, Skalierbarkeit und Kundenbeziehungen auswirken.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Bewertung von EDI-Lösungen berücksichtigen sollten, und wie TrueCommerce Unternehmen bei der richtigen Wahl unterstützt.

5 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten

Nicht alle EDI-Plattformen bieten den gleichen Support und die gleiche Funktionalität. Konzentrieren Sie sich bei der Bewertung von Anbietern auf Funktionen, die langfristigen Mehrwert und operative Belastbarkeit gewährleisten:

Automatisierung: Suchen Sie nach Tools, die manuelle Eingriffe in Bestell-, Versand- und Rechnungsworkflows reduzieren.

Skalierbarkeit: Ihre EDI-Lösung sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich an neue Handelspartner oder Regionen anpassen.

Partner-Onboarding: Schnelles, unterstütztes Onboarding ist entscheidend für die Time-to-Value.

Compliance: Stellen Sie die Unterstützung globaler Standards wie ANSI, EDIFACT und branchenspezifischer Vorschriften sicher.

Kundensupport: Wählen Sie einen Anbieter mit reaktionsschnellem, internem Support und branchenspezifischer Expertise.

On-Premise vs. Cloud vs. Managed EDI

Bei der Auswahl einer Lösung ist es auch wichtig, die Bereitstellung und Wartung des EDI-Systems zu berücksichtigen:

OnPremises EDI	Bietet Kontrolle und Anpassung, erfordert jedoch interne IT-Ressourcen für die Einrichtung und laufende Wartung.
Cloud EDI	Ermöglicht einfachere Updates, Fernzugriff und schnellere Skalierung, ideal für Unternehmen mit eingeschränktem internen IT-Support.
Managed Services EDI	Kümmern sich um alles für Sie, einschließlich Mapping, Partner-Onboarding, Updates und Fehlerbehebung, damit sich Ihr Team auf den Betrieb konzentrieren kann.

TrueCommerce bietet Cloud-basierte Managed Services EDI-Lösungen, die Ihnen Zuverlässigkeit auf Unternehmensniveau mit unkomplizierter Bedienung bieten.

Budget- und Teamüberlegungen

Berücksichtigen Sie bei der EDI-Budgetierung sowohl die anfänglichen Implementierungskosten als auch die laufenden Support- bzw. Wartungsgebühren. Managed Services mögen zwar zunächst teurer erscheinen, bieten aber oft einen höheren ROI, da sie internen Arbeitsaufwand, Ausfallzeiten und Compliance-Risiken reduzieren.

Berücksichtigen Sie auch die technischen Ressourcen Ihres Teams. Wenn Sie ohne dediziertes Integrationspersonal oder IT-Entwickler arbeiten, kann ein Managed-EDI-Anbieter diese Lücke schließen.

Für kleine und wachsende Unternehmen haben wir in unserem Leitfaden zu EDI-Lösungen für kleine Unternehmen kostengünstige und passende Optionen zusammengestellt.

Wann eine ERP-Migration der perfekte Zeitpunkt für eine Neubewertung ist

Wenn Ihr Unternehmen die Umstellung auf ein neues ERP-System plant, ist dies der ideale Zeitpunkt, Ihr aktuelles EDI-Setup zu bewerten. ERP-Migrationen sind komplex, und veraltete EDI-Tools können unnötige Reibungsverluste, Kosten und Verzögerungen verursachen.

TrueCommerce ist offiziell von führenden ERP-Plattformen wie Microsoft Dynamics, NetSuite, Sage, SAP und anderen akkreditiert.

Unsere umfassende Integrationserfahrung erleichtert die Implementierung von EDI parallel zu Ihrer ERP-Einführung durch die Unterstützung sowohl vorgefertigter als auch benutzerdefinierter Workflows.

Implementierung von EDI in Ihrem Unternehmen

Bei einer erfolgreichen EDI-Implementierung geht es nicht nur um die Wahl eines Anbieters, sondern auch darum, Mitarbeiter, Prozesse und Systeme auf ein gemeinsames Ziel auszurichten: eine optimierte, automatisierte Kommunikation mit Ihren Handelspartnern.

Die 5 Phasen der EDI Software Implementierung

Die meisten EDI-Projekte folgen einem strukturierten Fahrplan, um Risiken zu minimieren und eine reibungslose Einführung zu gewährleisten:

Planung: Definieren Sie Ihre Geschäftsziele, bewerten Sie die interne Bereitschaft und identifizieren Sie wichtige Handelspartner.
Anbieterauswahl: Bewerten Sie EDI-Anbieter anhand von Funktionen, Brancheneignung, Support und Integrationsmöglichkeiten.
Onboarding: Richten Sie Benutzer, Workflows und Verbindungen zu Ihren ERP- oder Buchhaltungssystemen ein.
Testen: Validieren Sie den Dokumentenaustausch mit internen Systemen und externen Partnern.
Go-Live: Starten Sie die Produktion und überwachen Sie die Leistung genau.

Die interne Abstimmung ist ebenso wichtig wie die Technologie. Stellen Sie sicher, dass alle Abteilungen – von IT und Finanzen bis hin zu Kundenservice und Betrieb – in den Implementierungsprozess eingebunden sind. Die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten reduziert Verzögerungen und hilft Ihnen, spätere kostspielige Überraschungen zu vermeiden.

Integration mit internen Backend Systemen (ERP, WMS etc)

Einer der komplexesten Aspekte der Implementierung ist die Integration von EDI-Systemen in Ihre Back-End-Systeme, normalerweise Ihre ERP-, WMS- oder Buchhaltungssoftware.

Häufige Herausforderungen der EDI-Integration	Best Practices der EDI-Integration
Zuordnung von EDI-Dokumenten zu internen Datenstrukturen.	Zusammenarbeit mit einem EDI-Anbieter mit Erfahrung in Ihrer ERP-Plattform.
Behandlung von Ausnahmen oder Validierungsregeln.	Beginn mit einer schrittweisen Einführung (z. B. Priorisierung wichtiger Handelspartner).
Sicherstellung der korrekten Übertragung von Aktualisierungen in einem System an andere.	Gewährleistung einer klaren Kommunikation zwischen IT- und Fachteams.

Die zertifizierten ERP-Integrationen von TrueCommerce vereinfachen diesen Prozess erheblich, mit vorgefertigten Konnektoren und Expertensupport, der auf Ihre Systeme zugeschnitten ist.

Testen und OnBoarding von Handelspartnern

Bevor Sie live gehen, müssen Sie jeden Handelspartner auf Folgendes testen:

Dokumentformat und Standardkonformität
Kommunikationsprotokolle (z. B. AS2, FTP, VAN)
Durchgängiger Datenfluss zwischen Systemen

Das Onboarding von Partnern ist oft der Grund, warum EDI-Projekte ins Stocken geraten, insbesondere wenn sie manuell verwaltet werden.

Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen für einen Anbieter wie TrueCommerce. Wir übernehmen das Onboarding und die Tests für Sie und sorgen so für einen reibungslosen Start und eine schnellere Wertschöpfung.

EDI Compliance und Sicherheit

Genauigkeit und Effizienz spielen bei EDI nur eine untergeordnete Rolle.

Um Ihr Unternehmen zu schützen und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, muss Ihre EDI-Lösung strenge Compliance- und Sicherheitsanforderungen erfüllen, insbesondere in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Einzelhandel oder der Logistik.

Erfüllung der regulatorischen Anforderungen

Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden globalen Vorschriften bedeutet Compliance mehr als nur den Austausch der richtigen Daten. Sie müssen auch die Handhabung, Speicherung und Weitergabe dieser Daten verwalten.

Hier sind Beispiele für EDI-Compliance-Bereiche:

DSGVO: Sicherstellung des ordnungsgemäßen Umgangs mit personenbezogenen Daten bei EDI-Übertragungen.
E-Invoicing-Vorschriften in Deutschland und der EU: Anpassung an die staatlichen Meldestandards für elektronische Geschäftsdokumente.
Branchenspezifische Vorschriften: Vom Gesundheitswesen (z. B. HL7) bis zur Automobilindustrie (z. B. ODETTE) setzen verschiedene Branchen ihre eigenen Dokumentenstandards und Partnerprotokolle durch.
ISO 27001: ist ein international anerkannter Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS).

Unabhängig davon, ob Sie in Deutschland, der EU oder grenzüberschreitend tätig sind, muss Ihr EDI-Anbieter regionsspezifische Compliance-Rahmenbedingungen unterstützen.

Wenn Sie mehr zum Theme E-Rechnung in Deutschland erfahren möchten, lesen Sie unser Whitepaper E-Rechnungsstellung mit EDI in Deutschland

Sicherheitsdatenprotokolle, Veschlüsselung und Prüfpfade

Neben der Einhaltung von Compliance-Vorgaben sollte Ihre EDI-Lösung Ihre Daten auch in jeder Phase ihres Transports schützen – vom Absender bis zum Empfänger und in allen dazwischenliegenden Systemen.

Moderne EDI-Systeme schützen Ihre Transaktionen durch:

Verschlüsselungsprotokolle (z. B. HTTPS, TLS, AS2) zum Schutz der Daten während der Übertragung
Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen, einschließlich Kennwortrichtlinien und Benutzerrollen
Digitale Signaturen für Nachrichtenintegrität und Nichtabstreitbarkeit
Audit-Trails und Protokolle für vollständige Rückverfolgbarkeit und Compliance-Berichte

TrueCommerce ist SOC 2 Typ 2-zertifiziert und bietet eine Plattformverfügbarkeit von 99,9 %, sodass Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit eines Unternehmens machen müssen.

EDI und Nachhaltigkeit

Obwohl EDI oft mit Automatisierung und Effizienz in Verbindung gebracht wird, spielt es auch eine wichtige Rolle bei der Erreichung der ESG- (Umwelt-, Sozial- und Governance-) und CSR-Ziele (Corporate Social Responsibility).

Durch die Digitalisierung des Dokumentenaustauschs kann Ihr Unternehmen Abfall, Energieverbrauch und Betriebskosten deutlich reduzieren.

Wie EDI ESG- und CSR-Ziele unterstützt und die Umweltbelastung reduziert

Der Ersatz papierbasierter Prozesse durch elektronischen Datenaustausch bietet klare Nachhaltigkeitsvorteile:

Papierreduzierung: Der Verzicht auf physische Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine reduziert den Papierverbrauch und den Druckbedarf drastisch.
Energieeffizienz: Weniger manuelle Schritte bedeuten weniger Bürogeräteverbrauch und geringere Abhängigkeit von Post- oder Frachtdiensten.
Intelligentere Ressourcenplanung: Echtzeittransparenz und Automatisierung ermöglichen eine bessere Bedarfsprognose und reduzieren Überproduktion und Lagerbestände.

Für viele Unternehmen ist die Einführung von EDI eine einfache und wirkungsvolle Möglichkeit, sich an globale Nachhaltigkeitsrahmen und die Erwartungen der Stakeholder anzupassen.

EDI und Prognosen: Intelligentere, datengesteuerte Planung

EDI optimiert nicht nur Transaktionen, sondern bietet auch eine wertvolle Quelle für Echtzeit-Betriebsdaten, die Prognosen, Planungen und Entscheidungen in Ihrer gesamten Lieferkette optimieren.

Effektive Integration unterstützt Ihr Unternehmen mit EDI bei der Umstellung von reaktiven Prozessen auf proaktive, datengesteuerte Strategien.

Echtzeitdaten für bessere Entscheidungen

EDI ermöglicht sofortige Transparenz bei geschäftskritischen Ereignissen – von eingehenden Bestellungen über Lagerbestände bis hin zu den Reaktionszeiten der Lieferanten. Das bedeutet:

Schnellere Reaktion auf Verkaufstrends und saisonale Nachfrageänderungen
Automatisierte Bestandswarnungen bei Erreichen von Schwellenwerten
Einblick in die Lieferzeiten der Lieferanten, die Ihnen helfen, Ihre Beschaffungszyklen anzupassen

Anstatt sich auf manuelle Aktualisierungen oder Vermutungen zu verlassen, können Sie Entscheidungen auf Basis aktueller, präziser Daten treffen, die direkt von Ihren Handelspartnern bereitgestellt werden.

Bedarfsplanung und Bestandsoptimierung

Präzise Daten ermöglichen ein effizienteres Bestandsmanagement. Durch die Einbindung von EDI-Daten in Ihre Planungssysteme können Sie:

Überbestände und Fehlbestände reduzieren
Verluste durch abgelaufene oder überschüssige Waren minimieren
Beschaffungszyklen an das tatsächliche Verbrauchsverhalten anpassen

Dies ist besonders wichtig in Branchen wie Einzelhandel, Fertigung und Lebensmittelindustrie, wo knappe Margen und schwankende Nachfrage präzise Prognosen erfordern.

Weitere Informationen dazu, wie EDI eine intelligentere Planung unterstützt, finden Sie in unserem Whitepaper: Optimieren Sie Ihre Lieferkette mit dem TrueCommerce EDI-Käuferleitfaden

3 EDI-Trends für die Zukunft

Mit der Entwicklung der Geschäftslandschaft entwickelt sich auch EDI weiter. Was einst als Werkzeug für den einfachen Dokumentenaustausch diente, hat sich zu einer wichtigen Grundlage digitaler Lieferketten entwickelt.

Mit Blick auf die Zukunft prägen verschiedene Trends die Zukunft von EDI – und beeinflussen, wie sich Unternehmen auf langfristigen Erfolg vorbereiten.

Trend 1: Cloud-First und Managed Services

Die Umstellung von On-Premise- auf Cloud-basiertes EDI beschleunigt sich weiter. Immer mehr Unternehmen nutzen Managed Services EDI-Lösungen, um den technischen Aufwand zu reduzieren und sich auf Ergebnisse statt auf die Infrastruktur zu konzentrieren.

Vorteile:

Geringere IT-Vorabkosten
Schnellere Bereitstellung und Skalierbarkeit
Laufender Support und Wartung inklusive

Die Auslagerung von EDI an vertrauenswürdige Anbieter wie TrueCommerce bietet Unternehmen mehr Flexibilität – insbesondere angesichts der zunehmenden Größe und Komplexität von Handelsnetzwerken.

Trend 2: EDI + API-Konvergenz

EDI ist nach wie vor unverzichtbar für standardisierte, partnerschaftliche Transaktionen. Viele moderne Unternehmen benötigen jedoch auch Echtzeit-Datenaustausch. Hier kommen APIs ins Spiel.

Die Konvergenz von EDI- und API-Technologien ermöglicht:

Schnellere Entscheidungsfindung durch sofortige Datenaktualisierungen
Flexiblere Integration mit Cloud-Diensten und Nischenplattformen
Einheitliche Plattformen, die je nach Partner oder Anwendungsfall beide Formate unterstützen

Mehr über dieses Hybridmodell erfahren Sie in unserem Leitfaden zur EDI- und API-Integration. Dort erläutern wir, wann und warum beides sinnvoll ist.

Trend 3: Die zunehmende Komplexität des eCommerce

Mit dem Wachstum des eCommerce steigen auch die Anforderungen an die Backend-Prozesse. EDI spielt eine entscheidende Rolle, um mit Folgendem Schritt zu halten:

Höhere Bestellmengen und schnellere Auftragsabwicklungszyklen
Multi-Channel-Bestandsverwaltung
Automatisierte Updates über mehrere Plattformen und Lager hinweg

Ohne solide EDI-Systeme riskiert Ihr Unternehmen Verzögerungen, Lagerprobleme und ein negatives Kundenerlebnis. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von EDI im eCommerce, Gesundheitswesen und in der Logistik anhand branchenübergreifender Beispiele.

Ist EDI das Richtige für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie Ihre Abläufe skalieren, die Effizienz steigern oder die Beziehungen zu Ihren Partnern stärken möchten, ist EDI die richtige Wahl.

Für viele Branchen, insbesondere für große Einzelhändler oder globale Lieferketten, ist EDI eine Voraussetzung und kein optionales Extra.

20.1 Zusammenfassung der 4 wichtigsten Vorteile von EDI

Richtig eingesetztes EDI unterstützt Ihr Unternehmen nicht nur, sondern bringt es auch voran. In diesem Leitfaden haben wir gezeigt, wie EDI Ihre Geschäftsabläufe transformieren kann.

Zusammenfassend lässt sich sagen, EDI hilft Ihnen bei der:

Automatisierung manueller Prozesse und Eliminierung repetitiver Verwaltungsaufgaben
Reduzierung von Fehlern und Verzögerungen durch präzisen Datenaustausch in Echtzeit
Stärkung der Beziehungen zu Handelspartnern durch Einhaltung von Compliance- und Systemerwartungen
Unterstützung des strategischen Wachstums mit skalierbaren, integrierten Systemen

Wann ist EDI die richtige Wahl?

Wenn Sie für die Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten immer noch auf Tabellenkalkulationen, E-Mail-Anhänge oder manuelle Dateneingabe angewiesen sind, spüren Sie wahrscheinlich bereits die Schwierigkeiten.

Ob Sie in neue Märkte expandieren oder veraltete Systeme modernisieren, EDI ist ein logischer Schritt nach vorn, wenn:

Sie ein wachsendes Transaktionsvolumen verzeichnen und Effizienz benötigen.
Handelspartner EDI als Teil ihrer Geschäftsabwicklung fordern.
Sie Ihre Systeme (ERP, WMS, CRM) in einen einheitlichen Lieferkettenfluss integrieren möchten.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, ist es jetzt an der Zeit, Ihre Optionen zu prüfen.

Nächste Schritte

TrueCommerce unterstützt Tausende von Unternehmen weltweit bei der Vereinfachung von EDI – unabhängig von Größe, Branche und Technologie. Unsere Managed Services EDI-Lösungen lassen sich nahtlos in führende ERP-Plattformen integrieren und bieten umfassenden Support – von der Einrichtung bis zum Partner-Onboarding und darüber hinaus.

So gehen Sie vor:

Überprüfen Sie Ihre aktuelle Konfiguration: Wo liegen die Engpässe? Was könnte durch Automatisierung verbessert werden?
Sprechen Sie mit einem Experten: Unser Team unterstützt Sie bei der Bedarfsanalyse, empfiehlt Ihnen die passende Lösung und unterstützt Sie sogar bei der geplanten ERP-Migration.
Starten Sie mit einer skalierbaren Lösung: TrueCommerce passt sich Ihrem Unternehmen an und wächst mit ihm.

Gerne können Sie auch einen unverbindlichen EDI-Quickcheck buchen und Sie erhalten eine fundierte Einschätzung Ihrer aktuellen Situation und konkrete Empfehlungen für Ihre zukünftige Strategie.

Wenn Sie bereit für den nächsten Schritt sind, können Sie auch Sie eine kostenlose Demo buchen oder unser Expertenteam kontaktieren – wir helfen Ihnen gerne weiter.

FAQ zum Thema EDI

EDI kann zunächst komplex erscheinen, wird aber deutlich verständlicher, sobald man die Grundlagen verstanden hat. Nachfolgend finden Sie einige häufig gestellte Fragen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Was ist Electronic Data Interchange (EDI)?

Electronic Data Interchange (EDI) ist der strukturierte digitale Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Handelspartnern. Er ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen Systemen und verbessert so Transaktionsgeschwindigkeit, Genauigkeit und Compliance branchenübergreifend.

Was bedeutet EDI im Geschäftsleben?

In der Wirtschaft wird EDI (Electronic Data Interchange) eingesetzt, um den Austausch von Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen zwischen Systemen zu automatisieren. Es trägt zu mehr Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz in der Lieferkette und im Finanzwesen bei.

Wie funktioniert EDI?

EDI konvertiert Geschäftsdokumente in Standardformate, überträgt sie sicher (über AS2, FTP oder VAN) und integriert sie in Back-End-Systeme wie ERP oder WMS. Es ersetzt papierbasierte Prozesse durch schnelle, strukturierte, digitale Kommunikation.

Was ist EDI-Software?

EDI-Software ermöglicht Unternehmen das Senden, Empfangen, Übersetzen und Verwalten elektronischer Geschäftsdokumente. Sie kann direkt in Ihr ERP-System integriert oder als eigenständige bzw. Cloud-Lösung betrieben werden, oft mit integrierten Compliance- und Partner-Mapping-Funktionen.

Was ist EDI-Zahlung?

Eine EDI-Zahlung bezeichnet die elektronische Übertragung zahlungsrelevanter Dokumente zwischen Handelspartnern, typischerweise Rechnungen (INVOIC/EDI 810), Zahlungsavise und Zahlungsbestätigungen. Sie optimiert die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung durch die Reduzierung manueller Eingriffe.

Was ist EDI-Tracking?

EDI-Tracking bezeichnet die Echtzeitüberwachung von EDI-Dokumentenflüssen, wie z. B. Bestellstatus, Versandaktualisierungen (über ASN/EDI 856) und Empfangsbestätigungen. Es bietet Transparenz darüber, wo sich Dokumente im Austauschprozess befinden und ob sie von Ihren Handelspartnern empfangen, akzeptiert oder abgelehnt wurden.

Was ist EDI im Gesundheitswesen?

EDI im Gesundheitswesen wird zur elektronischen Übermittlung medizinischer und administrativer Daten eingesetzt, wie z. B. Versicherungsansprüche, Patientenberechtigungsprüfungen und Zahlungsavise. Es gewährleistet eine sichere, standardisierte Kommunikation zwischen Leistungserbringern, Versicherern und Aufsichtsbehörden.

Die wichtigsten Vorteile von EDI-Anbindungen

EDI bieten mehrere Vorteile, die seine Beliebtheit bei Unternehmen steigern:

Geschwindigkeit: Transaktionen, die mit EDI verarbeitet werden, sind schneller als herkömmliche Methoden.
Genauigkeit: EDI reduziert menschliche Fehler durch Automatisierung der Dateneingabe und -übertragung.
Kostensenkung: Durch die Eliminierung von Papier und die Reduzierung des Verwaltungsaufwands senkt EDI die Betriebskosten.

Vergleich zwischen EDI und traditionellem Dokumentenaustausch

Art	Traditioneller Dokumentenaustausch	EDI
Geschwindigkeit	Langsam	Schnell
Genauigkeit	Anfällig für Fehler	Hohe Genauigkeit
Kosten	Hoch	Kosteneffizient

Was bedeutet EDI? Ein Leitfaden für Einsteiger in den elektronischen Datenaustausch