Hvad er VMI, og hvordan fungerer det?
I Vendor Managed Inventory (VMI) tager leverandøren ansvaret for at overvåge lagerbeholdningen hos kunden og igangsætte genopfyldning, når det er nødvendigt. Kunden deler lagerbeholdning og salgsdata; leverandøren bruger dem til at finde ud af, hvad der skal sendes hvornår, og sender det, før kunden løber tør.
Ved en mere traditionel indkøbsordre er det køberen, der beslutter, hvornår der skal genbestilles. De overvåger lageret, vurderer, hvornår beholdningen er ved at være lav, og sender derefter en ordre til dig. Det kan fungere, når efterspørgsel og leveringstider er stabile, men moderne forsyningskæder fungerer ikke altid sådan. Mellem ordrer er der ingen synlighed i, hvad der sælger, og hvad der stadig står på hylden.
Vendor Managed Inventory giver dig synlighed og mere kontrol over genopfyldning. Kunden deler sine lager- og salgsdata, som regel via et automatiseret feed. Du sammenholder det med de lagerregler, I begge har godkendt, finder ud af, hvad der skal genopfyldes, og opretter selv ordren. Afhængigt af opsætningen modtager kunden enten ordren automatisk eller godkender den.
Beslutningen om genopfyldning flyttes til leverandøren, som ofte har bedre styr på leveringstider, produktionsbegrænsninger og ændringer i efterspørgslen i løbet af året.
Når begge parter deler information, får du bedre indsigt i kundens lager og salg, og de får et bedre overblik over, hvor godt du opfylder ordrer.
VMI står for Vendor Managed Inventory. Nogle gange omtales det som supplier managed inventory, vendor inventory management og vendor management inventory. Hvis et af disse udtryk optræder i en kontrakt eller på et retailer-scorecard, er betydningen af VMI den samme.
Sådan fungerer et Vendor Managed Inventory-program
Først bliver begge parter enige om reglerne, herunder minimums- og maksimumsniveauer for lagerbeholdning for varer og lokationer, opfyldningsdatoer, ordrefrekvens, minimumsordremængder, leveringstider, og hvordan kampagner og sæsonudsving skal håndteres.
Disse mål bliver derefter benchmark for beslutninger om genopfyldning. VMI-programmer, der har udfordringer i starten, opdager ofte, at de oprindelige antagelser var forkerte, eller at målene aldrig blev fuldt ud aftalt.
1. Kunden deler lager- og salgsdata
Kunden sender dig lagerbeholdninger og salgsaktivitet efter en aftalt tidsplan, som regel dagligt eller ugentligt. I en EDI-opsætning kommer disse data ofte via en produktaktivitetsrapport eller lageradvisering.
Som minimum skal du vide, hvad der er på lager, hvad der er solgt eller afsendt, hvad der allerede er bestilt, og hvad der stadig er under transport eller befinder sig andre steder i kundens netværk. Disse oplysninger bør opdeles efter vare og lokation.
2. Du forudser efterspørgslen og anvender lagerreglerne
Gennemgå ordrehistorik og salgsdata for at se, hvad køberen har besluttet at købe, og hvad kunderne faktisk købte. Det giver dig som regel et langt tydeligere billede af efterspørgslen. Derefter bør du sammenligne den forventede efterspørgsel med den aktuelle lagerbeholdning og de minimums- og maksimumsniveauer, der allerede er aftalt.
3. Du opretter genopfyldningsordren
Du skal muligvis tage højde for pallemængder, fragtomkostninger, minimumsordrestørrelser, og hvad du faktisk kan levere på det pågældende tidspunkt. Afhængigt af aftalen kan du oprette ordren, hvorefter kunden modtager bekræftelsen. I andre aftaler gennemgår og godkender kunden ordren, før den frigives.
4. Varerne afsendes, og kunden bekræfter modtagelsen
Når ordren er klar, sender du varerne, og kunden bekræfter modtagelsen. Ejerskabet overgår afhængigt af jeres aftale. I mange VMI-programmer skifter ejerskabet, når varerne modtages af kunden. Nogle gange, ved konsignation eller scan-based trading, kan du fortsat eje lageret, indtil det bruges eller sælges.
5. Du gennemgår performance og justerer
Begge parter bør gennemgå resultaterne regelmæssigt. Typisk tjekker du fill rate, antal dages lagerbeholdning, in-stock-procenter, prognosenøjagtighed og hvor mange hasteordrer der har været.
Hvor VMI passer ind i forsyningskæden
VMI kan forveksles med andre lagermodeller, da de ofte bruges sammen. Forskellene er vigtige, når I definerer ansvar og udarbejder kontrakter.
Consignment inventory handler om ejerskab. Leverandøren fortsætter med at eje lageret, indtil en kunde sælger det eller bruger det. VMI handler om ansvaret for genopfyldning, primært hvem der beslutter, hvornår og hvor meget der skal genbestilles. Et program kan bruge begge modeller sammen, men de kan også eksistere hver for sig.
Just-in-time inventory fokuserer på at holde lagerniveauer så lave som muligt uden at forstyrre driften. VMI hjælper med at beslutte, hvornår genopfyldning skal ske, og hvor meget lager der skal sendes. Fordi de løser forskellige dele af lagerstyringen, kan disse processer fungere godt sammen.
Collaborative planning, forecasting and replenishment tager samarbejdet et skridt videre. I stedet for at leverandøren styrer genopfyldning baseret på delte data, arbejder begge parter sammen om at udvikle prognosen. VMI kan være et nyttigt skridt mod den type fælles planlægning.
Scan-based trading kombinerer VMI med leverandørens ejerskab af lageret, indtil produktet sælges ved kassen.
Fordelene ved Vendor Managed Inventory
For leverandøren er VMI primært et værktøj til vækst og operationel effektivitet. Når du har direkte indsigt i, hvordan dine produkter bevæger sig hos kunden, arbejder du ikke længere i blinde mellem ordrecyklusser. Du kan handle på data i stedet for at reagere på dem.
De resultater, leverandører oftest ser med VMI, omfatter:
- Øget salg. Bedre indsigt i sell-through-data betyder, at genopfyldning sker, før der opstår stockouts, og at produkterne bliver stående på hylderne. Salg, der ellers ville være gået tabt på grund af en tom krog eller en tom hylde, bliver i stedet realiseret.
- Stærkere kunderelationer. Når leverandøren tager ansvar for lagerstyringen, positioneres den som en strategisk partner og ikke blot en leverandør. Når en leverandør demonstrerer stabil produkttilgængelighed og en proaktiv tilgang til genopfyldning, bliver relationen stærkere.
- Reduceret administrativt arbejde med ordrestyring. Håndtering af indgående ordrer fra dusinvis eller hundredvis af detail- eller distributørlokationer indebærer betydeligt manuelt arbejde. VMI samler det i en datadrevet proces og reducerer belastningen på ordrebehandlings- og kundeserviceteams.
- Mere intelligent efterspørgselsindsigt. Adgang til downstream-lagerdata og point-of-sale-data giver leverandører et klarere billede af faktiske efterspørgselsmønstre, sæsonudsving og regionale forskelle. Over tid bliver disse data et planlægningsaktiv.
Hvad detailhandlere og distributører får ud af det
VMI bliver nogle gange misforstået som et program, der gavner leverandøren på detailhandlerens bekostning. Det modsatte er tilfældet. Detailhandleren eller distributøren opgiver en vis kontrol over bestillinger til gengæld for markant bedre resultater.
- Færre stockouts. Det er den mest umiddelbare fordel. Når leverandøren aktivt overvåger lagerbeholdningen og reagerer på bevægelser, er produkterne mere konsekvent på lager. For detailhandlere betyder det færre tabte salg og færre frustrerede kunder.
- Reduceret arbejdsbyrde ved bestilling. At oprette og administrere indkøbsordrer for hundredvis af SKU’er på tværs af en leverandørportefølje er arbejdsintensivt. VMI fjerner den byrde fra detailhandlerens team. I stedet for at bruge tid på rutinemæssige bestillinger kan medarbejderne fokusere på mere strategiske opgaver.
- Lavere lageromkostninger. Fordi genopfyldning er knyttet til faktisk forbrug snarere end periodiske ordrecyklusser, bliver lagerniveauerne som regel mere præcist afstemt. Detailhandlere har mindre overskudslager uden at løbe risikoen for at løbe tør.
- Bedre leverandørsamarbejde. Detailhandlere i VMI-programmer har typisk større indsigt i deres forsyningskædes performance, fælles dashboards, servicemålinger og historik for genopfyldning. Den gennemsigtighed skaber grundlag for et mere produktivt og længerevarende samarbejde.
VMI-modellen fungerer, fordi incitamenterne er afstemt. Begge parter ønsker det samme: det rigtige produkt, i den rigtige mængde, på det rigtige tidspunkt.
Eksempler på Vendor Managed Inventory
VMI kan fungere forskelligt afhængigt af kundetypen og den relation, du har med kunden. Eksemplerne nedenfor viser, hvordan VMI fungerer i forskellige sammenhænge: hvilke data der deles, hvem der træffer beslutningen om genopfyldning, og hvem der ejer lageret, indtil det sælges.
En CPG-leverandør, der genopfylder et dagligvare-distributionscenter
En fødevareproducent leverer flere hundrede SKU’er til en dagligvarekædes regionale distributionscentre. Hver uge deler detailhandleren lagerbeholdninger, nylige butiksforsendelser og åbne indkøbsordrer efter vare og lokation.
Leverandøren bruger disse data til at forudsige efterspørgslen, sammenligner den med de aftalte minimums- og maksimumsdage for lagerbeholdning og opretter genopfyldningsordrer i hele paller eller lastbillæs. Ejerskabet af lageret overgår til detailhandleren, når forsendelsen modtages i distributionscentret.
Kampagner håndteres separat. Forventede stigninger i efterspørgslen aftales på forhånd og føjes til reglerne for genopfyldning i kampagneperioden, hvilket hjælper med at undgå stockouts forårsaget af reliance på normale efterspørgselsmønstre.
Dette er en almindelig VMI-opsætning inden for consumer goods.
Et program på butiksniveau med Scan-Based Trading
En drikkevareleverandør leverer direkte til flere hundrede detailbutikker. Hver dag deler detailhandleren point-of-sale-data efter butik og vare, hvilket giver leverandøren et klart billede af, hvad der faktisk sælger.
Leverandøren beholder ejerskabet af lageret, indtil hver vare scannes ved kassen. Salget udløser betaling og indgår i den næste beslutning om genopfyldning, så der ikke er behov for en traditionel indkøbsordre- og modtagelsesproces.
Fordi leverandøren ejer lageret, indtil det sælges, påtager den sig også risikoen for svind og beskadigede varer. Til gengæld får den direkte adgang til salgsdata på butiksniveau, hvilket giver et langt stærkere grundlag for at forudsige efterspørgsel og planlægge genopfyldning.
En industriel leverandør, der håndterer bin stock på stedet
En MRO-distributør opbevarer almindeligt anvendte varer som fastgørelsesdele, fittings og andre forbrugsvarer i beholdere hos en producents facilitet. Fordi lageret bruges på stedet, baseres genopfyldning på faktisk forbrug, som normalt registreres via scanninger eller regelmæssige lageroptællinger.
Distributøren overvåger hver beholder i forhold til de aftalte minimums- og maksimumsniveauer og genopfylder efter behov under planlagte servicebesøg. Lageret forbliver på konsignation, indtil det udstedes til en arbejdsordre, så producenten kun betaler for det, der bruges.
For produktionsteamet er den største fordel enkelhed. Medarbejderne behøver ikke at oprette en rekvisition, hver gang de har brug for endnu en æske bolte eller fittings.
Eksempler på virksomheder, der bruger Vendor Managed Inventory
Et af de mest kendte eksempler på VMI er relationen mellem Walmart og Procter & Gamble, som begyndte i slutningen af 1980’erne. Det nævnes ofte som et tidligt eksempel på moderne VMI i detailhandlen og bruges stadig til at forklare, hvordan modellen fungerer i praksis.
Siden da er VMI blevet udbredt på tværs af langt flere brancher, herunder consumer goods, industriel distribution, sundhedssektoren og byggematerialer.
Fordele og ulemper ved Vendor Managed Inventory
Som du har læst ovenfor, er fordelene ved VMI tydelige. Men der følger også nogle udfordringer med. De fleste af dem kan håndteres, så længe I afklarer dem, før programmet starter.
Din prognose afhænger af kvaliteten af kundens data. Hvis lageroptællingerne er forkerte, data kommer for sent, eller lager i et baglokale mangler i feedet, vil dine beslutninger om genopfyldning være baseret på et ufuldstændigt billede. Definér på forhånd, hvordan acceptable data ser ud, herunder hvor ofte de skal deles, og hvordan fejl eller manglende information skal håndteres.
Ansvaret for prognoser flyttes til dig. I en traditionel indkøbsmodel er køberen ansvarlig for at beslutte, hvor meget der skal bestilles. Med VMI flyttes en stor del af det ansvar til leverandøren. Prognosenøjagtighed bliver derfor noget, begge parter skal gennemgå sammen, især når efterspørgslen afviger markant fra forventningerne.
Kravene til arbejdskapital kan stige. Hvis programmet omfatter konsignation eller scan-based trading, kan du eje lageret i længere tid og modtage betaling senere. Den potentielle påvirkning af cash flow bør forstås, før de kommercielle vilkår aftales.
VMI kræver tillid og klare aftaler. Leverandøren træffer lagerbeslutninger på kundens vegne og bruger salgs- og lagerdata, som kunden har valgt at dele. Begge parter har brug for klare serviceniveauer, ejerskabsvilkår, ansvarsområder og en proces til at håndtere større prognose- eller lagerproblemer.
Manuelle processer bliver sværere at håndtere, efterhånden som programmet vokser. Et lille VMI-program med få kunder og SKU’er kan måske håndteres i regneark. Når du genopfylder hundredvis af varer på tværs af flere lokationer, bliver manuel gennemgang langt mere tidskrævende og øger risikoen for fejl. På det tidspunkt bliver automatisering langt vigtigere.
Hvad du skal bruge for at køre VMI
Et VMI-program afhænger primært af to ting: at få pålidelige data fra kunden og at have den rigtige proces til at omsætte disse data til beslutninger om genopfyldning.
Pålidelige indgående data fra kunden.
Du har brug for aktuelle lager- og salgsdata for hver lokation, delt ofte nok til at afspejle, hvor hurtigt produktet bevæger sig. Med EDI kan det komme via en produktaktivitetsrapport som en 852, en lagerforespørgsel eller -advisering som en 846, eller en produkttransfer- og videresalgsrapport som en 867. Forbindelsen skal også overvåges. Hvis et feed stopper i flere dage, uden at nogen bemærker det, begynder beslutninger om genopfyldning hurtigt at bygge på forældede oplysninger.
Automatisering af prognoser og genopfyldning.
At modtage dataene er kun det første skridt. Du skal stadig omsætte dem til en efterspørgselsprognose, sammenligne prognosen med dine lagerregler og beregne, hvad der skal genopfyldes. Inventory forecasting and replenishment automatiserer denne proces, så planlæggere kan håndtere langt flere konti uden at gennemgå hver enkelt vare manuelt.
En måde at håndtere undtagelser på.
Når et VMI-program kører stabilt, bør de fleste beslutninger om genopfyldning være rutinemæssige. Planlæggere kan derefter fokusere på de situationer, der kræver opmærksomhed, såsom nye produkter, kampagner, pludselige ændringer i efterspørgslen eller forsyningsmangel. Automated inventory planning hjælper med at adskille disse undtagelser fra den daglige genopfyldning.
Klare allokeringsregler, når forsyningen er begrænset.
Der vil være tidspunkter, hvor du ikke kan opfylde alle ordrer fuldt ud. Beslut på forhånd, hvordan begrænset lager skal fordeles på tværs af kunder eller lokationer, så de samme regler anvendes konsekvent.
Hvis du undersøger, hvad der kræves for at køre et VMI-program fra start til slut, dækker vores VMI software-oversigt de vigtigste komponenter.
Er Vendor Managed Inventory det rigtige for din virksomhed?
Et par praktiske faktorer kan vise, om VMI er et godt match.
Kundekoncentration har betydning. VMI tager tid at sætte op for hver trading partner, så det leverer typisk mest værdi, når et relativt lille antal kunder står for en stor del af din volumen.
Overvej, hvordan dine produkter sælger. Hurtigt omsættelige varer med forholdsvis forudsigelig efterspørgsel er normalt lettere at håndtere med aftalte regler for genopfyldning. Langsommere omsættelige eller meget sæsonbetonede produkter kan kræve mere avancerede prognoser, før VMI fungerer godt.
Sørg for, at kunden kan dele pålidelige data. Du har brug for konsekvente lager- og salgsoplysninger på lokationsniveau for at kunne træffe gode beslutninger om genopfyldning. Det er værd at bekræfte tidligt, da dårlige eller inkonsistente data kan stoppe et VMI-program, før det kommer ret langt.
Sørg for, at nogen ejer programmet internt. VMI kræver stadig aktiv styring. Nogen skal vedligeholde parametrene for genopfyldning, håndtere undtagelser, overvåge performance og lede regelmæssige gennemgange med kunden. Det ansvar bør være klart tildelt fra starten.
Alt, hvad der er beskrevet i denne blog — grundlæggende VMI-programstyring, AI-drevet efterspørgselsprognose, allokering ved begrænset forsyning, planlægningsautomatisering og samarbejde om distributørordrer — er tilgængeligt i TrueCommerce Datalliance VMI.
Datalliance VMI har været pioner inden for cloudbaseret vendor managed inventory siden 1991 og er betroet af brands som Unilever, General Mills, Kimberly-Clark, Ocean Spray og mange andre. Platformen håndterer mere end 25 millioner SKU’er og 50 milliarder USD i lager på tværs af mere end 20.000 lokationer verden over.
Hvis du evaluerer VMI for første gang eller ønsker at modernisere et eksisterende program, tager vi gerne dialogen.