Das Onboarding von Anbietern spielt eine wichtige Rolle dabei, neue Anbieter bereit zu machen, mit Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten. Der Prozess kann jedoch schnell langsam und schwer zu handhaben werden, wenn Informationen per E-Mail gesammelt werden, Anforderungen zwischen Lieferanten variieren und der Fortschritt manuell verfolgt wird.
Ein klarer Anbieter-Onboarding-Prozess hilft Ihnen, herauszufinden, was jeder Anbieter benötigt, ihn durch die notwendigen Schritte zu führen und ihn bereit zu machen, Geschäftsdokumente mit Ihnen auszutauschen. Er kann auch die Zeit verkürzen, die Ihr Team für Informationssammlung, Beantwortung von Fragen und Nachverfolgung bei Lieferanten verbringt.
In diesem Leitfaden erklären wir, was Lieferanten-Onboarding ist, was der Prozess beinhaltet und wie Sie es sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Lieferanten schneller und einfacher machen können.
Was ist das Onboarding von Anbietern?
Lieferanten-Onboarding ist der Prozess, einen neuen Lieferanten bereit zu machen, mit Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten. Dazu kann das Sammeln von Unternehmensinformationen, die Bestätigung von Geschäftsbedürfnissen, das Einrichten des Lieferanten in relevante Systeme und das Sicherstellen beinhalten, dass er bereit ist, zu handeln.
Im EDI-Kontext konzentriert sich das Onboarding von Lieferanten darauf, Lieferanten zu verbinden und sie auf den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten vorzubereiten. Dazu gehört die Wahl der richtigen Verbindungsmethode, die Vereinbarung von Dokumenten- und Datenanforderungen, das Testen der Einrichtung und die Bestätigung, dass der Anbieter bereit ist, live zu gehen.
Warum ist die Einarbeitung von Lieferanten wichtig?
Wenn das Onboarding über E-Mails, Tabellen und manuelle Nachverfolgungen gesteuert wird, kann es schwierig sein, den Fortschritt zu verfolgen oder festzustellen, wo ein Anbieter stecken bleibt. Dies kann den Go-Live-Start verzögern und die Zeit erhöhen, die Ihr Team für Informationssammlung, das Beantworten von Fragen und die Koordination von Tests verbringt.
Ein effektiver Onboarding-Prozess verschafft Ihrem Team bessere Transparenz und gibt den Lieferanten klare Anleitungen. Für EDI hilft es außerdem sicherzustellen, dass Verbindungen und Geschäftsdokumente ordnungsgemäß getestet wurden, bevor der Lieferant live geht. Dies verringert das Fehlerrisiko und ermöglicht es Lieferanten, Dokumente schneller elektronisch auszutauschen.
Was beinhaltet der Onboarding-Prozess für Lieferanten?
Der Prozess der Lieferanten-Einarbeitung beinhaltet die Definition Ihrer Anforderungen, die Vernetzung der Lieferanten und die Sicherstellung, dass Sie neue Lieferanten weiterhin einarbeiten können, wenn sich Ihr Netzwerk verändert. Obwohl der genaue Prozess je nach Unternehmen variiert, lässt er sich im Allgemeinen in drei Phasen unterteilen.
Vor dem Onboarding
Beginnen Sie damit, die Geschäftsdokumente und Formate zu definieren, die Ihre Lieferanten unterstützen werden, sowie die verfügbaren Verbindungsmethoden. Sie sollten außerdem einen EDI-Leitfaden mit Ihren Dokumentenanforderungen erstellen und klare Onboarding-Fristen und Go-Live-Termine festlegen.
Während des Onboardings
Organisieren Sie Anbieter mit ähnlichen Anforderungen in Onboarding-Gruppe und laden Sie sie ein, den Prozess zu starten. Während Anbieter daran arbeiten, Verbindungen einzurichten und zu testen, sollte Ihr Team ihren Fortschritt verfolgen und die Nachverfolgung auf diejenigen konzentrieren, die zusätzliche Hilfe benötigen.
Nach dem Onboarding
Sobald die Anbieter live sind, stellen Sie sicher, dass Sie einen wiederholbaren Prozess zur Einarbeitung neuer Anbieter haben, wenn sie Ihrem Netzwerk beitreten. Ihr Team sollte sie in den entsprechenden Prozess aufnehmen und ihren Fortschritt von der Einladung bis zum Live-Start verfolgen können, ohne unnötige manuelle Arbeit zu verursachen.
Für eine vollständige Liste dessen, was Sie vor, während und nach dem Onboarding vorbereiten müssen, laden Sie unsere Checkliste für das Onboarding von Anbietern herunter.
Was sind die häufigsten Herausforderungen beim Onboarding von Anbietern?
Das Onboarding von Anbietern kann mit wachsendem Anbieternetzwerk zunehmend schwieriger zu verwalten werden. Obwohl jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen hat, treten besonders häufig vier Herausforderungen auf:
Zu viel manuelle Arbeit
E-Mails, Informationssammlung, Tests, Nachverfolgung und manuelle Fortschrittsverfolgung können einen erheblichen Teil der Zeit Ihres Teams in Anspruch nehmen.
Verschiedene Lieferantenkapazitäten
Einige Anbieter sind bereits für EDI ausgestattet, während andere über begrenzte technische Ressourcen oder Erfahrung verfügen und möglicherweise eine andere Verbindung benötigen.
Lieferanten müssen Ihre EDI-Anforderungen erfüllen
Bevor sie live gehen, müssen Anbieter nachweisen können, dass sie die notwendigen Dokumente ordnungsgemäß austauschen und Ihre spezifischen Geschäfts- und Datenbedürfnisse erfüllen können.
Mangelnde Sichtbarkeit und Kontrolle
Wenn das Onboarding über E-Mails, Tabellen und verschiedene Systeme hinweg verwaltet wird, kann es schwierig sein zu erkennen, welche Anbieter Fortschritte machen, welche Hilfe benötigen und welche bereit sind, live zu gehen.
Erfahren Sie mehr über die vier wichtigsten Herausforderungen beim Onboarding von Anbietern und wie Sie sie lösen könnnen in unserem Blog.
Wie können Sie die Einarbeitung von Lieferanten beschleunigen?
Ein schnellerer Lieferanten-Onboarding-Prozess beginnt mit klaren Anforderungen und einer strukturierten Möglichkeit, Lieferanten von der Einladung bis zum Go-Live zu verwalten.
Definieren Sie Ihre Anforderungen, bevor Sie loslegen
Entscheide vor dem Versand von Einladungen, welche Dokumente, Formate und Verbindungsmethoden Anbieter unterstützen sollten. Klare Anforderungen helfen den Anbietern zu verstehen, was sie erreichen müssen, und reduzieren später im Prozess Fragen.
Bieten Sie Lieferanten unterschiedliche Möglichkeiten, sich zu verbinden
Nicht alle Anbieter verfügen über die gleichen technischen Möglichkeiten. Unterstützende Optionen wie AS2, SFTP und ein Vendor-Portal ermöglichen es jedem Anbieter, sich auf die Weise zu verbinden, die zu seinem bestehenden Setup passt.
Anbieter in Onboarding-Gruppen organisieren
Gruppieren Sie Anbieter mit ähnlichen Dokumentenanforderungen, Verbindungsmethoden oder Fristen. Dies erleichtert es, Anbieter in größere Gruppen einzuführen, anstatt jeden einzelnen als separates Projekt zu verwalten.
Verfolgen Sie den Fortschritt von der Einladung bis zum Live-Start
Behalten Sie einen klaren Überblick darüber, wo sich jeder Anbieter im Prozess befindet, einschließlich Verbindungsaufbau, Tests und offener Aufgaben. So kann Ihr Team Verzögerungen erkennen und die Nachverfolgung auf die Lieferanten konzentrieren, die Hilfe benötigen.
Lesen Sie unsere Best Practices zum Onboarding von Anbietern für weitere Hinweise zur Schaffung eines schnelleren und konsistenteren Prozesses.
Wie funktioniert das Onboarding von Self-Service-Anbietern?
Mit dem Self-Service-Onboarding von Anbietern können Anbieter die wichtigsten Schritte selbst über ein geführtes Portal erledigen. Sie erhalten eine Einladung und folgen einem klaren Prozess in ihrem eigenen Tempo, sodass weniger E-Mails und manuelle Koordination benötigt werden.
Je nach Einrichtung können Anbieter die notwendigen Informationen eingeben, die Verbindungsmethode auswählen und Tests und Validierungen direkt auf der Plattform durchführen. Klare Anweisungen und fortlaufendes Feedback helfen ihnen, eventuelle Probleme vor dem Live-Start zu beheben.
Gleichzeitig kann Ihr Team den Status jedes Anbieters verfolgen, ohne jedem Schritt helfen zu müssen. So können Sie mehrere Anbieter gleichzeitig einarbeiten und die Hilfe auf diejenigen konzentrieren, die zusätzliche Unterstützung benötigen.
Lesen Sie unseren Leitfaden zur Einarbeitung von Self-Service-Anbietern, um mehr darüber zu erfahren, wie es funktioniert und wann es helfen kann.
Wann sollten Sie Vendor-Onboarding-Software verwenden?
Lieferanten-Onboarding-Software ist besonders relevant, wenn Sie mehr als nur wenige Lieferanten einarbeiten, kontinuierlich neue Lieferanten hinzufügen oder mit Lieferanten mit unterschiedlichen technischen Anforderungen zusammenarbeiten müssen. In solchen Fällen kann es schnell zeitaufwendig werden, Einladungen, Anforderungen, Tests und Nachverfolgung per E-Mail und Tabellenkalkulation zu bearbeiten.
Mit einer einheitlichen Plattform können Sie einen einheitlichen Prozess schaffen, Lieferanten in Kampagnen einteilen und ihren Status von der Einladung bis zum Go-Live verfolgen. Gleichzeitig kann die Plattform unterschiedliche Verbindungsmethoden unterstützen, sodass sowohl Lieferanten mit integriertem EDI als auch Portalnutzer am selben Ort eingeladen und verwaltet werden können.
TrueCommerce Onboarding Central vereint all diese Funktionen auf einer Plattform. Anbieter folgen einem geführten Self-Service-Prozess, während Ihr Team Kampagnen verwalten, den Onboarding-Prozess absolvieren und schnell sehen kann, welche Anbieter zusätzliche Unterstützung benötigen.
Erfahren Sie mehr über unsere Lieferanten-Onboarding-Plattform.
Erleichtern Sie die Einarbeitung von Lieferanten
Das Onboarding von Lieferanten muss nicht auf langen E-Mail-Ketten, Tabellen und wiederholenden manuellen Nachverfolgungen basieren. Mit klaren Anforderungen, einem konsistenten Prozess und den richtigen Tools können Sie das Onboarding für Ihr Team erleichtern und Lieferanten einen klaren und übersichtlichen Weg zum Go-Live bieten.
TrueCommerce Onboarding Central hilft Ihnen, den gesamten Prozess an einem Ort zu verwalten – von der Einladung von Anbietern und der Organisation von Gruppen bis hin zur Überwachung des Fortschritts bei Tests und Onboarding.
Möchten Sie das Onboarding von Lieferanten schneller und einfacher verwalten lassen? Lassen Sie uns darüber sprechen, wie TrueCommerce helfen kann.
Häufig gestellte Fragen zum Onboarding von Anbietern
Was ist der Zweck des Lieferanten-Onboardings?
Der Zweck der Vendor-Onboarding ist es, sicherzustellen, dass neue Anbieter Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllen und bereit sind, mit Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten. Im EDI-Kontext umfasst dies das Herstellen der richtigen Verbindung, die Validierung von Dokumenten und die Vorbereitung des Lieferanten auf den elektronischen Austausch von Geschäftsdaten.
Wie lange dauert das Onboarding des Anbieters?
Die benötigte Zeit hängt von den technischen Fähigkeiten des Lieferanten, Ihren Anforderungen und der Komplexität der Einrichtung ab. Manuelle Prozesse und unklare Anforderungen können Verzögerungen verursachen, während standardisierte Arbeitsabläufe und Self-Service-Tools den Lieferanten helfen, das Onboarding schneller abzuschließen.
Was sollte eine Lieferanten-Onboarding-Checkliste enthalten?
Eine Lieferanten-Onboarding-Checkliste sollte geschäftliche und technische Anforderungen, Dokumententypen, EDI-Formate, Verbindungsmethoden, Tests, Fristen und Verantwortlichkeiten abdecken. Sie sollte auch erklären, wie der Fortschritt bis zum Go-Live verfolgt wird.
Wie können Sie die Einarbeitung von Lieferanten beschleunigen?
Unternehmen können das Onboarding von Lieferanten beschleunigen, indem sie Anforderungen frühzeitig definieren, den Prozess standardisieren, geeignete Konnektivitätsoptionen anbieten und den Anbietern erlauben, mehrere Schritte selbst durchzuführen. Eine zentrale Onboarding-Plattform kann außerdem die manuelle Nachverfolgung reduzieren und die Sichtbarkeit verbessern.