E-fakturering i Polen: Guide til KSeF-mandatet

Polen indfører obligatorisk elektronisk fakturering under en model for ’Continuous Transaction Controls’ (CTC). Fra 2026 skal momsregistrerede virksomheder udstede fakturaer via den nationale platform, KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Mandatet vil gælde for B2B-transaktioner inden for landets grænser og vil gradvist erstatte eksisterende processer, herunder dele af den offentlige sektors nuværende metoder for fakturering.

Denne blog forklarer tidsplanen, omfang, formater, overgangsregler, sanktioner, KSeF 2.0-opdateringer og hvad virksomheder bør forberede sig på.

Hvorfor Polen indfører obligatorisk e-fakturering

Ligesom flere andre europæiske lande har Polen valgt en CTC-model for at styrke momsrapporteringen og reducere momssvindel.

CTC står for ‘Continuous Transaction Controls’. Det betyder, at fakturaer skal passere gennem en platform ejet af myndighederne til godkendelse, før de anses for gyldige.

Formålet er at:

• Øg gennemsigtigheden
• Forbedre effektiviteten i momsrapporteringen
• Reducer momsbedrageri
• Sørg for, at momsindtægterne er korrekte og rettidige

Under dette system er fakturaer tidsstemplet og kontrolleret centralt af Finansministeriet.

Hvad er KSeF?

KSeF står for Krajowy System e-Faktur, hvilket oversættes til det nationale e-fakturasystem.

Det er Polens centrale platform til e-fakturering, der bruges til at:

• Godkend fakturaer
• Udveksl B2B-fakturaer
• Håndter fakturering i den offentlige sektor

KSeF opererer under CTC-rammen, hvilket betyder, at fakturaer skal indsendes til platformen for godkendelse.

Det krævede fakturaformat i KSeF er FA_VAT, et XML-baseret struktureret format.

Tidslinje for obligatorisk e-fakturering i Polen

Den 26. april 2024 annoncerede det polske finansministerium tidsplanen for implementeringen af obligatorisk e-fakturering, som har været gældende siden 1. februar 2026.

1. februar 2026 – Store virksomheder

Obligatorisk for momsregistrerede virksomheder med en omsætning på over 200 millioner PLN (ca. 46 millioner euro).

Disse virksomheder skal udstede fakturaer gennem KSeF.

1. april 2026 – Alle resterende virksomheder

Obligatorisk for alle andre momsregistrerede virksomheder i Polen.

Fra denne dato gælder obligatorisk e-fakturering for alle indenlandske B2B-transaktioner.

Hvem skal registrere e-fakturaer i KSeF?

De nye regler gælder for momsregistrerede virksomheder i Polen, herunder visse udenlandske selskaber.

1. Polske virksomheder, der udsteder indenlandske fakturaer – JA
   Hvis et polsk firma udsteder en faktura til et andet polsk selskab, og begge har et polsk momsnummer, skal fakturaen registreres i KSeF.
2. Udenlandsk hovedkvarter med polsk afdeling – JA
   Hvis et udenlandsk selskab har en filial i Polen med polsk momsregistrering og udsteder fakturaer til et andet polsk selskab, skal disse fakturaer registreres i KSeF.
3. Polsk momsnummer til levering til udenlandske selskaber – JA
   Hvis en virksomhed har et polsk momsnummer og opererer i Polen og leverer varer eller tjenester til et udenlandsk selskab uden et polsk momsnummer, skal fakturaen stadig være registreret i KSeF.
4. Udenlandsk virksomhed uden polsk momsregistrering – NEJ
   Hvis et udenlandsk selskab uden polsk momsregistrering udsteder fakturaer til et polsk momsregistreret selskab, behøver disse fakturaer ikke at være registreret i KSeF.

Overgangsperiode og bøder

Polen har indført et overgangsår under udrulningen af obligatorisk KSeF e-fakturering.

Overgangsår – 2026

Selvom obligatorisk e-fakturering begynder i februar og april 2026, betragtes året 2026 som en overgangsperiode. Små virksomheder kan fortsætte med at bruge papir- eller andre elektroniske fakturaer indtil 30. september 2026. Offline er tilladt indtil 31. december 2026 , hvis forbindelse til KSeF ikke er tilgængelig. I løbet af 2026 lægger myndighederne vægt på uddannelse og overgang.

Bøder fra 2027

Fra 1. januar 2027 vil KSeF-specifikke sanktioner gælde.

B2G e-fakturering i Polen

• Siden 2019: Alle offentlige fakturaer (B2G) skal udstedes gennem PEF (Peppol).
• Fuld udrulning i 2026: Fra 2026 bliver KSeF den primære platform for fakturering i den offentlige sektor. PEF-platformen vil forblive tilgængelig, men KSeF vil være den foretrukne kanal.

Arkiverings- og opbevaringskrav

Polen har klare arkiveringsregler for elektroniske fakturaer.

• Periode for arkivering: 10 år
• Arkivering: Tilladt overalt i EU, forudsat at skattemyndighederne har adgang online
• KSeF arkiverer automatisk fakturaer i 10 år uden ekstra omkostninger

Virksomheder bør sikre, at interne compliance-processer er i overensstemmelse med disse krav.

Officiel KSeF 2.0 tidslinje

Det polske finansministerium har offentliggjort følgende implementeringsplan for KSeF 2.0:

• 30. september – KSeF 2.0 testmiljø åbnede
• 15. oktober – Pre-produktions (demo) miljø tilgængeligt
• 1. november – KSeF-certifikater tilgængelige for download
• 26. januar – Produktion KSeF 1.0 lukker ned (teknisk pause)
• 1. februar – KSeF 2.0-produktionen gik live

Fuld end-to-end testning i produktion kan ikke gennemføres før 1. februar, da produktionsmiljøet ikke eksisterer tidligere.

Hvad virksomheder bør gøre nu

• Virksomheder, der opererer i Polen, bør:
• Bekræft om de falder inden for deres anvendelsesområde
• Sørg for, at systemerne kan generere FA_VAT XML-fakturaer
• Forbered integration med KSeF
• Gennemgå godkendelsesprocesser under KSeF 2.0
• Forstå overgangsregler og sanktionsfrister