Onboarding af leverandører kan indebære overraskende meget administration. Dit team skal måske indsamle tekniske oplysninger, forklare forbindelsesmuligheder, besvare spørgsmål, koordinere test og følge op med hver leverandør, indtil de er klar til at gå live.
Når dette arbejde håndteres via e-mails, regneark og separate systemer, kan onboarding af selv en relativt lille gruppe leverandører tage betydelig tid. Det bliver også sværere at vide, hvem der har gennemført hvert trin, og hvor der er behov for support.
En portal hvor dine leverandører får en guidet måde at gennemføre mere af processen selv. I stedet for at være afhængige af, at dit team koordinerer hver opgave manuelt, kan leverandører give oplysninger, vælge hvordan de vil oprette forbindelse, gennemføre test og løse valideringsproblemer via en online onboardingportal.
I denne artikel forklarer vi, hvad selvbetjent leverandøronboarding er, hvordan det fungerer, og hvornår det kan være den rette tilgang for din virksomhed.
Hvad er leverandøronboarding med selvbetjening?
Leverandøronboarding med selvbetjening giver leverandører mulighed for selv at gennemføre de trin, der skal til, før de kan udveksle forretningsdokumenter elektronisk med en kunde.
I en onboardingportal bliver leverandøren guidet gennem de relevante opgaver. Det kan for eksempel være at bekræfte virksomhedsoplysninger, vælge, hvordan de vil forbindes, opsætte en EDI-forbindelse, gennemføre kontrol af krav og teste dokumenter, før de begynder at udveksle dem.
Virksomheden, der inviterer leverandøren, fastlægger kravene og kan følge med i processen. Leverandøren får klare instruktioner og besked, hvis noget skal rettes, og kan få hjælp ved behov. På den måde behøver onboardingteamet ikke at koordinere hvert trin via e-mail.
Hvordan fungerer selvbetjent leverandøronboarding?
Først sætter I onboardingprocessen op. Her fastlægger I, hvilke dokumenter leverandørerne skal udveksle, hvilke formater og forbindelsesmetoder I understøtter, og hvad leverandørerne skal gennemføre, før de kan gå live. Det gør I som en del af opsætningen af processen, ikke hver gang I inviterer en ny leverandør.
Derefter kan I invitere leverandørerne til en onboardingportal. Her bliver de guidet gennem opsætning og test, så de kan klare de fleste trin selv og få hjælp, hvis de får brug for det.
De konkrete trin afhænger af platformen og jeres krav. På TrueCommerces platform gennemfører hver leverandør fire trin, fra bekræftelse af kontoen til go-live.
1. Bekræft leverandørs konto
Leverandøren bekræfter sin konto og angiver de oplysninger, der kræves for at begynde onboarding. Ved at indsamle disse oplysninger direkte i portalen reduceres behovet for, at dit team skal anmode om, kopiere og administrere oplysninger via e-mails eller regneark.
2. Vælg, hvordan I vil oprette forbindelse
Ikke alle leverandører har de samme systemer, ressourcer eller samme niveau af EDI-erfaring. Nogle har måske allerede en EDI-løsning og er klar til at oprette forbindelse via SFTP eller AS2. Andre skal måske bruge en webportal til at modtage og oprette forretningsdokumenter.
Når leverandørerne kan vælge en forbindelsesmetode, der passer til deres tekniske muligheder, kan flere af dem gennemgå den samme onboardingproces.
3. Gennemfør compliance-tjek og test
Før en leverandør går live, skal de kunne demonstrere, at deres dokumenter opfylder jeres EDI-krav. Indbyggede compliance-tjek gør det muligt for leverandører at teste deres dokumenter og modtage feedback, når data mangler eller ikke opfylder de påkrævede regler.
Det gør det lettere for leverandører at identificere og rette problemer uden at være afhængige af, at dit team manuelt gennemgår hver test eller forklarer hver fejl i en separat e-mail.
4. Gå live
Når forbindelsen og dokumenterne er testet og godkendt, kan leverandøren begynde at udveksle dokumenter med jer.
Dit team kan følge leverandørens fremdrift i onboardingplatformen og se, om alle krav er opfyldt, før leverandøren går live.
Hvad er fordelene ved selvbetjent leverandøronboarding?
Den største fordel ved selvbetjening er ikke blot, at leverandører selv udfører flere opgaver. Det er, at begge parter følger en tydeligere og mere ensartet proces.
Mindre manuelt arbejde for dit team
Traditionel leverandøronboarding kræver ofte gentagne e-mails for at indsamle oplysninger, forklare krav, arrangere test og følge op på udestående opgaver. En selvbetjent portal samler disse aktiviteter i én guidet proces.
Det reducerer rutineadministration og gør det muligt for dit team at fokusere på leverandører, der reelt har brug for hjælp, i stedet for manuelt at koordinere hver leverandør på samme måde.
En tydeligere proces for leverandører
Leverandørerne kan se, hvad de skal gøre, og tage ét trin ad gangen. Instruktioner, forbindelsesmuligheder og krav til test er samlet ét sted, så det er nemmere at finde ud af, hvad næste skridt er.
Hurtigere test og problemløsning
Når validering er indbygget i onboardingprocessen, kan leverandører modtage feedback, mens de tester. De kan rette mange almindelige problemer med det samme i stedet for at vente på, at et medlem af dit team gennemgår en fil og svarer.
Support til forskellige leverandørkapaciteter
En leverandørbase kan omfatte virksomheder med etablerede EDI-systemer samt mindre leverandører uden deres egen EDI-løsning. Ved at understøtte integrerede forbindelser såsom SFTP og AS2 sammen med en leverandørportal får hver leverandør en passende måde at deltage på.
Bedre synlighed og kontrol
Selvbetjening bør forbedre synligheden, ikke reducere den. Et centralt dashboard giver dit team mulighed for at følge leverandører fra invitation til go-live, tjekke deres aktuelle status og identificere dem, der er gået i stå eller har brug for support.
Leverandører kan også organiseres i onboarding-kampagner, hvilket gør det lettere at administrere forskellige grupper, krav og deadlines uden at være afhængig af separate regneark.
En mere gentagelig onboardingproces
Leverandøronboarding slutter sjældent med det første projekt. Nye leverandører vil fortsat komme til, og eksisterende krav kan ændre sig. Ved at strømline leverandøronboarding med en defineret selvbetjent proces får dit team en gentagelig måde at håndtere både store onboarding-kampagner og løbende daglig onboarding på.
Betyder selvbetjening, at leverandører ikke får support?
Leverandører kan stadig få support, når de har brug for det. Platformen er dog designet til at gøre onboardingprocessen nem at gennemføre uden assistance.
Leverandører guides gennem hvert trin, og klare instruktioner viser dem, hvad de skal gøre som det næste. Hvis et dokument ikke består valideringen, forklarer enkle fejlmeddelelser, hvad der skal rettes, så leverandører selv kan løse de fleste problemer.
Hvis der er behov for yderligere hjælp, er support stadig tilgængelig. Dit team kan også bruge dashboardet til at identificere leverandører, der er gået i stå, og tilbyde hjælp der, hvor der er behov for det.
Hvornår giver selvbetjent leverandøronboarding mening?
Selvbetjening er især nyttigt, når din virksomhed skal onboarde en større gruppe leverandører, håndtere forskellige leverandørkapaciteter eller etablere en proces for løbende onboarding.
Det kan være værd at overveje, hvis:
- Dit team bruger meget tid på at indsamle oplysninger og følge op via e-mail.
- I holder styr på leverandørernes fremdrift i regneark eller flere forskellige systemer.
- Leverandørerne har brug for forskellige måder at oprette forbindelse på.
- Test og godkendelse giver forsinkelser eller ekstra manuelt arbejde.
- I skal onboarde flere leverandører ad gangen, for eksempel som led i en kampagne.
- I onboarder løbende nye leverandører som en del af den daglige drift.
For et meget lille antal leverandører kan en dedikeret selvbetjent platform give mindre værdi. Den rette tilgang afhænger af antallet af leverandører, kompleksiteten af jeres krav og hvor meget arbejde dit team i øjeblikket håndterer manuelt.
Hvad bør du kigge efter i en selvbetjent platform til leverandøronboarding?
En selvbetjent løsning til leverandøronboarding bør gøre processen lettere for leverandører, samtidig med at din virksomhed får den kontrol, der kræves for at administrere krav og fremdrift. Kig efter onboardingværktøjer, der kan:
- Guide leverandører gennem en tydelig rækkefølge af onboardingtrin.
- Understøtte både integrerede EDI-forbindelser og en leverandørportal.
- Håndtere relevante formater, herunder EDIFACT, X12 og Tradacoms.
- Tilbyde indbygget dokumenttest og validering.
- Vise status for hver leverandør i ét centralt dashboard.
- Markere leverandører, der er gået i stå eller har brug for support.
- Organisere leverandører i kampagner med definerede krav og deadlines.
- Understøtte løbende onboarding, efter den indledende udrulning er gennemført.
Gør leverandøronboarding lettere at administrere
Selvbetjent leverandøronboarding erstatter spredte e-mails, manuelle kontroller og regnearksbaseret sporing med en struktureret proces, som leverandører selv kan følge. Leverandører får tydeligere vejledning og hurtigere feedback, mens dit team bevarer overblikket fra den første invitation til test og go-live.
TrueCommerce Onboarding Central samler portalbrugere og EDI-leverandører i ét centralt overblik. Leverandører følger en guidet firetrinsproces, mens dit team kan organisere onboardingkampagner, overvåge fremdrift og identificere, hvor der er behov for support.
Vil du finde ud af, om selvbetjent leverandøronboarding er det rette for din virksomhed? Tal med vores team om dit leverandørnetværk og din nuværende onboardingproces.
Ofte stillede spørgsmål
Kan alle leverandører bruge selvbetjent onboarding?
Selvbetjent onboarding kan understøtte leverandører med forskellige niveauer af teknisk kapacitet. Leverandører med en eksisterende EDI-løsning kan oprette forbindelse via metoder som SFTP eller AS2, mens leverandører uden deres egen EDI-opsætning kan bruge en webportal. De tilgængelige muligheder afhænger af onboardingprogrammet og platformen.
Kan selvbetjent onboarding omfatte EDI-test?
Ja. En selvbetjent platform kan omfatte compliance-tjek og dokumenttest. Leverandører kan indsende testdokumenter, modtage valideringsfeedback og rette problemer, før de begynder at udveksle produktionsdokumenter.
Hvordan reducerer selvbetjent leverandøronboarding manuelt arbejde?
Det giver leverandører ét sted, hvor de kan angive oplysninger, vælge en forbindelsesmetode, følge opsætningsinstruktioner og gennemføre test. Det reducerer de e-mails, statustjek, dataindsamling og manuelle opfølgninger, som onboardingteamet ellers skal håndtere.
Hvordan kan du følge leverandører under selvbetjent onboarding?
Et centralt dashboard kan vise hver leverandørs status, gennemførte trin og udestående handlinger. Det kan også hjælpe teams med at identificere leverandører, der er gået i stå og har brug for yderligere support.