Wenn Sie auf einem Kontoauszug „EDI payment“ oder „EDI PMT“ gesehen haben, fragen Sie sich vielleicht, was das bedeutet. Einfach ausgedrückt werden bei einer EDI-Zahlung Zahlungs- oder Avisinformationen elektronisch ausgetauscht. In einer B2B-Lieferkette ist eine EDI-Zahlung jedoch häufig mit einem Zahlungsavis verbunden – einer Transaktion, mit der Geschäftspartner Zahlungsanweisungen, Zahlungsdetails oder beides übermitteln können. In EDIFACT wird diese Nachricht als REMADV bezeichnet. Für Finanz- und Betriebsteams kann dieser elektronische Austausch ein bekanntes Problem lösen: nicht nur zu wissen, dass Geld eingegangen ist, sondern auch, welche Rechnungen, Abzüge und Korrekturen genau dazugehören.
Was ist eine EDI-Zahlung?
Was ist also eine EDI-Zahlung bei einer B2B-Transaktion?
Eine EDI-Zahlung bezeichnet den elektronischen Austausch zahlungsbezogener Informationen zwischen Unternehmen mittels EDI (Electronic Data Interchange, auf Deutsch: elektronischer Datenaustausch). Statt Zahlungsdetails per E-Mail, in Papierdokumenten, Tabellen oder über einen anderen, nicht integrierten Prozess zu versenden, können Unternehmen diese Informationen in einem standardisierten elektronischen Format austauschen.
Wenn EDI für Sie neu ist, lassen sich die Grundlagen von EDI leicht erklären: Mit EDI können Unternehmen Dokumente elektronisch in standardisierten Formaten austauschen, sodass Informationen mit weniger manuellen Eingriffen zwischen Systemen übertragen werden können.
Diese Unterscheidung ist wichtig. Der Geldtransfer und die Informationen, die die Zahlung erläutern, hängen eng zusammen, sind aber nicht zwangsläufig dasselbe. Eine elektronische Überweisung überträgt das Geld; das EDI-Zahlungsavis liefert die Zahlungsinformationen, die ein Unternehmen benötigt, um die Beträge korrekt zuzuordnen.
So funktionieren EDI-Zahlungen: das EDI-Zahlungsavis
Betrachten wir, was passiert, nachdem Sie einem Kunden eine Rechnung geschickt haben.
Die Zahlung geht ein, kann aber mehrere Rechnungen abdecken. Eine Rechnung wurde möglicherweise vollständig bezahlt, bei einer anderen wurde ein Abzug vorgenommen und bei einer dritten eine Korrektur berücksichtigt. Ohne strukturierte Zahlungsinformationen muss Ihre Debitorenbuchhaltung herausfinden, welcher Betrag wohin gehört. Das EDI-Zahlungsavis hilft dabei, diese Zusammenhänge herzustellen.
So funktionieren EDI-Zahlungen bei einer typischen Transaktion:
- Ein Käufer gibt eine Bestellung mit einer EDI-Bestellung (ORDERS) auf.
- Der Verkäufer führt die Bestellung aus und sendet eine EDI-Rechnung (INVOIC).
- Der Käufer bearbeitet die Rechnung und veranlasst die Zahlung.
- Der Käufer sendet ein EDI-Zahlungsavis mit den Zahlungs- oder Avisinformationen.
- Der Verkäufer nutzt diese Daten, um die Zahlung mit seinen offenen Rechnungen abzugleichen.
Auf Kontoauszügen und in internen Systemen kann Ihnen auch EDI PMT als Kurzform für eine EDI-Zahlung oder einen Zahlungsvorgang begegnen.
Statt den Verkäufer mit einem Zahlungseingang und einem Rätsel beim Zahlungsabgleich zurückzulassen, liefert das EDI-Zahlungsavis strukturierte Informationen. Diese zeigen dem Unternehmen, was bezahlt wurde und wie die Zahlung zuzuordnen ist.
Der Nutzen einer EDI-Zahlung hängt von den Informationen ab, die sie begleiten. Ein EDI-Zahlungsavis kann beispielsweise folgende Angaben enthalten:
- Identifikation des Zahlenden und des Zahlungsempfängers
- Rechnungsnummern oder andere Rechnungsreferenzen
- Gezahlte Beträge
- Ursachencodes für Abzüge oder Teilzahlungen
- Informationen zu Korrekturen
Zusammen liefern diese Angaben Finanzteams den Kontext, den sie benötigen, um Zahlungen mit offenen Forderungen abzugleichen. Die konkrete Transaktion enthält mehr technische Informationen, als die meisten Fachkräfte aus Finanzwesen und operativem Geschäft für eine Einführung in EDI-Zahlungen benötigen.
Die Rolle von EDI-Zahlungen im Order-to-Cash-Prozess
Der Zahlungsabgleich findet nicht isoliert statt. Er ist ein Schritt in einem umfassenderen Informationsaustausch zwischen Käufer und Verkäufer. Ein vereinfachter Order-to-Cash-Ablauf kann folgendermaßen aussehen:
EDI-Bestellung → EDI-Rechnung → EDI-Zahlung/Zahlungsavis → EDI-Funktionsbestätigung
Jede Transaktion erfüllt eine bestimmte Aufgabe. Die Bestellung teilt mit, was der Käufer erwerben möchte. Die Rechnung gibt an, welchen Betrag der Verkäufer erwartet. Das EDI-Zahlungsavis übermittelt die Zahlungs- und Avisdetails. Eine 997-Funktionsbestätigung meldet, ob eine EDI-Transaktion die Syntaxprüfungen bestanden hat und auf funktionaler Ebene angenommen oder abgelehnt wurde.
Zusammen schaffen diese EDI-Transaktionscodes einen digitalen Informationsfluss zwischen Geschäftspartnern. Wenn diese Transaktionen in Ihre Geschäftssysteme integriert sind, können Informationen den Order-to-Cash-Prozess durchlaufen, ohne dass Ihr Team Daten immer wieder neu eingeben oder zusammensuchen muss. Besonders wichtig wird das am Ende des Prozesses. Eine Rechnung elektronisch zu versenden, spart Zeit. Wenn Ihr Team aber weiterhin manuell feststellen muss, wie jede eingehende Zahlung zuzuordnen ist, bleibt manuelle Arbeit, die sich noch vermeiden lässt.
Häufige Herausforderungen beim manuellen Zahlungsabgleich
Wenn eine Zahlung auf dem Bankkonto eingeht, muss jemand herausfinden, was damit bezahlt wurde. Bei wenigen Transaktionen mag das überschaubar sein. Bei Hunderten oder Tausenden von Rechnungen und mehreren Geschäftspartnern wird es zur Belastung für Ihr Team.
Zahlungen manuell Rechnungen zuordnen
Wenn Zahlungsinformationen nicht mit Ihrem Finanzsystem verknüpft sind, müssen Mitarbeitende möglicherweise nach Rechnungsnummern suchen, Beträge vergleichen und Zahlungsinformationen von Hand eingeben. Jeder manuelle Schritt kostet Zeit. Außerdem schafft er eine weitere Fehlerquelle.
Teilzahlungen und Abzüge prüfen
Eine Zahlung entspricht nicht immer dem ursprünglichen Rechnungsbetrag. Kunden nehmen möglicherweise Abzüge oder Korrekturen vor. Ihr Team muss dann untersuchen, warum der eingegangene Betrag vom erwarteten Betrag abweicht. Wenn die Erklärung separat oder in einem schwer zu verarbeitenden Format eingeht, dauert die Prüfung länger.
Unterschiedliche Prozesse der Geschäftspartner verwalten
Ein Kunde stellt Zahlungsinformationen vielleicht elektronisch bereit. Ein anderer sendet eine separate Datei. Ein dritter nutzt möglicherweise einen ganz anderen Prozess. Je weniger diese Arbeitsabläufe miteinander verbunden sind, desto mehr Arbeit entsteht für Ihr Team, um die verschiedenen Informationsquellen in einem einheitlichen Abgleichprozess zusammenzuführen.
Das kann dieselben Probleme verursachen, die auch bei anderen manuellen Lieferkettenprozessen auftreten: mehr Arbeitszeit für nicht wertschöpfende Aufgaben, verzögerte Bearbeitung, eingeschränkte Transparenz und eine langsamere Zuordnung von Zahlungseingängen.
Die Verbindung von EDI mit einer ERP-Integration hilft, diese Lücke zu schließen: Transaktionsinformationen können direkt in die Systeme fließen, die Ihr Team bereits nutzt.
So automatisiert TrueCommerce die Verarbeitung von EDI-Zahlungen
Das Ziel besteht nicht einfach darin, ein EDI-Zahlungsavis zu empfangen. Es geht darum, die Informationen nutzbar zu machen, ohne einen weiteren manuellen Prozess hinzuzufügen.
Mit einer integrierten Verarbeitung von EDI-Zahlungen können Zahlungsinformationen in Ihr ERP-System fließen und mit den passenden Geschäftsdaten abgeglichen werden, statt dass Ihr Team sie erneut eingeben muss. So können Sie von der manuellen Prüfung jeder einzelnen Transaktion zur gezielten Bearbeitung von Ausnahmen übergehen.
Anstatt Zeit für Zahlungen aufzuwenden, die wie erwartet übereinstimmen, kann sich Ihr Team auf die Transaktionen konzentrieren, die tatsächlich Aufmerksamkeit erfordern.
TrueCommerce kombiniert die Verarbeitung von EDI-Transaktionen mit ERP-Integration, sodass Zahlungs- und Avisdaten Teil des übergreifenden Geschäftsablaufs werden können. Die automatisierte EDI-Verarbeitung kann die manuelle Dateneingabe reduzieren und Ihrem Team helfen, Ausnahmen wie Abzüge oder abweichende Beträge zu erkennen, die geprüft werden müssen.
Das Ergebnis ist ein besser vernetzter Prozess von der Bestellung über die Rechnung bis zur Zahlung: weniger wiederkehrende Abgleicharbeiten, geringere Abhängigkeit von manuellen Schritten und mehr Zeit für Ihre Finanz- und Betriebsteams, um sich auf die Ausnahmen und Entscheidungen zu konzentrieren, die ihr Fachwissen erfordern.
Erfahren Sie, wie TrueCommerce den Abgleich von EDI-Zahlungsavisen automatisiert
TrueCommerce EDI gleicht die Zahlungsdaten aus Ihren EDI-Zahlungsavisen automatisch mit offenen Rechnungen ab, sodass Ihr Team Zahlungen nicht mehr manuell zuordnen muss.
So funktioniert es