Die TrueCommerce API bietet strukturierten Zugriff auf Rechnungsdaten und hilft Unternehmen, diese mit den passenden Systemen zu verbinden.
Viele Unternehmen nutzen EDI heute, um ausgewählte Geschäftsdokumente, einschließlich EDI-Rechnungen, mit Handelspartnern auszutauschen, während sie für andere Prozesse auf Flat-File-Integrationen setzen. So werden beispielsweise Bestellungen und 3PL-Workflows über die EDI-Integration mit dem ERP-System abgewickelt, während Rechnungen separat über einen Drittanbieter per Flat-File-Export und -Import verarbeitet werden.
Dies ist ein verbreitetes Muster bei inländischen und grenzüberschreitenden Transaktionen. Der Austausch über Flat Files kann den Prozess unterstützen, Herausforderungen entstehen jedoch, wenn die Rechnungsdaten auch zusätzliche interne Workflows speisen müssen. Die Daten an anderer Stelle verfügbar zu machen, kann separate Integrationen oder manuelle Schritte erfordern, was Zeit kosten und das Risiko von Fehlern und Verzögerungen erhöhen kann.
API ist nicht einfach ein weiteres Flat File
Für Unternehmen mit klar definierten Datenstrukturen und batchorientierten Workflows können Flat Files sehr gut funktionieren. Daten können über Dateien wie CSVs ausgetauscht und als Teil geplanter Prozesse automatisiert werden.
Mit dem Wachstum von Unternehmen steigen jedoch auch Volumen und Häufigkeit des Datenaustauschs. Wenn täglich Hunderte oder Tausende von Dokumenten ausgetauscht werden müssen, können dateibasierte Prozesse, die von Batch-Zeitplänen, manueller Bearbeitung oder erneuter Eingabe über mehrere Systeme hinweg abhängen, zum Engpass werden. Diese manuellen Schritte kosten Zeit und führen zu Inkonsistenzen, die schwer zu erkennen und teuer zu beheben sind.
Ein hybrider Ansatz, der Managed EDI und die TrueCommerce API kombiniert, bietet eine flexiblere und skalierbarere Alternative. EDI übernimmt weiterhin den strukturierten Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich Validierung und Unterstützung bei der Einhaltung von Handelspartneranforderungen. Die TrueCommerce API bietet strukturierten Zugriff auf Transaktionsdaten, sodass Kunden diese mit ihren internen Workflows verbinden können.
Machen Sie Ihre EDI-Rechnungsdaten per API leicht zugänglich
Die TrueCommerce API bietet Entwicklern strukturierten Zugriff auf Rechnungsdaten zur Nutzung in den Systemen, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist.
Statt sich ausschließlich auf den Austausch per Flat File oder den Zugriff über Ihr Buchhaltungssystem zu verlassen, kann Ihre Integrationsschicht API-Zugriff nutzen, um dieselben Daten in Ihrem ERP-, CRM- und anderen Geschäftssystemen verfügbar zu machen.
Das bedeutet, dass Ihre Rechnungsdaten dorthin fließen können, wo sie benötigt werden, ohne manuell in jedes System erneut eingegeben zu werden.
Der Rechnungsworkflow: So verbinden Sie EDI-810-Rechnungsdaten per API
- Die Rechnung geht per EDI ein
- Die TrueCommerce API stellt die Rechnungsdaten in einem strukturierten, anwendungsbereiten Format bereit
- Die Integrationsschicht des Unternehmens kann die Rechnungsdaten per API abrufen und an das Freigabesystem übermitteln
- Parallel dazu kann der bestehende EDI-zu-ERP-Workflow für Buchhaltungszwecke fortgeführt werden
- Die beiden nachgelagerten Workflows können separat ausgeführt werden, nachdem die Transaktionsdaten verfügbar gemacht wurden.
Was sich dadurch für die Finanzabteilung ändert
Wenn die erforderlichen Rechnungsfelder vorhanden sind und das Freigabesystem auch Zugriff auf die zugehörigen Bestell- und Wareneingangsdaten hat, können strukturierte API-Daten die Rechnungskontierung und den Drei-Wege-Abgleich unterstützen. Dadurch lassen sich manuelle Korrekturen reduzieren, die durch fehlende oder falsch formatierte Rechnungsdaten verursacht werden.
Wenn die Integrationsschicht des Unternehmens Rechnungsdaten über die API dieses Systems an das Freigabesystem übermittelt, kann die Antwort anzeigen, ob die Anfrage akzeptiert wurde oder einen Fehler zurückgegeben hat. Mit geeigneter Überwachung und Benachrichtigungen kann die Finanzabteilung abgelehnte Anfragen früher erkennen, anstatt erst davon zu erfahren, wenn ein Lieferant anruft.
Da die Freigabe- und ERP-Prozesse als separate nachgelagerte Workflows ausgeführt werden können, unterbricht ein Problem im ERP-System nicht zwangsläufig die Arbeit der Finanzabteilung im Freigabesystem.
| Bereich |
Vor API |
Nach Hinzufügen der API |
| Bestätigung bei Übermittlung |
Datei- oder Batchfehler können später sichtbar werden |
API-Antwort kann die Annahme der Anfrage bestätigen oder einen Fehler zurückgeben |
| Datenqualität |
Qualität hängt von den Quelldaten und dem Datei-Mapping ab |
Konsistente strukturierte Daten basierend auf der Quelltransaktion und dem konfigurierten Mapping |
| Manuelle Korrekturen in der Finanzabteilung |
Können erneute Eingabe oder Korrekturen über mehrere Systeme hinweg erfordern |
Können reduziert werden, wenn erforderliche Daten und Mappings vollständig sind |
| Integrationswartung |
Dateiintegration und Batchprozesse erfordern laufende Pflege |
Standardisierte API-Integration mit Überwachung und Versionsmanagement |
| Abhängigkeit zwischen Workflows |
Freigabe kann vom ERP- oder Batch-Workflow abhängen |
Nachgelagerte Workflows können separat laufen, nachdem die Daten verfügbar gemacht wurden |
Optimierung bedeutet mehr Datenkontrolle
Wenn die TrueCommerce API zum Rechnungsworkflow hinzugefügt wird, können strukturierte Daten den Systemen zur Verfügung gestellt werden, die sie benötigen. API-Antworten helfen dabei zu bestätigen, ob Anfragen akzeptiert wurden oder einen Fehler zurückgegeben haben. Mit entsprechender Überwachung kann die Finanzabteilung Fehler früher erkennen und darauf reagieren. Jedes nachgelagerte System kann über einen separaten Integrationsworkflow arbeiten und ereignisgesteuerte Workflows unterstützen, anstatt sich ausschließlich auf geplante Dateiaustausche zu verlassen.
API hinzuzufügen bedeutet, dass Daten so und dann fließen, wie und wann Ihr Unternehmen sie benötigt.