EN 16931

Was ist die EN 16931?

Die EN 16931, die am 28. Juni 2017 veröffentlicht wurde, ist die Bemühung einer europäischen Initiative für ein einheitliches Austauschformat von Rechnungen. Die EN 16931 definiert, wie eine elektronische Rechnung länderübergreifend auszusehen hat. In der Norm werden Begrifflichkeiten definiert. Dies betrifft jedoch nur die Kernrechnung. D.h. die Norm dient als Basis zur Erstellung von Rechnungen, länderspezifisch gibt es noch zusätzliche Erweiterungen, die verpflichtend einzuhalten sind.

Die EN 16931 definiert ein strukturiertes Datenmodell (CII / UBL) mit den erforderlichen Pflichtfeldern wie Betrag, Steuern, Rechnungssteller und -empfänger.

Wer ist betroffen & rechtlicher Rahmen

  • Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine gesetzliche Pflicht zum Empfang von EN 16931-konformen E‑Rechnungen fĂĽr alle inländischen B2B-Umsätze.
  • Der Versand von E‑Rechnungen wird in gestaffelten Phasen umgesetzt:
    • bis 31.12.2026: noch zulässig, Papierrechnungen und PDF‑Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) zu verwenden
    • 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung fĂĽr Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €

ab 1. Januar 2028: flächendeckende Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich, E‑Rechnungen im EN 16931‑Format zu nutzen – ohne Ausnahmen (außer EDI, wenn voll extrahierbar).

Welche Formate sind zulässig?

  • XRechnung: rein maschinenlesbare XML‑Rechnung fĂĽr öffentliche Auftraggeber (Deutschland).
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1: hybrides Format (PDF/A‑3 + XML) mit EN 16931-Profil und XRechnung optional integriert.

Andere strukturelle Formate wie EDI sind erlaubt, sofern sie vollständig extrahierbare Meldesätze gemäß Umsatzsteuergesetz liefern.

Welche Pflichten ergeben sich fĂĽr Unternehmen?

  1. Seit Januar 2025: Muss jeder Rechnungsempfänger im Inland E‑Rechnungen empfangen können.
  2. Ab 2027/2028: Rechnungsaussteller müssen selbst E‑Rechnungen versenden (abhängig von Umsatzklasse).
  3. Zustimmung des Empfängers ist für den Empfang nicht mehr nötig seit 2025 – Ausnahme nur bei B2C oder steuerfreien/günstigen Fällen (< 250 €).

EN 16931 in Kürze 

  • Struktur: Die EN 16931 legt fest, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss, wie z. B. Betrag, Mehrwertsteuer und Lieferanteninformationen. 
  • Kompatibilität: Der Standard stellt sicher, dass elektronische Rechnungen von verschiedenen IT-Systemen in der gesamten EU verwendet und verstanden werden können. 
  • Gesetzgebung: In vielen EU-Ländern sind Behörden gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach diesem Standard zu erhalten und zu verarbeiten, insbesondere im öffentlichen Beschaffungswesen. 
  • Format: E-Rechnungen nach EN 16931 verwenden ein XML-Format namens UBL, das eine ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten gewährleistet. 

Aufbewahrung von E‑Rechnungen

Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen (z. B. DMS, ERP, spezielle Archivlösungen) – analog zu Papierrechnungen.

E-Rechnungen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (§ 147 AO, § 14b UStG).

Sowohl strukturierte Datei (XML/XRechnung) als auch menschenlesbares PDF/PDF‑A müssen unverändert verfügbar bleiben.

Ăśbergangsfristen im Ăśberblick

ZeitraumPflicht & Handlungspflicht
seit 01.01.2025Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen in Deutschland (EN 16931)
bis 31.12.2026Versand von Papier/PDF weiterhin möglich bei Zustimmung
ab 01.01.2027Ausstellungspflicht für Unternehmen mit > 800.000 € Umsatz
ab 01.01.2028Flächendeckender Versand- und Empfangspflicht in B2B

Erweiterungen nach EN 16931 

Der definierte Standard fĂĽr elektronische Rechnungen erlaubt zwei Arten von Erweiterungen: 

  • Länderspezifische Erweiterungen 
  • Branchenspezifische Erweiterungen 

Länderspezifische Erweiterungen der EN 16931 

Obwohl es sich bei der EN 16931 um ein standardisiertes Format handelt, kann es erforderlich sein, länderspezifische Erweiterungen hinzuzufĂĽgen. Sie kann zusätzliche Bereiche oder Anforderungen enthalten, die erforderlich sind, um die nationalen Gesetze oder Geschäftspraktiken zu erfĂĽllen. Auf diese Weise fungiert die EN 16931 als gemeinsamer Rahmen, aber länderspezifische Anforderungen können bedeuten, dass eine Rechnung angepasst werden muss, um vollständig mit den Rechtsvorschriften eines bestimmten Landes konform zu sein. 

Branchenspezifische Erweiterungen der EN 16931 

Es kann auch erforderlich sein, branchenspezifische Erweiterungen der EN 16931 hinzuzufĂĽgen, um spezifische Anforderungen innerhalb einer bestimmten Branche zu erfĂĽllen. Das kann zum Beispiel im Gesundheitswesen und in der Transport- und Logistikbranche der Fall sein. 

CIUS (Core Invoice Usage Specification) 

CIUS steht fĂĽr „Core Invoice Usage Specification“ und ist ein Fachbegriff fĂĽr die Anpassungen oder Erweiterungen der Norm EN 16931, die in verschiedenen Ländern oder Branchen verwendet werden. CIUS stellt sicher, dass elektronische Rechnungen an spezifische BedĂĽrfnisse angepasst werden können, ohne ihre Kompatibilität mit der Gesamtnorm EN 16931 zu verlieren. 

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CIUS

ZUGFeRD

Wichtige Punkte: 

  • Die EN 16931 ist eine europäische Norm fĂĽr die elektronische Rechnungsstellung, die sicherstellt, dass elektronische Rechnungen in allen EU-Ländern ausgetauscht und verstanden werden können. 
  • Die EN 16931 definiert die notwendigen Datenfelder in einer E-Rechnung und stellt die Kompatibilität mit verschiedenen IT-Systemen in der gesamten EU sicher. 
  • EN 16931 ermöglicht Anpassungen, so dass Rechnungen den nationalen gesetzlichen Anforderungen und branchenspezifischen Anforderungen entsprechen. 
  • CIUS sind Erweiterungen der EN 16931, die E-Rechnungen an spezifische Länder- oder Branchenanforderungen anpassen, ohne die Kompatibilität der Norm zu verlieren. 

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