Kundehistorie: A. Espersen A/S

København, juni 2023. A. Espersen er verdensførende inden for produktion af fiskeprodukter, som de blandt andet leverer til McDonald’s i hele Europa. Espersen blev grundlagt på Bornholm tilbage i 1937. Siden dengang er der sket meget, og i dag beskæftiger A. Espersen cirka 3.000 ansatte i deres produktion i Danmark, Litauen, Vietnam og Polen, hvor deres største fabrik ligger, samt på kontorer i Danmark, UK, Frankrig, Tyskland og Sverige.

A. Espersen omsætter for cirka 2,7 milliarder kroner om året, og der behandles intet mindre end 70 tusind tons fisk på deres fabrikker hvert år. Virksomheden har Infor M3 som ERP-system, hvor de har integreret TrueCommerces EDI-løsning. A. Espersen udveksler cirka 1.200 EDI-dokumenter om måneden (herunder ordrer, fakturaer og transportdokumenter) med deres 24 samhandelspartnere, som tæller både leverandører og kunder i mere end 8 forskellige lande. En forretning af den størrelsesorden kræver en effektiv og skalerbar proces for samhandel.

Den stigende inflation og øgede energipriser kan mærkes, når man er en stor produktionsvirksomhed med flere fabrikker og en væsentlig eksport. Denne udvikling i markedet er en af grundene til, at A. Espersen valgte at gøre EDI til en del af deres fremtidige forretningsstrategi.

Data er nøglen til succes

Som det første vigtige skridt i EDI-strategien har A. Espersen måttet klarlægge, hvilke udfordringer de ønskede, at EDI skulle løse for dem, samt hvilke data de ønskede at udveksle. René Nielsen påpeger: “Man skal huske på, at man ikke blot udveksler nogle data i tabeller og felter – i sidste ende drejer det sig om fysiske varer, der skal flyttes fra ét sted til et andet. Så det er kritisk, at den data er i orden.”

Det er altså vigtigt at forstå kompleksiteten af de data, der skal udveksles, samt de konsekvenser, fejlagtige data kan have i form af manglende eller forkerte leveringer. Derfor har en stor del af forberedelsen til EDI-implementeringen bestået i at sikre og definere den nødvendige data. Når dette arbejde først er på plads, er der betydelige gevinster at opnå med EDI. René Nielsen siger, “Når EDI virker, så bruger vi ingen tid på det. Vi kan se, at monitoring fylder mindre i vores IT-afdeling, vi har fået fjernet en masse manuelt arbejde, og datakvaliteten er steget.”

Værdien af outsourcing

A. Espersen har valgt at outsource deres EDI til TrueCommerce, da de ikke ser EDI som et kerneområde for deres interne IT-afdeling. “Vi har valgt TrueCommerce som vores strategiske samarbejdspartner, der skal hjælpe os på denne rejse. Vi har et rigtigt godt samarbejde med TrueCommerce, og de har været meget fleksible,” fortæller René Nielsen.

Ved at outsource deres EDI frigiver A. Espersen tid til, at deres medarbejdere kan fokusere på andre prioriteter i virksomheden.

Virksomhedens vigtigste prioritet er at effektivisere forretningen og i sidste ende løfte top- og bundlinje. For at opnå dette har man brug for at styrke relationen til sine kunder og leverandører, og det er netop her, EDI spiller en vigtig rolle. René Nielsen peger eksempelvis på, hvordan EDI har forbedret deres kundeservice.

Dokumenterede processer

A. Espersen valgte at dokumentere deres processer og klarlægge deres behov for data, og denne øvelse har givet dem en bedre forståelse for, hvad formålet med EDI er for netop deres forretning. Det bliver på den måde også lettere at oplære nye medarbejdere eller opsætte nye kunder, hvis alle i organisationen er bekendt med de samme processer.

Intern / ekstern rolle- og opgavefordeling

Det er vigtigt med gennemsigtighed i, hvem der har hvilken rolle både eksternt og internt. I en virksomhed kan der være mange forskellige interne roller og afdelinger, der på den ene eller anden måde berøres af EDI. Det kan for eksempel være finans, salg, kundeservice og IT. Og dem, der modtager ordrer, er måske ikke de samme som dem, der sender de udgående fakturaer. René Nielsen peger på, at der faldt ro på organisationen, og at projekterne blev langt mere strømlinede, så snart rollerne og ansvarsfordelingen var tydeligt defineret, og EDI-forbindelsen var sat op.

Overblik over master data

Det er vigtigt, at man baserer sine beslutninger på data frem for formodninger og mavefornemmelser. Når man har defineret sine vigtigste master data, kan man sikre, at det også er denne data, der bliver sendt korrekt ind til EDI-platformen. Et godt sted at begynde at strukturere sine master data er i ERP-systemet, hvor der allerede er en del data at finde.

Tænk EDI ind i den langsigtede forretningsstrategi

De fleste virksomheder får behov for EDI på et tidspunkt, fordi de enten bliver mødt med et krav om EDI fra deres kunder, eller fordi de
har behov for at automatisere nogle processer og øge datakvaliteten. Men ligesom mange andre IT-projekter tager EDI tid, og det kan ikke sættes op fra dag til anden.

Derfor er det vigtigt at tænke EDI ind i din overordnede digitaliseringsstrategi, for eksempel i forbindelse med et skifte eller en opgradering af dit ERP-system. På den måde kan du give din EDI-leverandør besked om, hvad du har brug for, og hvornår du har brug for det, så du sikrer, at vigtige deadlines bliver overholdt.