Das Onboarding von Lieferanten ist ein wichtiger Prozess für jedes Unternehmen, das mit mehreren Lieferanten arbeitet, bringt jedoch Herausforderungen mit sich, die mit dem Wachstum Ihres Lieferantennetzwerks zunehmen. Auch wenn das Onboarding einer kleinen Anzahl von Lieferanten manuell handhabbar sein mag, steigt die Arbeitsbelastung schnell, je größer Ihr Lieferantennetzwerk wird. Sobald Sie mehr als nur wenige Lieferanten anbinden, kann es zeitaufwendig werden, jeden einzelnen anzubinden, ihre Anforderungen zu erfüllen und elektronisch handeln zu können.
Hier kann ein Lieferanten-Onboarding-Portal perfekt helfen. In diesem Blog betrachten wir vier der größten Herausforderungen beim Lieferanten-Onboarding – von manueller Arbeit und unterschiedlichen technischen Fähigkeiten bis hin zu EDI-Anforderungen und mangelnder Transparenz – und wie die richtige Onboarding-Plattform Ihnen helfen kann, diese zu überwinden.
Was ist Lieferanten-Onboarding?
Lieferanten-Onboarding ist der Prozess, Ihre Lieferanten zu verbinden, sicherzustellen, dass sie Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllen, und sie darauf vorbereitet zu machen, Geschäftsdokumente elektronisch mit Ihnen auszutauschen.
Mehr darüber können Sie in unserem speziellen Blog über Lieferanten-Onboarding lesen.
1. Zu viel manuelle Arbeit
Die Reduzierung der manuellen Arbeit ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen überhaupt auf EDI umsteigen. Obwohl EDI den Austausch von Geschäftsdokumenten automatisieren kann, kann es dennoch erhebliche manuelle Arbeit erfordern, Lieferanten anzubinden. Dies wird besonders herausfordernd, wenn Sie mehr als nur wenige Lieferanten anbinden oder Ihr Unternehmen wächst und ständig neue Lieferanten in Ihr Netzwerk aufgenommen werden.
Einige der manuellen Aufgaben, die beim Onboarding von Lieferanten erforderlich sind, können sein:
- E-Mails: Versenden von Einladungen, Anweisungen und Informationen an einzelne Lieferanten während des gesamten Onboarding-Prozesses.
- Informationssammlung: Sammeln der Kontakt- und technischen Informationen, die nötig sind, um jeden Lieferanten korrekt einzurichten.
- Teilen von Anleitungen und Anforderungen: Lieferanten mit den relevanten Unterlagen, EDI-Anforderungen und Anweisungen, die sie zur Vernetzung benötigen.
- Testen und Validierung: Koordination von Tests mit Lieferanten und Kommunikation von Fehlern oder Änderungen, die vor dem Go-Live behoben werden müssen.
- Fragen beantworten und nachfassen: Lieferanten antworten, die Hilfe benötigen, und denen nachjagen, die den nächsten Schritt im Prozess noch nicht abgeschlossen haben.
- Fortschritt verfolgen: Verfolgen, wo sich jeder Anbieter im Onboarding-Prozess befindet und was noch erledigt werden muss.
Wie man manuelle Onboarding-Aufgaben für Lieferanten reduziert:
Mit einem Lieferanten-Onboarding-Portal für das Selbst-Boarding entfällt Ihnen diese Belastung für Ihr Team. Unsere Plattform hat die Notwendigkeit von vielen hin und her versendeten E-Mails beseitigt und Ihr Team muss keine technischen Informationen mehr vom Lieferanten sammeln. Das Portal führt Lieferanten durch jeden Schritt des Onboarding-Prozesses, sodass sie die erforderlichen Informationen bereitstellen, Tests durchführen und ihre Einrichtung eigenständig validieren können. Sollte ein Schritt die Validierung nicht bestehen, können sie erkennen, was korrigiert werden muss, und das Problem direkt im Portal beheben.
2. Unterschiedliche Lieferantenfähigkeiten
Ihr Lieferantennetzwerk besteht wahrscheinlich nicht aus Unternehmen mit denselben Systemen, Ressourcen und derselben EDI-Erfahrung. Einige Anbieter verfügen möglicherweise bereits über eine EDI-Lösung und sind bereit zur Anbindung, während andere wenig oder gar keine EDI-Erfahrung haben.
Dies kann das Onboarding von Lieferanten komplexer machen. Ihr Team muss möglicherweise Zeit investieren, um die technischen Fähigkeiten und Konnektivitätsanforderungen jedes Lieferanten zu bewerten, bevor es entscheidet, wie er sich verbinden kann. Die Herausforderung besteht dann darin, einen Weg zu finden, all diese verschiedenen Lieferanten zu unterstützen, ohne dem Onboarding-Prozess noch mehr Komplexität und manuelle Arbeit hinzuzufügen.
Wie man alle Lieferanten trotz unterschiedlicher Fähigkeiten unterstützt
Eine Lieferanten-Onboarding-Plattform kann eine einheitliche Onboarding-Erfahrung bieten und gleichzeitig verschiedene Verbindungsmöglichkeiten für Lieferanten unterstützen. Lieferanten können die Konnektivitätsoption wählen, die zu ihren technischen Fähigkeiten passt, wie SFTP, AS2 oder eine portalbasierte Verbindung.
Das bedeutet, dass Ihr Team das Lieferanten-Onboarding über eine Plattform verwalten kann, ohne dass jeder Anbieter dieselbe technische Einrichtung oder das gleiche EDI-Niveau haben muss.
3. Erfüllung Ihrer EDI-Anforderungen
Die Verbindung eines Lieferanten ist nur ein Teil des Onboarding-Prozesses. Bevor sie live gehen können, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass die erforderlichen EDI-Dokumente korrekt ausgetauscht und Ihre spezifischen Geschäfts- und Datenanforderungen erfüllt sind.
Dies kann die Kommunikation Ihrer Anforderungen an Lieferanten umfassen, das Testen von EDI-Dokumenten und das Erkennen von Fehlern, die korrigiert werden müssen, bevor der Lieferant handelsbereit ist. Wenn Sie mehrere Lieferanten anbinden, können die Koordinierung dieser Compliance-Überprüfungen und die Unterstützung jedes Lieferanten bei der Problemlösung schnell mehr Zeit und manuelle Arbeit in den Prozess bringen.
Wie man EDI-Compliance für Lieferanten erleichtert
Sobald Lieferanten verbunden sind, müssen sie weiterhin sicherstellen, dass ihre EDI-Dokumente Ihren Anforderungen entsprechen, bevor sie live gehen können. Eine Lieferanten-Onboarding-Plattform kann Lieferanten direkt im Onboarding-Prozess durch Tests und Validierungen führen.
Die Unterstützung für EDI-Standards wie X12, EDIFACT und Tradacoms ermöglicht es Lieferanten, mit den für ihr Geschäft relevanten Standards zu arbeiten, während die Validierung hilft, Probleme zu identifizieren, die vor Abschluss der Einarbeitung behoben werden müssen.
4. Mangel an Transparenz und Kontrolle
Wenn das Onboarding von Lieferanten über E-Mails, Tabellenkalkulationen und verschiedene Systeme erfolgt, kann es schnell schwierig werden, jeden Lieferanten im Blick zu behalten.
Fortschritt verfolgen: Ihr Team muss im Blick behalten, wo sich jeder Anbieter im Onboarding-Prozess befindet, was er abgeschlossen hat und was noch zu tun ist.
Interne Koordination: Ohne eine zentrale Übersicht müssen verschiedene Teams möglicherweise Updates manuell teilen, um zu verstehen, welche Anbieter Fortschritte machen, welche Probleme haben und welche bereit sind, live zu gehen.
Wie Sie einen klaren Überblick über Ihr Lieferanten-Onboarding erhalten
Eine zentrale Lieferanten-Onboarding-Plattform gibt Ihrem Team eine Übersicht, um den Fortschritt jedes Lieferanten zu verfolgen. Anstatt Updates aus E-Mails, Tabellen und verschiedenen Systemen zusammenzusetzen, können Sie aus einer zentralen Perspektive sehen, wo sich Lieferanten im Onboarding-Prozess befinden.
Dadurch ist es einfacher zu erkennen, welche Lieferanten Fortschritte machen, welche Aufmerksamkeit benötigen und welche bereits das Onboarding abgeschlossen haben – was Ihrem Team mehr Transparenz und Kontrolle über den gesamten Prozess verschafft.
Machen Sie das Onboarding von Lieferanten weniger herausfordernd
Das Onboarding von Lieferanten, manchmal auch Vendor-Onboarding genannt, kann ein zeitaufwändiger und komplexer Prozess sein, besonders wenn Ihr Lieferantennetzwerk wächst. Mit der richtigen Lieferanten-Onboarding-Plattform können jedoch viele der Herausforderungen, die den Prozess verlangsamen, reduziert werden.
Das TrueCommerce Supplier Onboarding Portal hilft Ihnen, manuelle Arbeit zu reduzieren, Lieferanten mit unterschiedlichen technischen Fähigkeiten zu unterstützen, EDI-Tests und -Validierungen zu vereinfachen und einen klaren Überblick über den Onboarding-Fortschritt jedes Lieferanten zu erhalten.
Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unser Whitepaper zum Onboarding von Self-Service-Lieferanten oder sprechen Sie mit unserem Team, um zu erfahren, wie die Plattform für Ihr Unternehmen funktionieren könnte.
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FAQ
Was sind die größten Herausforderungen beim Lieferanten-Onboarding?
Zu den größten Herausforderungen beim Onboarding von Lieferanten gehören zu viel manuelle Arbeit, unterschiedliche technische Leistungsstufen der Lieferanten, die Erfüllung von EDI-Anforderungen sowie mangelnde Transparenz und Kontrolle im gesamten Onboarding-Prozess.
Wie können Sie die Einarbeitung von Lieferanten beschleunigen?
Das Onboarding von Lieferanten kann schneller gestaltet werden, indem manuelle Aufgaben reduziert und den Lieferanten die Werkzeuge gegeben werden, um einen Großteil des Onboarding-Prozesses selbst zu bewältigen. Ein Selbstbedienungs-Onboarding-Portal für Lieferanten kann Lieferanten durch Konnektivität, Tests und Validierung führen und Ihrem Team einen zentralen Überblick über den Fortschritt geben.