Elektronische Rechnungsstellung in Belgien: Leitfaden zum Mandat ab 2026

Ab dem 1. Januar 2026 ist die strukturierte elektronische Rechnungsstellung für alle inländischen B2B-Transaktionen zwischen in Belgien mehrwertsteuerlich registrierten Unternehmen verpflichtend.

Das belgische Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung ab 2026 basiert auf der Einhaltung der europäischen Norm EN 16931, wobei Peppol BIS 3.0 als empfohlenes Format und Netzwerk für den Rechnungsaustausch dient.

Anfang 2026 trat die belgische B2B-E-Rechnungspflicht vollständig in Kraft. Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen und empfangen; herkömmliche Formate wie PDF sind für die betreffenden Transaktionen nicht mehr zulässig.

Dieser Leitfaden erläutert die belgische Umsetzung der europäischen Norm EN 16931, die Funktionsweise von Peppol in Belgien im Jahr 2026 und was Unternehmen tun müssen, um die Konformität zu gewährleisten.

Aktueller Stand der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien im Jahr 2026

Belgien hat die Umstellung auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr abgeschlossen. In Belgien ansässige Unternehmen müssen Rechnungen nun elektronisch in einem strukturierten, den europäischen Standards entsprechenden Format ausstellen und empfangen.

Das Land arbeitet derzeit mit einem nachträglichen Prüfungsverfahren. Belgien hat jedoch angekündigt, 2028 ein elektronisches Meldesystem (CTC/E-Reporting) einzuführen, das eine nahezu Echtzeit-Meldung an die Steuerbehörden ermöglichen soll.

Anwendungsbereich des belgischen B2B-Mandats

Die Verpflichtung gilt umfassend. Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle inländischen B2B-Transaktionen zwischen in Belgien mehrwertsteuerlich registrierten Unternehmen als strukturierte elektronische Rechnungen ausgestellt und empfangen werden.

Dies umfasst:

• Belgische Unternehmen stellen anderen belgischen Unternehmen Rechnungen aus
• Sowohl das Senden als auch das Empfangen von Rechnungen
• Alle Standard-Handelsrechnungen im Geltungsbereich

Herkömmliche Rechnungsformate wie PDF sind für B2B-Transaktionen im Geltungsbereich nicht mehr zulässig. Rechnungen müssen nun einem strukturierten Datenformat entsprechen, das der europäischen Norm EN 16931 genügt.

Der belgische Ansatz gewährleistet die Harmonisierung mit den EU-Anforderungen und ist gleichzeitig mit der bestehenden elektronischen Rechnungsstellungsinfrastruktur des öffentlichen Sektors kompatibel.

Zeitplan für die Umsetzung

Hier sehen Sie eine Zeitleiste der bereits umgesetzten Vorgaben und einen Ausblick auf die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien.

Obwohl ursprünglich Juli 2024 als möglicher Starttermin diskutiert wurde, wurde die Reform verschoben und trat schließlich am 1. Januar 2026 in Kraft.

Die gleichzeitige Einführung erforderte von allen betroffenen Steuerzahlern eine vorherige Vorbereitung, da kein gestaffelter Übergang nach Unternehmensgröße vorgesehen war.

Belgiens Anforderung EN 16931

In Belgien müssen alle strukturierten B2B-E-Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

EN 16931 definiert die Datenstruktur und das semantische Modell für elektronische Rechnungen in der gesamten EU. Durch die Angleichung des belgischen Mandats an diesen Standard gewährleistet Belgien die Interoperabilität sowohl innerhalb Belgiens als auch über die Grenzen hinweg.

Die bevorzugte Umsetzung der EN 16931-Anforderung in Belgien ist Peppol BIS 3.0.

Obwohl alternative EN 16931-konforme Formate verwendet werden können, gilt Peppol BIS 3.0 als die sicherste und zukunftssicherste Option für die Einhaltung der Vorschriften in Belgien im Jahr 2026.

Peppol in Belgien

Peppol spielt eine zentrale Rolle im belgischen System der elektronischen Rechnungsstellung.

Obwohl Belgien keine zentrale Clearing-Plattform für B2B-Transaktionen eingeführt hat, empfiehlt die Regierung nachdrücklich die Nutzung des Peppol- Netzwerks für den sicheren und standardisierten Austausch strukturierter Rechnungen.

Peppol ist in Belgien bereits etabliert, da es im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich eingesetzt wird, und diese bestehende Infrastruktur unterstützt das B2B-Mandat von 2026.

Die wichtigste Erkenntnis ist, dass Peppol BIS 3.0 das empfohlene Format ist und Peppol das bevorzugte Austauschnetzwerk für konforme B2B-E-Rechnungen in Belgien ist.

Wie E-Rechnungen in Belgien versendet werden

Belgien hat keine zentrale staatliche Freigabeplattform für B2B-Transaktionen eingeführt. Stattdessen erfolgt der Rechnungsaustausch über strukturierte Netzwerke und Integrationen.

Das Peppol-Netzwerk ist der bevorzugte Kanal für den Austausch.

• Peppol-Netzwerk – Bevorzugt
• API-Integration – Unterstützt
• FTP / SFTP – Unterstützt
• Webportal – Unterstützt

Peppol bietet eine sichere und standardisierte Möglichkeit zum Austausch von Rechnungen, sowohl im Inland als auch grenzüberschreitend. Zudem gewährleistet es die Einhaltung des Datenstandards EN 16931.

Unternehmen können direkte Integrationen wie API-, FTP- oder SFTP-Verbindungen wählen, sofern die Anforderungen an das strukturierte Rechnungsformat erfüllt sind.

Vom Mandat erfasste Dokumente

Der Anwendungsbereich umfasst mehr als nur Standardrechnungen. Gemäß der belgischen B2B-E-Rechnungspflicht müssen alle strukturierten Rechnungen der Norm EN 16931 entsprechen. Korrekturbelege wie Gutschriften und Lastschriften müssen in der Regel demselben strukturierten Format folgen, wenn sie eine Rechnung ersetzen oder korrigieren.

Digitale Signaturen

Digitale Signaturen sind für B2B-E-Rechnungen in Belgien nicht obligatorisch.

Sie können jedoch verwendet werden, wenn ein Käufer einen zusätzlichen Echtheits- oder Integritätsnachweis verlangt. Dies ist und bleibt eine kommerzielle, keine regulatorische Anforderung.

Archivierungsanforderungen

Nach belgischem Steuerrecht müssen Rechnungen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden.

Auch wenn Rechnungen elektronisch ausgetauscht werden, bleiben Unternehmen weiterhin für die Einhaltung der Vorschriften bei Speicherung und Zugriff verantwortlich.

B2G-E-Rechnung in Belgien

In Belgien gelten bereits seit einigen Jahren Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor. Seit Juli 2019 müssen alle öffentlichen Aufträge über 3.000 € elektronisch abgerechnet werden. Ab 2024 müssen alle Lieferanten des öffentlichen Sektors ihre Rechnungen über Peppol elektronisch versenden.

• Format: Peppol BIS 3.0 (dringend empfohlen)
• Netzwerk: Peppol
• Öffentliche Plattform: Mercurius-Portal

Diese bestehende B2G-Infrastruktur ist einer der Gründe, warum Belgien den Übergang zur obligatorischen B2B-E-Rechnung im Jahr 2026 reibungslos vollziehen konnte.

CTC und Echtzeitberichterstattung im Jahr 2028

Belgien plant, im Jahr 2028 ein CTC- oder nahezu Echtzeit-Meldemodell einzuführen.

Nach diesem Modell müssten Unternehmen Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit an die Regierung melden, was potenziell zu einem System mit Genehmigungsverfahren führen könnte.

• Status: Noch keine Gesetzgebung
• Nächste Schritte: Konzept- und Machbarkeitsstudien laufen.
• Bleiben Sie informiert: Verfolgen Sie die Aktualisierungen des belgischen Föderalen Öffentlichen Dienstes Finanzen

Selbstverständlich sind wir immer auf dem neusten Stand und setzen diesen um.