Onboarding af leverandører er en vigtig proces for enhver virksomhed, der arbejder med flere leverandører, men det indebærer udfordringer, der vokser i takt med dit leverandørnetværk. Selvom onboarding af et lille antal leverandører kan håndteres manuelt uden store udfordringer, stiger arbejdsbyrden hurtigt, efterhånden som dit leverandørnetværk vokser. Når du først har onboarding af mere end et par leverandører, kan det blive en tidskrævende proces at få hver enkelt tilsluttet, opfylde dine krav og klar til elektronisk handel.
Her kan en leverandør onboarding-portal hjælpe. I denne blog ser vi på fire af de største onboarding-udfordringer for leverandører – fra manuelt arbejde og varierende tekniske funktioner til EDI-krav og manglende synlighed – og hvordan den rette onboarding-platform kan hjælpe dig med at overvinde dem.
Hvad er leverandør onboarding?
Leverandør onboarding er processen med at forbinde dine leverandører, sikre at de opfylder dine forretningskrav og gøre dem klar til elektronisk at udveksle forretningsdokumenter med dig.
Du kan læse mere om, hvad leverandør onboarding er på vores dedikerede blog.
Supplier Onboarding Challenges
1. For meget manuelt arbejde
At reducere manuelt arbejde er en af hovedårsagerne til, at virksomheder overhovedet vælger EDI. Selvom EDI kan automatisere udvekslingen af forretningsdokumenter, kan det stadig kræve en betydelig mængde manuelt arbejde at få leverandører onboardet. Dette bliver særligt udfordrende, når du onboarder mere end et par leverandører, eller når din virksomhed vokser, og nye leverandører løbende tilføjes dit netværk.
Nogle af de manuelle opgaver, der indgår i onboarding af leverandører, kan omfatte:
- E-mails frem og tilbage: Sender invitationer, instruktioner og information til individuelle leverandører gennem hele onboarding-processen.
- Indsamling af information: Indsamler kontaktinformation og tekniske oplysninger, der er nødvendige for at få hver leverandør korrekt sat op.
- Deling af vejledninger og krav: At give leverandører relevant dokumentation, EDI-krav og instruktioner, de har brug for før de blive forbundet.
- Test og validering: Koordinering af test med leverandører og kommunikation af eventuelle fejl eller ændringer, der skal rettes inden go-live.
- Besvare spørgsmål og følge op: At svare leverandører, der har brug for hjælp, og jagte dem, der ikke har gennemført næste skridt i processen.
- At følge fremskridt: At holde styr på, hvor hver leverandør er i onboarding-processen, og hvad der stadig mangler at blive færdiggjort.
Sådan reducerer du manuelle onboarding-opgaver for leverandører:
Med en leverandørportal til self-onboarding kan I fjerne en stor del af det manuelle arbejde fra jeres team. Vores platform reducerer behovet for at sende e-mails frem og tilbage og betyder, at jeres team ikke selv skal indsamle tekniske oplysninger fra hver enkelt leverandør.
Portalen guider leverandørerne gennem hvert trin i onboardingprocessen, så de selv kan indtaste de nødvendige oplysninger, gennemføre tests og validere deres setup. Hvis noget ikke bliver godkendt, kan de se, hvad der skal rettes, og løse det direkte i portalen.
2. Forskellige leverandører har forskellige behov
Dit leverandørnetværk består sandsynligvis ikke af virksomheder med samme systemer, ressourcer og niveau af EDI-erfaring. Nogle leverandører har måske allerede en EDI-løsning på plads og er klar til at forbinde, mens andre måske har lidt eller ingen EDI-erfaring.
Dette kan gøre onboarding af leverandører mere kompleks. Dit team kan have brug for at vurdere hver leverandørs tekniske kapaciteter og forbindelsesbehov, før de afgør, hvordan de kan blive forbundet. Udfordringen bliver så at finde en måde at støtte alle disse forskellige leverandører på uden at tilføje endnu mere kompleksitet og manuelt arbejde til onboarding-processen.
Hvordan man understøtter alle leverandører på trods af forskellig kapacitet
En leverandøronboarding-platform kan tilbyde én onboarding-oplevelse samtidig med, at den understøtter forskellige måder for leverandører at forbinde sig på. Leverandører kan vælge den forbindelsesmulighed, der matcher deres tekniske kapaciteter, såsom SFTP, AS2 eller en portalbaseret forbindelse.
Det betyder, at dit team kan håndtere onboarding af leverandører via én platform uden at kræve, at alle leverandører har samme tekniske opsætning eller niveau af EDI-erfaring.
3. At opfylde dine EDI-krav
At få en leverandør tilknyttet er kun en del af onboarding-processen. Før de kan gå live, skal du også sikre dig, at de kan udveksle de nødvendige EDI-dokumenter korrekt og opfylde dine specifikke forretnings- og datakrav.
Dette kan indebære at kommunikere dine krav til leverandører, teste EDI-dokumenter og identificere eventuelle fejl, der skal rettes, før leverandøren er klar til at handle. Når du onboarder flere leverandører, kan koordinering af disse overholdelsestjek og hjælp til hver leverandør med at løse problemer hurtigt tilføje mere tid og manuelt arbejde til processen.
Hvordan man gør EDI-overholdelse lettere for leverandører
Når leverandørerne er forbundet, skal de stadig sikre, at deres EDI-dokumenter opfylder dine krav, før de kan gå live. En leverandøronboardingplatform kan guide leverandører gennem test og validering direkte i onboardingprocessen.
Støtte til EDI-standarder som X12, EDIFACT og Tradacoms gør det muligt for leverandører at arbejde med de standarder, der er relevante for deres forretning, mens validering hjælper med at identificere problemer, der skal rettes, før onboarding er afsluttet.
4. Manglende synlighed og kontrol
Når onboarding af leverandører sker via e-mails, regneark og forskellige systemer, kan det hurtigt blive svært at holde styr på hver leverandør.
Tracking af fremskridt: Dit team skal holde styr på, hvor hver leverandør er i onboarding-processen, hvad de har gennemført, og hvad der stadig mangler at blive gjort.
Intern koordinering: Uden et centralt overblik kan forskellige teams have brug for manuelt at dele opdateringer for at forstå, hvilke leverandører der gør fremskridt, hvilke der oplever problemer, og hvilke der er klar til at gå live.
Sådan får du et klart overblik over din leverandør onboarding
En central leverandør onboarding-platform giver dit team ét sted at følge hver leverandørs fremskridt. I stedet for at samle opdateringer fra e-mails, regneark og forskellige systemer, kan du se, hvor leverandørerne er i onboarding-processen fra ét centralt perspektiv.
Dette gør det lettere at identificere, hvilke leverandører der gør fremskridt, hvilke der kræver opmærksomhed, og hvilke der har gennemført onboarding – hvilket giver dit team større synlighed og kontrol over hele processen.
Gør onboarding af leverandører mindre udfordrende
Leverandør onboarding, nogle gange kaldet leverandør onboarding, kan være en tidskrævende og kompleks proces, især efterhånden som dit leverandørnetværk vokser. Men med den rette leverandør onboardingplatform kan mange af de udfordringer, der forsinker processen, reduceres.
TrueCommerce Supplier Onboarding Portal hjælper dig med at reducere manuelt arbejde, støtte leverandører med forskellige tekniske funktioner, forenkle EDI-test og validering samt få et klart overblik over hver leverandørs onboarding-fremskridt.
Vil du vide mere? Læs vores whitepaper om onboarding af selvbetjeningsleverandører, eller tal med vores team for at se, hvordan platformen kan fungere for din virksomhed.
Klar til at forenkle onboarding af leverandører? Book en demo.
FAQ
Hvad er de største udfordringer med leverandør onboarding?
Nogle af de største udfordringer med onboarding af leverandører inkluderer for meget manuelt arbejde, forskellige niveauer af leverandørers tekniske kapacitet, opfyldelse af EDI-krav og mangel på synlighed og kontrol gennem onboarding-processen.
Hvordan kan du gøre onboarding af leverandører hurtigere?
Onboarding af leverandører kan gøres hurtigere ved at reducere manuelle opgaver og give leverandørerne værktøjerne til selv at gennemføre en større del af onboardingprocessen. En selvbetjent onboarding-portal kan guide leverandører gennem forbindelse, test og validering, samtidig med at dit team får et centralt overblik over deres fremskridt.