Wichtigste Ergebnisse

ILVA setzt Ressourcen für andere wichtige Geschäftsbereiche frei

Nach zwei Jahren hat ILVA den Onboarding-Prozess für Lieferanten abgeschlossen und dabei mehr als 220 Lieferanten eingebunden. Sämtliche Lieferanten tauschen ihre Geschäftsdokumente nun per EDI aus, sodass ILVA Bestellungen nicht mehr über eine Mischung aus EDI, E-Mail und PDF abwickeln muss. Die 125.000 Bestellpositionen von ILVA werden heute von zwei Vollzeitmitarbeitern verwaltet, die die Hälfte ihrer Arbeitszeit anderen Aufgaben widmen.

Insgesamt konnte ILVA den manuellen Arbeitsaufwand um mehr als 80 % reduzieren. Dadurch wurden beträchtliche interne Ressourcen frei, die nun für andere wichtige IT-Prioritäten eingesetzt werden können. Neben der drastischen Verringerung des manuellen Aufwands hat ILVA auch die Datenqualität verbessert.

Kim Nisted, Einkaufsleiter bei ILVA, erklärt: „Es ist zwar schwierig, Datenqualität zu beziffern, aber sie hat sich zweifellos verbessert, da weder wir noch unsere Lieferanten manuelle Dateneingaben vornehmen müssen – ein Prozess, bei dem leicht Fehler unterlaufen.“

Obwohl ILVA den Großteil seiner EDI-Abläufe ausgelagert und automatisiert hat, bleibt die Transparenz der Geschäftsprozesse ein wichtiges Anliegen. ILVA möchte Abweichungen bei den Lieferzeiten der Lieferanten überwachen können. Bei Lieferverzögerungen muss das Unternehmen Alternativen finden, um sicherzustellen, dass die Kunden ihre Ware dennoch erhalten.









 

                

                                        

                    

                        
Über den Kunden

                    

                    

                        ILVA ist eine bekannte dänische Marke, die auf Möbel und Wohnaccessoires spezialisiert ist; die Verkaufsräume bieten eine große Auswahl an Produkten, darunter Sofas, Esstische, Stühle, Gartenmöbel und Wohnaccessoires.

Alles begann vor mehr als 60 Jahren, als Jørgen Linde das Geschäft „J. L. Møbler“ in Vanløse eröffnete. Im Jahr 1977 wurde das Geschäft in ILVA umbenannt, und nach und nach kamen weitere Standorte hinzu. Später, im Jahr 2019, wurden ILVA und IDEmøbler unter der Marke ILVA zusammengeführt.

Heute betreibt ILVA 42 Verkaufsräume in Dänemark und 8 im Ausland. Das Unternehmen beschäftigt 900 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 1,7 Milliarden DKK. Als Großunternehmen versendet und empfängt ILVA täglich eine enorme Menge an Geschäftsdokumenten.

ILVA tauschte monatlich mehr als 5.000 EDI-Dokumente – darunter Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen – mit rund 25 Lieferanten in mehr als sechs verschiedenen Ländern aus. Um diesen Prozess zu optimieren und die Effizienz zu steigern, beschloss das Unternehmen, Maßnahmen zur Reduzierung manueller Arbeitsabläufe zu prüfen.

                    

                

                                        

                    

                        

                            Die Herausforderungen                        

                    

                    

                        
Der Ausgangspunkt für das Projekt


Im Zuge der Fusion von IDEmøbler und ILVA entschied sich ILVA für die Umstellung seines ERP-Systems auf Microsoft Dynamics AX. Gleichzeitig sollten das Datenmanagement effizienter und die Prozesse schlanker gestaltet werden. ILVA wickelte jährlich 125.000 Bestellpositionen ab und arbeitete mit 220 Lieferanten zusammen. Mit 25 dieser Lieferanten erfolgte ein EDI-Datenaustausch, während die geschäftlichen Dokumente mit den übrigen 195 per E-Mail und PDF ausgetauscht wurden.


Dies verursachte bei ILVA einen erheblichen Verwaltungsaufwand, der sechs Vollzeitkräfte für administrative Aufgaben erforderte. Zu deren Tätigkeiten gehörten die Aktualisierung von Lieferinformationen im ERP-System sowie die Nachverfolgung fehlender Lieferdaten bei den Lieferanten. ILVA wollte diese umständlichen manuellen Prozesse abschaffen. Um dies zu erreichen, entschied sich das Unternehmen, seine EDI-Lösung zu erweitern und den gesamten EDI-Betrieb an TrueCommerce auszulagern.


Anforderungen an Ihr EDI


Für ILVA war es wichtig, dass die EDI-Lösung auch die Anbindung (das Onboarding) aller Lieferanten umfasste. Gleichzeitig sollte die Lösung nur einen minimalen internen Entwicklungsaufwand erfordern.


ILVA arbeitet mit zahlreichen Lieferanten zusammen, die nur eine geringe Anzahl spezifischer Artikel liefern und kein EDI nutzen. Demgegenüber stehen viele große Lieferanten, die bereits per EDI angebunden sind. Daher war es entscheidend, dass die gewählte EDI-Lösung sämtliche Lieferanten einbinden und unterstützen konnte – unabhängig von deren Größe oder davon, ob sie EDI einsetzen oder nicht.


 

                    

                

                                        

                    

                        

                            Die Lösung                        

                    

                    

                        
Lieferanten-Onboarding und das Lieferantenportal von Ilva


ILVA ging das Projekt mit der Vision an, alle Lieferanten auf einer einzigen Plattform zu bündeln und so Wartung, Verwaltung und Support zu optimieren. Ein wesentliches Anliegen war es, sicherzustellen, dass der Prozess für die Lieferanten weder zu anspruchsvoll noch zu umständlich sein würde.


Gleichzeitig durfte die Lösung ILVA intern nicht übermäßig belasten. Daher musste sie ein Onboarding-Programm beinhalten, das es ILVA ermöglicht, Lieferanten einfach und effizient einzubinden.


Im Rahmen des Lieferanten-Onboardings führte ILVA eine Portallösung für Lieferanten ein, die nicht per EDI angebunden sind. Dieses Portal wird für kleinere Lieferanten genutzt oder um neue Lieferanten innerhalb weniger Tage ins System zu integrieren.


ILVA verfügt nun über eine Lösung für das Lieferanten-Onboarding. Wenn ILVA einen neuen Lieferanten gewinnt, versendet das Unternehmen gemeinsam mit dem Standardvertrag ein Informationsblatt („One-Pager“). Nach Unterzeichnung des Vertrags übermittelt der Lieferant die erforderlichen Daten, die an TrueCommerce weitergeleitet werden. TrueCommerce übernimmt anschließend das Onboarding, sodass der Lieferant schon kurz darauf bereit ist, EDI-Daten mit ILVA auszutauschen.


 

                    

                

                                                                

                    

                        

                            Das Ergebnis                        

                    

                    

                        
Erkenntnisse von ILVA

Im Rahmen des Projekts zur Lieferantenanbindung (Onboarding) sammelte ILVA umfassende Erfahrungen in der Abwicklung eines Großprojekts in Zusammenarbeit mit zahlreichen Lieferanten. Wir haben die wichtigsten Erkenntnisse von ILVA hier zusammengefasst, damit Sie vor Ihrem nächsten IT-Projekt von diesen Erfahrungen profitieren können.


Kommunikation mit Lieferanten

Die Anbindung eines Lieferanten erfordert die Einbindung verschiedener Abteilungen innerhalb der Lieferantenorganisation. Zu Beginn des Projekts kommunizierte ILVA zunächst einzeln mit den verschiedenen Abteilungen der Lieferanten – etwa mit den kaufmännischen, operativen und technischen Teams. Dies führte zu einem langwierigen und mit Herausforderungen verbundenen Prozess. Infolgedessen entschied sich ILVA dazu, von Beginn des Onboardings an mit allen relevanten Abteilungen des Lieferanten zu kommunizieren. Kim Nisted erklärt: „Dies erwies sich als eine lohnende Investition, da alle Beteiligten stets über die einzelnen Schritte und die jeweiligen Zuständigkeiten informiert waren. Auch wenn die Schnittstellen nicht immer identisch sind, hat dieser Ansatz dazu beigetragen, den Prozess zu beschleunigen.“


Die Wahl der Formate: Vor- und Nachteile

Um den Lieferanten das Onboarding so einfach wie möglich zu gestalten, entschied sich ILVA dafür, alle von den Lieferanten gewünschten Formate zu unterstützen. Dies sorgte zunächst für einen schnellen, reibungslosen Übergang und minimierte den Anpassungsaufwand für die Lieferanten. Diese Strategie hat sich für ILVA bewährt und zu einem breiten Lieferantenportfolio geführt, das unterschiedlichste Formate nutzt. Da jedoch einige dieser Formate künftig nicht mehr über EDI unterstützt werden, müssen etliche Lieferanten von ILVA erneut angebunden werden. Dies hätte durch eine strengere Auswahl der von der EDI-Lösung unterstützten Formate vermieden werden können.