Electronic Data Interchange, eller EDI, er en proces, der muliggør hurtig, automatiseret og sikker elektronisk udveksling af dokumenter mellem virksomheder. En EDI-løsning konverterer forretningsdokumenter såsom indkøbsordrer og fakturaer til et standardiseret EDI-format og sender dem til en anden EDI-bruger, som regel en handelspartner. Men hvordan fungerer EDI?
- Forberedelse og organisering af data
I tilfælde af at en indkøbsordre sendes til en leverandør via EDI, er det første skridt ikke at oprette og udskrive en indkøbsordre og sende den med post, fax eller e-mail, men derimod at indsamle PO-oplysningerne og forberede dem, så de kan oversættes til det standardiserede EDI-format, som du og din handelspartner har aftalt at bruge. Typisk gøres dette ved at eksportere PO-data fra dit økonomi- eller ERP-system, men nogle virksomheder eksporterer dem måske blot fra et regneark eller en rapport.
- Oversættelse til EDI-formatet
Når dine PO-data er klar, køres de gennem en EDI-oversætter for at konvertere dem fra dit ikke-standardiserede interne format til et standardiseret EDI-format. EDI-software bruger dataelementerne og segmenterne i dit oprindelige regneark eller din fil til at mappe dem til EDI-formatet. De mest almindelige EDI-standarder, der bruges globalt, omfatter:
- EDIFACT
- EDI XML
- EANCOM
- ANSI X12
Virksomheder kan købe og installere EDI-software til intern brug eller vælge at samarbejde med en udbyder af managed EDI-services, som håndterer processen på deres vegne.
Det er vigtigt at bemærke, at EDI-mapping kræver en vis specialiseret ekspertise, når de data, der skal mappes og oversættes, defineres. Derfor kan det være en stor fordel at vælge en EDI-serviceudbyder. En managed EDI-service som den, TrueCommerce tilbyder, håndterer hele processen for EDI-mapping og EDI-oversættelse, så virksomheder kan fokusere på det, de er bedst til.
- Overførsel af EDI-dokumenterne
Når din indkøbsordre nu er oversat til et standardiseret EDI-format, kan den sendes til din handelspartner, som følger den samme proces i omvendt rækkefølge og oversætter EDI-dokumentet fra EDI-standarden til det format, som deres interne systemer kræver. Med en integreret EDI-løsning kan data automatisk sendes til dit interne system – uden behov for manuel genindtastning. Igen er der flere muligheder for, hvordan dette kan gøres.Filerne kan sendes via et VAN (Value Added Network) eller gennem direkte forbindelser som FTP, SFTP og AS2, afhængigt af kravene fra den pågældende samhandelspartner. For virksomheder, der har brug for større fleksibilitet, kan TrueCommerce API også bruges til at udvide transaktionsdata og arbejdsgange til interne systemer og operationelle værktøjer.