Die E-Rechnungspflicht ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft. Seitdem hat das Bundesfinanzministerium mehrere Klarstellungen, Schreiben und Praxisanweisungen veröffentlicht. Dieser Artikel fasst alle relevanten Änderungen und Ergänzungen für 2026 zusammen – damit Unternehmen wissen, was aktuell gilt und was sich seit Einführung verändert hat.
Aktualisiert: Mai 2026
Das Wichtigste in Kürze
- 2026 ist ein Übergangsjahr ohne neue Versandpflichten – die Empfangspflicht gilt seit 2025
- Das BMF hat mehrere präzisierende Schreiben zu Definition und Formaten veröffentlicht
- EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 übergangsweise erlaubt
- Die Versandpflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Jahresumsatz greift ab 01.01.2027
- Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen senden und empfangen
- ViDA-Anforderungen werden voraussichtlich ab 2028 wirksam
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Aktueller Status: Wo steht die E-Rechnung 2026?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. 2026 ist ein Übergangsjahr ohne neue Pflichten, aber mit zunehmender Relevanz: Immer mehr Unternehmen versenden bereits jetzt freiwillig E-Rechnungen, um sich auf die Versandpflicht ab 2027 vorzubereiten.
Wer 2026 noch nicht umgestellt hat, sollte spätestens jetzt handeln. Die Implementierung dauert je nach Unternehmensgröße zwischen vier Wochen und sechs Monaten. Wer die Versandpflicht ab 01.01.2027 erfüllen muss, hat keinen großen zeitlichen Puffer mehr.
Wichtige BMF-Schreiben und Klarstellungen
Seit Einführung der E-Rechnungspflicht hat das Bundesfinanzministerium mehrere Schreiben veröffentlicht, die Detailfragen klären. Die wichtigsten Punkte:
Präzisierte Definition der E-Rechnung
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – und die elektronisch verarbeitet werden kann. Sie muss der europäischen Norm EN16931 entsprechen.
Damit ist klargestellt: Reine PDF-Dateien ohne strukturierten Datenanteil, eingescannte Papierrechnungen oder Bilddateien gelten nicht als E-Rechnung. Auch wenn sie digital versendet werden, fallen sie weiterhin in die Kategorie „sonstige Rechnung“.
Zustimmung des Empfängers nicht mehr nötig
Eine zentrale Änderung gegenüber den ursprünglichen Plänen: Für EN16931-konforme E-Rechnungen ist keine Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich. Da die Empfangspflicht seit 2025 ohnehin gilt, ist die Zustimmungspflicht hinfällig geworden.
Lediglich für Papier- und PDF-Rechnungen sowie für nicht-konforme elektronische Formate ist während der Übergangsphase weiterhin die Zustimmung des Empfängers nötig.
Übergangsfristen verlängert und gestaffelt
Die ursprünglich angedachten Versandpflichten wurden im Gesetzgebungsverfahren verschoben. Statt einer einheitlichen Pflicht ab 2027 gilt jetzt eine zweistufige Regelung:
- Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz
- Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz
Was hat sich gegenüber dem ursprünglichen Entwurf geändert?
| Thema |
Ursprünglich (2023) |
Aktuell (2026) |
| Versandpflicht große Unternehmen |
ab 01.01.2026 |
ab 01.01.2027 |
| Versandpflicht alle Unternehmen |
ab 01.01.2027 |
ab 01.01.2028 |
| Zustimmung des Empfängers |
erforderlich |
entfällt für EN16931-Formate |
| EDI-Verfahren |
unklar |
übergangsweise erlaubt bis Ende 2027 |
| Definition E-Rechnung |
vage |
präzisiert: strukturiert nach EN16931 |
Eine E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar sein. In Deutschland sind folgende Formate verbreitet:
- XRechnung: Reines XML-Format, Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern
- ZUGFeRD ab V2.0: Hybrides Format mit PDF und eingebetteten XML-Daten
- PEPPOL BIS: Internationaler Standard mit deutschen Erweiterungen
- EDIFACT und andere EDI-Verfahren: Übergangsweise zulässig, ab 2028 nur EN16931-konform
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Ausblick: ViDA und grenzüberschreitende E-Rechnung
Die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) wird den E-Rechnungs-Markt in den kommenden Jahren weiter verändern. Geplant sind ein verpflichtendes Meldesystem für Rechnungsdaten in Echtzeit sowie einheitliche Vorgaben für grenzüberschreitende B2B-Rechnungen innerhalb der EU.
Deutschland wird voraussichtlich ab 2028 die ViDA-Anforderungen erfüllen. Aktuell gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nur für inländische B2B-Rechnungen – grenzüberschreitende Rechnungen sind noch ausgenommen.
Was Unternehmen 2026 konkret tun sollten
- Empfangsfähigkeit prüfen und sicherstellen (Pflicht seit 2025)
- Geeignetes Format auswählen – XRechnung, ZUGFeRD oder Mix
- ERP- und Buchhaltungssysteme auf E-Rechnung umstellen
- Mitarbeiter schulen und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation erstellen
- Bei mehr als 800.000 Euro Umsatz: Versandpflicht ab 2027 vorbereiten
Eine ausführliche Anleitung findest du in unserem Praxis-Guide zur E-Rechnung Implementierung. Eine Übersicht aller Pflichten und Fristen liefert unser Pflichten-Artikel zur E-Rechnung Deutschland.
E-Rechnung 2026 rechtssicher umsetzen
TrueCommerce begleitet Unternehmen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht – von der Format-Entscheidung bis zum Live-Betrieb.
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung 2026
Was ändert sich 2026 bei der E-Rechnung?
2026 ist ein Übergangsjahr ohne neue Versandpflichten. Die Empfangspflicht gilt unverändert seit 2025. Unternehmen sollten die Zeit nutzen, um sich auf die Versandpflicht ab 2027 vorzubereiten – insbesondere wenn sie mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz haben.
Welche BMF-Schreiben gibt es zur E-Rechnung?
Das Bundesfinanzministerium hat seit Einführung der E-Rechnungspflicht mehrere Schreiben veröffentlicht, die Detailfragen klären – insbesondere zur Definition der E-Rechnung, zur Zustimmungspflicht des Empfängers und zur Behandlung von EDI-Verfahren während der Übergangsphase.
Sind EDI-Verfahren wie EDIFACT 2026 noch erlaubt?
Ja, EDI-Verfahren bleiben übergangsweise bis Ende 2027 zulässig, sofern beide Geschäftspartner dies vereinbaren. Ab 2028 müssen auch EDI-Formate EN16931-konform sein. Bestehende EDI-Beziehungen können daher schrittweise angepasst werden.
Sind PDF-Rechnungen 2026 noch erlaubt?
Aktuell ja, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ab 2028 sind reine PDF-Rechnungen für inländische B2B-Geschäfte nicht mehr zulässig.
Was muss ich 2026 konkret tun?
Mindestens die Empfangsfähigkeit sicherstellen – das ist seit 2025 Pflicht. Bei mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz sollte 2026 die Umstellung auf E-Rechnungs-Versand vorbereitet werden, um die Frist 2027 zu erfüllen. Kleinere Unternehmen haben bis 2028 Zeit, sollten aber ebenfalls frühzeitig planen.