EDI-compliance og datasikkerhed: Sådan overholder du reglerne i UK og EU

Efterhånden som flere virksomheder tager Electronic Data Interchange (EDI) i brug for at effektivisere deres transaktioner, bliver det stadig vigtigere at sikre overholdelse af gældende regler i både Storbritannien og EU. Uanset om det handler om GDPR-overholdelse, elektronisk databeskyttelse eller branchespecifikke EDI-regler, kræver det stærke sikkerhedsforanstaltninger at beskytte følsomme oplysninger.

Denne guide gennemgår, hvordan EDI-compliance software hjælper virksomheder med at leve op til lovgivningen, forbedre datasikkerheden og forenkle revisioner.

Hvad er EDI-compliance?

EDI-compliance betyder, at man følger gældende regler og standarder ved elektronisk udveksling af data. Formålet er at sikre, at følsomme oplysninger håndteres sikkert, at data registreres korrekt, og at både kunde- og leverandøroplysninger er beskyttede.

For at være compliant skal virksomheder:

• Bruge sikker datakryptering til at beskytte transaktioner
• Begrænse adgang til autoriserede brugere
• Have revisionsklare logfiler og dokumentation
• Overholde branchespecifikke regler som GDPR og HMRC-rapportering

Ved at anvende EDI-compliance software kan virksomheder automatisere disse processer, mindske fejl og undgå bøder for manglende overholdelse.

---

Sådan sikrer EDI overholdelse af UK- og EU-regler

For at overholde gældende regler i UK og EU skal virksomheder håndtere data sikkert, føre præcise optegnelser og sikre gennemsigtighed i transaktionerne. EDI-compliance software automatiserer mange af disse krav og mindsker dermed risikoen for menneskelige fejl og regelbrud.

---

EDI og GDPR-overholdelse

EU’s persondataforordning (GDPR) stiller strenge krav til beskyttelse af personoplysninger. Virksomheder, der håndterer sådanne data, skal bruge løsninger, der forebygger datalæk og uautoriseret adgang.

EDI bidrager til GDPR-compliance ved at:

• Kryptere følsomme data under overførsel
• Begrænse adgangen til autoriserede brugere
• Generere detaljerede audit logs til dokumentation og gennemsigtighed

---

Branchespecifikke EDI-standarder

Forskellige brancher har forskellige compliance-krav, som virksomheder skal overholde – eksempelvis:

• HMRC (Her Majesty’s Revenue and Customs): EDI hjælper britiske virksomheder med at opfylde krav om skatteindberetning og transaktionsdokumentation ved at automatisere bogføringen.
• HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act): I sundhedssektoren bruges EDI-software til at udveksle patientdata sikkert og beskytte elektroniske oplysninger.
• SOX (Sarbanes-Oxley Act): Finansielle institutioner bruger EDI til at generere revisionsklare optegnelser og sikre troværdig, dokumenteret rapportering.

EDI sikrer, at alle transaktioner lever op til gældende branchekrav og reducerer risikoen for lovbrud og sanktioner.

---

Sådan styrker EDI datasikkerheden

At beskytte følsomme virksomhedsdata er afgørende for at overholde lovgivningen. EDI indeholder avancerede sikkerhedsfunktioner, der beskytter transaktioner mod manipulation, læk og uautoriseret adgang.

Kryptering: Beskyttelse under overførsel

Et af de vigtigste elementer i EDI-compliance software er datakryptering. Kryptering sikrer, at kun autoriserede modtagere kan tilgå oplysningerne i en transaktion.

Fordele:

• Forhindrer uautoriseret adgang til følsomme transaktionsdata
• Beskytter kunde- og leverandøroplysninger mod cyberangreb
• Understøtter overholdelse af GDPR’s krav til elektronisk databeskyttelse

---

Brugergodkendelse: Kontrolleret adgang til data

EDI-systemer benytter flerlagsgodkendelse for at undgå, at uvedkommende får adgang:

• Rollebaseret adgangskontrol – kun bestemte medarbejdere har adgang til specifikke data
• Sikre loginoplysninger – reducerer risikoen for phishing og brud
• Multi-faktor godkendelse (MFA) – tilføjer ekstra sikkerhedslag ved følsomme transaktioner

Ved at implementere GDPR-compliance tjenester sikrer virksomheder, at kun godkendt personale har adgang til fortrolige oplysninger.

---

Audit logs: Gennemsigtighed og dokumentation

Virksomheder, der skal føre lovpligtige optegnelser, kan med fordel anvende EDI’s automatiske audit logs, som giver komplet dokumentation for alle transaktioner, herunder:

• Tidsstemplede dokumentudvekslinger
• Kontrol af dataintegritet for at forhindre manipulation
• Klar dokumentation til brug ved revisioner

Disse funktioner gør det muligt at overholde både GDPR og EDI-regler uden manuel registrering.

Centrale sikkerhedsfunktioner i EDI-compliance software

Funktion	Beskrivelse
Datakryptering	Beskytter data under transmission og forhindrer uautoriseret adgang
Godkendelseskontrol	Sikrer, at kun verificerede brugere kan tilgå eller ændre data
Audit logs	Giver fuld sporbarhed og opfylder revisionskrav
Dataintegritetskontrol	Bekræfter, at data ikke er blevet ændret undervejs
GDPR-overholdelse	Hjælper med at opfylde krav om elektronisk databeskyttelse

Ofte stillede spørgsmål om EDI-compliance

Hvad er EDI-compliance?

EDI-compliance handler om at sikre, at alle elektroniske dataudvekslinger lever op til gældende regler som GDPR, HIPAA og SOX. Det inkluderer datakryptering, adgangskontrol og dokumentation, der kan fremvises ved revision.

Hvordan understøtter EDI GDPR-overholdelse?

EDI hjælper virksomheder med at overholde GDPR-krav ved at kryptere data, begrænse adgang til autoriserede personer og føre revisionsklare logfiler.

Er EDI sikkert til håndtering af følsomme forretningsdata?

Ja. Moderne EDI-løsninger anvender kryptering, adgangskontrol og dataintegritetskontroller, som sikrer beskyttelse af følsomme oplysninger og overholdelse af relevante regler.

Hvordan sikrer man, at EDI-løsningen lever op til UK- og EU-lovgivning?

Virksomheder bør bruge EDI-løsninger, der er udviklet med fokus på GDPR og andre relevante krav, og sikre at datasikkerhed, dokumentation og rapportering er automatiseret og audit-klar.

---

EDI-compliance er ikke til at komme udenom

Hvis din virksomhed opererer under britiske eller europæiske regler, er EDI-compliance helt afgørende. Ved at beskytte elektroniske data, implementere dokumentationsklare systemer og overholde GDPR, sikrer du både lovlighed og tillid.

Vil du høre, hvordan TrueCommerces EDI-compliance services kan hjælpe din virksomhed med at opfylde sikkerheds- og lovkrav? Book et gratis møde med en af vores eksperter i dag.

---