TrueCommerce API giver struktureret adgang til fakturadata og hjælper virksomheder med at forbinde dem til de systemer, der har brug for dem.
Mange virksomheder bruger i dag EDI til at udveksle udvalgte forretningsdokumenter, herunder EDI-fakturaer, med handelspartnere, mens de anvender flat file-integrationer til andre processer. For eksempel håndteres ordrer og 3PL-arbejdsgange via EDI-integrationen med deres ERP, mens fakturaer behandles separat gennem en tredjepartsleverandør via eksport og import af flat files.
Det er typisk sådan, det foregår, både ved handel i Danmark og med udlandet. Udveksling via flat files kan understøtte processen, men der kan opstå udfordringer, når fakturadata også skal bruges i andre interne arbejdsgange. Det kan kræve ekstra integrationer eller manuelle trin at få dataene videre til andre systemer. Det tager tid og øger risikoen for fejl og forsinkelser.
API er ikke bare endnu en flat file
For virksomheder med veldefinerede datastrukturer og batchorienterede arbejdsgange kan flat files fungere rigtig godt. Data kan udveksles gennem filer såsom CSV’er og automatiseres som en del af planlagte processer.
Men efterhånden som virksomheder vokser, øges både volumen og hyppigheden af dataudveksling. Når hundreder eller tusinder af dokumenter skal udveksles hver dag, kan filbaserede processer, der afhænger af batchplaner, manuel håndtering eller genindtastning på tværs af systemer, blive en flaskehals. De manuelle trin tager tid og introducerer uoverensstemmelser, der er svære at opdage og dyre at rette.
En hybrid tilgang, der kombinerer managed EDI og TrueCommerce API, giver et mere fleksibelt og skalerbart alternativ. EDI fortsætter med at håndtere den strukturerede udveksling af forretningsdokumenter, herunder validering og understøttelse af overholdelse af handelspartnerkrav. TrueCommerce API giver struktureret adgang til transaktionsdata, så kunderne kan forbinde dem til deres interne arbejdsgange.
Gør dine EDI-fakturadata nemme at tilgå via API
TrueCommerce API giver udviklere struktureret adgang til fakturadata til brug i de systemer, din virksomhed er afhængig af.
I stedet for kun at være afhængig af flat file-udveksling eller adgang gennem dit regnskabssystem kan dit integrationslag bruge API-adgang til at gøre de samme data tilgængelige i dit ERP-, CRM- og andre forretningssystemer.
Det betyder, at dine fakturadata kan flyde derhen, hvor de er nødvendige, uden at blive genindtastet manuelt i hvert system.
Faktureringsflowet: Sådan forbindes EDI 810-fakturadata via API
- Fakturaen ankommer via EDI
- TrueCommerce API gør fakturadata tilgængelige i et struktureret, applikationsklart format
- Virksomhedens integrationslag kan hente fakturadata via API og sende dem til godkendelsessystemet
- Sideløbende kan det eksisterende EDI-til-ERP-flow fortsætte til regnskabsformål
- De to efterfølgende flows kan fungere separat, efter transaktionsdata er gjort tilgængelige.
Hvad det ændrer for økonomiafdelingen
Når de nødvendige fakturafelter er til stede, og godkendelsessystemet også har adgang til de relaterede indkøbsordre- og modtagelsesdata, kan strukturerede API-data understøtte fakturakontering og trevejsmatchning. Det kan reducere manuelle rettelser forårsaget af manglende eller forkert formaterede fakturadata.
Når virksomhedens integrationslag sender fakturadata til godkendelsessystemet via systemets API, kan svaret angive, om anmodningen blev accepteret eller returnerede en fejl. Med passende overvågning og notifikationer kan økonomiafdelingen identificere afviste anmodninger tidligere i stedet for først at opdage det, når en leverandør ringer.
Fordi godkendelses- og ERP-processerne kan fungere som separate efterfølgende flows, afbryder et problem i ERP-systemet ikke nødvendigvis økonomiafdelingens arbejde i godkendelsessystemet.
| Område |
Før API |
Efter tilføjelse af API |
| Kvittering ved levering |
Fil- eller batchfejl kan dukke op senere |
API-svar kan bekræfte accept af anmodningen eller returnere en fejl |
| Datakvalitet |
Kvaliteten afhænger af kildedata og filmapping |
Konsekvente strukturerede data baseret på kildetransaktionen og den konfigurerede mapping |
| Manuelle rettelser i økonomiafdelingen |
Kan kræve genindtastning eller rettelse på tværs af systemer |
Kan reduceres, når nødvendige data og mappings er komplette |
| Vedligeholdelse af integration |
Filintegration og batchprocesser kræver løbende vedligeholdelse |
Standardiseret API-integration med overvågning og versionsstyring |
| Afhængighed mellem flows |
Godkendelse kan afhænge af ERP- eller batchflowet |
Efterfølgende flows kan fungere separat, efter data er gjort tilgængelige |
Optimering betyder mere datakontrol
At tilføje TrueCommerce API til faktureringsflowet betyder, at strukturerede data kan gøres tilgængelige for de systemer, der har brug for dem, med API-svar, der hjælper med at bekræfte, om anmodninger blev accepteret eller returnerede en fejl. Med overvågning på plads kan økonomiafdelingen identificere og handle på fejl tidligere. Hvert efterfølgende system kan fungere gennem et separat integrationsflow og understøtte hændelsesdrevne arbejdsgange i stedet for kun at være afhængig af planlagte filudvekslinger.
At tilføje API betyder, at data bevæger sig, som og når din virksomhed har brug for det. Det er kontrol.