Im Oktober 2023 veröffentlichte das rumänische Finanzministerium einen Gesetzesentwurf, der die obligatorische Ausstellung und Meldung elektronischer Rechnungen vorsieht. Dabei muss die Übermittlung über die rumänische CTC-Plattform RO e-Factura erfolgen.
Diese Plattform steht bereits seit November 2021 sowohl für die Rechnungsverarbeitung im B2G-Bereich (Business-to-Government) als auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) zur Verfügung. Bisher war die Nutzung jedoch nur für Rechnungen an öffentliche Einrichtungen verpflichtend.
Mit den neuen gesetzlichen Regelungen wird die elektronische Rechnungsstellung nun schrittweise auch für inländische B2B-Transaktionen eingeführt.
Das Wichtigste in Kürze
- Rumänien führt verpflichtende E-Rechnungen über die Plattform RO e-Factura ein.
- Format: RO_CIUS (basierend auf UBL 2.1).
- Seit 1. Januar 2024: B2B-E-Reporting für alle Unternehmen verpflichtend.
- Ab 1. Juli 2024: Etablierte Unternehmen müssen B2B-Rechnungen vollständig elektronisch über RO e-Factura austauschen.
- Ziel ist eine standardisierte, automatisierte und steuerkonforme Verarbeitung von Rechnungen.
Für den Austausch elektronischer Rechnungen gelten klare technische Vorgaben.
Dabei wird das Format RO_CIUS, das auf UBL 2.1 basiert, verwendet. Außerdem erfolgt der Austausch über die zentrale Plattform RO e-Factura.
Das System deckt folgende Rechnungsarten ab:
- Inländische B2B-Rechnungen
- B2G-Rechnungen, die bereits verpflichtend elektronisch übermittelt werden müssen
Damit wird sichergestellt, dass Rechnungen strukturiert erstellt und automatisiert verarbeitet werden können.
Zeitplan für die Einführung
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erfolgt in mehreren Phasen.
Seit dem 1. Januar 2024 gilt zunächst ein verpflichtendes B2B-E-Reporting für etablierte sowie nicht etablierte Unternehmen. Dabei übermitteln Unternehmen zusammenfassende Informationen zu ihren Rechnungen an das System RO e-Factura. Gleichzeitig senden sie die eigentliche Rechnung weiterhin direkt an den Empfänger.
Ab dem 1. Juli 2024 wird die vollständige elektronische B2B-Rechnung über das CTC-System für etablierte Unternehmen verpflichtend. Nicht etablierte Unternehmen müssen hingegen weiterhin nur elektronische Berichte erstellen.
Somit müssen alle B2B- und B2G-Unternehmen ihre Rechnungen über das RO e-Factura-Portal austauschen.
Übergangsphase und mögliche Bußgelder
Um Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung zu geben, wurde zunächst eine Übergangsphase eingeführt.
Zwischen dem 1. Januar und dem 31. März 2024 wurden daher keine Bußgelder verhängt. Nach Ablauf dieser Frist können jedoch Strafen verhängt werden, wenn Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Grundsätzlich betrifft die neue Regelung alle Unternehmen, die steuerpflichtige Transaktionen innerhalb Rumäniens durchführen.
Dabei wird zwischen zwei Gruppen unterschieden.
Etablierte Unternehmen
Unternehmen mit steuerlicher Registrierung oder Niederlassung in Rumänien.
Nicht etablierte Unternehmen
Ausländische Unternehmen ohne lokale Betriebsstätte, die Rechnungen an rumänische Geschäftspartner stellen.
Je nach Unternehmensstatus gelten unterschiedliche Anforderungen im Hinblick auf E-Reporting und elektronische Rechnungsstellung.
Wie funktioniert eine Rechnung über RO e-Factura?
Der Austausch elektronischer Rechnungen erfolgt über mehrere Schritte.
- Zunächst erstellt das Unternehmen eine Rechnung im RO_CIUS-Format.
- Anschließend wird die Rechnung an die Plattform RO e-Factura übermittelt.
- Dort prüft das System automatisch die Struktur und Konformität der Rechnung.
- Danach wird die Rechnung dem Empfänger bereitgestellt.
Dadurch können Rechnungen standardisiert, validiert und automatisch verarbeitet werden.
Teil eines größeren EU-Trends
Die Einführung elektronischer Rechnungen in Rumänien steht nicht isoliert, sondern ist Teil eines größeren europäischen Trends.
Immer mehr EU-Länder führen verpflichtende Systeme für elektronische Rechnungen oder sogenannte Continuous Transaction Controls (CTC) ein.
Darüber hinaus plant die Europäische Union mit der Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) weitere Schritte zur Digitalisierung der Mehrwertsteuerberichterstattung.
Fazit: Elektronische Rechnungen werden zum Standard
Mit der Einführung von RO e-Factura treibt Rumänien die Digitalisierung des Rechnungswesens konsequent voran.
Deshalb sollten Unternehmen ihre Systeme frühzeitig anpassen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Gleichzeitig können sie von effizienteren digitalen Prozessen profitieren.
Insgesamt hilft eine frühzeitige Vorbereitung dabei, Compliance-Risiken zu vermeiden und Rechnungsprozesse nachhaltig zu optimieren.
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Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung in Rumänien
Was ist RO e-Factura?
RO e-Factura ist die staatliche Plattform in Rumänien für den Austausch elektronischer Rechnungen. Unternehmen müssen darüber Rechnungen an Behörden und zunehmend auch an andere Unternehmen übermitteln.
Müssen Unternehmen in Rumänien E-Rechnungen verwenden?
Ja. Für B2G-Rechnungen ist die elektronische Rechnungsstellung bereits verpflichtend. Schrittweise wird sie auch für B2B-Rechnungen eingeführt.
Was bedeutet E-Reporting in Rumänien?
Beim E-Reporting senden Unternehmen zunächst Rechnungsdaten an das System RO e-Factura. Die eigentliche Rechnung wird parallel weiterhin an den Empfänger übermittelt.
Welches Format müssen elektronische Rechnungen haben?
Elektronische Rechnungen müssen im Format RO_CIUS erstellt werden. Dieses Format basiert auf dem internationalen Standard UBL 2.1.
Ab wann müssen Unternehmen B2B-Rechnungen über RO e-Factura senden?
Seit 1. Januar 2024 gilt E-Reporting für B2B-Rechnungen. Ab 1. Juli 2024 müssen etablierte Unternehmen Rechnungen vollständig elektronisch über RO e-Factura austauschen.
Gibt es eine Übergangsfrist ohne Strafen?
Ja. In den ersten drei Monaten nach Einführung (1. Januar bis 31. März 2024) wurden keine Bußgelder verhängt, um Unternehmen Zeit für die Umstellung zu geben.