Elektronische Rechnungsstellung in Polen: Leitfaden zum KSeF- Mandat

Polen führt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im Rahmen eines Modells der kontinuierlichen Transaktionskontrolle (CTC) ein. Ab 2026 müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen Rechnungen über die nationale Plattform KSeF ( Krajowy System e- Faktur ) ausstellen.

Das Mandat gilt für inländische B2B-Transaktionen und wird schrittweise bestehende Prozesse ersetzen, einschließlich Teilen des Rechnungsstellungsrahmens des öffentlichen Sektors.

Dieser Blog erläutert den Zeitplan, den Umfang, die Formate, die Übergangsregeln, die Strafen, die KSeF 2.0-Aktualisierungen und worauf sich Unternehmen vorbereiten sollten.

Warum Polen die obligatorische elektronische Rechnungsstellung einführt

Wie einige andere europäische Länder hat sich auch Polen für ein CTC-Modell entschieden, um die Mehrwertsteuerberichterstattung zu stärken und Betrug zu reduzieren.

CTC steht für Continuous Transaction Controls (Kontinuierliche Transaktionskontrolle). Das bedeutet, dass Rechnungen vor ihrer Gültigkeit über eine staatliche Plattform genehmigt werden müssen.

Der Zweck ist:

• Mehr Transparenz
• Effizienz der Umsatzsteuermeldung verbessern
• Mehrwertsteuerbetrug reduzieren
• Sicherstellen, dass die Mehrwertsteuereinnahmen korrekt und zeitnah erfasst werden

Bei diesem System werden Rechnungen mit einem Zeitstempel versehen und zentral vom Finanzministerium kontrolliert.

Was ist KSeF ?

KSeF steht für Krajowy System e- Faktur , was übersetzt Nationales E-Rechnungssystem bedeutet.

Es handelt sich um Polens zentrale Plattform für elektronische Rechnungsstellung, die für Folgendes genutzt wird:

• Rechnungen genehmigen
• B2B-Rechnungen austauschen
• Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor bearbeiten

KSeF arbeitet im Rahmen des CTC-Systems, das heißt, Rechnungen müssen zur Freigabe auf der Plattform eingereicht werden.

KSeF geforderte Rechnungsformat ist FA_VAT, ein XML-basiertes strukturiertes Format.

Zeitplan für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung in Polen

Am 26. April 2024 gab das polnische Finanzministerium den Zeitplan für die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung bekannt, die seit dem 1. Februar 2026 gilt.

1. Februar 2026 – Großunternehmen

Verpflichtend für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen mit einem Umsatz von über 200 Millionen PLN (ca. 46 Millionen Euro).

KSeF ausstellen .

1. April 2026 – Alle verbleibenden Unternehmen

Verpflichtend für alle anderen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Polen.

Ab diesem Datum gilt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung für alle inländischen B2B-Transaktionen.

Wer muss elektronische Rechnungen in KSeF registrieren ?

Die neuen Regeln gelten für umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen in Polen, einschließlich bestimmter ausländischer Unternehmen.

1. Polnische Unternehmen stellen Inlandsrechnungen aus – JA
   Wenn ein polnisches Unternehmen einem anderen polnischen Unternehmen eine Rechnung ausstellt und beide über eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, muss die Rechnung im KSeF registriert werden .
2. Ausländischer Hauptsitz mit polnischer Niederlassung – JA
   Wenn ein ausländisches Unternehmen eine Niederlassung in Polen mit polnischer Umsatzsteuerregistrierung hat und Rechnungen an ein anderes polnisches Unternehmen ausstellt, müssen diese Rechnungen im KSeF registriert werden .
3. Polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für beliefernde ausländische Unternehmen – JA
   Besitzt ein Unternehmen eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und ist in Polen tätig, und liefert es Waren oder Dienstleistungen an ein ausländisches Unternehmen ohne polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, muss die Rechnung dennoch im KSeF registriert werden .
4. Ausländisches Unternehmen ohne polnische Umsatzsteuerregistrierung – NEIN
   Wenn ein ausländisches Unternehmen ohne polnische Umsatzsteuerregistrierung Rechnungen an ein in Polen umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen ausstellt, müssen diese Rechnungen nicht im KSeF registriert werden .

Übergangszeitraum und Strafen

Polen hat bei der elektronischen Rechnungsstellung (KSeF) ein Übergangsjahr eingeführt.

Übergangsjahr – 2026

Obwohl die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im Februar und April 2026 beginnt, wird das Jahr 2026 als Übergangszeitraum betrachtet. Kleinunternehmen dürfen bis zum 30. September 2026 weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Rechnungen verwenden. Der Offline-Modus ist bis zum 31. Dezember 2026 zulässig , falls keine Verbindung zu KSeF verfügbar ist. Die Behörden legen im Jahr 2026 besonderen Wert auf das Üben des richtigen Einsatzes und den Übergang zur neuen Lösung.

Strafen ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 gelten KSeF -spezifische Sanktionen. Die genauen Bußgelder sind in den Durchführungsgesetzen festgelegt.

B2G-E-Rechnung in Polen

• Seit 2019: Alle Rechnungen des öffentlichen Sektors (B2G) müssen über PEF ( Peppol ) ausgestellt werden.
• Vollständige Einführung im Jahr 2026: Ab 2026 wird KSeF die primäre Plattform für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor sein. Die PEF-Plattform bleibt weiterhin verfügbar, KSeF wird jedoch der bevorzugte Kanal sein.

Anforderungen an Archivierung und Aufbewahrung

In Polen gibt es klare Archivierungsvorschriften für elektronische Rechnungen.

• Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
• Lagerung: EU-weit zulässig, sofern die Steuerbehörden Online-Zugriff haben.
• KSeF bewahrt Rechnungen automatisch 10 Jahre lang ohne zusätzliche Kosten auf.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre internen Compliance-Prozesse mit diesen Anforderungen übereinstimmen.

Offizieller KSeF 2.0-Zeitplan

Das polnische Finanzministerium hat folgenden Implementierungsplan für KSeF 2.0 veröffentlicht:

• 30. September – KSeF 2.0-Testumgebung geöffnet
• Oktober – Vorproduktionsumgebung ( Demo ) verfügbar
• 1. November – KSeF -Zertifikate stehen zum Download bereit
• 26. Januar – Die Produktion von KSeF 1.0 wird eingestellt (technische Unterbrechung)
• 1. Februar – Die Produktion von KSeF 2.0 startet

Vollständige End-to-End-Tests in der Produktion können nicht vor dem 1. Februar abgeschlossen werden, da die Produktionsumgebung vorher nicht existiert.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

• Unternehmen, die in Polen tätig sind, sollten:
• Prüfen Sie, ob Sie in den Geltungsbereich fallen.
• Stellen Sie sicher, dass die Systeme FA_VAT-XML-Rechnungen generieren können.
• Vorbereitung der Integration mit KSeF
• Überprüfung der Genehmigungsprozesse im Rahmen von KSeF 2.0
• Übergangsregeln und Sanktionsfristen verstehen