Was ist EN 16931?

Die Norm EN 16931 legt die Grundlage für ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat und vereinfacht damit den Prozess für Unternehmen, die grenzüberschreitende Rechnungen ausstellen.

Einführung in die europäische Rechnungsform EN 16931

EU-Richtlinie EN 16931: Standardisierte Konformität bei der elektronischen Rechnungsstellung 

Die am 28. Juni 2017 veröffentlichte Norm EN 16931 stellt einen wichtigen Schritt in der europäischen Initiative zur Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung dar. Diese Norm legt ein einheitliches Format für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung fest und definiert, wie eine elektronische Rechnung für internationale Transaktionen strukturiert sein sollte. Sie umreißt die Kernterminologie und das Format für die digitale Rechnungsstellung und ermöglicht gleichzeitig zusätzliche länderspezifische und branchenspezifische Erweiterungen, die als Core Invoice Usage Specifications (CIUS) bezeichnet werden, um den lokalen Anforderungen gerecht zu werden. 

Diese Norm ist besonders relevant für Unternehmen, die mit Kunden aus dem öffentlichen Sektor zu tun haben, aber ihre Auswirkungen erstrecken sich auf die gesamte Wirtschaft. EN 16931 setzt die europäische Richtlinie zur Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Behörden (EN 2014/55/EU) um und schreibt vor, dass ab 2020 Rechnungen an öffentliche Behörden in elektronischer Form versandt werden müssen. Diese Umstellung auf Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung trägt zur Rationalisierung der Rechnungsbearbeitung bei und gewährleistet grenzüberschreitende Konsistenz. 

Wer ist betroffen & rechtlicher Rahmen?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine gesetzliche Pflicht zum Empfang von EN 16931-konformen E‑Rechnungen für alle inländischen B2B-Umsätze.

Der Versand von E‑Rechnungen wird in gestaffelten Phasen umgesetzt:

  • bis 31.12.2026: noch zulässig, Papierrechnungen und PDF‑Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) zu verwenden
  • 1. Januar 2027: Pflicht zur Ausstellung für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €
  • ab 1. Januar 2028: flächendeckende Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich, E‑Rechnungen im EN 16931‑Format zu nutzen – ohne Ausnahmen (außer EDI, wenn voll extrahierbar).

Welche Formate sind zulässig?

  • XRechnung: rein maschinenlesbare XML‑Rechnung für öffentliche Auftraggeber (Deutschland).
  • ZUGFeRD ab Version 2.0.1: hybrides Format (PDF/A‑3 + XML) mit EN 16931-Profil und XRechnung optional integriert.

Andere strukturelle Formate wie EDI sind erlaubt, sofern sie vollständig extrahierbare Meldesätze gemäß Umsatzsteuergesetz liefern.

Welche Pflichten ergeben sich für Unternehmen?

  1. Seit Januar 2025: Muss jeder Rechnungsempfänger im Inland E‑Rechnungen empfangen können.
  2. Ab 2027/2028: Rechnungsaussteller müssen selbst E‑Rechnungen versenden (abhängig von Umsatzklasse).
  3. Zustimmung des Empfängers ist für den Empfang nicht mehr nötig seit 2025 – Ausnahme nur bei B2C oder steuerfreien/günstigen Fällen (< 250 €).

Was sind die Core Invoice Usage Specifications (CIUS) in EN 16931?

Die Core Invoice Usage Specifications (CIUS) in EN 16931 sind ganzheitliche, maßgeschneiderte Richtlinien, die detailliert beschreiben, wie die Kernelemente einer Rechnung zu verwenden sind. EN 1693 liefert den grundlegenden Rahmen und das Datenmodell für die Kernrechnung. CIUS gliedert diese Elemente noch weiter auf. CIUS definiert spezifische Anforderungen für die Erstellung von Rechnungen in unterschiedlichen Kontexten, wie z. B. verschiedenen Branchen oder Sektoren. CIUS gewährleistet Konsistenz und Klarheit bei der Rechnungsstellung.

Was sind die Vorteile der Einhaltung der Norm EN 16931?

EN 16931 ist mehr als nur eine europäische Norm – sie ist eine bahnbrechende Entwicklung für den grenzüberschreitenden Austausch von Rechnungen. Diese Richtlinie legt den Grundstein für ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat und vereinfacht damit den Prozess für Unternehmen, die grenzüberschreitende Rechnungen ausstellen. 

Die Norm EN 16931 erleichtert die Einführung von E-Rechnungssoftware und unterstützt die Automatisierung der Rechnungsstellung, wodurch die Effizienz von Rechnungsbearbeitungssystemen gesteigert wird. Die Anpassungsfähigkeit der Norm an verschiedene Anforderungen durch CIUS hilft Unternehmen, sowohl die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich als auch branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen, und gewährleistet eine nahtlose Integration und verbesserte Genauigkeit bei der Rechnungsstellung. Das Verständnis und die Umsetzung der Norm EN 16931 ist für Unternehmen, die ihre Rechnungsstellungspraktiken optimieren und auf dem globalen Markt wettbewerbsfähig bleiben wollen, von entscheidender Bedeutung. 

Übergangsfristen im Überblick

ZeitraumPflicht & Handlungspflicht
seit 01.01.2025Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen in Deutschland (EN 16931)
bis 31.12.2026Versand von Papier/PDF weiterhin möglich bei Zustimmung
ab 01.01.2027Ausstellungspflicht für Unternehmen mit > 800.000 € Umsatz
ab 01.01.2028Flächendeckender Versand- und Empfangspflicht in B2B

Wichtige Erkenntnisse:

  • EN 16931 ist eine EU-Richtlinie, die die elektronische Rechnungsstellung für die Einhaltung der Steuervorschriften in ganz Europa standardisiert.  
  • Für britische Unternehmen, die mit EU-Mitgliedstaaten Handel treiben, ist die Einhaltung der EN 16931 unerlässlich. 
  • Die Core Invoice Usage Specifications (CIUS) in EN 16931 sind Richtlinien, die detailliert beschreiben, wie die Kernelemente einer Rechnung zu verwenden sind. 
  • EN 16931 ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um auf dem globalen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. 

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