EDI Managed Services – was bedeutet das eigentlich genau?

Was ist EDI? Eine Definition.

EDI steht für elektronischen Datenaustausch. Bedeutet: Händler und Lieferanten tauschen automatisch über ein standardisiertes Verfahren Geschäftsdaten und -dokumente aus: zum Beispiel Rechnungen, Versandbenachrichtigungen, Zahlungsbestätigungen, Zollinformationen usw
Das bringt viele Vorteile mit sich: Die Automatisierung des Datentransfers beschleunigt Abläufe und Prozesse, senkt Kosten und eliminiert Fehler, die bei der manuellen Übertragung von Daten von einem in ein anderes System leicht passieren können. Außerdem lassen sich im Handel mit Wirtschaftsgütern dank EDI Lieferengpässe vermeiden, weil Lieferzeiten und Warenbestände in Echtzeit abrufbar sind.

Herausforderungen bei der Implementierung einer EDI-Plattform

Doch bei allen Vorzügen bringt EDI auch einen Haken mit sich. So bereiten Installation und die Wartung einer EDI-Plattform innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur den meisten Unternehmen Kopfzerbrechen. Viele schrecken deshalb ganz vor der Nutzung einer solchen OnPremises-Lösung zurück oder schieben die Entscheidung für eine EDI-Lösung auf die lange Bank – zum Beispiel, weil der Betrieb der Plattform extrem spezifisches Fachwissen voraussetzt. Denn EDI-Prozesse sind von Natur aus hochkomplex. Und nur in den seltensten Fällen sind diese Fachkenntnisse bereits im eigenen Haus vorhanden. Schließlich handelt es sich bei einer EDI-Plattform um eine Nischenanwendung, auf die nur die wenigsten IT-Fachkräfte spezialisiert sind.

Meist zieht eine inhouse gehostete EDI-Lösung daher eine zeit- und kostenintensive Qualifikation der eigenen IT-Experten nach sich. Je nach ihrer Größe und Auftragslage kommen viele Unternehmen aber auch nicht umhin, ihre IT-Abteilung um einen dedizierten EDI-Experten zu ergänzen. Und auch das ist nicht immer einfach: EDI-Fachkräfte sind rar, aber dennoch unverzichtbar. Denn das Hosting einer EDI-Plattform geschieht nicht nebenbei.

Kosten einer EDI-OnPremises-Lösung

Gerade im Handel sind außerdem die zuverlässig zu verarbeitenden Datenmengen in den letzten Jahren massiv angewachsen – was zum Beispiel auf den anhaltenden Boom des Online-Geschäfts zurückzuführen ist. Von den sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz, die in einer EDI-Plattform zuverlässig abgebildet werden müssen, einmal ganz zu schweigen.
Unterm Strich entwickelt sich der Betrieb einer OnPremises-Lösung für einen Anwenderbetrieb somit schnell zu einer zeitaufwendigen und kostspieligen Angelegenheit. Zumal auch die Hard- und Software, die für den Betrieb einer EDI-Plattform entweder neu angeschafft oder aufgestockt werden müssen, einiges an Budget verschlingen.

Vorteile von EDI Managed Services

Mit EDI Managed Services haben Betriebe diese Herausforderungen mit einem Schlag los und profitieren von kostengünstigeren und zugleich nahtlos funktionierenden EDI-Prozessen. Was sind EDI Managed Services? Dabei handelt es sich um das Outsourcing des Managements Ihrer EDI-Prozesse an einen externen Dienstleister. Dieser kann EDI-Anwendungen erheblich günstiger anbieten, denn er baut die dafür notwendige digitale Infrastruktur zentral auf. Diese kann anschließend vielen verschiedenen Endkunden zur Verfügung gestellt werden.

Damit aber nicht genug. Im Grunde entscheiden Sie sich mit einer EDI Managed Services-Lösung für das komplette Rundum-Sorglos-Paket. Denn Ihr Service-Provider kümmert sich einfach um alles. Er bietet Ihnen nicht nur eine komplette digitale Infrastruktur, sondern übernimmt auch die Wartung des laufenden Systems. Außerdem ist ein geschultes Support-Team jederzeit als Ansprechpartner für Sie da, wenn Prozesse einmal nicht so laufen, wie sie sollten.

In einem Onboarding-Prozess bildet Ihr Serviceprovider außerdem Ihre individuellen EDI-Workflows exakt in Ihrem Portal ab und richtet Ihren elektronischen Datenaustausch für Sie passgenau ein. Dazu gehört auch die nahtlose Integration Ihres EDI-Portals in Ihr ERP- oder WMS-System. Ihr Servicepartner bindet auch die Systeme Ihrer Handelspartner an und sorgt dafür, dass digitale Absender- und Empfängersysteme nahtlos und fehlerfrei miteinander Daten austauschen.

Cloud-Anwendungen sind ein nicht aufhaltbarer Trend!

Der Zugriff auf Ihre EDI-Plattform erfolgt über eine Hochleistungs-Cloud. Über diese rufen Sie Ihre Informationen mittels einer geschützten Verbindung ab. War die Cloud lange Zeit insbesondere in Deutschland eher mit Skepsis behaftet, geht der Trend inzwischen ganz klar zu Anwendungen aus der Datenwolke. Zu diesem Ergebnis kommt jedenfalls die Cloud-Studie von IDC. Die Marktforscher aus dem US-amerikanischen Framingham haben dafür in Deutschland IT- und Fachentscheider aus 200 Organisationen mit jeweils mehr als 100 Mitarbeitern zum Status quo, zu ihren Plänen und zu den Herausforderungen in puncto Cloud Computing befragt.

Heraus kam, dass fast jedes zweite dieser Unternehmen (46 Prozent) die Cloud umfassend nutzt. Immer mehr Anwenderbetriebe bedienen sich auch systematischer Service-Provider-Angebote. Auch im EDI-Bereich sind selbst gehostete OnPremises-Lösungen seit ein paar Jahren stark rückläufig, während der Zuspruch für Cloud Managed Services stark zugenommen hat.
Vorteile eines cloudbasierten EDI-Serviceprovider-Angebots

Für Anwenderunternehmen überwiegen einfach die Vorteile von EDI-Outsourcing, die wir Ihnen hier abschließend noch einmal zusammenfassen:

• Geringere Kosten: Sie vermeiden hohe Ausgaben für die Verwaltung und die Wartung Ihrer EDI-Software. Sie sparen überdies Hardware- und Lizenzkosten, die beim Kauf einer Software anfallen. Außerdem entstehen keine zusätzlichen Personal- und Stromkosten für den Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur.
• Fachkompetenz: Ihr Service-Provider verfügt über Fachpersonal mit einer hohen Expertise im Bereich EDI und hält Ihr Portal immer auf dem neuesten Stand. Unter anderem sorgt er für regelmäßige, fachgerechte und zeitgemäße Upgrades. Verändert sich zum Beispiel eine gesetzliche Vorgabe, können Sie sicher sein, dass Ihr System diese zuverlässig zum Stichtag abbildet. So verhelfen Cloud-Services Unternehmen zu einem Wettbewerbsvorteil, da sie ihnen die innovativste und zugleich sicherste Technologie bereitstellen, die jeweils aktuell verfügbar ist.
• IT-Security: Ihre Anwendung wird in einem Rechenzentrum unter neuesten und modernsten Sicherheitsstandards gehostet – und das rund um die Uhr nach dem 24/7-Prinzip. Ein derartiges Maß an IT-Security ist bei einer Inhouse-Lösung meist nicht abbildbar. Diese ist deutlich anfälliger für Angriffe von außen.
• Datensicherheit: Dank vernetzter Sicherungen führen Hardware-Fehler nicht zu Datenverlusten.
• Mobiler Zugriff: Da Sie auf Ihre EDI-Infrastruktur via Webbrowser zugreifen, sind Ihre Daten und Prozesse zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf jedem erdenklichen Endgerät für Sie verfügbar – auch über Ihr Smartphone. Das verschafft Ihnen im mobilen Digitalzeitalter eine höhere Flexibilität. Sie haben unbeschränkten Zugriff auf Ihre Prozesse – wann Sie wollen und wo Sie wollen.