En indkøbsordre forlader dit ERP-system. Få minutter senere lander den i din handelspartners system, korrekt formateret og klar til behandling. Tre ting skulle ske undervejs. Dokumentet skulle opbygges efter en standard, som din partner bruger, sendes via en metode, de accepterer, og oversættes til noget, som begge systemer kan læse.
Hvis én af delene går galt, når ordren ikke frem. Her forklarer vi, hvordan hver del fungerer, og hvad du bør spørge om, når du vælger, hvem der skal drive det. Ny inden for EDI? Start med vores begynderguide.
Hvad består EDI-teknologi af?
En EDI-løsning består grundlæggende af tre dele: dokumentstandarder, forbindelsesmetoder og mapping.
Dokumentstandarder fastlægger, hvordan EDI-dokumenter skal opbygges, hvilke oplysninger de skal indeholde, og hvordan oplysningerne skal formateres. X12 og EDIFACT er blandt de mest anvendte EDI-standarder.
Forbindelsesmetoder bestemmer, hvordan dokumenterne sendes og modtages. Det kan for eksempel ske via AS2, SFTP, et VAN eller en API-forbindelse.
Mapping sørger for, at data fra virksomhedens ERP-system konverteres til det format og den struktur, som handelspartneren kræver, og omvendt. Hvis en detailhandler eksempelvis kræver X12-dokumenter via AS2 og samtidig har særlige krav til dokumenternes indhold, skal EDI-løsningen kunne håndtere alle tre dele.
I nogle virksomheder håndteres de forskellige dele af flere separate løsninger eller leverandører. Det kan gøre EDI-setup’et komplekst og skabe uklarhed om ansvaret, når der opstår fejl eller ændringer. TrueCommerces EDI-platform samler funktionerne i én løsning, så virksomheden lettere kan administrere sin EDI-drift.
EDI-standarder for dokumenter forklaret
Din partner bestemmer, hvordan dokumenter skal nå frem til dem, og de store forhandler som regel ikke om det. Fire metoder dækker næsten alt.
X12 bruges bredt i Nordamerika inden for detailhandel, produktion, distribution, logistik og sundhedssektoren. Standarden nummererer alt. En 850 er en indkøbsordre, en 856 er en forhåndsmeddelelse om forsendelse, og en 810 er en faktura.
EDIFACT bruges bredt internationalt, især i Europa, Asien og global logistik. Samme dokumenter, forskellige navne: ORDERS, DESADV, INVOIC.
Standarden bestemmes typisk af dine handelspartnere, din branche og regionale krav. En amerikansk leverandør, der sælger til en stor detailhandler, kan blive pålagt at bruge X12, mens ekspansion til Europa kan introducere EDIFACT-krav.
Virksomheder, der ekspanderer på tværs af regioner, kan med tiden få behov for at understøtte begge standarder, hvilket gør bredere standardunderstøttelse til en vigtig overvejelse. TrueCommerce understøtter X12, EDIFACT, detailhandelsspecifikke implementeringer som EANCOM og XML-baseret dataudveksling på én platform. Flere detaljer findes i vores guide til EDI-standarder.
Sådan overføres EDI-data
Din partner bestemmer, hvordan dokumenter skal nå frem til dem, og de store forhandler som regel ikke om det. Fire metoder dækker næsten alt.
- AS2 er en direkte, krypteret forbindelse mellem to systemer. Den kan returnere en signeret Message Disposition Notification, eller MDN, som bekræfter, at meddelelsen blev modtaget, og at dens integritet blev verificeret. Hver partner har brug for sin egen forbindelse og sit eget certifikat, og certifikater udløber.
- SFTP er enklere: filer deles via en sikker forbindelse, er hurtig at sætte op og understøttes bredt. Det er almindeligt hos mellemstore partnere og 3PL’er. Det kan bekræfte vellykket filoverførsel, men bekræftelse på forretningsniveau kræver et særskilt svar.
- Et VAN fungerer som led mellem handelspartnere. Det kan reducere behovet for at administrere separate direkte forbindelser og er ofte nyttigt, når man skal understøtte et bredt netværk af partnere. Prismodeller varierer fra udbyder til udbyder og kan være baseret på transaktions- eller datamængde.
- API’er giver adgang til data på applikationsniveau og kan understøtte forespørgselsdrevne eller hændelsesdrevne interaktioner, ofte ved brug af formater som JSON. I et EDI-miljø kan API’er udvide transaktionsdata og arbejdsgange til interne systemer, applikationer og operationelle værktøjer. TrueCommerce API-adgang understøtter denne type udviklerdrevne integrationer.
Uanset hvilken forbindelsesmetode du bruger, skal du overvåge kvitteringerne. En X12 997 kommunikerer, om en transaktion blev syntaktisk accepteret eller afvist, mens en EDIFACT CONTRL-meddelelse har en tilsvarende kvitteringsfunktion. Disse kvitteringer hjælper teams med at identificere formaterings- eller behandlingsproblemer, der kræver opmærksomhed. De fleste virksomheder bruger flere forbindelsesmetoder på én gang. En leverandør med 200 partnere kan bruge AS2 til de store detailhandlere, SFTP til logistikudbydere, et VAN til andre partnere, og API’er udvider transaktionsdata til interne applikationer. TrueCommerce understøtter flere forbindelsesmetoder på tværs af et netværk, der håndterer mere end 600 millioner transaktioner om året, og giver adgang til 3 millioner virksomheder. Netværket omfatter store handelspartnere som Walmart, Amazon, Costco, Target og Home Depot. Tjek din specifikke partnerliste for at forstå forbindelses- og onboardingkravene for din virksomhed.
EDI-mapping og oversættelse
Her er et enkelt eksempel på, hvordan mapping fungerer i praksis. Dit ERP-system gemmer en indkøbsordre på én måde, mens din partner sender den som en X12 850. Mapping er regelsættet, der forbinder de to, felt for felt, i begge retninger.
Måleenheder er et godt eksempel. Dit system bruger EA og CS. Én partner sender PC og CA, mens en anden bruger tal. Mappet tager højde for disse forskelle og gør derefter det samme for datoer, valutaer, produktkoder og adresser. Og processen gentages for hver partner, du handler med.
Mapping kræver løbende vedligeholdelse. To detailhandlere kan strukturere den samme 850 forskelligt, og begge kan ændre deres krav over tid, så spørg, hvem der udfører arbejdet. Hvis din udbyder bygger og vedligeholder maps, er tilføjelse af en partner en anmodning, du sender. Hvis ikke, er det et projekt for dit team hver gang, og det kræver specialistviden, som de fleste teams helst ikke vil ansætte til.
Vores fuldt administrerede EDI-service dækker mapping, oversættelse, onboarding, test og compliance-opdateringer. TrueCommerce arbejder sammen med kunderne om at opbygge og vedligeholde de nødvendige maps. Vores FAQ har mere om hvordan mapping fungerer i EDI.
Vælg den rette EDI-teknologi til din virksomhed
Fire spørgsmål fortæller dig det meste af det, du har brug for at vide. Stil dem til alle på din shortlist, inklusive os.
Hvilke standarder og protokoller understøtter den? Spørg om understøttelse af standarder som X12 og EDIFACT sammen med forbindelse via AS2, SFTP, VAN’er og API’er. Bekræft, at platformen kan opfylde kravene fra dine nuværende partnere og understøtte fremtidig ekspansion.
Hvor mange af mine partnere er allerede forbundet? Eksisterende partnerforbindelser kan reducere det arbejde, der kræves under onboarding. Stol ikke alene på et samlet tal. Bed hver udbyder om at evaluere din faktiske partnerliste og forklare, hvad der stadig vil være nødvendigt.
Hvor godt integrerer den med mit ERP-system? En platform, der lægger dokumenter i en portal, efterlader stadig nogen med opgaven at taste dem ind i dit system. Vi har akkrediterede ERP-integrationer til NetSuite, Microsoft Dynamics 365, SAP S/4HANA, Sage, Acumatica og QuickBooks.
Hvem vedligeholder den? Nogle teams ønsker direkte kontrol, mens andre foretrækker en administreret service. TrueCommerce understøtter begge tilgange i sin EDI-platform.
Evaluer disse fire områder i forhold til din egen partnerliste. Hvis svarene peger på én platform, der understøtter de standarder, forbindelsesmetoder og ERP-krav, din virksomhed har brug for, så overvej TrueCommerce EDI. Med årtiers EDI-erfaring har brands som Vera Bradley, Ocean Spray, McCormick og Tillamook tillid til TrueCommerce.