Electronic Data Interchange, kurz EDI, ist ein Verfahren, das den schnellen, automatisierten und sicheren elektronischen Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen ermöglicht. Eine EDI-Lösung wandelt Geschäftsdokumente – wie etwa Bestellungen und Rechnungen – in ein EDI-Standardformat um und übermittelt sie an einen anderen EDI-Teilnehmer, in der Regel einen Geschäftspartner. Doch wie funktioniert EDI?
- Aufbereitung und Organisation der Daten
Dies gilt für den Fall, dass eine Bestellung per EDI an einen Lieferanten übermittelt wird. Anstatt eine Bestellung zu erstellen, auszudrucken und per Post, Fax oder E-Mail zu versenden, besteht der erste Schritt darin, die Bestelldaten zusammenzustellen und für die Umwandlung in das EDI-Standardformat vorzubereiten, auf das Sie sich mit Ihrem Geschäftspartner geeinigt haben. Üblicherweise geschieht dies durch den Export der Bestelldaten aus Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System; manche Unternehmen exportieren die Daten jedoch auch einfach aus einer Tabellenkalkulation oder einem Bericht.
- Umwandlung in das EDI-Format
Sobald die Bestelldaten vorliegen, werden sie durch einen EDI-Konverter (Translator) geleitet, um sie von Ihrem internen, nicht standardisierten Format in ein EDI-Standardformat zu überführen. Die EDI-Software nutzt die Datenelemente und Segmente Ihrer ursprünglichen Tabelle oder Datei, um diese dem EDI-Format zuzuordnen (Mapping). Zu den weltweit am häufigsten verwendeten EDI-Standards gehören:
- EDIFACT
- EDI XML
- EANCOM
- ANSI X12
Unternehmen können EDI-Software für den internen Einsatz erwerben und installieren oder mit einem EDI-Managed-Service-Anbieter zusammenarbeiten, der die Abwicklung des Prozesses für sie übernimmt.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Prozess des EDI-Mappings spezielles Fachwissen erfordert – insbesondere bei der Definition der Daten, die zugeordnet und übersetzt werden sollen. Daher kann die Entscheidung für einen EDI-Dienstleister einen erheblichen Vorteil bieten. Ein EDI-Managed-Service, wie ihn TrueCommerce anbietet, wickelt den gesamten Prozess des EDI-Mappings und der EDI-Übersetzung ab, sodass sich Unternehmen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.
- Übermittlung der EDI-Dokumente
Nachdem Ihre Bestellung in ein EDI-Standardformat übersetzt wurde, kann sie an Ihren Geschäftspartner gesendet werden. Dieser durchläuft den Prozess in umgekehrter Reihenfolge und übersetzt das EDI-Dokument vom EDI-Standard in das von seinen internen Systemen benötigte Format. Bei einer integrierten EDI-Lösung können die Daten automatisch an Ihr internes System übermittelt werden – eine manuelle Neueingabe ist nicht erforderlich. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten der Umsetzung.
Die Dateien können je nach den Anforderungen des jeweiligen Geschäftspartners über ein VAN (Value Added Network) oder mittels direkter Verbindungsmethoden wie FTP, SFTP und AS2 übertragen werden. Für Unternehmen, die eine höhere Flexibilität benötigen, bietet TrueCommerce zudem API-Zugriffsmöglichkeiten, um Transaktionsdaten und Arbeitsabläufe auf interne Systeme und operative Tools auszuweiten.