Hvis du har set “EDI payment” eller “EDI PMT” på et kontoudtog, undrer du dig måske over, hvad det betyder. Kort fortalt indebærer en EDI-betaling elektronisk udveksling af betalingsoplysninger eller betalingsadviseringer. I en B2B-forsyningskæde involverer en EDI-betaling dog ofte en betalingsadvisering, som er en transaktion, handelspartnere kan bruge til at kommunikere betalingsinstruktioner, betalingsspecifikationer eller begge dele. I EDIFACT kaldes den REMADV. For økonomi- og driftsteams kan denne elektroniske udveksling løse et velkendt problem: ikke blot at vide, at pengene er modtaget, men også præcis hvilke fakturaer, fradrag og reguleringer der hører til betalingen.
Hvad er en EDI-betaling?
Hvad er en EDI-betaling så i en B2B-transaktion?
En EDI-betaling, dvs. en betaling med elektronisk dataudveksling, er elektronisk udveksling af betalingsrelaterede oplysninger mellem virksomheder ved hjælp af EDI. I stedet for at sende betalingsspecifikationer via e-mail, papirdokumenter, regneark eller en anden separat proces kan virksomheder udveksle oplysningerne i et standardiseret elektronisk format.
Hvis EDI er nyt for dig, er grundprincipperne i EDI enkle: EDI gør det muligt for virksomheder at udveksle dokumenter elektronisk i standardiserede formater, så oplysninger kan overføres mellem systemer med mindre manuel indgriben.
Denne forskel er vigtig. Selve pengeoverførslen og oplysningerne, der forklarer betalingen, hænger tæt sammen, men er ikke nødvendigvis det samme. En elektronisk pengeoverførsel flytter pengene, mens EDI-betalingsadviseringen indeholder de betalingsspecifikationer, virksomheden skal bruge for at bogføre beløbet korrekt.
Sådan fungerer EDI-betalinger: EDI-betalingsadviseringen
Tænk på, hvad der sker, efter at du har sendt en faktura til en kunde.
Betalingen kommer ind, men den kan dække flere fakturaer. Én faktura kan være betalt fuldt ud, en anden kan indeholde et fradrag, og en tredje kan være reguleret. Uden strukturerede betalingsspecifikationer skal dit debitorteam finde ud af, hvor de enkelte beløb hører til. EDI-betalingsadviseringen hjælper med at skabe sammenhæng.
Sådan fungerer EDI-betalinger i en typisk transaktion:
- En køber afgiver en ordre med en EDI-indkøbsordre (ORDERS).
- Sælgeren ekspederer ordren og sender en EDI-faktura (INVOIC).
- Køberen behandler fakturaen og igangsætter betalingen.
- Køberen sender en EDI-betalingsadvisering med betalingsoplysningerne eller betalingsspecifikationerne.
- Sælgeren bruger disse data til at matche betalingen med sine åbne fakturaer.
Du kan også støde på EDI PMT som en forkortelse for en EDI-betaling eller betalingstransaktion på kontoudtog og i interne systemer.
I stedet for at efterlade sælgeren med en indbetaling og et afstemningspuslespil indeholder EDI-betalingsadviseringen strukturerede oplysninger, der fortæller virksomheden, hvad der er betalt, og hvordan betalingen skal bogføres.
Hvilke oplysninger indeholder en EDI-betalingsadvisering?
Værdien af en EDI-betaling ligger i de oplysninger, der følger med. En EDI-betalingsadvisering kan indeholde oplysninger som:
- Identifikation af betaler og betalingsmodtager
- Fakturanumre eller andre fakturareferencer
- Betalte beløb
- Årsagskoder for fradrag eller underbetaling
- Oplysninger om reguleringer
Tilsammen giver disse oplysninger økonomiteams den nødvendige sammenhæng til at afstemme betalinger med udestående tilgodehavender. Den konkrete transaktion indeholder flere tekniske oplysninger, end de fleste økonomi- og driftsmedarbejdere har brug for i en introduktion til EDI-betalinger.
Sådan indgår EDI-betalinger i ordre-til-betaling-processen
Betalingsafstemning foregår ikke isoleret. Det er ét trin i en større udveksling af oplysninger mellem en køber og en sælger. Et forenklet ordre-til-betaling-forløb kan omfatte:
EDI-indkøbsordre → EDI-faktura → EDI-betaling/betalingsadvisering → EDI-funktionskvittering
Hver transaktion har sin egen funktion. Indkøbsordren angiver, hvad køberen ønsker at købe. Fakturaen angiver, hvad sælgeren forventer at få betalt. EDI-betalingsadviseringen formidler betalingsoplysningerne og betalingsspecifikationerne. En 997-funktionskvittering angiver, om en EDI-transaktion har bestået syntakskontrollen og er blevet accepteret eller afvist på funktionsniveau.
Tilsammen skaber disse EDI-transaktionskoder et digitalt informationsflow mellem handelspartnere. Når transaktionerne integreres med dine forretningssystemer, kan oplysninger bevæge sig gennem ordre-til-betaling-processen, uden at dit team gentagne gange skal indtaste data igen eller lede efter dem. Det bliver særligt vigtigt i slutningen af processen. Det sparer tid at sende en faktura elektronisk. Men hvis dit team stadig manuelt skal finde ud af, hvordan hver indgående betaling skal bogføres, er der stadig manuelt arbejde, som kan fjernes.
Typiske udfordringer ved manuel betalingsafstemning
Når en betaling går ind på bankkontoen, skal nogen finde ud af, hvad den dækker. For en håndfuld transaktioner kan det være overkommeligt. Med hundredvis eller tusindvis af fakturaer og flere handelspartnere bliver det en belastning for dit team.
Manuel matching af betalinger med fakturaer
Når betalingsspecifikationer ikke er knyttet til dit økonomisystem, kan medarbejderne være nødt til at lede efter fakturanumre, sammenligne beløb og indtaste betalingsoplysninger manuelt. Hvert manuelt trin tager tid. Det skaber også endnu en mulighed for fejl.
Undersøgelse af underbetalinger og fradrag
En betaling svarer ikke altid til det oprindelige fakturabeløb. Kunder kan foretage fradrag eller reguleringer, så dit team skal undersøge, hvorfor det modtagne beløb afviger fra det forventede. Hvis forklaringen kommer separat eller i et format, der er svært at behandle, tager undersøgelsen længere tid.
Håndtering af handelspartnernes forskellige processer
Én kunde leverer måske betalingsspecifikationer elektronisk. En anden sender måske en separat fil. En tredje bruger måske en helt anden proces. Jo mere adskilte disse arbejdsgange bliver, desto mere arbejde får dit team med at samle forskellige informationskilder i én ensartet afstemningsproces.
Det kan skabe de samme problemer, som man ser andre steder i manuelle forsyningskædeprocesser: mere medarbejdertid brugt på opgaver, der ikke skaber værdi, forsinket behandling, begrænset overblik og langsommere udligning af indbetalinger.
Ved at forbinde EDI med ERP-integration kan du afhjælpe denne manglende sammenhæng ved at lade transaktionsoplysninger flyde ind i de systemer, dit team allerede bruger.
Sådan automatiserer TrueCommerce behandlingen af EDI-betalinger
Målet er ikke blot at modtage en EDI-betalingsadvisering. Det er at gøre oplysningerne anvendelige uden at tilføje endnu en manuel proces.
Med integreret behandling af EDI-betalinger kan betalingsspecifikationer overføres til dit ERP-system og matches med de relevante forretningsdata, i stedet for at dit team skal indtaste dem igen. Det giver mulighed for at gå fra manuel gennemgang af hver transaktion til kun at håndtere afvigelser.
I stedet for at bruge tid på betalinger, der stemmer som forventet, kan dit team fokusere på de transaktioner, der faktisk kræver opmærksomhed.
TrueCommerce kombinerer behandling af EDI-transaktioner med ERP-integration, så betalingsdata og betalingsspecifikationer kan indgå i virksomhedens samlede arbejdsgange. Automatiseret EDI-behandling kan reducere manuel dataindtastning og hjælpe dit team med at identificere afvigelser, der kræver gennemgang, såsom fradrag eller beløb, der ikke stemmer.
Resultatet er en mere sammenhængende proces fra indkøbsordre til faktura til betaling: mindre gentaget afstemningsarbejde, mindre afhængighed af manuelle trin og mere tid til, at dine økonomi- og driftsteams kan fokusere på de afvigelser og beslutninger, der kræver deres ekspertise.
Se, hvordan TrueCommerce automatiserer afstemning af EDI-betalingsadviseringer
TrueCommerce EDI matcher automatisk betalingsspecifikationerne fra dine EDI-betalingsadviseringer med åbne fakturaer, så dit team slipper for manuel matching af betalinger.
Se, hvordan det fungerer